Créer ou modifier un affichage

Vous pouvez utiliser des affichages pour consulter les éléments d'une liste ou d'une bibliothèque qui vous importent le plus ou qui vous sont le plus utiles. Par exemple, vous pouvez créer des affichages de fichiers récemment créés, des affichages d'éléments de liste s'appliquant à un service donné ou des affichages de fichiers créés par une personne. Après la création d'un affichage, celui-ci est toujours à votre disposition lorsque vous consultez une liste ou une bibliothèque.

Dans cet article

Vue d'ensemble

Types d'affichages

Créer un affichage

Utiliser les affichages mobiles

Ajouter des colonnes

Modifier les paramètres d'une colonne

Supprimer une colonne

Sélectionner un autre affichage ou modifier un affichage

Chaque liste ou bibliothèque comporte au moins un affichage, en fonction du type et des paramètres appliqués. Certaines listes et bibliothèques ont d'autres affichages intégrés et vous pouvez créer des affichages personnalisés. Par exemple, une liste des tâches comporte plusieurs affichages, tels que les tâches arrivant à échéance aujourd'hui, les tâches vous étant affectées, toutes les tâches, etc.

Affichages dans le menu Affichage

Vous pouvez créer des affichages personnels et des affichages publics. Un affichage personnel est mis à votre disposition uniquement lorsque vous consultez une liste ou une bibliothèque. Un affichage public est disponible lorsque tous les utilisateurs consultent une liste ou une bibliothèque. Pour créer un affichage public, vous devez être autorisé à modifier la structure de la liste ou de la bibliothèque. Vous pouvez définir un affichage public par défaut pour une liste ou une bibliothèque.

En outre, si quelqu'un crée un site, vous pouvez vous connecter à d'autres affichages ou concevoir des pages dotées de composant WebPart utilisant ces affichages.

Pour rendre vos listes ou bibliothèques polyvalentes, vous pouvez ajouter des colonnes supplémentaires. Vous pouvez créer plusieurs affichages qui montrent ou masquent les colonnes, en fonction de la finalité des affichages. Par exemple, certains utilisateurs souhaitent consulter uniquement les fichiers qui s'appliquent à leur service, ou les fichiers triés par numéro de projet.

Si votre liste ou bibliothèque est volumineuse ou complexe , par exemple si votre groupe utilise plusieurs projets ou si plusieurs groupes travaillent sur le même projet , les affichages permettent aux utilisateurs de consulter les données les plus pertinentes.

Vous pouvez choisir le nombre d'éléments visibles simultanément par affichage. Par exemple, les utilisateurs peuvent parcourir une liste dans des ensembles de 25 ou 100 éléments de liste par page, en fonction de leurs préférences et de la vitesse de connexion.

Les affichages permettent également de gérer le mode d'affichage des listes et des bibliothèques sur des périphériques mobiles. Certains périphériques peuvent limiter le nombre de caractères affichés dans une colonne.

Les affichages vous permettent d'augmenter l'efficacité des listes et des bibliothèques de plusieurs façons. Reportez-vous aux exemples suivants pour savoir comment utiliser vos affichages :

  • Filtrer par critères, tel qu'un service ou un nom de personne

  • Trier dans un ordre donné, par exemple, pour afficher les fichiers récemment modifiés

  • Masquer ou afficher des colonnes, par exemple, pour voir un affichage plus clair

  • Regrouper des informations basées sur des données de liste, telles que les regroupements par service

  • Afficher des sous-totaux de colonnes, tels que le nombre de documents contractuels

  • Consulter un affichage Calendrier pour une liste avec des dates de début et de fin

  • Afficher une liste dans un programme de base de données qui permet l'analyse de données

  • Consulter tous les éléments au même niveau en affichage 2D sans dossiers

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Types d'affichages

Lorsque vous créez un affichage personnalisé dans Windows SharePoint Services 3.0, vous commencez par l'associer à un type de vue qui détermine l'affichage des éléments de liste. Par exemple, vous pouvez afficher des éléments de liste dans une liste linéaire, telle des lignes sur papier, ou afficher des informations pour en améliorer l'effet visuel, tel un affichage de dates dans un calendrier mensuel. Vous pouvez également vous inspirer d'un affichage existant pour en créer un nouveau ; ceci vous fera économiser du temps.

  • Standard     Ce type d'affichage affiche les éléments ou les fichiers comme une liste classique sur une page Web. L'affichage standard est défini par défaut pour la plupart des types de listes et de bibliothèques. Vous pouvez le personnaliser de plusieurs façons.

  • Calendrier    Ce type d'affichage affiche les éléments de calendrier dans un format visuel semblable à celui d'un calendrier de bureau ou mural. Ce format vous permet d'appliquer des affichages quotidien, hebdomadaire ou mensuel. Par exemple, vous pouvez créer un calendrier pour effectuer le suivi des échéances de projet pour votre équipe ou le suivi des congés au sein de votre organisation.

    Vue hebdomadaire sélectionnée dans le calendrier

    1. Les calendriers offrent plusieurs vues.

    2. Les événements sur une journée entière apparaissent en haut d'un calendrier en fonction de la date ; tous les autres événements apparaissent en fonction de la date et de l'heure.

  • Feuille de données    Ce type d'affichage fournit des données dans un format modifiable, tel qu'une table dans une base de données ou une feuille de calcul. Cet affichage est pratique si vous devez effectuer de nombreuses tâches de modification ou de personnalisation, ou si vous devez exporter vos données dans des programmes de bases de données ou tableurs. Le mode Feuille de calcul exige un contrôle ou un programme compatible avec Windows SharePoint Services, tel que Office Access 2007, et une prise en charge du contrôle ActiveX.

  • Gantt    Ce type d'affichage permet de visualiser les données avec des barres permettant de suivre leur évolution, si vos données sont associées à un intervalle de temps. Le mode Gantt facilite la gestion des projets et offre une présentation rapide de vos données. Par exemple, vous pouvez utiliser cet affichage pour vérifier les tâches qui se chevauchent et pour visualiser l'évolution générale.

    Partie d'une liste en mode Gantt

Remarque : D'autres types d'affichages peut être disponibles pour votre liste ou bibliothèque.

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Créer un affichage

Lorsque vous affichez une liste ou une bibliothèque, vous pouvez effectuer un tri ou un filtrage temporaire des fichiers en pointant sur le nom d'une colonne, puis en cliquant sur la flèche à côté du nom. Cette approche est pratique si vous devez consulter les fichiers d'une certaine façon et de temps à autre. Ceci dit, vous devrez reprendre ces étapes à la prochaine consultation de la liste ou de la bibliothèque.

Tri des éléments de la liste ou de la bibliothèque

Si vous prévoyez d'afficher vos informations d'une façon spécifique et fréquemment, vous pouvez créer un affichage. Vous pouvez l'utiliser à chaque utilisation de la liste ou de la bibliothèque. Lorsque vous créez un affichage, celui-ci est ajouté au menu Affichage Menu Affichage d'une liste ou d'une bibliothèque. Le menu Affichage regroupe les affichages en sections, y compris l'affichage par défaut, les affichages personnels, les affichages publics, et les affichages associés à l'approbation de contenu (notamment Approuver/rejeter), outre les commandes de modification et de création d'affichages.

Avant de commencer

Avant de créer un affichage, ajoutez des colonnes pour obtenir une plus grande souplesse de tri, de regroupement et de filtrage. Pour plus d'informations sur la création de colonnes, voir Ajouter des colonnes dans cet article.

Si vous créez un affichage pour un périphérique mobile, pensez aux limites des périphériques mobiles de votre groupe. Pour plus d'informations sur la définition de ces limites, voir Utiliser des affichages mobiles, plus loin dans cet article.

Créer un affichage

  1. Si la liste ou la bibliothèque n'est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans Lancement rapide.

    Si le nom de votre liste ou bibliothèque n'apparaît pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre liste ou bibliothèque.

  2. Dans le menu Affichage Menu Affichage , cliquez sur Créer un affichage.

  3. Dans Choisir un format d'affichage, cliquez sur le type d'affichage à créer. Vous pouvez cliquer sur Affichage standard dans la plupart des scénarios survenant dans les bibliothèques. Ceci dit, vous pouvez choisir d'autres affichages pour des situations particulières.

  4. Dans la zone Nom de l'affichage, tapez le nom de l'affichage, comme Trié par nom.

  5. Si vous souhaitez définir cet affichage comme affichage par défaut, activez la case à cocher Définir cet affichage comme affichage par défaut.

    Vous pouvez définir cette vue comme vue par défaut uniquement s'il s'agit d'une vue publique et si vous disposez des autorisations pour modifier la conception d'une liste.

  6. Dans la section Audience, sous Afficher les audiences, indiquez si vous voulez créer un affichage personnel que vous seul pourrez utiliser ou un affichage public que d'autres pourront utiliser.

  7. Dans la section Colonnes, vous pouvez afficher ou masquer des colonnes en activant les cases à cocher appropriées. En regard du nom de la colonne, entrez le chiffre correspondant à l'ordre de votre colonne dans l'affichage.

  8. Dans la section Trier, précisez si vous souhaitez trier les informations, et si tel est le cas indiquer leur mode de tri. Vous pouvez trier en utilisant deux colonnes, l'une pour l'auteur et l'autre pour le nom de fichier pour chaque auteur.

  9. Dans la section Filtrer, précisez si vous souhaitez filtrer les fichiers, et si tel est le cas indiquer leur mode de filtrage. Un affichage filtré vous indique une sélection plus petite, telle que des éléments créés par un service donné ou dotés du statut Approuvé.

  10. Dans la section Regrouper par, vous pouvez regrouper les éléments qui ont la même valeur au sein de leur section, telle qu'une section extensible pour les documents par un auteur spécifique.

  11. Dans la section Totaux, vous pouvez compter le nombre d'éléments d'une colonne, tel que le nombre total de problèmes. Dans certains cas, vous pouvez résumer ou distiller des informations supplémentaires, telles que des moyennes.

  12. Dans la section Style, sélectionnez le style de l'affichage ; par exemple une liste avec ombrage dans laquelle toutes les lignes sont ombrées.

  13. Si votre liste ou bibliothèque comprend des dossiers, vous pouvez créer un affichage sans dossiers , aussi connu sous le nom d'affichage 2D. Pour afficher tous vos éléments de liste au même niveau, cliquez sur Afficher tous les éléments sans dossiers.

  14. Si votre liste ou bibliothèque est volumineuse, vous pouvez limiter le nombre de fichiers à afficher dans la liste ou bibliothèque, ou le nombre de fichiers à afficher sur la même page. Dans la section Limitation des éléments, sélectionnez les options souhaitées.

  15. Si vous comptez afficher la liste ou la bibliothèque sur un périphérique mobile, sélectionnez les options souhaitées dans la section Mobile.

  16. Cliquez sur OK.

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Utiliser les affichages mobiles

Dans Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez afficher, voire même mettre à jour, des listes ou des bibliothèques à partir d'un périphérique mobile, tel qu'un assistant numérique personnel ou un téléphone cellulaire.

La longueur et la taille de certains portions d'une liste ou bibliothèque sont limitées sur les périphériques mobiles en raison de la largeur d'écran et des éventuels problèmes de performances. Vous pouvez créer des affichages pour votre périphérique mobile en prenant en considération ces restrictions.

Certains types de liste comme les forums de discussion, ne sont pas disponibles sur les périphériques mobiles. Certaines colonnes n'existent pas non plus sur les périphériques mobiles, notamment Monétaire, Oui/Non et Personne ou groupe. Si la limite est atteinte, un point de suspension (...) indique le contenu qui n'est pas affiché.

Si les utilisateurs de votre groupe affichent des listes ou des bibliothèques sur les deux types de périphériques mobiles, vous devez prendre en considération les limites de la liste mobile lorsque vous créez un affichage mobile.

Voici la liste des limites pour des affichages de listes et de bibliothèques sur des périphériques mobiles.

Élément

Limite

Caractères dans le titre Web d'une liste ou d'une bibliothèque

20

Caractères dans un nom de liste ou de bibliothèque

20

Nombre d'affichages mobiles

10

Nombre d'éléments affichés dans un affichage

100

Caractères dans un titre d'éléments de liste

20

Caractères dans un nom de colonne

20

Type de champ de texte sur une seule ligne

256

Type de champ de texte sur plusieurs lignes

256

Chaque choix dans un type de champ de choix

10

Nombre d'options dans un type de champ de choix

10

Caractères dans chaque élément d'une liste de choix

20

Nombre d'options dans une liste de choix

20

Caractères dans un champ de lien hypertexte ou d'image

20

Caractères dans un nom de fichier joint

20

Nombre de pièces jointes (aux éléments de liste) affichées

3

Caractères dans un champ calculé

20


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Ajouter des colonnes

Les colonnes permettent à votre groupe de classer et de suivre les informations, telles que le nom de service ou le numéro de projet. Plusieurs options sont disponibles pour le type de colonne que vous créez, notamment une seule ligne de texte, une liste déroulante d'options, un nombre calculé à partir d'autres colonnes ou encore le nom et la photo de la personne présente sur votre site.

Remarque : La procédure suivante commence sur la page de la liste ou de la bibliothèque où vous souhaitez ajouter la colonne. Si la liste ou la bibliothèque n'est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom sur la barre de lancement rapide. Si son nom n'est pas visible, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur son nom.

  1. Dans le menu Paramètres Settings menu , cliquez sur Créer une colonne.

  2. Dans la section Nom et type, tapez le nom de votre choix dans la zone Nom de la colonne.

  3. Sous Le type d'informations contenues dans cette colonne est, sélectionnez le type d'informations qui doit apparaître dans la colonne.

  4. Dans la section Paramètres de colonne supplémentaires, tapez une description dans la zone Description pour aider à comprendre l'objet de la colonne et ce qu'elle doit contenir. Cette description est facultative.

  5. Selon le type de colonne sélectionné, des options supplémentaires peuvent apparaître dans la section Paramètres de colonne supplémentaires. Sélectionnez les paramètres supplémentaires de votre choix.

  6. Pour ajouter la colonne à l'affichage par défaut, qui apparaît automatiquement à la première ouverture d'une liste ou d'une bibliothèque, cliquez sur Ajouter à l'affichage par défaut.

  7. Cliquez sur OK.

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Modifier les paramètres d'une colonne

Vous pouvez modifier les paramètres d'une colonne, tels que son nom. En fonction des types de colonne et de liste, vous pouvez apporter d'autres modifications. Par exemple, vous pouvez modifier le type de données contenues dans certaines colonnes ou limiter le nombre de caractères contenus. Lorsque vous modifiez les paramètres, assurez-vous que les données existantes correspondent aux nouveaux paramètres que vous appliquez.

  1. Si la liste ou la bibliothèque n'est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans Lancement rapide.

    Si le nom de votre liste ou bibliothèque n'apparaît pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre liste ou bibliothèque.

  2. Dans la section Colonnes, cliquez sur le nom de la colonne à modifier.

  3. Modifiez les paramètres souhaités, puis cliquez sur OK.

Remarque : Vous pouvez préciser qu'une colonne est indexée, vous pouvez ainsi alterner plus rapidement entre les affichages de listes et de bibliothèques sur plusieurs dossiers. Pour afficher les paramètres d'une liste ou d'une bibliothèque, cliquez sur Colonnes indexées. Sélectionnez la colonne à indexer, puis cliquez sur OK.

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Supprimer une colonne

Important : Cette procédure supprime la colonne et toutes les données associées.

  1. Si la liste ou la bibliothèque n'est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans Lancement rapide.

    Si le nom de votre liste ou bibliothèque n'apparaît pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre liste ou bibliothèque.

    Effectuez l'une des actions suivantes :

    • Dans le menu Paramètres Settings menu , cliquez sur Paramètres de la liste ou sur les options de paramètres souhaitées.

    • Sur un site blog, sous Liens d'administration, cliquez sur Gérer les messages pour afficher la liste des messages. Dans le menu Paramètres, cliquez sur Paramètres de la liste.

  2. Dans la section Colonnes, cliquez sur le nom de la colonne à supprimer.

  3. Cliquez sur Supprimer.

    Vous devrez sans doute défiler vers le bas de la page pour voir le bouton Supprimer.

  4. Si vous recevez un message d'avertissement et si vous êtes sûr de vouloir supprimer la colonne, cliquez sur OK.

Remarque : Les listes et les bibliothèques comprennent certaines colonnes obligatoires que vous ne pouvez pas supprimer, telles que Titre ou Nom. Si vous ne pouvez pas supprimer une colonne, le bouton Supprimer n'est pas disponible. Si vous ne pouvez pas supprimer une colonne mais que vous ne souhaitez pas la voir affichée, vous pouvez la masquer. Pour plus d'informations sur le masquage de colonnes, voir la section Voir aussi.

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Sélectionner un autre affichage ou modifier un affichage

Les affichages disponibles dépendent d'une part des paramètres de votre liste ou bibliothèque, et d'autre part de la création d'affichages supplémentaires. Plusieurs listes et bibliothèques comportent plusieurs affichages par défaut. Par exemple, une liste des tâches comporte des affichages pour les tâches qui vous ont été exclusivement affectées et pour toutes les tâches arrivant à échéance aujourd'hui.

  1. Si la liste ou la bibliothèque n'est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans Lancement rapide.

    Si le nom de votre liste ou bibliothèque n'apparaît pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre liste ou bibliothèque.

  2. Effectuez l'une des opérations suivantes :

    • Pour sélectionner un autre affichage, dans le menu Affichage Menu Affichage , cliquez sur l'affichage souhaité.

    • Pour modifier un affichage, cliquez sur le menu Affichage, puis cliquez sur Modifier cet affichage.

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