Créer un organigramme hiérarchique Visio

Créer un organigramme hiérarchique Visio

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Un organigramme hiérarchique (organigramme) est un diagramme d’une hiérarchie de création de rapports qui est généralement utilisée pour afficher les relations entre employés, fonctions et groupes.

Organigrammes peuvent être comprise entre des diagrammes simples, comme dans l’illustration suivante, à des diagrammes volumineux et complexes basés sur des informations à partir d’une source de données externe. Les formes dans votre organigramme peuvent afficher des informations de base telles que nom et titre ou détails tels que le centre de coût et de département. Vous pouvez même ajouter des images aux formes d’organigrammes.

Organigramme hiérarchique

Créer un organigramme hiérarchique simple

Lorsque vous voulez créer un organigramme petite avec les champs d’informations par défaut, procédez comme suit :

  1. Sous l’onglet fichier, pointez sur Nouveau, cliquez sur Organigramme, choisissez Unités métriques ou Unités américaines et puis cliquez sur créer.

  2. Lorsque vous voyez la boîte de dialogue Assistant Organigramme si vous souhaitez créer uniquement un organigramme hiérarchique simple par vous-même avec par défaut les champs d’informations, cliquez sur Annuler.

  3. Les options sous l’onglet Organigramme s’affichent différents type de formes, vous pouvez utiliser pour les membres de votre organisation en fonction de leur position.

    Remarque : Pour plus d’informations sur la façon d’ajouter des données aux formes, voir Ajouter des données à des formes.

  4. Pour vous connecter automatiquement les formes, faites glisser les formes subordonnées sur des formes supérieures en fonction de votre hiérarchie d’organisation, ou vous pouvez choisir de vous connecter manuellement à l’aide de formes connecteur. Tapez un nom et un titre pour chacun d'entre eux et également ajouter une image de membres si vous voulez.

  5. Vous pouvez modifier la disposition d’organigramme hiérarchique, espace entre les formes, la hauteur et la largeur des formes, à l’aide de commandes et des options sous l’onglet Organigramme différents.

Créer automatiquement un organigramme hiérarchique à partir d’une nouvelle table de données

Vous pouvez utiliser cette méthode si vous souhaitez modifier ou ajouter des informations supplémentaires, puis informations champs par défaut, et vous n’avez pas vos données dans un fichier autre programme.

  1. Sous l’onglet fichier, pointez sur Nouveau, cliquez sur Organigramme, choisissez Unités métriques ou Unités américaines et puis cliquez sur créer.

  2. Sur la première page de l' Assistant Organigramme, sélectionnez informations saisies à l’aide de l’Assistant, puis cliquez sur suivant.

  3. Sélectionnez Excel ou texte délimité, tapez un nom pour le nouveau fichier, puis sur suivant.

    Remarque : Si vous sélectionnez Excel, une feuille de calcul Microsoft Office Excel s’ouvre avec l’exemple de texte. Si vous sélectionnez texte délimité, une page Microsoft Notepad s’ouvre avec l’exemple de texte.

  4. Lorsque Excel ou le bloc-notes s’ouvre, utilisez l’exemple de texte par exemple de quel type d’informations à inclure, puis tapez vos informations sur ce qu’elle contient.

    Important : Ne pas supprimer les colonnes nom et supérieur hiérarchique, mais vous pouvez modifier, supprimer ou ajouter d’autres colonnes que nécessaires pour votre organigramme.

  5. Quitter le fichier Excel ou le bloc-notes après l’ajout de vos informations, puis cliquez sur suivant pour continuer.

  6. Pour inclure des images dans votre organigramme, sélectionnez ne pas inclure des images dans mon organigramme, sinon sélectionnez localiser le dossier qui contient vos images de l’organisation. Suivez le reste des instructions sur cette page, puis cliquez sur suivant pour continuer.

  7. Sur la dernière page de l’Assistant, vous pouvez spécifier la quantité de votre organisation à afficher sur chaque page. Vous pouvez choisir de spécifier la quantité de ma société à afficher sur chaque page, ou vous pouvez laisser l’Assistant définir automatiquement chaque page en sélectionnant que je souhaite l’Assistant saut automatiquement mon organigramme sur les pages.

  8. Si vous voulez lien hypertexte et synchronisez forme employé entre les pages, sélectionnez les options de lien hypertexte employé formes sur les pages et synchroniser employé entre les pages.

  9. Une fois toutes vos sélections effectuées, cliquez sur Terminer.

    Remarque : Aide spécifique est disponible pour la plupart des pages de l’Assistant. Pour accéder à l’aide, appuyez sur F1 ou cliquez sur le bouton aide.

Créer automatiquement un organigramme à l’aide d’une source de données existante

Cette méthode est préférable si les informations que vous souhaitez inclure dans votre organigramme se trouve déjà dans un document comme une feuille de calcul Microsoft Office Excel, répertoire Microsoft Exchange Server, une source de données compatible ODBC ou un fichier texte Org Plus.

  1. Assurez-vous que votre table ou feuille de calcul contient des colonnes pour les noms des employés, numéros d’identification uniques et qui signale à quelles personnes.

    Remarque : Vous pouvez nommer les colonnes comme vous le souhaitez. Lorsque vous exécutez l’Assistant Organigramme, vous pouvez identifier les colonnes (ou les noms de champs) contiennent le nom, un ID et un rapport à.

    • Nom de l’employé    Le nom de l’employé apparaîtra dans les formes d’organigramme comme il apparaît dans ce champ.

    • Identificateur unique    Si chaque nom n’est pas unique, ajoutez une colonne avec un identificateur unique, par exemple un numéro d’identification employé, pour chaque employé.

    • Nom du supérieur hiérarchique    Ce champ doit contenir l’identificateur unique de chaque responsable, que cet identificateur soit un nom ou un numéro d’identification. Pour la personne située au sommet de l’organigramme, laissez ce champ vide.

  2. Sous l’onglet fichier, pointez sur Nouveau, cliquez sur Organigramme, choisissez Unités métriques ou Unités américaines et puis cliquez sur créer.

  3. Sur la première page de l’Assistant, sélectionnez informations qui sont déjà stockées dans un fichier ou une base de données, puis sur suivant pour continuer.

  4. Choisissez le type de fichier où les informations de votre organisation sont stockées dans en cliquant sur Parcourir, puis accédez à l’emplacement de ce fichier. Sélectionnez la langue que vous voulez utiliser dans l’Assistant graphique, puis cliquez sur suivant pour continuer.

  5. Dans la page suivante de l’Assistant, sélectionnez la colonne (champs) dans votre fichier de données qui contiennent les informations qui définissent votre organisation telles que nom et prénom. Cliquez sur suivant pour continuer.

  6. Dans la page suivante de l’Assistant, vous pouvez définir les champs spécifiques que vous souhaitez afficher en utilisant les boutons Ajouter et Supprimer et l’ordre d’affichage des champs en utilisant les boutons Monter et Descendre. Cliquez sur suivant pour continuer.

  7. Dans la page suivante de l’Assistant, vous pouvez choisir les champs à partir de votre fichier de données que vous voulez ajouter aux formes d’organigramme comme champs de données de forme. Cliquez sur suivant pour continuer.

  8. Pour inclure des images dans votre organigramme, sélectionnez ne pas inclure des images dans mon organigramme, sinon sélectionnez localiser le dossier qui contient vos images de l’organisation. Suivez le reste des instructions sur cette page, puis cliquez sur suivant pour continuer.

  9. Sur la dernière page de l’Assistant, vous pouvez spécifier la quantité de votre organisation à afficher sur chaque page. Vous pouvez choisir de spécifier la quantité de ma société à afficher sur chaque page, ou vous pouvez laisser l’Assistant définir automatiquement chaque page en sélectionnant que je souhaite l’Assistant saut automatiquement mon organigramme sur les pages.

  10. Si vous voulez lien hypertexte et synchronisez forme employé entre les pages, sélectionnez les options de lien hypertexte employé formes sur les pages et synchroniser employé entre les pages.

  11. Une fois toutes vos sélections effectuées, cliquez sur Terminer.

    Remarque : Aide spécifique est disponible pour la plupart des pages de l’Assistant. Pour accéder à l’aide, appuyez sur F1 ou cliquez sur le bouton aide.

Afficher les équipes en utilisant le Cadre d’équipe ou les lignes pointillées

Après avoir créé un organigramme, vous pouvez réorganiser les informations pour refléter les relations d’équipe virtuelle. Déplacer les formes associées près de l’autre, puis ajouter des connecteurs de trait pour afficher une structure de comptabilité secondaire ou utiliser la forme de Cadre d’équipe pour mettre en évidence une équipe virtuelle. Le rapport de trait se comporte comme un connecteur ordinaire. Le cadre d’équipe équivaut à une forme rectangulaire modifiée qui vous permet aux équipes visuellement regrouper et le nom.

Organigramme avec Cadre d’équipe et relation en lignes pointillées

Mettre à jour des organigrammes hiérarchiques générés

Pour illustrer les changements dans la structure d’une organisation, vous devez mettre à jour l’organigramme manuellement ou générer un nouveau graphique. Si vous générez un nouveau graphique, sans personnalisations apportées au graphique antérieur sont incluses dans le nouveau graphique. Si les thèmes ou des photos ont été ajoutés à des formes, ils doivent être ajoutées à nouveau pour rendre les graphiques similaires.

Si les formes sont liées aux données, les données sont actualisées en règle générale, lorsque vous exécutez Actualiser les données, mais uniquement à l’intérieur des formes existantes. L’actualisation des données ne pas ajouter ou supprimer des formes.

Créer un organigramme hiérarchique simple

Cette méthode est préférable pour la création d’un petit organigramme avec les champs d’informations par défaut. Les champs par défaut sont :

  • Service

  • Téléphone

  • Nom

  • Titre

  • Courrier électronique

  • Sous l’onglet fichier, pointez sur Nouveau, Professionnel, puis cliquez sur Organigramme hiérarchique.

  • À partir du gabarit Formes de l’organigramme dans la fenêtre formes, faites glisser la forme de niveau supérieur pour votre organisation, telles direction, sur la page.

  • Avec la forme sélectionnée, tapez un nom et un titre pour la forme. Par exemple, vous devrez un dirigeant du nom Tosh Meston qui contient le titre du directeur.

    Remarque : Pour plus d’informations sur la façon d’ajouter des données aux formes, voir Ajouter des données à des formes.

  • À partir du gabarit Formes de l’organigramme dans la fenêtre formes, faites glisser une forme pour la première personne subordonnée sur la forme de niveau supérieur. Cette opération lie automatiquement les deux dans une hiérarchie.

    Conseil : Pour générer les liens, vous devez déposer la forme subordonnée sur le centre de la forme supérieure.

  • Pour compléter l’organigramme, continuez à faire glisser des formes subordonnées sur des formes supérieures et tapez un nom et une fonction pour chaque forme.

Créer automatiquement un organigramme hiérarchique à partir d’une nouvelle table de données

Cette méthode est recommandée si les champs par défaut ne tient pas ce dont vous avez besoin, et vous n’avez pas vos données dans un autre programme.

  1. Sous l’onglet fichier, pointez sur Nouveau, Professionnel, puis cliquez sur Assistant Organigramme.

  2. Dans la première page de l’Assistant, sélectionnez Informations saisies à l’aide de l’Assistant, puis cliquez sur Suivant.

  3. Sélectionnez Excel ou texte délimité, tapez un nom pour le nouveau fichier, puis sur suivant.

    Remarque : Si vous sélectionnez Excel, une feuille de calcul Microsoft Office Excel s’ouvre avec l’exemple de texte. Si vous sélectionnez texte délimité, une page Microsoft Notepad s’ouvre avec l’exemple de texte.

  4. Lorsque Excel ou le bloc-notes s’ouvre, utilisez l’exemple de texte par exemple de quel type d’informations à inclure, puis tapez vos informations sur ce qu’elle contient.

    Important : Vous devez garder les colonnes nom et rapports, mais vous pouvez modifier, supprimer ou ajouter d’autres colonnes.

  5. Quittez Excel ou le Bloc-notes, puis complétez les étapes de l’Assistant.

    Remarque : Aide spécifique est disponible pour la plupart des pages de l’Assistant. Pour accéder à l’aide, appuyez sur F1 ou cliquez sur le bouton aide.

Créer automatiquement un organigramme à l’aide d’une source de données existante

Cette méthode est préférable si les informations que vous souhaitez inclure dans votre organigramme se trouve déjà dans un document tel qu’une feuille de calcul Microsoft Office Excel ou un répertoire Microsoft Exchange Server.

  1. Assurez-vous que votre table ou feuille de calcul contient des colonnes pour les noms des employés, numéros d’identification uniques et qui signale à quelles personnes.

    Remarque : Vous pouvez nommer les colonnes comme vous le souhaitez. Lorsque vous exécutez l’Assistant Organigramme, vous pouvez identifier les colonnes (ou les noms de champs) contiennent le nom, un ID et un rapport à.

    • Nom de l’employé    Le nom de l’employé apparaîtra dans les formes d’organigramme comme il apparaît dans ce champ.

    • Identificateur unique    Si chaque nom n’est pas unique, ajoutez une colonne avec un identificateur unique, par exemple un numéro d’identification employé, pour chaque employé.

    • Nom du supérieur hiérarchique    Ce champ doit contenir l’identificateur unique de chaque responsable, que cet identificateur soit un nom ou un numéro d’identification. Pour la personne située au sommet de l’organigramme, laissez ce champ vide.

  2. Sous l’onglet fichier, pointez sur Nouveau, Professionnel, puis cliquez sur Assistant Organigramme.

  3. Sur la première page de l’Assistant, sélectionnez informations qui sont déjà stockées dans un fichier ou une base de données.

  4. Cliquez sur suivant, puis suivez les étapes restantes de l’Assistant.

    Remarque : Aide spécifique est disponible pour la plupart des pages de l’Assistant. Pour accéder à l’aide, appuyez sur F1 ou cliquez sur le bouton aide.

Afficher les équipes en utilisant le Cadre d’équipe ou les lignes pointillées

Après avoir créé un organigramme, vous pouvez réorganiser les informations pour refléter les relations d’équipe virtuelle. Déplacer les formes associées près de l’autre, puis ajouter des connecteurs de trait pour afficher une structure de comptabilité secondaire ou utiliser la forme de Cadre d’équipe pour mettre en évidence une équipe virtuelle. Le rapport de trait se comporte comme un connecteur ordinaire. Le cadre d’équipe équivaut à une forme rectangulaire modifiée qui vous permet aux équipes visuellement regrouper et le nom.

Organigramme avec Cadre d’équipe et relation en lignes pointillées

Mettre à jour des organigrammes hiérarchiques générés

Pour illustrer les changements dans la structure d’une organisation, vous devez mettre à jour l’organigramme manuellement ou générer un nouveau graphique. Si vous générez un nouveau graphique, sans personnalisations apportées au graphique antérieur sont incluses dans le nouveau graphique. Si les thèmes ou des photos ont été ajoutés à des formes, ils doivent être ajoutées à nouveau pour rendre les graphiques similaires.

Si les formes sont liées aux données, les données sont actualisées en règle générale, lorsque vous exécutez Actualiser les données, mais uniquement à l’intérieur des formes existantes. L’actualisation des données ne pas ajouter ou supprimer des formes.

Créer un organigramme hiérarchique simple

Cette méthode est préférable pour la création d’un petit organigramme avec les champs d’informations par défaut. Les champs par défaut sont :

  • Service

  • Téléphone

  • Nom

  • Titre

  • Courrier électronique

  • Dans le menu fichier, pointez sur Nouveau, Professionnel, puis cliquez sur Organigramme hiérarchique.

  • À partir du gabarit Formes de l’organigramme dans la fenêtre formes, faites glisser la forme de niveau supérieur pour votre organisation, telles direction, sur la page.

  • Avec la forme sélectionnée, tapez un nom et un titre pour la forme. Par exemple, vous devrez un dirigeant du nom Tosh Meston qui contient le titre du directeur.

  • À partir du gabarit Formes de l’organigramme dans la fenêtre formes, faites glisser une forme pour la première personne subordonnée sur la forme de niveau supérieur. Cette opération lie automatiquement les deux dans une hiérarchie.

    Conseil : Pour générer les liens, vous devez déposer la forme subordonnée sur le centre de la forme supérieure.

  • Pour compléter l’organigramme, continuez à faire glisser des formes subordonnées sur des formes supérieures et tapez un nom et une fonction pour chaque forme.

Créer automatiquement un organigramme hiérarchique à partir d’une nouvelle table de données

Cette méthode est recommandée si les champs par défaut ne tient pas ce dont vous avez besoin, et vous n’avez pas vos données dans un autre programme.

  1. Dans le menu fichier, pointez sur Nouveau, Professionnel, puis cliquez sur Assistant Organigramme.

  2. Dans la première page de l’Assistant, sélectionnez Informations saisies à l’aide de l’Assistant, puis cliquez sur Suivant.

  3. Sélectionnez Excel ou texte délimité, tapez un nom pour le nouveau fichier, puis sur suivant.

    Remarque : Si vous sélectionnez Excel, une feuille de calcul Microsoft Office Excel s’ouvre avec l’exemple de texte. Si vous sélectionnez texte délimité, une page Microsoft Notepad s’ouvre avec l’exemple de texte.

  4. Lorsque Excel ou le bloc-notes s’ouvre, utilisez l’exemple de texte par exemple de quel type d’informations à inclure, puis tapez vos informations sur ce qu’elle contient.

    Important : Vous devez garder les colonnes nom et rapports, mais vous pouvez modifier, supprimer ou ajouter d’autres colonnes.

  5. Quittez Excel ou le Bloc-notes, puis complétez les étapes de l’Assistant.

    Remarque : Aide spécifique est disponible pour la plupart des pages de l’Assistant. Pour accéder à l’aide, appuyez sur F1 ou cliquez sur le bouton aide.

Créer automatiquement un organigramme à l’aide d’une source de données existante

Cette méthode est préférable si les informations que vous souhaitez inclure dans votre organigramme se trouve déjà dans un document tel qu’une feuille de calcul Microsoft Office Excel ou un répertoire Microsoft Exchange Server.

  1. Assurez-vous que votre table ou feuille de calcul contient des colonnes pour les noms des employés, numéros d’identification uniques et qui signale à quelles personnes.

    Remarque : Vous pouvez nommer les colonnes comme vous le souhaitez. Lorsque vous exécutez l’Assistant Organigramme, vous pouvez identifier les colonnes (ou les noms de champs) contiennent le nom, un ID et un rapport à.

    • Nom de l’employé    Le nom de l’employé apparaîtra dans les formes d’organigramme comme il apparaît dans ce champ.

    • Identificateur unique    Si chaque nom n’est pas unique, ajoutez une colonne avec un identificateur unique, par exemple un numéro d’identification employé, pour chaque employé.

    • Nom du supérieur hiérarchique    Ce champ doit contenir l’identificateur unique de chaque responsable, que cet identificateur soit un nom ou un numéro d’identification. Pour la personne située au sommet de l’organigramme, laissez ce champ vide.

  2. Dans le menu fichier, pointez sur Nouveau, Professionnel, puis cliquez sur Assistant Organigramme.

  3. Sur la première page de l’Assistant, sélectionnez informations qui sont déjà stockées dans un fichier ou une base de données.

  4. Cliquez sur suivant, puis suivez les étapes restantes de l’Assistant.

    Remarque : Aide spécifique est disponible pour la plupart des pages de l’Assistant. Pour accéder à l’aide, appuyez sur F1 ou cliquez sur le bouton aide.

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Afficher les équipes en utilisant le Cadre d’équipe ou les lignes pointillées

Après avoir créé un organigramme, vous pouvez réorganiser les informations pour refléter les relations d’équipe virtuelle. Déplacer les formes associées près de l’autre, puis ajouter des connecteurs de trait pour afficher une structure de comptabilité secondaire ou utiliser la forme de Cadre d’équipe pour mettre en évidence une équipe virtuelle. Le rapport de trait se comporte comme un connecteur ordinaire. Le cadre d’équipe équivaut à une forme rectangulaire modifiée qui vous permet aux équipes visuellement regrouper et le nom.

Organigramme avec Cadre d’équipe et relation en lignes pointillées

Mettre à jour des organigrammes hiérarchiques générés

Pour illustrer les changements dans la structure d’une organisation, vous devez mettre à jour l’organigramme manuellement ou générer un nouveau graphique. Si vous générez un nouveau graphique, sans personnalisations apportées au graphique antérieur sont incluses dans le nouveau graphique. Si les thèmes ou des photos ont été ajoutés à des formes, ils doivent être ajoutées à nouveau pour rendre les graphiques similaires.

Si les formes sont liées aux données, les données sont actualisées en règle générale, lorsque vous exécutez Actualiser les données, mais uniquement à l’intérieur des formes existantes. L’actualisation des données ne pas ajouter ou supprimer des formes.

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