Créer un rendez-vous

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Commencez par ajouter un nouveau rendez-vous ou une nouvelle réunion. La seule différence étant qu’une réunion inclut d’autres personnes.

Créer un rendez-vous

Dans un premier temps, nous allons effectuer une opération simple, à savoir ajouter un nouveau rendez-vous. Cliquez à l’endroit où ajouter le rendez-vous dans votre calendrier et, sur le ruban, cliquez sur ACCUEIL > Nouveau rendez-vous.

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Ajouter des jours fériés au calendrier

Imprimer un calendrier contenant des rendez-vous et des réunions

Partager un calendrier Outlook avec d’autres personnes

Avec Outlook 2013, vous pouvez gérer les calendriers complexes qui interagissent avec

les agendas de plusieurs personnes en temps réel.

Vous pouvez aussi vous en tenir à une utilisation simple et créer le calendrier qui correspond à vos besoins.

Dans ce cours, nous allons nous intéresser à l’utilisation du calendrier à des fins professionnelles,

mais vous pouvez mettre en pratique ce que vous apprendrez ici pour toute autre utilisation,

notamment pour organiser votre emploi du temps personnel.

Commençons par ajouter un nouvel élément : un rendez-vous ou une réunion.

La seule différence entre les deux est qu’une réunion englobe d’autres personnes.

Pour commencer, contentons-nous d’ajouter un nouveau rendez-vous.

Cliquez là où vous voulez ajouter le rendez-vous, puis cliquez sur l’élément.

Tapez un objet et un emplacement. Un rendez-vous peut-être de n’importe quelle nature.

Dans ce cas, nous allons réserver un créneau horaire pour effectuer une tâche au bureau.

Vous pouvez utiliser le calendrier de cette façon pour vous aider à rester organisé.

Cette zone indique le créneau horaire que vous avez sélectionné dans le calendrier,

mais vous pouvez le modifier si vous le souhaitez.

Dans cet espace, vous pouvez ajouter d’autres détails.

Comme vous serez la seule personne à utiliser le rendez-vous, vous pouvez ajouter ce que bon vous semble.

Cliquez sur Insérer, puis sur Joindre un fichier. À présent,

ajoutons le fichier PowerPoint sur lequel nous allons travailler.

Voilà. Le rendez-vous est calé. Mais ajoutons quelques options supplémentaires.

Dans Afficher en tant que, vous pouvez choisir la façon dont les autres utilisateurs verront votre emploi du temps.

Ces options s’avèrent utiles lorsque vous partagez votre calendrier.

Nous aborderons cette question ultérieurement.

Pour le moment, conservons la sélection par défaut, c’est-à-dire, Occupé(e).

Ainsi, quiconque verra l’entrée saura que vous ne voulez pas être dérangé à cette heure-là.

Ensuite, vous pouvez définir un rappel.

Par défaut, vous recevrez un message de rappel 15 minutes avant l’heure de début. Faisons passer cette valeur à 1 heure.

Enfin, attribuons un code de couleur au rendez-vous en ajoutant une catégorie.

Ceci n’est pas une obligation, mais vous trouverez cela bien pratique si vous avez un agenda chargé.

J’ai ajouté plusieurs catégories personnelles.

Voilà. Nous pouvons maintenant repérer rapidement le créneau horaire que nous avons défini pour travailler seul.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer et fermer.

Voici le rendez-vous. Si vous voulez modifier la durée, sélectionnez le rendez-vous

et faites glisser la bordure inférieure.

Vous pouvez aussi faire glisser l’ensemble jusqu’à un horaire et une date différents.

Une heure avant l’heure de début du rendez-vous, nous obtenons un message de rappel.

Vous pouvez faire disparaître le rappel ou cliquer sur Répéter pour recevoir un nouveau rappel 5 minutes avant le début.

Dans le calendrier, vous pouvez lire l’objet et éventuellement l’emplacement et d’autres détails,

selon l’importance du rendez-vous.

Mais si vous voulez afficher plus de détails, il vous suffit de placer le curseur sur

un élément pour y avoir rapidement accès.

Si vous souhaitez afficher ou modifier les options,

cliquez avec le bouton droit sur l’élément ou cliquez dessus et utilisez

l’onglet Outils Calendrier - Rendez-vous sur le ruban.

Pour modifier l’élément, double-cliquez dessus, apportez vos modifications, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.

Vous pouvez aussi imprimer le rendez-vous.

Pour cela, cliquez sur l’onglet Fichier de l’élément. Cliquez ensuite sur Imprimer.

Si vous voulez voir l’aspect du rendez-vous tel qu’il sera imprimé,

affichez l’aperçu avant impression ici, puis cliquez sur Imprimer.

Vous avez désormais tous les éléments en main pour créer et consulter des rendez-vous.

Dans la prochaine vidéo, nous allons voir plus en détail comment modifier le mode d’affichage du calendrier.

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