Créer un répertoire des noms, adresses et autres informations

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Vous pouvez fusionner les données dans un document unique, tel qu’un annuaire d’abonnement, un catalogue ou une liste d’articles, à l’aide de la fonctionnalité de répertoire dans Word.

  1. Sous l’onglet publipostage, cliquez sur Démarrer la fusion et publipostage, puis cliquez sur Assistant Fusion et publipostage étape par étape.

    Démarrage de l’Assistant Fusion et publipostage

  2. Dans le volet fusion et publipostage sur le côté droit de l’écran, sous Sélectionner un Type de Document, cliquez sur l’annuaire.

  3. Dans la partie inférieure du volet fusion et publipostage, cliquez sur suivante : document de base.

    En cliquant sur à travers le processus de fusion et publipostage-étape 6

  4. Sous Sélectionnez un Document de base, vous voyez les options suivantes :

    • Utiliser le document actuel : Utiliser le document actif sur l’écran comme document principal.

    • D’un modèle : Choisissez un des modèles de publipostage prêts à l’emploi.

    • Démarrer à partir de document existant : Ouvrez un document existant à utiliser comme votre document principal de fusion et publipostage.

      Sélectionnez l’option souhaitée, puis cliquez sur suivante : sélection des destinataires.

  5. Lorsque vous ouvrez ou créez une source de données à l’aide de l’Assistant Fusion et publipostage, vous demandez à Word d’utiliser un ensemble spécifique d’informations sur les variables pour votre publipostage. Utilisez une des méthodes suivantes pour joindre votre document principal à la source de données.

    1. Dans le volet fusion et publipostage, sous Sélection des destinataires, cliquez sur utiliser une liste existante.

    2. Sous utiliser une liste existante, cliquez sur Parcourir.

    3. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la Source de données, sélectionnez le fichier qui contient les informations de variables que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur Ouvrir.

    4. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage destinataires, sélectionnez les noms que vous souhaitez inclure.

      Comment faire ?

      1. Effectuez l’une des opérations suivantes :

        Utilisez les cases à cocher pour désigner des noms

        Cette méthode est particulièrement utile si votre liste est courte. Activez les cases à cocher en regard des noms à inclure et désactivez celles en regard des noms que vous voulez exclure.

        Conseil : Si vous savez que vous souhaitez inclure la quasi-totalité de la liste dans votre annuaire, en cliquant sur Sélectionner tout tout d’abord facilite à effacer les enregistrements. De même, si vous souhaitez inclure uniquement quelques enregistrements dans la liste, cliquez sur Effacer tout, puis puis sélectionnez les enregistrements souhaités.

        Trier les éléments dans la liste

        Ceci est utile si vous voulez voir les éléments par ordre alphabétique ou numérique. Cliquez sur l’en-tête de colonne de l’élément que vous voulez trier. Par exemple, si vous voulez afficher la liste par ordre alphabétique en fonction du nom, cliquez sur l’en-tête de colonne Nom.

        Filtrer des éléments dans la liste

        Ceci est utile si la liste contient les enregistrements que vous ne voulez pas voir ou inclure dans le répertoire. Lorsque vous avez filtré la liste, vous pouvez utiliser les cases à cocher pour inclure ou exclure les enregistrements comme décrit dans la section précédente.

        Cliquez sur la flèche en regard de l’en-tête de colonne de l’élément que vous souhaitez filtrer par, puis cliquez sur une des opérations suivantes :

        • L'option (Vides) affiche tous les enregistrements dans lesquels le champ correspondant est vide.

        • L'option (Non vides) affiche tous les enregistrements dans lesquels le champ correspondant contient des informations.

        • Si la source de données contient des enregistrements qui partagent les mêmes informations et que la colonne comporte au maximum dix valeurs uniques, vous pouvez effectuer un filtrage à partir d'informations spécifiques. Par exemple, si plusieurs adresses contiennent Australie comme pays/région, vous pouvez indiquer Australie comme critère de filtrage.

          La boîte de dialogue Fusion et publipostage : destinataires affiche uniquement les enregistrements désignés. Pour afficher de nouveau tous les enregistrements, cliquez sur (tout).

          Conseils : 

          • Pour le tri et filtrage avancés, cliquez sur la flèche en regard d’un nom de colonne, puis cliquez sur (Avancé). Utilisez les onglets Filtrer les enregistrements et Trier les enregistrements pour configurer le tri ou de filtrage de requête que qui vous intéressent.

          • Si vous avez installé le logiciel de validation d’adresses, vous pouvez cliquer sur valider les adresses dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : destinataires pour valider les adresses répertoriées.

      2. Cliquez sur OK pour retourner dans le volet fusion et publipostage. Word utilisera les noms désignés pour le répertoire.

    1. Dans le volet fusion et publipostage, sous Sélection des destinataires, cliquez sur Sélectionner dans les Contacts Outlook.

    2. Sous Sélectionner dans les Contacts Outlook, cliquez sur Choisir le dossier Contacts.

    3. Sélectionnez le dossier Contacts Outlook que vous souhaitez voir apparaître dans la boîte de dialogue, cliquez sur OK.

    4. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage destinataires, sélectionnez les noms que vous souhaitez inclure.

      Comment faire ?

      1. Effectuez l’une des opérations suivantes :

        Utilisez les cases à cocher pour désigner des noms

        Cette méthode est particulièrement utile si votre liste est courte. Activez les cases à cocher en regard des noms à inclure et désactivez celles en regard des noms que vous voulez exclure.

        Conseil : Si vous savez que vous souhaitez inclure la quasi-totalité de la liste dans votre annuaire, en cliquant sur Sélectionner tout tout d’abord facilite à effacer les enregistrements. De même, si vous souhaitez inclure uniquement quelques enregistrements dans la liste, cliquez sur Effacer tout, puis puis sélectionnez les enregistrements souhaités.

        Trier les éléments dans la liste

        Ceci est utile si vous voulez voir les éléments par ordre alphabétique ou numérique. Cliquez sur l’en-tête de colonne de l’élément que vous voulez trier. Par exemple, si vous voulez afficher la liste par ordre alphabétique en fonction du nom, cliquez sur l’en-tête de colonne Nom.

        Filtrer des éléments dans la liste

        Ceci est utile si la liste contient les enregistrements que vous ne voulez pas voir ou inclure dans le répertoire. Lorsque vous avez filtré la liste, vous pouvez utiliser les cases à cocher pour inclure ou exclure les enregistrements comme décrit dans la section précédente.

        Cliquez sur la flèche en regard de l’en-tête de colonne de l’élément que vous souhaitez filtrer par, puis cliquez sur une des opérations suivantes :

        • L'option (Vides) affiche tous les enregistrements dans lesquels le champ correspondant est vide.

        • L'option (Non vides) affiche tous les enregistrements dans lesquels le champ correspondant contient des informations.

        • Si la source de données contient des enregistrements qui partagent les mêmes informations et que la colonne comporte au maximum dix valeurs uniques, vous pouvez effectuer un filtrage à partir d'informations spécifiques. Par exemple, si plusieurs adresses contiennent Australie comme pays/région, vous pouvez indiquer Australie comme critère de filtrage.

          La boîte de dialogue Fusion et publipostage : destinataires affiche uniquement les enregistrements désignés. Pour afficher de nouveau tous les enregistrements, cliquez sur (tout).

          Conseils : 

          • Pour le tri et filtrage avancés, cliquez sur la flèche en regard d’un nom de colonne, puis cliquez sur (Avancé). Utilisez les onglets Filtrer les enregistrements et Trier les enregistrements pour configurer le tri ou de filtrage de requête que qui vous intéressent.

          • Si vous avez installé le logiciel de validation d’adresses, vous pouvez cliquer sur Valider dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : destinataires pour valider les adresses répertoriées.

      2. Cliquez sur OK pour retourner dans le volet fusion et publipostage. Word utilisera les noms désignés pour le répertoire.

    1. Dans le volet fusion et publipostage, sous Sélection des destinataires, cliquez sur taper une nouvelle liste.

    2. Sous Type d’une nouvelle liste, cliquez sur créer.

    3. Dans la boîte de dialogue Nouvelle liste d’adresses, tapez les informations que vous souhaitez inclure à la première entrée. Vous n’êtes pas obligé de remplir tous les champs.

    4. Pour terminer la première entrée et passer à une nouvelle entrée, cliquez sur Nouvelle entrée.

    5. Ajoutez des entrées jusqu'à ce que vous avez terminé, puis cliquez sur Fermer.

    6. Dans la boîte de dialogue Enregistrer une liste d’adresses, tapez un nom pour la liste d’adresses dans la zone nom de fichier et sélectionnez un dossier dans lequel enregistrer la liste.

      Par défaut, la liste d’adresses est enregistrée dans le dossier Mes Sources de données. Il est conseillé de conserver la liste d’adresses, car il s’agit également le dossier par défaut dans lequel Word recherche de sources de données. Si vous voulez utiliser cette liste d’adresses dans une fusion ultérieure, vous ne donc parcourir les fichiers et dossiers pour le localiser.

    7. Cliquez sur Enregistrer.

    8. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage destinataires, sélectionnez les noms que vous souhaitez inclure.

      Comment faire ?

      1. Effectuez l’une des opérations suivantes :

        Utilisez les cases à cocher pour désigner des noms

        Cette méthode est particulièrement utile si votre liste est courte. Activez les cases à cocher en regard des noms à inclure et désactivez celles en regard des noms que vous voulez exclure.

        Conseil : Si vous savez que vous souhaitez inclure la quasi-totalité de la liste dans votre annuaire, en cliquant sur Sélectionner tout tout d’abord facilite à effacer les enregistrements. De même, si vous souhaitez inclure uniquement quelques enregistrements dans la liste, cliquez sur Effacer tout, puis puis sélectionnez les enregistrements souhaités.

        Trier les éléments dans la liste

        Ceci est utile si vous voulez voir les éléments par ordre alphabétique ou numérique. Cliquez sur l’en-tête de colonne de l’élément que vous voulez trier. Par exemple, si vous voulez afficher la liste par ordre alphabétique en fonction du nom, cliquez sur l’en-tête de colonne Nom.

        Filtrer des éléments dans la liste

        Ceci est utile si la liste contient les enregistrements que vous ne voulez pas voir ou inclure dans le répertoire. Lorsque vous avez filtré la liste, vous pouvez utiliser les cases à cocher pour inclure ou exclure les enregistrements comme décrit dans la section précédente.

        Cliquez sur la flèche en regard de l’en-tête de colonne de l’élément que vous souhaitez filtrer par, puis cliquez sur une des opérations suivantes :

        • L'option (Vides) affiche tous les enregistrements dans lesquels le champ correspondant est vide.

        • L'option (Non vides) affiche tous les enregistrements dans lesquels le champ correspondant contient des informations.

        • Si la source de données contient des enregistrements qui partagent les mêmes informations et que la colonne comporte au maximum dix valeurs uniques, vous pouvez effectuer un filtrage à partir d'informations spécifiques. Par exemple, si plusieurs adresses contiennent Australie comme pays/région, vous pouvez indiquer Australie comme critère de filtrage.

          La boîte de dialogue Fusion et publipostage : destinataires affiche uniquement les enregistrements désignés. Pour afficher de nouveau tous les enregistrements, cliquez sur (tout).

          Conseils : 

          • Pour le tri et filtrage avancés, cliquez sur la flèche en regard d’un nom de colonne, puis cliquez sur (Avancé). Utilisez les onglets Filtrer les enregistrements et Trier les enregistrements pour configurer le tri ou de filtrage de requête que qui vous intéressent.

          • Si vous avez installé le logiciel de validation d’adresses, vous pouvez cliquer sur Valider dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : destinataires pour valider les adresses répertoriées.

      2. Cliquez sur OK pour retourner dans le volet fusion et publipostage. Word utilisera les noms désignés pour le répertoire.

  6. Cliquez sur suivante : organiser votre répertoire.

  7. Si vous n’avez pas déjà fait, dans la fenêtre du document, tapez le texte que vous souhaitez répéter pour chaque élément dans le répertoire. Par exemple, inclure des étiquettes tels que nom : et adresse :.

    Remarque : À ce stade, ne pas inclure du texte que vous souhaitez imprimer une seule fois dans le document obtenu répertoire.

  8. Insérer des champs de fusion et l’endroit où vous souhaitez fusionner les noms, adresses et autres données à partir de la source de données. Par exemple, insérer un champ de fusion après une étiquette d’élément, tel que société : « Société ».

    Procédure

    1. Dans le document de base, cliquez à l'endroit où vous souhaitez insérer le champ.

    2. Insérez une des opérations suivantes :

      Bloc d’adresse avec nom, adresse et autres informations

      1. Cliquez sur Bloc d’adresse.

      2. Dans la boîte de dialogue Insertion du bloc d’adresse, sélectionnez les éléments d’adresse à inclure et les formats souhaités, puis cliquez sur OK.

        Si la boîte de dialogue Faire correspondre les champs s’affiche, Word sont peut-être ne peut pas trouver les informations que nécessaires pour le bloc d’adresse. Cliquez sur la flèche en regard de (non disponible) et sélectionnez le champ à partir de votre source de données qui correspond au champ requis pour la fusion et publipostage.

      Autres champs d’informations

      1. Cliquez sur autres éléments et effectuez l’une des opérations suivantes :

        • Pour sélectionner les champs d’adresse qui correspondent automatiquement aux champs de votre source de données, même si les champs de la source de données ne possèdent pas le même nom que vos champs, cliquez sur Champs d’adresse.

        • Pour sélectionner les champs qui sont toujours des données directement à partir d’une colonne d’une base de données, cliquez sur Champs de base de données.

      2. Dans la zone Champs, cliquez sur le champ souhaité.

      3. Cliquez sur Insérer, puis sur Fermer.

        Si la boîte de dialogue Faire correspondre les champs s’affiche, Word sont peut-être ne peut pas trouver les informations nécessaires pour insérer le champ. Cliquez sur la flèche en regard de (non disponible) et sélectionnez le champ à partir de votre source de données qui correspond au champ requis pour la fusion et publipostage.

        Remarque : Si, après avoir inséré un champ de la liste Champs de base de données, vous passez à une source de données qui ne possède pas de colonne du même nom, Word ne peut pas insérer les informations de ce champ dans le document fusionné.

    3. Répétez les étapes un et b pour tous les champs que vous voulez insérer.

      Remarques : 

      • Vous ne pouvez pas taper les caractères de champ de fusion (« ») manuellement ou utiliser la commande symbole dans le menu Insertion. Vous devez utiliser le volet Fusion et publipostage.

      • Si les champs de fusion apparaissent entre accolades, par exemple {MERGEFIELD Ville}, Word affiche les codes de champ au lieu des résultats de champs. Cela n’affecte pas la fusion, mais si vous voulez afficher les résultats à la place, cliquez sur le code de champ, puis cliquez sur Basculer les Codes de champ dans le menu contextuel.

    4. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier le format des données fusionnées.

      Procédure

      Pour mettre en forme des données fusionnées, vous devez mettre en forme les champs de fusion dans le document principal. Ne présentez les données dans la source de données, car sa mise en forme n’est pas conservé quand vous fusionnez les données dans le document.

      1. Dans le document principal, sélectionnez le champ contenant les informations que vous voulez mettre en forme, y compris les caractères de champ de fusion entourent (« »).

      2. Modifier la police ou autres mises en forme que vous le souhaitez.

  9. Une fois que vous avez terminé le document principal et inséré tous les champs de fusion, cliquez sur Enregistrer sous dans le menu fichier. Nommez le document, puis cliquez sur Enregistrer.

  10. Cliquez sur suivante : aperçu de votre répertoire.

  11. Pour afficher les éléments dans l’ordre, cliquez sur les flèches précédent et suivant. Ou, pour rechercher et afficher un aperçu d’un élément spécifique, cliquez sur Rechercher un destinataire, puis entrez les critères de recherche dans la boîte de dialogue Rechercher une entrée.

  12. Si nécessaire, affiner la liste de destinataires. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour exclure un destinataire particulier de la fusion, cliquez sur Exclure ce destinataire.

    • Pour changer la liste de destinataires, cliquez sur Modifier la liste de destinataires, puis apportez les modifications dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires.

  13. Cliquez sur suivante : terminer la fusion.

  14. Sous Fusionner, cliquez sur À nouveau Document.

  15. Dans la boîte de dialogue Fusionner vers un nouveau Document, effectuez l’une des opérations suivantes, puis cliquez sur OK.

    • Pour fusionner tous les enregistrements, cliquez sur tout.

    • Pour fusionner uniquement l’enregistrement que vous voyez dans la fenêtre du document, cliquez sur enregistrement actif.

    • Pour fusionner une plage d’enregistrements, cliquez sur à partir d’et tapez les numéros d’enregistrement dans les zones d’et à.

      Word ouvre un nouveau document unique qui contient tous les enregistrements individuels.

  16. Ajouter des en-têtes, pieds de page et tout autre texte que vous voulez.

    Par exemple, si les données fusionnées sont mises en forme un tableau, ajouter des titres de colonne à la table après la fusion des données.

  17. Enregistrez ou imprimez le répertoire comme vous le feriez pour n’importe quel document normal.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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