Créer un flux de travail

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Microsoft Office SharePoint Designer 2007 vous permet de créer des flux de travail qui ajoutent une logique d'application à votre site ou application sans devoir écrire de code personnalisé. Le concepteur de flux de travail vous aide à créer des règles qui associent des conditions et des actions à des éléments des listes et bibliothèques Microsoft SharePoint, afin que les modifications des éléments des listes ou bibliothèques déclenchent des actions dans le flux de travail.

Par exemple, vous pouvez créer des flux de travail afin d'automatiser des processus d'entreprise, tels que la vérification, l'approbation et l'archivage des documents, entre autres. Vous pouvez également créer rapidement des flux de travail pour simplement traiter les processus quotidiens sur le site de votre équipe, tels que l'envoi de notifications ou la création de tâches.

Cet article vous aide à commencer en expliquant des concepts clé et en proposant une procédure de base. Dans la dernière section, vous trouverez des liens vers des exemples complets de flux de travail.

Pour en savoir plus sur les flux de travail, voir Présentation des flux de travail SharePoint.

Important : Pour créer un flux de travail, le site doit se trouver sur un serveur qui exécute Windows SharePoint Services 3.0 or Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Contenu de cet article

Comment un flux de travail évaluer des étapes ?

Avant de commencer

Concevoir le flux de travail

Étapes suivantes suggérées

Evaluation des étapes par le flux de travail

Vous pouvez envisager un flux de travail en une étape simplement comme une page dans le concepteur de flux de travail, qui regroupe un ensemble de conditions et d'actions liées. Toutes les conditions et actions de cette page sont évaluées et traitées en même temps. Ainsi, un flux de travail est lancé (manuellement ou automatiquement), évalue les conditions créées, puis effectue les actions choisies dans le concepteur de flux de travail. Une étape du flux de travail peut effectuer des actions, comme l'envoi de messages électroniques pour créer, copier, déplacer ou supprimer un élément dans une liste.

Lorsque vous créez un flux de travail comportant de nombreuses étapes, il est important de réfléchir au regroupement des actions et des conditions par étape. Ces règles d'étape sont traitées jusqu'à leur terme avant de procéder à l'étape suivante. Vous devez donc regrouper dans une même étape les règles nécessaires à l'action ou aux actions souhaitées.

Il est également nécessaire de créer le flux de travail de telle sorte que chaque étape constitue la suite logique de l'étape précédente. Par exemple, si le flux de travail dépend d'une réponse d'un de ses intervenants, il doit disposer de toutes les conditions et les actions nécessaires pour s'ajuster à toutes les réponses possibles.

Lorsque vous concevez un flux de travail, il est important de comprendre comment un flux de travail évalue chaque étape. Les déclarations ci-dessous sont toutes vraies :

  • Si une étape ne contient que des actions et aucune condition, le flux de travail effectue toujours ces actions.

  • Si une étape comporte des branches conditionnelles, et que chaque branche possède une condition, le flux de travail effectue une action uniquement lorsque la condition d'une des branches est satisfaite. Si aucune condition d'aucune branche n'est satisfaite, le flux de travail passe par défaut à l'étape suivante.

  • Si une étape comporte des branches conditionnelles, et que chaque branche possède une condition, à l'exception de la dernière branche, le flux de travail effectue une action uniquement lorsque la condition d'une des branches est satisfaite. Autrement, si aucune condition n'est satisfaite, le flux de travail effectue l'action dans la dernière branche, qui ne possède pas de condition.

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Avant de commencer

Avant de concevoir le flux de travail, vous devez apporter les modifications ou personnalisations nécessaires à votre site, liste ou bibliothèque, par exemple :

  • Un flux de travail est toujours associé à exactement une liste ou bibliothèque SharePoint. Votre site doit posséder au moins une liste ou une bibliothèque avant que vous puissiez créer un flux de travail. En l'absence de listes sur votre site, vous êtes invité à en créer une lorsque vous créez un flux de travail.

  • Si vous souhaitez que le flux de travail utilise des colonnes ou des paramètres personnalisés, vous devez apporter ces modifications avant de créer le flux de travail afin que ces colonnes et paramètres soient disponibles dans le concepteur de flux de travail.

  • Si vous souhaitez que le flux de travail utilise des fonctionnalités de liste ou de bibliothèque qui ne sont pas activées par défaut, comme l'approbation du contenu, vous devez activer ces fonctionnalités avant de concevoir le flux de travail.

Remarque : La fonctionnalité du flux de travail est conçue sur Microsoft Windows Workflow Foundation, un composant de Microsoft Windows. La même version de Workflow Foundation doit être installée sur l'ordinateur et le serveur. La première fois que vous créez un flux de travail, vous pouvez être invité à installer Workflow Foundation.

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Concevoir le flux de travail

Les étapes de base pour créer un flux de travail sont toujours les mêmes : tout d'abord, vous définissez le flux de travail, puis vous créez les règles en choisissant des conditions et des actions.

  1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Ouvrir le site.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir le site, accédez au site SharePoint et sélectionnez le site SharePoint dans lequel vous souhaitez créer le flux de travail, puis cliquez sur Ouvrir.

  3. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Flux de travail.

    Le concepteur de flux de travail s'affiche.

    Première page du concepteur de flux de travail

  4. Dans le champ Nommer ce flux de travail, tapez un nom pour ce flux de travail.

    Les visiteurs du site découvrent ce nom lorsqu'ils visualisent les pages État du flux de travail et Flux de travail dans le navigateur. Par défaut, les nouveaux flux de travail sont automatiquement appelés Workflow 1, Workflow 2, etc.

  5. Cliquez sur une option dans la liste À quelle liste SharePoint ce flux de travail doit-il être attaché ?.

    Le concepteur de flux de travail montre les listes auxquelles celui-ci peut être attaché

    Vous devez associer le flux de travail à une liste ou une bibliothèque de documents SharePoint. Cette liste détermine l'emplacement auquel les participants lancent le flux de travail. Par exemple, si vous souhaitez qu'un flux de travail soit lancé lorsqu'un élément est créé ou modifié dans les documents partagés, choisissez cette bibliothèque. La liste associée permet de vérifier le statut du flux de travail et son historique, ou de lancer manuellement un flux de travail.

    Remarque : Les flux de travail qui sont lancés automatiquement lorsqu'un élément est créé ou modifié peuvent s'exécuter en boucles infinies, ce que vous souhaitez éviter. Par exemple, un flux de travail qui est lancé lorsqu'un élément est modifié ne doit jamais modifier un élément dans la liste à laquelle il est associé. Un flux de travail qui est lancé lorsqu'un élément est créé ne doit jamais créer d'élément dans la liste à laquelle il est associé. Cela pose également un problème avec les flux de travail multiples. Par exemple, le flux de travail A est associé à la liste A et le flux de travail B est associé à la liste B. Les deux flux de travail sont lancés automatiquement lorsqu'un élément est créé. Le flux de travail A crée un élément dans la liste B et le flux de travail B crée un élément dans la liste A. Ce scénario crée une boucle infinie. Il est recommandé de connaître les flux de travail qui sont déjà exécutés sur les listes ou les bibliothèques dans lesquelles votre flux de travail crée ou modifie ces éléments.

  6. Sous Sélectionnez les options de démarrage du flux de travail pour les éléments de cette liste, effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes :

    • Activez la case à cocher Autoriser ce flux de travail doit être démarré manuellement à partir d’un élément.
      Cette option ajoute une commande flux de travail à un élément de liste afin que les utilisateurs peuvent cliquer sur la commande pour démarrer le flux de travail pour cet élément.

    • Activez la case à cocher Démarrer automatiquement ce flux de travail lorsqu'un élément est créé.

    • Activez la case à cocher Démarrer automatiquement ce flux de travail à chaque modification d'un élément.

      Remarque : Vous pouvez sélectionner deux ou trois options, mais vous devez sélectionner au moins une option si vous souhaitez exécuter le flux de travail. Si vous ne sélectionnez pas d'option, vous pouvez concevoir le flux de travail, puis cliquez sur Terminer, mais le flux de travail ne peut pas être lancé. Par la suite, vous pouvez ouvrir le flux de travail (menu Fichier, commande Ouvrir le flux de travail), sélectionnez une option de lancement, puis cliquez sur Terminer. Cette opération est utile pour enregistrer un flux de travail en cours de conception.

  7. Cliquez sur Suivant.

  8. Dans le champ Nom de l'étape, tapez un nom pour la première étape du flux de travail.

    Deuxième page du concepteur de flux de travail

    Maintenant vous pouvez créer les règles pour le flux de travail en choisissant les actions à effectuer et les conditions à satisfaire pour que ces actions aient lieu.

    Remarque : Les étapes ne doivent pas toutes contenir une condition. Par exemple, il peut y avoir des étapes qui sont simplement une liste d'actions à effectuer. Cependant, toutes les étapes peuvent comporter au plus une branche conditionnelle, qui contient une action sans condition associée. C'est parce qu'une branche conditionnelle qui ne comporte pas de condition sert de branche « Else » dans une branche conditionnelle « Else If ». Si la condition A est vraie, effectuez l'action B. Autrement (« Else »), effectuez l'action C. En tant que tel, cela n'a pas de sens de disposer de plusieurs branches « Else » car la dernière branche n'est jamais atteinte.

  9. Pour chaque condition à spécifier, cliquez sur Conditions, puis sélectionnez la condition dans la liste. Répétez cette opération tant que vous n'avez pas spécifié toutes les conditions à inclure.

    Remarque : Vous pouvez choisir plusieurs conditions. Si c'est le cas, les conditions sont jointes par l'opérateur and, ce qui signifie que toutes les conditions doivent être satisfaites avant que le flux de travail effectue les actions associées. Des conditions multiples créent un filtre progressif dans lequel l'ordre est important car la première condition est évaluée en premier. Pour déplacer une condition vers le haut ou le bas dans une liste de conditions, cliquez sur la condition, cliquez sur la flèche vers le bas qui s'affiche, puis cliquez sur Déplacer la condition vers le haut ou Déplacer la condition vers le bas dans la liste.

    Office SharePoint Designer 2007 propose des conditions prédéfinies. De plus, vous pouvez créer des conditions avancées et personnalisées. Avec des conditions personnalisées, vous pouvez comparer une valeur à une autre. Cela permet de créer une comparaison entre un champ d'une liste et une valeur provenant de différentes sources.

    Liste de conditions

  10. Une fois que vous avez inséré une condition, cliquez sur chaque lien hypertexte, et choisissez une valeur pour les paramètres obligatoires.

    Par exemple, une condition peut inclure des liens pour choisir un champ dans la liste, une comparaison et une valeur.

    Etape 1 du concepteur de flux de travail montrant la condition personnalisée

  11. Pour chaque action à inclure, cliquez sur Actions, puis sélectionnez l'action dans la liste. Répétez cette opération tant que vous n'avez pas spécifié toutes les conditions à inclure.

    Si cette action ne figure pas dans la liste, cliquez sur Actions supplémentaires, cliquez sur l'action de votre choix, puis cliquez sur Ajouter.

    Liste d'actions

    Remarque : Vous pouvez créer plusieurs actions pour une condition.Si c'est le cas, les actions peuvent être exécutées consécutivement (jointes par l'opérateur « then » ou simultanément (jointes par l'opérateur « and »). Pour basculer du mode consécutif au mode simultané, cliquez sur la flèche dans le coin supérieur droit de la règle, puis cliquez sur Exécuter toutes les actions séquentiellement ou Exécuter toutes les actions en parallèle.

  12. Une fois que vous avez inséré une action, cliquez sur chaque lien hypertexte, et choisissez une valeur pour les paramètres obligatoires.

    Par exemple, une action peut inclure un lien pour créer un message électronique.

    Etape 1 du concepteur de flux de travail montrant une condition et une action

  13. Si vous souhaitez ajouter une branche conditionnelle, cliquez sur Ajouter une branche conditionnelle 'Else If', puis répétez les étapes 9 à 12 pour créer une autre règle.

    Une règle est un ensemble de conditions et d'actions associées, comme cela a été indiqué sur l'illustration précédente. Lorsque la condition est vraie, le flux de travail effectue les actions associées.Mais que se passe-t-il si la condition n'est pas vraie ? En ajoutant des branches conditionnelles, vous pouvez spécifier des conditions supplémentaires. Par exemple, vous pouvez créer trois conditions pour le cas où le statut d'un document devient Approuvé, Rejeté ou En attente. Vous pouvez également créer une condition Else, dans laquelle le flux de travail effectue l'action uniquement lorsque aucune des conditions précédentes n'a été satisfaite. Pour créer une condition Else, la dernière règle de l'étape doit être une action sans condition. Le flux de travail évalue toutes les conditions.Si aucune d'elles n'est satisfaite, le flux de travail effectue une action de la branche finale, qui ne possède pas de condition.

  14. Lorsque cette étape du flux de travail est terminée, cliquez sur Suivant.

  15. Pour chaque étape du flux de travail, répétez les étapes 8 à 14 pour créer d'autres ensembles de conditions et d'actions.

    Lorsque vous ajoutez des étapes, gardez à l'esprit que chaque étape ne peut contenir qu'un ensemble de branches conditionnelles Else If ; les actions de chaque branche sont réalisées seulement lorsque la condition associée est remplie. Vous devez donc ajouter des étapes lorsque :

    • Plusieurs ensembles de branches conditionnelles « Else If » doivent être évaluées.

    • Vous devez séparer toute instruction d'une branche des instructions hors branche.

  16. Pour rechercher des erreurs dans le flux de travail avant de quitter le concepteur de flux de travail, cliquez sur Vérifier le flux de travail.

    En cas d'erreur dans le flux de travail, le lien hypertexte change de couleur et des astérisques s'affichent avant et après le paramètre incorrect. De plus, sous Étapes du flux de travail, un symbole d'erreur apparaît en regard de chaque étape contenant une erreur. Pour chaque erreur, vérifiez pour vous assurer que les paramètres entrés sont valides.

  17. Cliquez sur Terminer. Le flux de travail est enregistré et associé à la liste spécifiée.

    Remarque : Vous ne pouvez pas modifier la liste à laquelle un flux de travail est associé après avoir enregistré le flux de travail. Au lieu de cela, vous devez créer un flux de travail et l'associer à la liste de votre choix.

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Suggestions pour aller plus loin

À présent que vous maîtrisez les concepts clé et les aspects de la création à prendre en compte, vous pouvez souhaiter créer un flux de travail avec une application spécifique. Vous trouverez des liens vers des articles présentant des exemples complets de flux de travail dans la section Voir aussi.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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