Créer et partager un dossier public dans Outlook

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Les dossiers publics dans Outlook constituent un emplacement idéal pour collecter, organiser et partager des informations sur des sujets ou projets particuliers au sein d’une organisation. L’adjectif « public » signifie ici consultable par toutes les personnes de l’organisation, et non par tous les habitants de la planète. Lorsque vous publiez un message dans un dossier public, vous ne l’envoyez à personne, si bien qu’il ne vient encombrer aucune boîte de réception. Il incombe plutôt aux utilisateurs de vérifier le contenu du dossier quand ils veulent trouver des publications intéressantes.

Important : Vous avez besoin d’un serveur Microsoft Exchange Server et d’un compte de messagerie Exchange pour utiliser des dossiers publics avec Outlook. La plupart des comptes de messagerie personnels et de particuliers n’utilisent pas Exchange.

Étape 1 : vérifier auprès de votre administrateur Exchange

Votre organisation n’autorise peut-être pas les dossiers publics ou applique peut-être des stratégies à leur utilisation. Vérifiez auprès de votre administrateur pour ne pas faire fausse route. Si votre organisation autorise et prend en charge l’utilisation des dossiers publics, mais qu’aucun dossier public de niveau supérieur n’existe encore, demandez à votre administrateur Exchange d’en créer un.

Lorsque le dossier de niveau supérieur est disponible, il suffit d’appuyer sur Ctrl+6 pour l’afficher ainsi que son contenu dans le volet Dossiers d’Outlook.

Étape 2 : créer et nommer votre dossier

  1. Appuyez sur Ctrl+6 pour afficher Dossiers publics dans le volet Dossiers.

    Important : Si vous ne voyez pas de section de Dossiers publics dans le volet des dossiers, contactez votre administrateur de messagerie Exchange local. Ils doivent le configurer pour vous.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur Dossiers publics, puis cliquez sur Nouveau dossier.

    Dossiers publics

  3. Nommez le dossier, puis cliquez sur OK.

Conseils : 

  • Vous pouvez ajouter un dossier public à vos dossiers Favoris . Puis dans Outlook Web App, vous pouvez effectuer certaines fonctions au sein de ces mêmes dossiers publics, telles que créer, mettre à jour ou supprimer des éléments. Ces actions peuvent être effectuées de calendrier, de Contact, de messagerie et de publication de dossiers publics.

  • Pour ajouter un dossier public à vos Favoris, cliquez avec le bouton droit, puis sélectionnez Ajouter aux Favoris....

  • Pour plus d’informations sur l’utilisation de dossiers favoris dans Outlook Web App, voir utiliser les dossiers de messages dans Outlook Web App.

Étape 3 : définir les autorisations du dossier pour les utilisateurs et groupes

Par défaut, Outlook sont accordées uniquement pour vous, en tant que créateur du dossier public, vous devez ensuite spécifiquement accorder des autorisations aux utilisateurs afin qu’ils puissent lire et publier du contenu dans le dossier. Découvrez comment Modifier les autorisations pour un dossier public.

Prise en main de l’utilisation des dossiers publics

Voici quelques usages courants des dossiers publics dans une organisation :

Discussions en ligne

Stockez chaque sujet de discussion dans son propre dossier. Selon vos besoins, définissez des autorisations pour chaque sous-dossier (vous pouvez restreindre l’accès aux dossiers qui contiennent des informations confidentielles ou sensibles). Un sujet peut posséder son propre modérateur afin de contrôler la publication d’un élément et de supprimer toutes les publications qui ne respectent pas les normes de l’organisation ou qui enfreignent sa stratégie.

Partager des calendriers, des listes de contacts et des listes de tâches

Joignez des calendriers, des contacts et des tâches ou listes des tâches aux publications afin de partager des informations avec les personnes qui ont accès au dossier. Ce type d’emplacement centralisé facilite la communication et la collaboration des équipes de projet.

Différences entre les dossiers de messagerie et les dossiers publics

  • Lorsque vous passez d’un dossier de messagerie à un dossier public, le bouton Nouveau message électronique situé au-dessus du volet Dossiers se transforme en Nouveau message car, en règle générale, dans un dossier public, vous publiez des éléments au lieu d’envoyer des messages électroniques.

  • Lorsque vous répondez à une publication dans un dossier public, aucun bouton Répondre à tous n’est disponible. Toute personne qui affiche le contenu du dossier peut voir votre publication.

En savoir plus sur les dossiers Outlook

Basculer entre les dossiers Outlook

Modifier les autorisations d’un dossier public

Créer un dossier public et spécifier des autorisations, des affichages, des formulaires et des règles

Pour créer un dossier public, vous devez être autorisé à créer des dossiers dans un dossier public existant. Pour plus d’informations sur l’obtention d’autorisation, contactez votre administrateur.

  1. Dans le menu fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur dossier.

  2. Dans la zone Nom, entrez un nom pour le dossier.

  3. Dans la zone de Contenu du dossier, cliquez sur le type de dossier que vous voulez créer.

  4. Dans la liste Sélectionner l’emplacement du dossier, cliquez sur l’emplacement du dossier.

    Pour démarrer rapidement un dossier public avec des éléments existants :

    1. Dans la liste des dossiers, dans le volet de Navigation, cliquez sur le dossier que vous souhaitez copier.

    2. Dans le menu fichier, pointez sur un dossier, puis cliquez sur Copier nom du dossier.

    3. Dans la liste, cliquez sur l’emplacement que vous souhaitez copier vers le dossier.

  1. Dans la Liste des dossiers, dans le Volet de navigation, cliquez sur le dossier public que vous voulez partager et puis cliquez sur Propriétés dans le menu contextuel.

    Vous devez disposer des autorisations de propriétaire pour un dossier public définir les autorisations de partage pour le dossier. Vous pouvez définir des autorisations pour qu’un seul dossier à la fois.

  2. Cliquez sur l’onglet autorisations.

  3. Cliquez sur Ajouter.

  4. Dans la zone Rechercher, entrez le nom de la personne que vous voulez accorder des autorisations.

  5. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

  6. Dans la liste nom, cliquez sur le nom de la personne que vous venez d’ajouter.

  7. Sous autorisations, sélectionnez les paramètres souhaités.

    Remarque : Vous pouvez affecter toutes les personnes ayant accès au dossier les mêmes autorisations en cliquant sur par défaut dans la liste nom.

Effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Créer un affichage de toutes pièces

    1. Dans le menu Affichage, pointez sur Affichage actuel, puis cliquez sur Définir les affichages.

    2. Cliquez sur Nouveau.

    3. Dans la zone Nom du nouvel affichage, entrez un nom.

    4. Dans la zone Type d’affichage, choisissez la type d’affichage souhaité.

    5. Pour modifier l’emplacement où le vue sera disponible, cliquez sur une option sous utilisé sur.

    6. Cliquez sur OK.

    7. Pour poursuivre la personnalisation de l’affichage, sous Description, cliquez sur un bouton et sélectionnez les options que vous voulez utiliser.

    8. Lorsque vous avez terminé de sélectionner les options, cliquez sur OK.

    9. Pour utiliser l’affichage immédiatement, cliquez sur Appliquer l’affichage.

  • Créer un affichage basé sur un affichage standard

    1. Basculer vers le vue que vous voulez baser le nouvel affichage sur.

    2. Dans le menu Affichage, pointez sur Affichage actuel, puis cliquez sur Personnaliser l’affichage actuel.

    3. Pour chaque type de modification à apporter, sous Description, cliquez sur un bouton et puis sélectionnez les options souhaitées.

    4. Lorsque vous avez terminé d’apporter des modifications, fermez la boîte de dialogue Personnaliser l’affichage .

    5. Dans le menu Affichage, pointez sur Affichage actuel, puis cliquez sur Définir les affichages.

    6. Dans la zone affichages pour le dossier nom du dossier, cliquez sur paramètres d’affichage en cours.

    7. Cliquez sur Copier.

    8. Dans la zone Nom du nouvel affichage, entrez un nom.

    9. Pour modifier l’emplacement où l’affichage sera disponible, cliquez sur une option sous Utilisé sur.

      Remarque : Les nouveaux affichages sont ajoutés à l' Affichage actuel   sous-menu (dans le menu affichage, pointez sur Organiser par ).

Pour modifier l’affichage par défaut d’un dossier public, vous devez disposer des autorisations de propriétaire pour le dossier et il doit être défini pour le dossier qui est visible à tous les participants au moins un affichage personnalisé.

  1. Dans la Liste des dossiers, dans le Volet de navigation, cliquez sur le dossier public et puis cliquez sur Propriétés dans le menu contextuel.

  2. Cliquez sur l’onglet Administration.

    Si l’onglet Administration n’apparaît pas, vous n’avez pas l’autorisation de propriétaire.

  3. Dans la liste affichage Initial du dossier, cliquez sur l’affichage que vous souhaitez voir apparaître chaque fois que le dossier est ouvert.

    L’affichage Normal est l’affichage par défaut de Microsoft Outlook pour le type d’éléments dans le dossier.

Vous devez disposer d’autorisations rédacteur, éditeur principal ou propriétaire pour ajouter des formulaires à un dossier privé partagé ou à un dossier public. Si le dossier est un dossier public et que vous avez l’autorisation de propriétaire, vous pouvez limiter les formulaires disponibles à d’autres personnes qui utilisent le dossier.

  1. Dans la Liste des dossiers, dans le Volet de navigation, cliquez avec le bouton droit et puis cliquez sur Propriétés dans le menu contextuel.

  2. Cliquez sur l’onglet formulaires.

  3. Pour ajouter un formulaire à la liste des formulaires associés à ce dossier, cliquez sur Gérer, puis indiquez le formulaire.

  4. Cliquez sur Fermer.

  5. Pour limiter les formulaires que vous souhaitez être disponible pour les autres personnes qui utilisent le dossier, cliquez sur une option sous formulaires autorisés dans ce dossier.

Vous devez disposer des autorisations de propriétaire pour un dossier public créer ou modifier des règles.

  1. Dans la Liste des dossiers, dans le Volet de navigation, cliquez sur le dossier public que vous voulez créer ou modifier des règles et puis cliquez sur Propriétés dans le menu contextuel.

  2. Cliquez sur l’onglet Administration.

  3. Cliquez sur Assistant de dossier.

  4. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour créer une règle, cliquez sur Ajouter une règle.

    • Pour modifier une règle existante, cliquez sur une règle dans la liste, puis cliquez sur Modifier la règle.

  5. Entrez les conditions que l’élément doit remplir pour que l’action se produise. Pour plus de conditions, cliquez sur Avancé.

  6. Sous effectuer ces actions, sélectionnez les options souhaitées.

    Remarque : Lorsque vous créez une règle, elle est activée par défaut.

Effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Partager un calendrier

    1. Créer un dossier, puis choisissez les éléments de calendrier dans la liste contenu du dossier.

    2. Dans la liste Sélectionner l’emplacement de ce dossier, cliquez sur Calendrier, puis sur OK.

    3. Ajouter des réunions et événements au dossier.

  • Partager une liste de contacts

    1. Créer un dossier, puis choisissez les éléments de Contact dans la liste contenu du dossier.

    2. Dans la liste Sélectionner l’emplacement du dossier, cliquez sur Contacts, puis cliquez sur OK.

    3. Ajouter des contacts dans le dossier.

      Remarque : La liste de contacts partagée apparaît dans la Outlook/carnet d’adresses.

  • Partager une liste de tâches

    1. Créer un dossier, puis choisissez les éléments de tâche dans la liste contenu du dossier.

    2. Dans la liste Sélectionner l’emplacement du dossier, cliquez sur tâches, puis cliquez sur OK.

    3. Ajouter des tâches dans le dossier.

      Remarque : Pendant que vous pouvez copier une liste de tâches dans un dossier public, vous ne pouvez pas copier une demande de tâche dans un dossier public ou créer une demande de tâche à partir d’un dossier public.

  • Publier des informations dans un dossier public

    1. Ouvrez le dossier public que vous voulez publier des informations.

    2. Pour utiliser le formulaire par défaut pour valider les informations, cliquez sur le menu fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur publication dans ce dossier.

    3. Dans le formulaire, entrez les informations que vous voulez publier.

    4. Cliquez sur Publier.

Créer un dossier public modéré

Vous devez disposer des autorisations de propriétaire pour un dossier public pour le désigner comme dossier modéré.

  1. Dans la Liste des dossiers, dans le Volet de navigation, cliquez sur le dossier public et puis cliquez sur Propriétés dans le menu contextuel.

  2. Sous l’onglet Administration, cliquez sur Dossier modéré.

  3. Activez la case à cocher configurer dossier comme dossier modéré.

  4. Dans la zone transférer les nouveaux éléments à, entrez le nom de la personne qui reçoit les messages entrants ou le nom d’un autre dossier public où se trouvent les messages pour révision. Le modérateur qui effectue la relecture spécifié à l’étape 6.

  5. Facultatif : Pour envoyer automatiquement une réponse lorsqu’un message est reçu par le modérateur, sélectionnez une option sous répondre aux nouveaux éléments avec.

    Choisissez l’une des options suivantes :

    • Réponse standard   

      « Nous vous remercions pour votre présentation. Notez que les dépôts sur certains dossiers ou groupes de discussion sont révisées pour déterminer si elles doivent être accessibles au public. Dans ce cas, il sera un délai avant de soumissions approuvées peuvent être affichées par d’autres personnes. »

    • Réponse personnalisée   

      Cliquez sur réponse personnalisée, puis cliquez sur modèle. Tapez le texte de votre réponse personnalisée.

    Modérateurs ne reçoivent pas ces réponses lorsqu’ils publient les messages.

  6. Pour ajouter ou supprimer des noms des personnes qui sont des modérateurs, cliquez sur Ajouter ou Supprimer.

  7. Facultatif : Pour afficher les propriétés d’un modérateur sélectionné, cliquez sur Propriétés.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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