Créer et partager un dossier public

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Cette fonctionnalité nécessite l’utilisation d’un compte Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 ou Exchange Server 2007. La plupart des comptes personnels n’utilisent pas Microsoft Exchange. Pour plus d’informations sur les comptes Microsoft Exchange et déterminer la version d’Exchange à laquelle se connecte votre compte, voir les liens dans la section Voir aussi.

Les dossiers publics permettent de collecter, d'organiser et de partager des informations à l'intérieur d'une organisation. En règle générale, les dossiers publics sont utilisés par des équipes de travail ou des groupes d'utilisateurs pour partager des informations sur un sujet commun. Vous pouvez gérer ces dossiers depuis Microsoft Outlook. Les dossiers publics peuvent contenir tous les types d'éléments de dossier Outlook, tels que des messages, des rendez-vous, des contacts, des tâches, des entrées de journal, des notes, des formulaires, des fichiers et des publications.

La création et le partage des informations d'un dossier public se déroulent en plusieurs étapes.

Que voulez-vous faire ?

Créer un dossier public et spécifier des autorisations, des affichages, des formulaires et des règles

Créer un dossier public modéré

Créer un dossier public et spécifier des autorisations, des affichages, des formulaires et des règles

Pour créer un dossier public, vous devez disposer de l'autorisation de créer des dossiers dans un dossier public existant. Pour plus d'informations sur l'obtention de cette autorisation, consultez votre administrateur.

  1. Créez le dossier public.

    1. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Dossier.

    2. Dans la zone Nom, entrez un nom pour le dossier.

    3. Dans la zone Contenu du dossier, cliquez sur le type de dossier que vous souhaitez créer.

    4. Dans la liste Sélectionner l'emplacement de ce dossier, cliquez sur l'emplacement souhaité pour le nouveau dossier.

      Démarrer rapidement un dossier public avec des éléments existants.

      1. Dans la liste des dossiers, dans le volet de Navigation, cliquez sur le dossier que vous souhaitez copier.

      2. Dans le menu fichier, pointez sur un dossier, puis cliquez sur Copier nom du dossier.

      3. Dans la liste, cliquez sur l'emplacement où vous souhaitez copier le dossier.

  2. Définissez des niveaux d'autorisation.

    1. Dans la Liste des dossiers, dans le Volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le dossier public que vous souhaitez partager, puis cliquez sur Propriétés dans le menu contextuel.

      Vous devez disposer des autorisations de propriétaire pour un dossier public définir les autorisations de partage pour le dossier. Vous pouvez définir des autorisations pour qu’un seul dossier à la fois.

    2. Cliquez sur l'onglet Autorisations.

    3. Cliquez sur Ajouter.

    4. Dans la zone Recherche, tapez le nom de la personne à laquelle vous souhaitez donner les autorisations de partage.

    5. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

    6. Dans la liste Nom, cliquez sur le nom de la personne que vous venez d'ajouter.

    7. Sous Autorisations, sélectionnez les paramètres de votre choix.

      Remarque : Vous pouvez accorder les mêmes autorisations à toutes les personnes ayant accès au dossier. Pour cela, cliquez sur Par défaut dans la liste Nom.

  3. Créez des affichages pour organiser et rechercher des informations.

    Effectuez l'une des opérations suivantes :

    1. Créer un affichage de toutes pièces   

      1. Dans le menu Affichage, pointez sur Affichage actuel, puis cliquez sur Définir les affichages.

      2. Cliquez sur Nouveau.

      3. Dans la zone Nom du nouvel affichage, tapez un nom.

      4. Dans la zone Type d'affichage, indiquez le type d’affichage que vous voulez créer.

      5. Pour modifier l'emplacement où l'vue sera disponible, cliquez sur une option sous Utilisé sur.

      6. Cliquez sur OK.

      7. Pour personnaliser davantage l'affichage, sous Description, cliquez sur un bouton, puis sélectionnez les options que vous voulez utiliser.

      8. Une fois les options sélectionnées, cliquez sur OK.

      9. Pour utiliser l’affichage immédiatement, cliquez sur Appliquer l’affichage.

    2. Créer un affichage basé sur un affichage standard   

      1. Passez à l'vue qui servira de modèle au nouvel affichage.

      2. Dans le menu Affichage, pointez sur Affichage actuel, puis cliquez sur Personnaliser l'affichage actuel.

      3. Pour chaque type de changement que vous voulez apporter, sous Description, cliquez sur un bouton, puis sélectionnez les options souhaitées.

      4. Lorsque vous avez terminé d'apporter des modifications, fermez la boîte de dialogue Personnaliser l'affichage.

      5. Dans le menu Affichage, pointez sur Affichage actuel, puis cliquez sur Définir les affichages.

      6. Dans la zone affichages pour le dossier nom du dossier, cliquez sur paramètres d’affichage en cours.

      7. Cliquez sur Copier.

      8. Dans la zone Nom du nouvel affichage, tapez un nom.

      9. Pour modifier l’emplacement où l’affichage sera disponible, cliquez sur une option sous Utilisé sur.

        Remarque : Les nouveaux affichages sont ajoutés à l' Affichage actuel   sous-menu (dans le menu affichage, pointez sur Organiser par ).

  4. Changez l'affichage par défaut du dossier.

    Pour modifier l'affichage par défaut d'un dossier public, vous devez disposer d'une autorisation de propriétaire sur le dossier et avoir défini au moins un affichage personnalisé visible par tous.

    1. Dans la Liste des dossiers, dans le Volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le dossier public, puis cliquez sur Propriétés dans le menu contextuel.

    2. Cliquez sur l'onglet Administration

      Si l'onglet Administration n'est pas affiché, cela signifie que vous ne disposez pas de l'autorisation de propriétaire.

    3. Dans la liste Affichage initial du dossier, cliquez sur l'affichage qui doit apparaître à chaque ouverture du dossier.

      L'affichage Normal correspond à l'affichage par défaut de Microsoft Outlook pour le type d'éléments que contient le dossier.

  5. Spécifiez les formulaires mis à la disposition des autres utilisateurs pour la publication d'informations dans le dossier public

    Pour ajouter des formulaires à un dossier privé partagé ou à un dossier public, vous devez disposer de l'autorisation de rédacteur, éditeur principal ou propriétaire. S'il s'agit d'un dossier public et que vous bénéficiez de l'autorisation de propriétaire, vous pouvez limiter le choix des formulaires mis à la disposition des autres utilisateurs de ce dossier.

    1. Dans la Liste des dossiers, dans le Volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le dossier, puis cliquez sur Propriétés dans le menu contextuel.

    2. Cliquez sur l'onglet Formulaires.

    3. Pour ajouter un formulaire à la liste Formulaires associés à ce dossier, cliquez sur Gérer, puis spécifiez le formulaire.

    4. Cliquez sur Fermer.

    5. Pour limiter le choix des formulaires mis à la disposition des autres utilisateurs de ce dossier, cliquez sur une option sous Formulaires autorisés dans ce dossier.

  6. Créez des règles pour traiter les éléments publiés dans le dossier.

    Vous devez disposer des autorisations de propriétaire pour un dossier public créer ou modifier des règles.

    1. Dans le Liste des dossiers de la Volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le dossier public pour lequel vous voulez créer ou modifier des règles, puis cliquez sur Propriétés dans le menu contextuel.

    2. Cliquez sur l'onglet Administration.

    3. Cliquez sur Gestionnaire de dossiers.

    4. Effectuez l'une des opérations suivantes :

      • pour créer une règle, cliquez sur Ajouter une règle ;

      • pour modifier une règle existante, cliquez sur une règle de la liste, puis sur Modifier la règle.

    5. Spécifiez les conditions que doit remplir l'élément pour le déclenchement de l'action. Pour afficher plus de conditions, cliquez sur Options avancées.

    6. Sous Accomplir ces actions, sélectionnez les options souhaitées.

      Remarque : Lorsque vous créez une règle, elle est activée par défaut.

  7. Ajoutez des informations au dossier public

    Effectuez l'une des opérations suivantes :

Partager un calendrier

Partager une liste de contacts

Partager une liste de tâches

Publier des informations dans un dossier public

Partager un calendrier

  1. Créez un dossier, puis choisissez Éléments de calendrier dans la liste Contenu du dossier.

  2. Dans la liste Sélectionner l'emplacement de ce dossier, cliquez sur Calendrier, puis sur OK.

  3. Ajoutez les réunions et les événements au dossier.

Partager une liste de contacts

  1. Créez un dossier, puis choisissez Éléments de contact dans la liste Contenu du dossier.

  2. Dans la liste Sélectionner l'emplacement de ce dossier, cliquez sur Contacts, puis sur OK.

  3. Ajoutez les contacts au dossier.

    Remarque : La liste des contacts partagés apparaît dans le dossier Contacts ou le carnet d'adresses de Microsoft Outlook.

Partager une liste de tâches

  1. Créez un dossier, puis choisissez Éléments de tâche dans la liste Contenu du dossier.

  2. Dans la liste Sélectionner l'emplacement de ce dossier, cliquez sur Tâches, puis sur OK.

  3. Ajoutez les tâches au dossier.

    Remarque : Bien que vous puissiez copier une liste de tâches dans un dossier public, vous ne pouvez pas copier une demande de tâche dans un dossier public, ni créer une demande de tâche à partir d'un dossier public

Publier des informations dans un dossier public

  1. Ouvrez le dossier public dans lequel vous souhaitez publier des informations.

  2. Pour utiliser le formulaire par défaut pour la publication d'informations, dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Nouvelle publication dans ce dossier.

  3. Dans le formulaire, saisissez les informations que vous souhaitez publier.

  4. Cliquez sur Publier.

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Créer un dossier public modéré

Vous devez disposer des autorisations de propriétaire pour un dossier public pour le désigner comme dossier modéré.

  1. Dans la Liste des dossiers, dans le Volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le dossier public, puis cliquez sur Propriétés dans le menu contextuel.

  2. Sous l'onglet Administration, cliquez sur Dossier modéré.

  3. Activez la case à cocher Établir le dossier en tant que dossier modéré.

  4. Dans la zone Transférer les nouveaux éléments vers, spécifiez le nom de la personne qui recevra les messages entrants ou le nom d'un autre dossier public dans lequel les messages sont stockés pour une relecture. Le modérateur qui effectue la relecture est défini au cours de l'étape 6.

  5. Facultatif : pour qu'une réponse soit automatiquement envoyée lorsqu'un nouveau message est reçu par le modérateur, sélectionnez une option sous Répondre aux nouveaux éléments avec.

    Sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Réponse standard   

      • « Merci de nous avoir soumis ces informations. Notez que, dans le cas de soumissions d'informations à certains dossiers ou groupes de discussion, un contrôle est effectué en vue de déterminer si celles-ci peuvent être mises à la disposition du public. Dans de tels cas, les autres personnes devront attendre un peu avant de pouvoir visualiser ces soumissions approuvées. »

    • Réponse personnalisée   

      • Cliquez sur Réponse personnalisée, puis sur Modèle. Tapez le texte de votre réponse personnalisée.

        Les modérateurs ne reçoivent pas ces réponses lorsqu'ils publient les messages.

  6. Pour ajouter ou supprimer des noms de personnes qui sont des modérateurs, cliquez sur Ajouter ou Supprimer.

  7. Facultatif : pour afficher les propriétés d'un modérateur sélectionné, cliquez sur Propriétés.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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