Créer un état groupé ou de synthèse

Créer un état groupé ou de synthèse

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Il est souvent plus facile d’interpréter des données lorsqu’elles sont divisées en groupes. Par exemple, un état qui regroupe les ventes par région peut faire ressortir des tendances qui, dans un autre cas, n’auraient pas été relevées. De plus, en plaçant les totaux (sommes ou moyennes) à la fin de chaque groupe de l’état, vous pouvez vous éviter de faire maintes fois appel à une calculatrice.

Access permet de travailler plus facilement avec les états groupés. Vous pouvez créer un état groupé simple par le biais de l’Assistant État, regrouper et trier les données d’un état existant, voire même modifier les options de regroupement et de tri déjà définies.

Remarque :  Cet article ne s’applique pas aux applications Access Web App (type de base de données que vous créez dans Access et publiez en ligne).

Contenu de cet article

Créer rapidement un état groupé ou trié

Créer un état groupé à l’aide de l’Assistant État

Spécifier ou modifier un regroupement et un tri dans un état existant

Créer rapidement un état groupé ou trié

Même si vous débutez avec les états groupés, vous pouvez en créer un rapidement à l’aide de la procédure suivante :

  1. Dans le volet de navigation, sélectionnez une table ou une requête qui contient les enregistrements que vous souhaitez utiliser pour votre état.

  2. Sous l’onglet Créer, cliquez sur État.

    Access crée un état simple sous forme de tableau et l’affiche en mode Page. Si l’état comprend de nombreux champs, il se répartira probablement sur plusieurs pages. Avant de grouper ou de trier, redimensionnez les colonnes (ou supprimez les colonnes superflues) afin que l’état s’affiche sur une seule page. Pour supprimer une colonne, cliquez dessus avec le bouton droit, puis cliquez sur Supprimer une colonne.

  3. Cliquez avec le bouton droit sur la colonne à grouper ou à trier, puis cliquez sur Regrouper sur [nom de champ] ou cliquez sur l’une des options Trier. Par exemple, pour regrouper sur la colonne Priorité, cliquez avec le bouton droit sur la colonne Priorité, puis cliquez sur Regrouper sur Priorité.

    Quand vous appliquez un regroupement, Access déplace le champ de regroupement dans la dernière colonne sur la gauche, et regroupe les autres colonnes en fonction de cette colonne. Dans certains cas, Access ajoute également un total général à la section Pied état.

  4. Vous pouvez afficher et affiner les options de regroupement et de tri en suivant les procédures de la section Spécifier ou modifier un regroupement et un tri dans un état existant.

Créer un état groupé à l’aide de l’Assistant État

L’Assistant État vous présente une série de questions puis génère un état basé sur vos réponses. Vous serez notamment invité à indiquer le nom du ou des champs à utiliser pour regrouper votre état. Une fois l’état créé, vous pouvez l’utiliser tel quel ou le modifier en fonction de vos besoins. Avant de démarrer avec l’Assistant État, vous devez choisir une source de données.

Démarrer l’Assistant État

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe État, cliquez sur Assistant État.

    Access démarre l’Assistant État.

    Sélection de champs dans l’Assistant État

  2. Cliquez sur la liste déroulante Tables/Requêtes et choisissez la table ou la requête qui contient les champs que vous souhaitez faire figurer dans l’état.

  3. Double-cliquez ensuite sur des champs de la liste Champs disponibles pour les sélectionner.

    Access les déplace dans la liste Champs sélectionnés. Vous pouvez également cliquer sur les boutons situés entre les zones Champs disponibles et Champs sélectionnés pour ajouter ou supprimer le champ sélectionné ou l’ensemble des champs.

  4. S’il y a des champs d’une autre table ou requête que vous souhaitez placer dans l’état, cliquez à nouveau dans la liste Tables/Requêtes et choisissez la table ou la requête en question, puis continuez à ajouter des champs.

  5. Dès que vous avez terminé d’ajouter des champs, cliquez sur Suivant.

Regrouper des enregistrements dans l’Assistant État

Le regroupement permet d’organiser et de disposer les enregistrements par groupe, tel que Région ou Représentant. Il est possible d’imbriquer des groupes afin de faciliter l’identification des relations entre les groupes et retrouver rapidement les informations dont vous avez besoin. Vous pouvez également recourir au regroupement pour calculer des informations de synthèse, telles que des totaux ou des pourcentages.

Lorsque vous incluez plusieurs tables à un état, l’Assistant examine les relations qui existent entre les tables et détermine la façon dont vous souhaitez afficher les informations.

  1. Dans la page de l’Assistant État où vous est posée la question Souhaitez-vous ajouter un niveau de regroupement ?, cliquez sur l’un des noms de champs dans la liste, puis cliquez sur Suivant.

  2. Pour ajouter des niveaux de regroupement, double-cliquez dans la liste sur les noms de champs souhaités pour les ajouter à l’état.

    Vous pouvez également supprimer un niveau de groupe en double-cliquant dessus dans la zone d’affichage de la page, à droite de la boîte de dialogue. Utilisez les boutons fléchés pour ajouter et supprimer des niveaux de regroupement, et ajustez la priorité d’un niveau de groupe en le sélectionnant et en cliquant sur les boutons de priorité Haut et Bas. Access ajoute chaque niveau de groupe et le présente imbriqué dans son niveau de groupe parent.

    Ajout de niveaux de regroupement dans l’Assistant État

  3. Cliquez sur Options de regroupement pour afficher la boîte de dialogue Intervalles de regroupement.

    Intervalles de regroupement dans l’Assistant État

  4. Pour chaque champ de regroupement, choisissez éventuellement un intervalle de regroupement.

    L’intervalle de regroupement permet de personnaliser la façon dont les enregistrements sont regroupés. Dans l’illustration précédente, les enregistrements sont regroupés sur le champ ShippedDate (Date de livraison), dont les données sont de type Date/Heure. L’Assistant État offre des choix appropriés au type de champ dans la liste Intervalles de regroupement. Par conséquent, étant donné que le champ ShippedDate contient des données de type Date/Time, vous pouvez choisir d’effectuer un regroupement par valeur réelle (Normal), Année, Trimestre, Mois, Semaine, Jour, Heure et Minute. Si le champ avait été de type Texte, vous auriez pu choisir d’effectuer un regroupement en fonction du champ entier (Normal), voire d’un ou plusieurs des cinq premiers caractères. Dans le cas d’un type de données numérique, vous pouvez choisir d’effectuer un regroupement en fonction de la valeur (Normal) ou d’une plage avec incréments sélectionnés.

    Après avoir sélectionné un intervalle de regroupement, cliquez sur OK.

  5. Cliquez sur Suivant pour accéder à la page suivante de l’Assistant.

Trier et synthétiser des enregistrements

Vous pouvez trier les enregistrements en fonction d’un à quatre champs, par ordre croissant ou décroissant.

  1. Cliquez sur la première liste déroulante et choisissez le champ sur lequel doit porter le tri.

    Vous pouvez cliquer sur le bouton situé à droite de la liste pour passer d’un ordre croissant à un ordre décroissant et inversement (Croissant est la valeur par défaut). Cliquez éventuellement sur la deuxième, la troisième et la quatrième liste déroulante pour choisir d’autres champs de tri.

    Ordres de tri dans l’Assistant État

  2. Cliquez sur Options de synthèse si vous souhaitez synthétiser des champs numériques.

    Notez que le bouton Options de synthèse ne s’affiche que si la section Détail de votre état comporte un ou plusieurs champs numériques. L’Assistant affiche les champs numériques disponibles.

    Options de synthèse dans l’Assistant État

  3. Activez la case à cocher sous votre choix (Somme, Moy, Min ou Max) pour inclure ces calculs dans le pied de groupe.

    Vous pouvez également choisir d’afficher les détails et la synthèse ou uniquement la synthèse. Dans ce dernier cas, les totaux de chaque valeur ShippedDate sont affichés (si vous avez activé la case à cocher correspondant à Somme, par exemple), mais les détails de la commande sont omis. Vous pouvez également choisir d’afficher le pourcentage du total des calculs dans le cas des sommes.

  4. Cliquez sur OK.

  5. Suivez les instructions fournies dans les pages restantes de l’Assistant État. Dans la dernière page, vous pouvez modifier le titre de l’état. Ce titre s’affichera sur la première page de l’état, et Access l’attribuera à l’état comme nom de document au moment de l’enregistrement. Vous pouvez modifier ultérieurement le titre et le nom du document.

  6. Cliquez sur Terminer. Access enregistre automatiquement l’état et l’affiche en mode Aperçu avant impression, qui présente l’état tel qu’il sera imprimé.

Vous pouvez utiliser les boutons de navigation situés au bas du volet d’aperçu pour visualiser les pages de l’état par ordre séquentiel ou pour atteindre n’importe quelle page de l’état. Cliquez sur l’un des boutons de navigation ou tapez le numéro de la page que vous souhaitez afficher dans la zone du numéro de page, puis appuyez sur Entrée.

En mode Aperçu avant impression, vous pouvez effectuer un zoom avant pour afficher les détails ou un zoom arrière pour voir si les données sont correctement positionnées sur la page. Placez le pointeur de la souris sur l’état, puis cliquez une fois. Pour inverser l’effet de zoom, cliquez à nouveau. Vous pouvez également utiliser le contrôle de zoom situé dans la barre d’état.

Spécifier ou modifier un regroupement et un tri dans un état existant

Si l’état existe déjà et que vous souhaitez y spécifier un tri ou un regroupement ou modifier celui existant, cette section vous explique comment procéder.

Ajouter un regroupement, un tri et des totaux

Vous pouvez effectuer des opérations de tri, de regroupement et de calcul de base en cliquant avec le bouton droit sur les champs en mode Page, puis en choisissant l’opération souhaitée dans le menu contextuel. Pour basculer en mode Page, cliquez avec le bouton droit sur l’état dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Page.

Remarque : Bien que les instructions fournies dans cette section ne fassent pas directement appel au volet Regrouper, trier et total, il est judicieux d’ouvrir ce volet et d’y observer les changements à mesure que vous travaillez. Vous vous ferez une meilleure idée du fonctionnement d’Access et, à mesure que vous vous familiariserez à l’utilisation du volet Regrouper, trier et total, vous pourrez l’utiliser pour apporter des corrections supplémentaires à votre état. Pour afficher le volet Regrouper, trier et total :

  • Sous l’onglet Créer, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Regrouper et trier

Trier un seul champ

  • Cliquez avec le bouton droit sur une valeur du champ sur lequel vous souhaitez effectuer un tri.

  • Dans le menu contextuel, cliquez sur l’option de tri souhaitée. Par exemple, pour trier un champ de texte par ordre croissant, cliquez sur Trier de A à Z. Pour trier un champ numérique par ordre décroissant, cliquez sur Trier du plus grand au plus petit.

Access trie l’état comme spécifié. Si le volet Regrouper, trier et total est ouvert, vous pouvez constater qu’une nouvelle ligne Trier par a été ajoutée pour le champ.

Trier plusieurs champs

Remarque : Lorsque vous appliquez un tri en cliquant avec le bouton droit sur un champ en mode Page, vous ne pouvez trier qu’un seul champ à la fois. Le fait d’appliquer un tri à un autre champ entraîne l’annulation du tri dans le premier champ. Ce comportement de tri diffère de celui des formulaires, où plusieurs ordres de tri peuvent être établis en cliquant tour à tour avec le bouton droit sur chaque champ et en choisissant l’ordre de tri souhaité. Pour créer plusieurs niveaux de tri, voir la section Spécifier un regroupement, un tri et des totaux via le volet Regrouper, trier et total.

Effectuer un regroupement sur un champ

  • Cliquez avec le bouton droit sur une valeur du champ sur lequel vous souhaitez effectuer un regroupement.

  • Dans le menu contextuel, cliquez sur Regrouper sur.

Access ajoute le niveau de groupe et crée un en-tête de groupe pour celui-ci. Si le volet Regrouper, trier et total est ouvert, vous pouvez constater qu’une nouvelle ligne Regrouper sur a été ajoutée pour le champ.

Ajouter un total à un champ

Cette option vous permet de calculer une somme, une moyenne, un total ou une autre fonction d’agrégation pour un champ. Un total général est alors ajouté à la fin de l’état ainsi qu’un total de groupe à chaque groupe figurant dans l’état.

  • Cliquez avec le bouton droit sur une valeur du champ dont vous souhaitez obtenir le total.

  • Cliquez sur Total.

  • Cliquez sur l’opération que vous souhaitez effectuer : Somme, Moyenne, Compter les enregistrements (pour compter tous les enregistrements), Compter les valeurs (pour compter uniquement les enregistrements liés à une valeur dans ce champ), Max., Min., Écart-type ou Variance.

Access ajoute un contrôle Zone de texte calculée dans le pied de l’état, créant ainsi un total général. Par ailleurs, si votre état intègre des niveaux de regroupement, Access ajoute des pieds de groupe (s’il n’en existe pas déjà) et place le total dans chacun d’eux.

Remarque : Vous pouvez également ajouter des totaux en cliquant sur le champ dont le total doit être calculé puis, sous l’onglet Créer, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Totaux.

Spécifier un regroupement, un tri et des totaux via le volet Regrouper, trier et total

Le volet Regrouper, trier et total offre une plus grande souplesse lorsque vous souhaitez ajouter ou modifier des groupes, des ordres de tri ou des options de calcul de totaux dans un état. Ici encore, le mode Page est l’affichage à privilégier, car vous pouvez plus facilement apprécier l’effet de vos modifications sur l’affichage des données.

Afficher le volet Regrouper, trier et total

  • Sous l’onglet Créer, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Regrouper et trier.

    Access affiche le volet Regrouper, trier et total.

Volet Regrouper, trier et total

Pour ajouter un nouveau niveau de tri ou de regroupement, cliquez sur Ajouter un groupe ou sur Ajouter un tri.

Une nouvelle ligne est ajoutée au volet Regrouper, trier et total, et la liste des champs disponibles s’affiche à l’écran.

Liste de champs dans le volet Regrouper, trier et total

Vous pouvez sélectionner le nom d’un de ces champs ou cliquer sur expression en dessous de la liste de champs pour entrer une expression. Dès lors que vous avez choisi un champ ou entré une expression, Access ajoute le niveau de groupe à l’état. En mode Page, le regroupement apparaît immédiatement à l’écran.

Pour plus d’informations sur la création d’expressions, voir l’article créer une expression.

Remarques : 

  • Si plusieurs niveaux de tri ou de regroupement ont déjà été définis, vous devrez peut-être faire défiler le volet Regrouper, trier et total vers le bas pour atteindre les boutons Ajouter un groupe et Ajouter un tri.

  • Vous pouvez définir jusqu’à 10 niveaux de regroupement et de tri dans un état.

Modifier les options de regroupement

Chaque niveau de tri ou de regroupement s’accompagne de diverses options que vous pouvez définir pour obtenir les résultats souhaités.

Options de regroupement

  • Pour afficher toutes les options d’un niveau de groupe ou de tri donné, cliquez sur Plus dans le niveau à modifier.

    Options de regroupement (développées)

  • Pour masquer les options, cliquez sur Moins.

Ordre de tri    Vous pouvez modifier l’ordre de tri en cliquant sur la liste déroulante Ordre de tri, puis sur l’option souhaitée.

Intervalle du groupe    Ce paramètre détermine le mode de regroupement des enregistrements. Par exemple, vous pouvez définir un regroupement sur le premier caractère d’un champ de texte de sorte que tout ce qui commence par « A » soit regroupé ensemble, tout ce qui commence par « B » soit également regroupé ensemble, et ainsi de suite. Dans le cas d’un champ de date, vous pouvez définir un regroupement en fonction du jour, de la semaine, du mois, du trimestre ou entrer un intervalle personnalisé.

Totaux    Pour ajouter des totaux, cliquez sur cette option. Vous pouvez ajouter des totaux dans plusieurs champs, et vous pouvez définir plusieurs types de totaux dans un même champ.

Fenêtre contextuelle Totaux

  • Cliquez sur la flèche déroulante Total sur et sélectionnez le champ à synthétiser.

  • Cliquez sur la flèche déroulante Type et sélectionnez le type de calcul à effectuer.

  • Activez la case Afficher le total général pour ajouter un total général à la fin de l’état (dans le pied d’état).

  • Activez la case Afficher les totaux de groupe comme % du total général pour ajouter un contrôle au pied de groupe où est calculé le pourcentage du total général de chaque groupe.

  • Activez la case Afficher dans l’en-tête de groupe ou Afficher dans le pied de page de groupe pour afficher le total à l’emplacement souhaité.

Une fois que vous avez choisi toutes les options pour un champ, vous pouvez répéter cette procédure et synthétiser un autre champ en le sélectionnant dans la liste déroulante Total sur. Sinon, cliquez à l’extérieur de la fenêtre contextuelle Totaux pour la fermer.

Titre    Cette option permet de modifier le titre du champ faisant l’objet d’une synthèse. Elle est utilisée pour l’en-tête de colonne et pour donner un titre aux champs de synthèse dans les en-têtes et les pieds de page.

Pour ajouter ou modifier le titre :

  • Cliquez sur le texte de couleur bleue à la suite de avec titre.

    La boîte de dialogue Zoom s’affiche.

  • Tapez le nouveau titre dans la boîte de dialogue, puis cliquez sur OK.

Avec/sans section d’en-tête    Ce paramètre permet d’ajouter ou de supprimer la section d’en-tête qui précède chaque groupe. Lorsque vous ajoutez une section d’en-tête, le champ de regroupement est automatiquement déplacé vers l’en-tête. Lorsque vous supprimez une section d’en-tête contenant d’autres contrôles que le champ de regroupement, vous êtes invité à confirmer la suppression des contrôles.

Avec/sans section de pied de page    Ce paramètre permet d’ajouter ou de supprimer la section de pied de page à la suite de chaque groupe. Lorsque vous supprimez une section de pied de page qui contient des contrôles, vous êtes invité à confirmer la suppression des contrôles.

Faire tenir tout le groupe sur une page    Ce paramètre détermine la façon dont les groupes sont disposés dans la page au moment de l’impression de l’état. Vous pouvez souhaiter maintenir autant que possible les groupes ensemble afin d’avoir un minimum de pages à feuilleter pour voir le groupe entier. Toutefois, le nombre de feuilles nécessaires à l’impression de l’état est généralement plus important dans ce cas, car un espace vide figure au bas de la plupart des pages.

  • Ne pas faire tenir le groupe sur une page    Vous pouvez utiliser cette option si cela ne vous gêne pas que les groupes soient morcelés par des sauts de page. Par exemple, pour un groupe de 30 articles, les 10 premiers articles pourront figurer au bas d’une page et les 20 autres en haut de la page suivante.

  • Faire tenir tout le groupe sur une page    Cette option permet de réduire au minimum le nombre de sauts de page dans un groupe. Si un groupe ne peut pas tenir dans l’espace qu’il reste sur une page, cet espace reste vide et le groupe débute sur la page suivante. Les groupes volumineux peuvent toujours s’étaler sur plusieurs pages, mais cette option permet de réduire autant que possible le nombre de sauts de page au sein d’un même groupe.

  • Faire tenir l’en-tête et le premier enregistrement sur une page    Dans le cas des groupes qui comportent des en-têtes de groupe, cette option garantit que l’en-tête de groupe ne s’imprimera pas au bas d’une page. Si Access détermine qu’il n’y a pas suffisamment d’espace après l’en-tête pour l’impression d’au moins une ligne de données, le groupe débute à la page suivante.

Changer la priorité des niveaux de regroupement et de tri

Pour modifier la priorité d’un niveau de groupe ou de tri, cliquez sur la ligne dans le volet Regrouper, trier et total , puis cliquez sur la flèche vers le haut ou vers la droite située en regard de la ligne.

Supprimer des niveaux de regroupement et de tri

Pour supprimer un niveau de groupe ou de tri, cliquez sur la ligne à supprimer dans le volet Regrouper, trier et total, puis appuyez sur Suppr ou cliquez sur le bouton Supprimer situé à droite de la ligne. Lorsque vous supprimez un niveau de groupe, si le champ de regroupement était dans l’en-tête ou le pied de groupe, Access le déplace vers la section Détail de l’état. Les autres contrôles qui étaient éventuellement présents dans l’en-tête ou le pied de groupe sont supprimés.

Créer un état de synthèse (sans détails sur les enregistrements)

Si vous ne souhaitez afficher que les totaux (c’est-à-dire, uniquement les informations figurant dans les lignes d’en-tête et de pied de page), sous l’onglet Créer, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Masquer les détails. Les enregistrements situés au niveau de groupe inférieur sont alors masqués, offrant ainsi une présentation des données de synthèse bien plus compacte. Même si les enregistrements sont masqués, les contrôles situés dans la section masquée ne sont pas supprimés. Cliquez à nouveau sur Masquer les détails pour restaurer les lignes de détail dans l’état.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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