Communiquer grâce aux groupes de contacts (listes de distribution)

Créer un groupe de contacts à partir d’une liste

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Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser des groupes de contacts pour envoyer des courriers électroniques à de grands groupes de centaines de membres. Le meilleur moyen d’y parvenir consiste généralement à créer une liste dans un tableur comme Microsoft Excel.

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Créer un groupe de contacts

Créer un groupe de contacts à partir d’une liste de noms dans un courrier électronique

Créer un groupe de contacts à partir d’une liste de contacts dans Excel

Le champ Cci en détail

Supposons que vous envoyez régulièrement des messages à une liste de diffusion que vous gérez dans un classeur Excel.

Voici comment accélérer ce processus à l’aide des groupes de contacts.

Dans Outlook, cliquez sur Personnes, sélectionnez un dossier de contacts, puis ajoutez un nouveau groupe de contacts au dossier.

Tapez le nom du groupe. Cliquez sur Membres, puis sur À partir des contacts Outlook.

Ouvrez ensuite le classeur dans Excel,

puis organisez la feuille de calcul de façon à ce que la colonne des noms d’utilisateur soit adjacente à la colonne des adresses de messagerie.

Par exemple, vous pouvez sélectionner les colonnes entre les deux, cliquer avec le bouton droit sur la sélection, puis cliquer sur Masquer.

Ne vous inquiétez pas : cette opération ne supprime aucune donnée. Vous pouvez afficher à nouveau les colonnes par la suite.

Sélectionnez à présent les noms et adresses dans les deux colonnes, puis copiez-les dans le Presse-papiers.

Dans Outlook, cliquez sur la zone de texte Membres, puis collez le texte.

Cliquez sur OK. Les noms sont ajoutés au groupe de contacts.

Vous pouvez procéder de la même façon pour copier rapidement les adresses de messagerie à partir d’autres sources, telles que la messagerie, les fichiers texte ou les documents Word.

Cette méthode permet donc aussi d’ajouter rapidement des adresses à un groupe de contacts.

Si vous voulez également créer des contacts Outlook à partir de la liste Excel,

vous devez suivre un autre processus et importer le fichier Excel. Voici comment procéder.

Dans Excel, cliquez sur Fichier, Enregistrer sous, puis choisissez un emplacement.

Tapez un nom de fichier, cliquez sur Type, puis sélectionnez CSV (séparateur: point-virgule).

Enregistrez la liste de diffusion en tant que nouveau fichier au format CSV. Cliquez sur Oui.

Accédez ensuite à Outlook.

Dans Personnes, cliquez avec le bouton droit sur le dossier de contacts auquel vous voulez ajouter la liste Excel, créez un dossier, puis tapez un nom.

Nous allons placer la liste Excel dans ce dossier afin de la conserver séparément des autres contacts.

Cliquez sur Fichier, sur Ouvrir et exporter, puis sur Importer/Exporter.

Sélectionnez Importer à partir d’un autre programme ou fichier,

sélectionnez l’option Valeurs séparées par une virgule,

puis accédez au fichier CSV que vous venez de créer.

Pour le dossier de destination, sélectionnez le dossier que vous venez de créer.

Cliquez ensuite sur Champs personnalisés.

Cet emplacement permet de vérifier que les informations sont correctement mappées

entre les colonnes Excel et les champs de contacts Outlook.

Dans le cas présent, les noms de contact sont correctement mappés à la colonne des noms dans Excel.

Voyons comment Outlook prévoit de mapper les adresses de messagerie.

Dans ce cas, aucune valeur n’est mappée.

Il est probable que Outlook recherchait la valeur Adresse de messagerie, alors que la colonne concernée contenait les termes Adresse e-mail.

Nous pouvons ajouter le mappage manuellement en faisant glisser la valeur Adresse e-mail à partir de la liste à gauche

et en la déposant sur le champ Adresse de messagerie d’Outlook.

Nous n’avons pas à nous préoccuper du mappage des autres colonnes pour le moment, aussi, cliquez sur OK, puis sur Terminer.

La liste Excel est ajoutée à notre dossier de contacts, en tant que nouveaux contacts.

Pour terminer, ajoutez les contacts à un nouveau groupe, puis ajoutez celui-ci au nouveau dossier.

Tapez un nom, cliquez sur Ajouter des membres, puis sur À partir des contacts Outlook.

Ouvrez la liste des carnets d’adresses, puis sélectionnez le dossier de contacts que nous avons créé.

Sélectionnez tous les contacts dans la liste, puis ajoutez-les aux membres. Cliquez ensuite sur OK, puis sur Enregistrer et fermer.

Pour envoyer des messages au groupe de contacts, tapez le nom du groupe sur la ligne À,

ou sur la ligne Cci si vous ne voulez pas que les destinataires puissent voir les adresses.

Que vous utilisiez des groupes de contacts ou des catégories simples pour regrouper les contacts,

Outlook peut vous faire gagner du temps en envoyant des messages quelle que soit la taille du groupe.

Pour plus d’informations sur les groupes de contacts et les catégories, ainsi que sur le champ Cci, consultez les liens dans le résumé du cours.

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