Créer et partager une liste de ressources partagées

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Le fait de savoir qui est disponible pour travailler sur votre projet peut devenir un défi lorsque vous travaillez sur plusieurs projets.

Si vous affectez les mêmes personnes à plusieurs projets ou que vous utilisez des ressources partagées dans votre projet, elle permet de combiner toutes les informations sur les ressources dans un fichier central appelé liste de ressources partagées. La liste de ressources partagées est également utile pour identifier les conflits d'affectation et afficher l'attribution des heures pour chaque projet.

Créer une liste de ressources partagées

Remarque : Si vous utilisez Project professionnel et des ressources existent dans la liste des ressources d'entreprise de votre organisation, vous n'avez pas besoin de créer une autre liste de ressources partagées. Pour plus d'informations, voir Ajouter des ressources à la liste des ressources partagées de l'entreprise .

  1. Ouvrez Project, cliquez sur l'onglet nouvelle ressource de Project >.

  2. Cliquez sur la flèche en regard de planificateur d'équipe et cliquez sur tableau des ressources.

  3. Cliquez sur Ajouter des ressources et importez les informations des ressources existantes.

Pour entrer des informations de nouvelles personnes, cliquez sur ressource de bureau et ajoutez le nom et les détails de la ressource .

ajoutez de nouvelles ressources

Remarque : Si vous utilisez Project Professionnel avec Project Server, vous avez accès aux ressources d'entreprise. Pour en savoir plus sur les versions de Project, voir Comparaison de version. La liste des ressources d'entreprise est généralement gérée par un administrateur, et chaque responsable de projet peut ajouter de ces ressources à ses projets.

Après avoir créé une liste de ressources partagées, les informations de chaque projet partagé proviennent de cette liste de ressources partagées, et toutes les informations telles que les affectations, les taux de coûts et la disponibilité se trouvent à l'emplacement central.

Utiliser la liste de ressources partagées

  1. Ouvrez le projet de liste de ressources partagées.

  2. Ouvrez le projet qui partagera des ressources de la liste et cliquez sur > des ressources de la liste de ressources partagées > partager des ressources.

    Ouvrez Partager les ressources à partir de la liste de ressources partagées

  3. Cliquez sur utiliser les ressources, puis dans la zone de, cliquez sur le projet de liste de ressources partagées que vous avez ouvert à l'étape 1.

    options de la boîte de dialogue Partager les ressources

  4. Cliquez sur le pool est prioritaire si vous voulez que les informations de la liste de ressources partagées remplacent toute information conflictuelle provenant de votre projet (partagé).

    Ou

    Cliquez sur le partage est prioritaire si vous voulez que les informations de votre projet remplacent toute information conflictuelle provenant de la liste des ressources partagées.

  5. Cliquez sur OK.

    Vous pouvez désormais utiliser les ressources pour votre projet. Toutes les ressources de votre projet sont automatiquement ajoutées au pool.

  6. Pour afficher la liste des ressources partagées, cliquez sur > de tâches> tableau des ressourcesdu diagramme de Gantt .

    Tableau des ressources

Utiliser les informations d'utilisation des ressources

Vous pouvez afficher et mettre à jour le fichier de la liste de ressources partagées à partir de votre projet actuel (fichier emprunteur ). Il est recommandé de mettre à jour et afficher régulièrement les ressources pour obtenir les dernières informations sur les attributions et son impact sur vos projets.

Remarque : Pour modifier directement un fichier de liste de ressources partagées, vous avez besoin d'un accès en lecture/écriture à ce fichier. Dans le cas contraire, vous pouvez uniquement afficher l'utilisation des ressources et apporter des modifications aux ressources de votre projet.

  1. Ouvrez votre projet fichier emprunteur.

  2. Dans la zone qui s'affiche, cliquez sur ouvrir la liste de ressources partagées pour afficher les affectations de tous les fichiers partagés. Cette opération ouvre la liste de ressources partagées en tant que fichier en lecture seule.

  3. Pour afficher les affectations de projets partageant la liste de ressources partagées, cliquez sur > des tâches > utilisation des ressources.  

    Afficher l’utilisation des ressources

    Conseil : Les noms de ressources apparaissant en rouge indiquent des ressources au fil d'attribution.

    Vous pouvez mettre à jour avec de nouvelles ressources, mettre à jour le total prévu et les informations de travailler. En savoir plus sur l' attribution de personnes aux tâches.

  4. Après avoir effectué des mises à jour, cliquez sur > de ressources de la liste de ressources partagées > mettre à jour la liste de ressources partagées

    Mettre à jour la liste de ressources partagées après avoir modifié les ressources dans un fichier emprunteur

    Conseil : Si la mise à jour d'une liste de ressources n'est pas disponible à partir de votre projet, vous avez peut-être ouvert le fichier de liste de ressources partagées en mode lecture/écriture. Fermez et rouvrez la liste de ressources partagées en mode lecture.

Arrêter le partage de ressources

Si votre projet partage des ressources à partir d'une liste de ressources partagées ou d'un autre fichier de projet, vous pouvez le déconnecter de ce fichier. Les ressources avec des affectations dans votre fichier de projet restent dans le projet une fois que le fichier a été déconnecté de la liste de ressources partagées ou d'un autre fichier de projet, mais les autres ressources de la liste de ressources partagées ou d'un autre fichier ne sont plus disponibles.

Remarque : En règle générale, vous ne souhaitez pas conserver les affectations de tâches dans le liste de ressources partagées une fois que vous avez déconnecté le fichier emprunteur. Toutefois, les devoirs seront conservés si vous déconnectez votre fichier de partage de la liste de ressources partagées lorsque la liste de ressources partagées ne s'ouvre pas ou si vous n'enregistrez pas la liste de ressources partagées après avoir déconnecté le fichier du partage. Pour supprimer les affectations conservées du pool, déconnectez le fichier du partage à partir du fichier de liste de ressources partagées et toutes les informations d'affectations de tâches sont supprimées de la liste de ressources partagées sans affecter l'ancien fichier de partage. S'il existe déjà des tâches restantes dans votre liste de ressources partagées, reconnectez le fichier du partage à la liste de ressources partagées, puis reconnectez-le.

DéConnecter le fichier de partage actif de sa liste de ressources partagées

Vous pouvez déconnecter le fichier de projet actif de la liste de ressources partagées ou d'un autre fichier sur lequel il est connecté et avec lequel il partage des ressources.

  1. Ouvrez la liste de ressources partagées qui contient les ressources que vous partagez.

  2. Dans la boîte de dialogue ouvrir la liste des ressources partagées , cliquez sur ouvrir la liste des ressources en lecture/écriture pour pouvoir modifier les informations sur la ressource. Gardez à l'esprit que l'ouverture du pool avec des autorisations en lecture/écriture empêche d'autres personnes de le mettre à jour avec de nouvelles informations.

  3. Ouvrez votre projet.

  4. Sélectionnez ressource _GT_ la liste de ressources partagéEs > partager des ressources

  5. Cliquez sur utiliser les ressources, puis cliquez sur OK.

  6. Enregistrez les deux fichiers de projet.

En savoir plus sur les listes de ressources

Grâce à une liste de ressources partagées, il est plus facile d'administrer les personnes ou les ressources affectées aux tâches dans plusieurs fichiers de projet. Le pool de ressources centralise les informations sur les ressources, telles que le nom de la ressource, le calendrier utilisé, les unités de ressources et les tables des taux de coûts.

Chaque projet qui utilise des ressources de la liste de ressources partagées est appelé fichier emprunteur.

Conseil : Créer un nouveau fichier de projet (distinct) uniquement pour les informations sur la ressource. Cela vous permet de gérer plus facilement les informations sur les ressources et les affectations de tâches entre les fichiers du partage et la liste de ressources partagées.

Avant et après la création de la liste des ressources

Image du bouton Avant la création d'une liste de ressources partagées, chacun d'entre eux possède ses propres informations de ressources. Certaines de ces informations pourraient se chevaucher ou même entrer en conflit avec des informations sur les mêmes ressources utilisées dans d'autres projets.

Image du bouton Après la création d'une liste de ressources partagées, les informations sur les ressources de chaque projet proviennent de la liste des ressources uniques. Les informations sur les affectations, ainsi que les taux de coûts et la disponibilité des ressources, résident à un emplacement central.

Image du bouton Il est également plus facile de voir les surutilisations de ressources causées par le conflit de devoirs dans plusieurs projets.

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