Créer un site d'espace de travail de réunion

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Un espace de travail de réunion est un site Web qui permet de centraliser toutes les informations et les documents nécessaires pour une ou plusieurs réunions. Si vos documents (ordres du jour, documents connexes, objectifs et tâches, par exemple) sont souvent dispersés, un espace de travail de réunion peut vous aider à les rassembler.

Contenu de cet article

Comment puis-je utiliser un site espace de travail de réunion ?

Où puis-je créer un site espace de travail de réunion ?

Choisissez un modèle de travail de réunion

Créer ou créer un lien vers un site espace de travail de réunion lorsque vous créez un événement

Créer un site espace de travail de réunion sans créer un événement

Utilisations d'un site d'espace de travail de réunion

Un site d'espace de travail de réunion est un site que les personnes qui participent à vos réunions peuvent consulter pour obtenir les toutes dernières informations concernant celles-ci. Il est aussi bien adapté aux longs projets avec des réunions périodiques qu'aux événements de petite envergure.

Espace de travail de réunion

1. Description de la réunion

2. Onglets Page

3. Menu destiné à la personnalisation du site d'espace de travail de réunion

4. Liste Participants

5. Bibliothèque de documents

Vous pouvez utiliser un site d'espace de travail de réunion pour :

  • publier l'ordre du jour, la liste des participants et les documents qui feront l'objet d'une discussion avant la réunion ;

  • ajouter les tâches, consigner les décisions et réviser les documents connexes pendant la réunion ;

  • publier le compte-rendu de la réunion, ajouter d'autres informations de suivi et effectuer le suivi de l'état des tâches après la réunion.

Remarque : Les participants ne peuvent pas ajouter des éléments, tels que des annonces, des bibliothèques de documents et des discussions, aux listes d'un site d'espace de travail de réunion en les envoyant par courrier électronique. Ils doivent les ajouter directement aux listes sur le site d'espace de travail de réunion.

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Emplacements de création d'un site d'espace de travail de réunion

Vous pouvez créer un site d'espace de travail de réunion lorsque vous ajoutez un événement à votre calendrier dans Windows SharePoint Services 3.0. Vous pouvez également en créer un sans créer d'événement.

Il est possible que vous puissiez également créer un site d'espace de travail de réunion à partir d'une application de messagerie et de calendrier qui soit compatible avec Windows SharePoint Services, telle que Microsoft Office Outlook 2007. Pour plus d'informations, voir l'aide de l'application de messagerie et de calendrier.

Remarques : 

  • Pour créer un site d'espace de travail de réunion, vous devez disposer des autorisations adéquates. Pour plus d'informations, contactez l'administrateur ou le propriétaire du site.

  • Les administrateurs et les propriétaires de site disposent du niveau d'autorisation requis pour créer des sites d'espace de travail de réunion. Si vous êtes administrateur ou propriétaire de site et que vous souhaitez autoriser d'autres membres du site d'équipe à créer des sites d'espace de travail de réunion, vous pouvez accorder des autorisations de création de sites au groupe auquel appartiennent ces membres.

  • Si vous configurez une série de réunions périodiques à partir d'une application de messagerie et de calendrier qui est compatible avec Windows SharePoint Services, telle que Office Outlook 2007, vous ne pouvez pas supprimer le lien de l'une des réunions de la série. Seul le lien de toute la série peut être supprimé. Une fois le lien supprimé, vous ne pouvez plus lier ce site d'espace de travail de réunion à toute demande de réunion. Vous pouvez toutefois lier la demande de réunion périodique d'origine à un autre site d'espace de travail de réunion.

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Choisir un modèle d'espace de travail de réunion

Lorsque vous créez un site d'espace de travail de réunion, vous devez sélectionner un modèle. Ce dernier fournit la structure et l'aspect de base de votre site d'espace de travail de réunion.

Un modèle sert uniquement de point de départ. Une fois que vous avez créé le site, vous pouvez ajouter ou supprimer des éléments et modifier l'aspect du site. Les modèles suivants sont disponibles :

  • Espace de travail de réunion de base    Ce modèle permet de planifier, d'organiser et d'effectuer le suivi de votre réunion. Il contient les éléments suivants : Objectifs, Participants, Ordre du jour et Bibliothèque de documents.

  • Espace de travail de réunion vide    Ce modèle crée un site d'espace de travail de réunion vide que vous pouvez personnaliser selon vos besoins.

  • Espace de travail de réunion pour la prise de décision    Ce modèle permet de réviser des documents et de consigner toutes les décisions qui sont prises lors de la réunion. Il contient les éléments suivants : Objectifs, Participants, Ordre du jour, Bibliothèque de documents, Tâches et Décisions.

  • Espace de travail de réunion informelle    Ce modèle vous permet de planifier des événements informels tels qu'un pique-nique de société ou une fête pour votre club. Vous pouvez lui donner un aspect professionnel ou convivial. Il contient les éléments suivants : Participants, Itinéraires, Image/Logo, Éléments à prévoir, Discussions et Photos (bibliothèque d'images).

  • Espace de travail de réunion multipage    Ce modèle comprend tous les éléments de base pour la planification, l'organisation et le suivi de votre réunion à l'aide de plusieurs pages, notamment Objectifs, Participants et Ordre du jour. Il contient également deux pages vierges que vous pouvez personnaliser selon vos besoins.

Conseil : Bien que les modèles vous offrent de nombreuses fonctionnalités, vous pouvez en ajouter ou en modifier en personnalisant le site d'espace de travail de réunion.

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Créer ou lier un site d'espace de travail de réunion lors de la création d'un événement

Cette procédure permet de créer un site d'espace de travail de réunion lorsque vous ajoutez un événement à un calendrier.

  1. Si le calendrier n'est pas déjà ouvert, cliquez sur son nom sur la barre de lancement rapide.

    Si le nom de votre calendrier n'est pas visible, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom du calendrier.

  2. Dans le menu Nouveau Menu Nouveau , cliquez sur Nouvel élément.

  3. Fournissez des informations sur l'événement telles que l'emplacement et les dates de début et de fin.

    Si vous souhaitez utiliser le site d'espace de travail de réunion pour un événement périodique (événement qui a lieu le même jour de chaque semaine, par exemple), activez la case à cocher Faire de cet événement un événement périodique en regard de l'option Périodicité, puis sélectionnez les options désirées.

  4. En bas de la page, activez la case à cocher Utilisez un espace de travail de réunion pour organiser les participants, les ordres du jour, les documents, les compte-rendus et autres informations concernant cet événement.

  5. Cliquez sur OK.

  6. Dans la section Créer ou lier de la page Espace de travail de réunion nouveau ou existant qui s'affiche, effectuez l'une des opérations suivantes :

    • Si vous ne disposez pas déjà d'un site d'espace de travail de réunion :

      1. Cliquez sur Créer un espace de travail de réunion, puis entrez les informations désirées, notamment le titre et la dernière partie de l'adresse Web du site.

      2. Cliquez sur OK, puis, dans la page Sélection du modèle qui s'affiche, sélectionnez le modèle désiré.

    • Si vous souhaitez créer un lien vers un site d'espace de travail de réunion existant, cliquez sur Lien vers un espace de travail de réunion existant, puis sélectionnez le site d'espace de travail de réunion dans la liste déroulante.

  7. Cliquez sur OK.

Conseil : Vous pouvez personnaliser le site d'espace de travail de réunion ou commencer à ajouter des informations sur les réunions aux listes, telles que des éléments Ordre du jour.

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Créer un site d'espace de travail de réunion sans créer d'événement

  1. Naviguez jusqu'au site Web où vous souhaitez ajouter le site d'espace de travail de réunion.

    1. Cliquez sur Afficher tout le contenu du Site, puis cliquez sur créer dans la page tout le contenu du Site.

      Conseil : Dans la plupart des cas, vous pouvez utiliser à la place la du menu Actions du Site image du bouton pour effectuer cette étape.

  2. Dans la liste Pages Web, cliquez sur Sites et espaces de travail.

  3. Entrez des informations sur le site d'espace de travail de réunion que vous souhaitez créer, telles que le titre et la dernière partie de l'adresse du site Web.

  4. Dans la section Sélection du modèle, sous Sélectionner un modèle, cliquez sur l'onglet Réunions.

  5. Sélectionnez le modèle d'espace de travail de réunion que vous souhaitez utiliser.

  6. Cliquez sur Créer.

Conseil : Vous pouvez personnaliser le site d'espace de travail de réunion ou commencer à ajouter des informations sur les réunions aux listes, telles que des éléments Ordre du jour.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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