Créer et mettre à jour une colonne de données externes dans une liste ou une bibliothèque

Créer et mettre à jour une colonne de données externes dans une liste ou une bibliothèque

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Vous pouvez ajouter un type de colonne spécial à une liste ou bibliothèque native, appelé colonne de données externes. Cette colonne vous permet d’associer une colonne de données provenant d’une source de données externe à d’autres colonnes d’une liste ou d’une bibliothèque native. Dans la mesure où une colonne de données externes est ajoutée à une liste ou bibliothèque native, toutes les fonctionnalités de liste ou de bibliothèque associées fonctionnent, y compris le contrôle de version, les approbations, l’extraction et l’archivage et les pièces jointes.

Pour plus d’informations, voir Rechercher du contenu sur des données externes.

Que voulez-vous faire ?

Avant de commencer

Comprendre les exemples d’utilisation de colonnes de données externes

Créer une colonne de données externes dans une liste ou une bibliothèque

Mettre à jour une colonne de données externes

Actualiser une colonne de données externes

Avant de commencer

L’utilisation de données externes nécessite plusieurs tâches prérequises pour assurer un accès sécurisé aux données. Les informations suivantes peuvent vous aider à planifier vos prochaines étapes. Si vous rencontrez des problèmes lors de l’utilisation de données externes, ces informations peuvent vous aider à identifier les raisons. Pour accéder aux données externes, vous ou un administrateur devez procéder ainsi :

Préparer la source de données externe    Un administrateur peut être amené à créer un compte et fournir des autorisations sur la source de données pour s’assurer que seules les personnes autorisées ont accès aux données et que ces données ne tombent pas dans de mauvaises mains. Dans une base de données externe, l’administrateur peut également créer des tables, des affichages et des requêtes spécifiques pour limiter les résultats aux éléments requis et ainsi améliorer les performances.

Configurer SharePoint services et des comptes    Un administrateur doit activer les Services Business Data Connectivity et le Service Banque d’informations sécurisé.

Configurer les Services de banque d’informations sécurisé    Un administrateur doit effectuer les opérations suivantes : déterminer le mode d’accès qui convient pour les données externes de source, créer une application cible et définir les informations d’identification pour l’application cible.

Configurer les Services Business Data Connectivity    Un administrateur doit vérifier que l’utilisateur qui crée le type externe contenu type a l’autorisation au magasin de métadonnées Business Data Connectivity et que les utilisateurs appropriés ont accès au type de contenu externe basée sur la liste externe.

Créer un type de contenu externe    Un utilisateur doit définir un type de contenu externe qui contient des informations sur les connexions, access, les méthodes d’opération, les colonnes, les filtres et les autres métadonnées utilisée pour récupérer les données à partir de la source de données externe.

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Exemples d’utilisations de colonnes de données externes

Les sections suivantes décrivent des utilisations pratiques d’ajout d’une colonne de données externes à une liste ou une bibliothèque.

Contrats client et informations de contact    Vous disposez d’une bibliothèque de documents qui contient des contrats client. Cependant, toutes les informations relatives aux clients se trouvent dans une application métier (telle que SAP ou Microsoft CRM) dont la source de données est externe aux produits SharePoint. Vous souhaiteriez pouvoir effectuer le suivi des contrats client dans la bibliothèque de documents, et vous assurer que les informations client associées sont à jour et non dupliquées inutilement. Pour ce faire, vous pouvez ajouter une ou plusieurs colonnes de données externes à la bibliothèque pour associer le nom du client et son numéro de téléphone à chaque contrat stocké dans la bibliothèque. Une colonne de données externes permet d’entrer et de mettre à jour facilement les informations correctes, et extrait automatiquement les informations des clients de la source de données externes. Dans ce scénario, vous pourriez également créer un document Word structuré qui mette en avant les valeurs des colonnes de données externes pour vous permettre de modifier les valeurs dans le panneau Informations sur le document ou à l’aide des contrôles de contenu Word.

Données produit standard avec photos    Vous avez créé une bibliothèque d’images qui contient les photos des produits vendus par votre organisation. Vous ajoutez une colonne de données externes à la bibliothèque qui accède au nom du produit, à son code produit et à son prix à partir d’une base de données externe. Cependant, vous vous assurez que quand le type de contenu externe est créé, les données externes sont en lecture seule. Les règles et procédures de votre société exigent que les modifications des informations produit soient apportées via le système de base de données. Désormais, les personnes de votre organisation peuvent plus facilement afficher les informations produit dans un affichage de bibliothèque.

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Créer une colonne de données externes dans une liste ou une bibliothèque

Remarque :  La création d’une colonne de données externes nécessite au minimum des autorisations Contribution sur la liste ou la bibliothèque.

  1. Ouvrez le site SharePoint, puis la liste ou la bibliothèque.

    Remarque :  Vous ne pouvez pas ajouter une colonne de données externes à une liste externe.

  2. Cliquez sur Liste ou Bibliothèque > Paramètres de liste ou Paramètres de la bibliothèque.

  3. Dans la section Colonnes, cliquez sur Créer une colonne.

  4. Tapez le nom de la colonne, par exemple Client, puis sous Types de colonne, cliquez sur Données externes.

  5. Sous Type de contenu externe, cliquez sur Sélecteur de types de contenu externe, puis sélectionnez l’élément approprié dans la liste des types de contenu externe, par exemple ClientCRM.

  6. Décidez des actions pour le type de contenu externe en procédant ainsi :

    • Pour afficher un menu d’une ou plusieurs actions, cliquez sur Afficher le menu d’action.

    • Pour que la colonne de données externes effectue l’action par défaut quand elle est sélectionnée, cliquez sur Lier cette colonne à l’action par défaut du type de contenu externe.

  7. Sous Ajouter une colonne pour afficher chacun des champs supplémentaires suivants, cliquez sur Sélectionner tous les champs ou sélectionnez un ou plusieurs noms de champ spécifiques, tels que Nom client et Numéro de téléphone.

Conseil :  Par défaut, un préfixe est ajouté à chaque nom de colonne basé sur le nom de colonne de données externes. Il est recommandé de définir un nom de colonne court, tel que Client, surtout si vous devez ajouter de nombreuses colonnes. Si la fonctionnalité Modification rapide est activée pour la liste ou la bibliothèque, vous pouvez utiliser Modification rapide pour modifier les noms de colonne.

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Mettre à jour une colonne de données externes

Remarque :  La mise à jour d’une colonne de données externes nécessite au minimum des autorisations Contribution sur la liste ou la bibliothèque.

  1. Ouvrez le site SharePoint, puis la liste ou la bibliothèque.

  2. Ajoutez ou modifiez un élément dans la liste, ou les propriétés de la bibliothèque de documents.

  3. Dans la zone de texte de la colonne de données externes, par exemple nom du client, cliquez sur le sélecteur d’élément de données externes.

    L’auteur du type de contenu externe doit définir le mode de fonctionnement du Sélecteur d’élément de données externes en sélectionnant un champ d’identité approprié et en créant un ou plusieurs champs dans le but de trouver rapidement la valeur correcte. Si tel n’est pas le cas, contactez l’auteur du type de contenu externe ou votre administrateur pour obtenir de l’aide.

  4. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez l’entrée appropriée, par exemple Nancy Davolio, puis cliquez sur OK.

Les données sont mises à jour dans la liste externe et la source de données externe.

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Actualiser une colonne de données externes

Pour des raisons de performances, les données d’une colonne de données externes sont mises en cache sur un serveur ou un service et peuvent ne pas afficher les valeurs les plus récentes du système de données externes. Pour vous assurer que les données externes affichées sont les plus récentes, vous pouvez actualiser la colonne de données externes. Toutefois, selon la façon dont sont configurées les données externes, sachez qu’une opération d’actualisation peut prendre un certain temps.

Remarque :  L’actualisation d’une colonne de données externes nécessite au minimum des autorisations de contribution sur la liste ou la bibliothèque.

  1. Ouvrez le site SharePoint, puis la liste ou la bibliothèque.

  2. Sur l’en-tête de la colonne de données externes, cliquez sur Actualiser.

  3. Sur la page Actualiser, indiquez si l’actualisation doit porter sur le dossier actif uniquement ou à la fois sur le dossier actif et tous ses sous-dossiers.

  4. Cliquez sur OK.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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