Créer un calendrier

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Vous pouvez utiliser un calendrier pour stocker les événements pour une équipe, notamment des réunions, des événements informels et des événements sur toute une journée. Vous pouvez également suivre leurs jalons, tels que les échéances ou les dates de sortie des produits, qui ne surviennent pas à un intervalle donné.

Présentation

Windows SharePoint Services 3.0 met à votre disposition un calendrier par défaut que vous pouvez personnaliser et mettre à jour. Vous pouvez créer d'autres calendriers si vous en avez besoin.

Vue hebdomadaire sélectionnée dans le calendrier

1. Les calendriers offrent plusieurs vues.

2. Les événements sur une journée entière apparaissent en haut d'un calendrier en fonction de la date ; tous les autres événements apparaissent en fonction de la date et de l'heure.

Vous pouvez ajouter des événements à un calendrier sur un site Windows SharePoint Services 3.0 ou même ajouter des demandes de réunions et des pièces jointes à un calendrier en envoyant des messages électroniques. Si vous utilisez un programme de calendrier compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, tel que Microsoft Office Outlook 2007, vous pouvez afficher et mettre à jour le calendrier sur votre site à partir de votre programme de calendrier.

Les calendriers vous permettent de gérer et d'afficher votre planning grâce à des vues quotidienne, hebdomadaire et mensuelle. Vous pouvez choisir l'une de ces vues pour en faire votre affichage de site par défaut. Vous pouvez également créer des vues personnalisées. Vous pouvez parcourir la vue en avant et en arrière, pour consulter le mois suivant par exemple.

Sélection d’un mois différent sur le calendrier

Vous pouvez également utiliser une grille pour faciliter la consultation de votre calendrier. Par exemple, si vous affichez un événement de conférence pour le mois de mai 2008 et que vous souhaitez ensuite afficher une éventuelle date pour cet événement pour l'année prochaine, vous pouvez rapidement parcourir le mois de mai 2009.

Vous pouvez gérer la mise à jour de votre calendrier comme vous gérez la mise à jour d'une liste. Vous pouvez exiger l'approbation d'éléments envoyés à un calendrier et gérer les groupes d'utilisateurs autorisés à consulter les événements avant de recevoir leur approbation. Vous pouvez également suivre les versions des éléments de calendrier, ainsi vous pouvez consulter les modifications et les restaurations des versions précédentes.

Le système crée automatiquement un calendrier lorsque Windows SharePoint Services 3.0 crée un site. Si vous ne souhaitez pas personnaliser ce calendrier, vous et votre équipe pouvez commencer par y ajouter des événements en suivant les étapes décrites plus loin dans cet article. Vous pouvez également personnaliser ce calendrier en modifiant son nom et d'autres paramètres. Pour ce faire, vous devez être autorisé à modifier la structure des listes dans votre site.

  1. Dans la barre de lancement rapide, cliquez sur Calendrier.

    Si Calendrier n'est pas visible, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur Calendrier.

  2. Pour modifier les paramètres de ce calendrier, dans le menu paramètres Settings menu , cliquez sur Paramètres de la liste.

  3. Pour modifier le titre et la description, sous Paramètres généraux, cliquez sur Titre, description et navigation, puis tapez un autre titre et une autre description.

  4. Modifiez tout autre paramètre souhaité, puis cliquez sur Enregistrer.

  5. Revenez à votre calendrier en cliquant sur son nom dans la barre de navigation supérieure.

  1. Cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis sur Créer dans la page Tout le contenu du site.

    Conseil : dans la plupart des cas, vous pouvez utiliser le menu Actions du site image du bouton pour effectuer cette étape.

  1. Dans Suivi, cliquez sur Calendrier.

  2. Dans la zone Nom, tapez un nom de calendrier. Le nom du calendrier est obligatoire.

    Ce nom apparaît en haut de la page du calendrier, il devient un composant de l'adresse Web pour la page de calendrier et s'affiche dans les éléments de navigation qui permettent à l'utilisateur de rechercher et d'ouvrir le calendrier.

  3. Dans la zone Description, indiquez la finalité du calendrier. La description est facultative.

    La description apparaît en haut de la page du calendrier dans la plupart des vues, sous le nom du calendrier. Si vous comptez configurer la liste pour une réception du contenu par courrier électronique, vous pouvez ajouter l'adresse de messagerie du calendrier à sa description. Ainsi, la recherche de cette adresse sera facilitée pour les utilisateurs.

  4. Pour ajouter un lien d'accès à ce calendrier dans la barre de lancement rapide, cliquez sur Oui dans la section Navigation.

  5. Si une section Messagerie est disponible dans la page Nouveau, cela signifie que la configuration de votre site autorise la réception de contenu par courrier électronique. Si vous souhaitez que les utilisateurs ajoutent des événements au calendrier en envoyant du courrier électronique, cliquez sur Oui. Dans la zone Adresse de messagerie, tapez la première partie de l'adresse à utiliser pour le calendrier.

  6. Cliquez sur Créer.

Suivez cette procédure pour ajouter un événement à un calendrier que vous affichez sur un site SharePoint.

  1. Si le calendrier n'est pas déjà ouvert, cliquez sur son nom sur la barre de lancement rapide.

    Si le nom de votre calendrier n'est pas visible, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom du calendrier.

  2. Dans le menu Nouveau Menu Nouveau , cliquez sur Nouvel élément.

  3. Pour que l'élément dure une journée entière, afin qu'il n'apparaisse pas à un moment spécifique sur un calendrier, activez la case à cocher Convertissez cet élément en activité d'une journée qui ne débute ni ne finit à une heure spécifique dans la section Journée entière.

  4. Pour créer un événement périodique, par exemple tous les mercredis à 11 heures, activez la case à cocher Faire de cet événement un événement périodique dans la section Périodicité.

  5. Entrez toute autre information souhaitée, puis cliquez sur OK.

Conseil : Vous pouvez créer un site Espace de travail de réunion lorsque vous créez un événement. Pour plus d'informations sur les sites Espace de travail de réunion, voir la section Voir aussi.

La configuration des calendriers peut être telle qu'elle permettra aux utilisateurs d'ajouter des éléments en envoyant des courriers électroniques, à condition que la configuration de votre site autorise la réception de contenu par courrier électronique. Vous pouvez envoyer des éléments à partir de programmes de calendrier ou de messagerie qui prennent en charge le format iCalendrier.

Vous devez savoir si le calendrier est configuré pour recevoir des courriers électroniques et pour obtenir l'adresse, avant de pouvoir envoyer le courrier électronique à un calendrier.

  1. Effectuez l'une des opérations suivantes pour obtenir l'adresse de messagerie pour le calendrier :

    • Vérifiez le carnet d'adresses de votre programme de messagerie. Si l'adresse de messagerie n'est pas visible, vous devez vous la procurer auprès de la personne qui a configuré le calendrier. Vous pouvez ensuite l'ajouter à la liste de contacts de votre programme de messagerie, ainsi vous pourrez le retrouver facilement ultérieurement.

    • Affichez la description de votre calendrier qui apparaît juste sous le titre du calendrier. Il se peut que le propriétaire de votre site ait ajouté l'adresse de messagerie du calendrier dans sa description.

    • Affichez les paramètres de messagerie pour la liste si l'adresse de messagerie ne figure pas dans la description du calendrier et si vous êtes autorisé à consulter les paramètres du calendrier :

      1. Si la liste n'est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans la barre de Lancement rapide.

        Si le nom de votre liste n'est pas affiché, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre liste.

      2. Dans le menu paramètres Settings menu , cliquez sur Paramètres de la liste.

      3. Si le calendrier est configuré pour recevoir du courrier électronique, son adresse apparaît dans Informations sur la liste en regard de Adresse de messagerie.

    • Utilisez l'adresse de messagerie de votre groupe SharePoint pour envoyer l'élément de calendrier, tel qu'une demande de réunion ou un rendez-vous, par courrier électronique. Votre organisation peut disposer de sa propre liste de messagerie, appelée groupe SharePoint, qui permet à ses membres d'envoyer du courrier les uns aux autres. L'adresse de groupe de SharePoint peut contenir l'adresse de votre calendrier, ainsi lorsque vous envoyez une demande de réunion aux membres du groupe, les éléments sont ajoutés automatiquement à votre calendrier SharePoint.

  2. Pour envoyer un élément de calendrier, envoyez une demande de réunion ou un rendez-vous à partir de votre programme de messagerie ou de calendrier.

    La configuration des calendriers peut être aussi telle qu'elle permettra la réception des pièces jointes aux éléments par courrier électronique. Pour inclure une pièce jointe à votre élément de liste, joignez le fichier à votre demande de réunion comme à l'accoutumée.

  3. Dans la zone À ou Cc de la demande de réunion, entrez l'adresse du calendrier. Si votre groupe SharePoint comprend déjà le calendrier, entrez plutôt l'adresse de messagerie du groupe SharePoint.

  4. Envoyez le message. Dans la plupart des applications de messagerie, vous devez cliquer sur Envoyer pour envoyer le message.

Remarque : Si vous envoyez un élément de calendrier vers un site SharePoint à l'aide d'un courrier électronique, vous devez avertir les participants de votre réunion de tout changement de plan. Si vous modifiez les détails de réunion sur le site SharePoint, les mises à jour et les annulations ne sont pas envoyées automatiquement depuis le site SharePoint.

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