Créer et modifier des niveaux d’autorisation

Si vous êtes un administrateur SharePoint Online, vous souhaitez probablement contrôler qui peut modifier votre site. Par exemple, vous voulez autoriser le personnel du service financier à modifier des listes, tandis que celui du service marketing ne doit pouvoir que les consulter. Pour cela, vous allez utiliser des autorisations et des niveaux d’autorisation.

Les autorisations permettent aux utilisateurs de SharePoint d’effectuer certaines actions, par exemple modifier des éléments d’une liste ou créer un site. Vous ne pouvez toutefois pas attribuer d’autorisations individuelles à des utilisateurs individuels dans SharePoint. En revanche, vous pouvez regrouper les autorisations associées sous un niveau d’autorisation, qui est ensuite attribué à un groupe SharePoint incluant les personnes auxquelles vous attribuez des autorisations.

SharePoint inclut des niveaux d’autorisation par défaut que vous pouvez utiliser (par exemple, Collaboration et Affichage seul. Si aucun d’eux ne correspond à vos besoins, vous pouvez en créer un nouveau. Il est plus facile de suivre les niveaux d’autorisation si vous ne modifiez pas les niveaux par défaut.

Vous pouvez créer et modifier les niveaux d’autorisation dans la page Niveaux d’autorisation.

Pour créer ou modifier des niveaux d’autorisation, vous devez appartenir à un groupe SharePoint autorisé à gérer les autorisations. Vous y êtes autorisé par défaut si vous appartenez au groupe Propriétaires ou si vous êtes un administrateur de collection de sites.

  1. Dans le site de niveau supérieur de la collection de sites, cliquez sur Paramètres Petite icône Paramètres ayant pris la place de Paramètres du site. > Paramètres du site.

  2. Sur la page Paramètres du site, dans la section Utilisateurs et autorisations, sélectionnez Autorisations du site.

  3. Dans l’onglet Autorisations, dans le groupe Gérer, cliquez sur Niveaux d’autorisation.

    Choisissez la page Niveaux d’autorisation.

  4. Sur la page Niveaux d’autorisation, sélectionnez Ajouter un niveau d’autorisation.

  5. Sur la page Ajouter un niveau d’autorisation, indiquez un nom et une description.

  6. Dans la zone Autorisations, activez les cases à cocher correspondant aux autorisations personnelles, de liste et de site que vous voulez inclure dans ce niveau d’autorisation.

  7. Cliquez sur Créer.

Vous pouvez apporter des modifications à l’un des niveaux d’autorisation répertoriés, à l’exception de Contrôle total et Accès limité.

Après avoir créé le niveau d’autorisation, affectez-le à un groupe SharePoint.

Pour créer un niveau d’autorisation rapidement, vous pouvez copier un niveau d’autorisation existant. Il peut être utile de procéder ainsi si les autorisations du niveau d’autorisation existant sont similaires à celles voulues pour le nouveau niveau d’autorisation. Une fois le niveau copié, vous pouvez ajouter ou supprimer les autorisations voulues.

Pour copier un niveau d’autorisation :

  1. Sur la page Niveaux d’autorisation, cliquez sur le nom du niveau d’autorisation à copier. Veillez à cliquer sur le lien et ne cochez pas la case en regard du nom. Par exemple, Collaboration, comme illustré ci-dessous.

    Choisir un niveau d’autorisation

  2. Sur la page Modifier le niveau d’autorisation, choisissez Copier le niveau d’autorisation, en bas de la page après la section Autorisations Personnelles.

    Bouton Copier un niveau d’autorisation.

  3. Sur la page Copier un niveau d’autorisation, tapez le nom et la description du nouveau niveau d’autorisation.

  4. Choisissez les autorisations à ajouter ou supprimer, puis sélectionnez Créer

Après avoir créé le niveau d’autorisation, affectez-le à un groupe SharePoint.

Vous pouvez apporter les modifications suivantes à un niveau d’autorisation :

  • Mise à jour du nom ou de la description

  • Ajout ou suppression d’autorisations

Nous vous recommandons de ne pas apporter de modifications aux niveaux d’autorisation par défaut fournis avec SharePoint. Vous ne pouvez pas modifier les niveaux d’autorisation par défaut Contrôle total ou Accès limité.

Pour modifier un niveau d’autorisation :

  1. Sur la page Niveaux d’autorisation, cliquez sur le nom du niveau d’autorisation à modifier. Veillez à cliquer sur le lien et ne cochez pas la case en regard du nom. Par exemple, Marketing, comme illustré ci-dessous.

    Choisir un niveau de permission intitulé Marketing.

  2. Sur la page Modifier le niveau d’autorisation vous pouvez :

    • Modifier la description.

    • Ajouter ou supprimer des autorisations.

  3. Après avoir apporté vos modifications, cliquez sur Envoyer.

Vous pouvez supprimer n’importe quel niveau d’autorisation à l’exception de Contrôle total et Accès limité. Nous vous recommandons de ne pas supprimer les niveaux d’autorisation par défaut.

Pour supprimer un niveau d’autorisation, dans la page Niveaux d’autorisation, cochez les cases en regard des niveaux d’autorisation à supprimer, puis cliquez sur Supprimer les niveaux d’autorisation sélectionnés.

Les niveaux d’autorisation s’appliquent à une collection de sites spécifique. Cela signifie que toutes les modifications apportées à un niveau d’autorisation seront répercutées dans l’ensemble de la collection de sites. Par conséquent, il peut être utile d’émettre quelques recommandations :

  • Ne modifiez pas les niveaux d’autorisation par défaut Si vous modifiez un niveau d’autorisation par défaut, les modifications affectent tous les groupes SharePoint par défaut au sein de la collection de sites. Cela peut également porter à confusion si deux collections de sites ont des niveaux d’autorisation portant le même nom, mais contenant un jeu d’autorisations différent.

  • Ne supprimez pas les niveaux d’autorisation par défaut Si vous supprimez un niveau d’autorisation par défaut, il sera également supprimé des groupes SharePoint dont il fait partie dans la collection de sites. Pour les utilisateurs affectés à ces groupes, cela peut entraîner la perte d’autorisations essentielles.

  • Affectez des niveaux d’autorisation à des groupes SharePoint Vous pouvez affecter un niveau d’autorisation à un seul utilisateur de SharePoint. Il est toutefois plus facile de suivre les autorisations liées aux différents sites si vous attribuez des niveaux d’autorisation à un groupe SharePoint et ajoutez cet individu au groupe. Cela permet également d’optimiser les performances du site.

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