Créer et imprimer des lettres à l’aide du publipostage dans Word 2016 pour Mac

Si vous devez envoyer du courrier en nombre à des contacts de votre liste de diffusion, vous pouvez utiliser un publipostage pour créer un lot de lettres personnalisées. Chaque lettre produite possède une mise en page, une mise en forme, un texte et des graphismes identiques. Seules des sections spécifiques de la lettre sont différentes et peuvent être personnalisées.

Dans le cadre d’un publipostage, trois fichiers sont impliqués dans la création et l’impression de lettres :

  • Le document principal
    Ce document contient du texte et des graphismes (par exemple, un logo ou une image) qui sont identiques à chaque version du document de fusion. Le corps de la lettre en est un exemple type.

  • La liste de diffusion
    Ce document contient les données utilisées pour renseigner les informations dans la lettre. Par exemple, votre liste de diffusion comporte des noms et votre document principal représente la lettre qui sera adressée aux noms figurant dans cette liste.

  • Le document de fusion
    Ce document est une combinaison du document principal et des informations de la liste de diffusion. Le publipostage récupère les informations de la liste de diffusion et les place dans votre document principal. Vous obtenez ainsi une lettre personnalisée pour chaque personne.

Pour créer et imprimer des lettres personnalisées à l’aide du publipostage, procédez comme suit.

Avant de commencer le publipostage, préparez votre lettre. Par exemple, si vous annoncez un événement à venir, incluez le nom, la date, l’heure et l’emplacement auxquels aura lieu l’événement, car ces détails seront communs à tous les destinataires de votre lettre.

  1. Dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, sélectionnez Démarrer la fusion et le publipostage > Lettres.

    lettres types

  2. Dans Word, entrez le corps de la lettre que vous enverrez à vos destinataires.

La liste de diffusion constitue votre source de données. Il peut s’agir d’une feuille de calcul Excel, d’un annuaire de contacts Outlook, d’une base de données Access ou d’une liste d’adresses Office. Elle contient les enregistrements utilisés par Word pour récupérer les informations de manière à créer votre lettre.

Conseils

  • Si vous n’avez pas de liste de diffusion, vous pouvez en créer une lors du processus de publipostage. Avant de commencer ce processus, collectez tous vos enregistrements de données et ajoutez-les à votre source de données.

  • Si vous utilisez une feuille de calcul Excel, vérifiez que la colonne des codes postaux est mise en forme en tant que texte afin de ne pas perdre de zéros.

  • Si vous voulez utiliser vos contacts Outlook, assurez-vous qu’Outlook est votre programme de courrier par défaut. Pour ce faire, ouvrez Apple Mail, puis, dans le menu Mail, sélectionnez Préférences. Dans l’onglet Général, à côté de Lecteur de courrier par défaut, sélectionnez Microsoft Outlook.

  • Vous pouvez également utiliser vos contacts Apple et vérifier qu’Apple Mail est votre programme de courrier par défaut.

  • Utilisez la base de données FileMaker Pro comme source de données pour le publipostage.

  1. Dans l’onglet Publipostage, choisissez Sélection des destinataires, puis une option.

    Dans l’onglet Publipostage, Sélection des destinataires est mis en évidence avec une liste d’options

    Sélectionner

    Pour

    Créer une liste

    Commencer une nouvelle liste d’adresses pendant la configuration du publipostage

    Utiliser une liste existante

    Utiliser une feuille de calcul Excel ou un autre type de fichier de données, comme liste d’adresses

    Effectuer une sélection parmi les contacts Outlook

    Sélectionner des noms directement à partir de vos contacts Outlook pour votre liste d’adresses

    Contacts Apple

    Sélectionner des noms directement à partir de votre carnet d’adresses Apple pour votre liste d’adresses

    FileMaker Pro

    Importer des données à partir de FileMaker Pro

  2. Si vous avez sélectionné Créer une liste, procédez comme suit :

    1. Dans la boîte de dialogue Modifier les champs de liste, Word crée automatiquement des champs pour certaines informations de base, telles que le prénom, le nom et l’adresse. Si vous voulez ajouter un nouveau champ (par exemple, champ de message), faites-le maintenant pour que vous puissiez le renseigner lorsque vous tapez les entrées. Sous Nouveau nom de champ, entrez le nom du champ que vous voulez ajouter, puis sélectionnez le signe Plus (+).

      Conseil :  Pour modifier l’ordre des champs, sélectionnez le champ que vous voulez déplacer, puis appuyez sur les flèche Haut et Bas pour déplacer le champ à l’emplacement souhaité dans la liste.

    2. Lorsque tous les champs sont configurés comme vous le souhaitez, sélectionnez Créer pour créer la liste.

  3. Si vous avez sélectionné Utiliser une liste existante, procédez comme suit :

    1. Recherchez le fichier souhaité, puis sélectionnez Ouvrir.

    2. Si vous choisissez d’ouvrir une feuille de calcul Excel, dans la boîte de dialogue Ouvrir un classeur, sélectionnez la feuille que vous voulez utiliser et laissez la case à cocher Plage de cellules désactivée pour utiliser la feuille de calcul entière ou entrer une plage de cellules pour les données que vous voulez utiliser, puis sélectionnez OK.

  4. Si vous avez sélectionné Effectuer une sélection parmi les contacts Outlook ou Contacts Apple, procédez comme suit :

    1. Sélectionnez Filtrer les destinataires pour sélectionner les destinataires à inclure.

    2. Pour les contacts Outlook, dans la boîte de dialogue Options de requête en regard de Répertorier les destinataires du publipostage selon, sélectionnez Enregistrement complet. Dans la liste des contacts, sélectionnez les contacts auxquels vous voulez envoyer du courrier en nombre, puis OK.

    3. Pour les contacts Apple, dans la boîte de dialogue Options de requête, sous Contacts de groupe Apple, sélectionnez le groupe auquel vous voulez envoyer du courrier en nombre, puis OK.

    4. Pour Base de données FileMaker Pro, sélectionnez le fichier de base de données dans la boîte de dialogue Définissez une base de données FileMaker Pro comme source de données, puis sélectionnez Ouvrir

  1. Dans l’onglet Publipostage, sélectionnez Insérer un champ de fusion, puis le champ que vous voulez ajouter.

    Dans l’onglet Publipostage, l’option Insérer un champ de fusion est mise en évidence

    Continuez d’ajouter des champs jusqu’à ce que vous ayez ajouté toutes les informations souhaitées sur votre lettre.

  2. Mettez en forme les champs dans la lettre afin qu’elle ait l’aspect souhaité pour le reste de vos enveloppes. Par exemple, incluez un espace entre les champs Prénom et Nom, puis appuyez sur Retour pour commencer une nouvelle ligne pour le champ Adresse.

    Conseil : Pour trier votre liste de destinataires ou supprimer des destinataires, dans l’onglet Publipostage, sélectionnez Filtrer les destinataires, puis Trier les enregistrements ou Filtrer les enregistrements. Une fois que vous avez terminé, sélectionnez OK.

  1. Dans l’onglet Publipostage, sélectionnez Aperçu des résultats pour afficher un aperçu de votre lettre. Utilisez les flèches gauche et droite dans l’onglet Publipostage, pour faire défiler les lettres.

    Dans l’onglet Publipostage, l’option Aperçu des résultats est mise en évidence

  2. Pour apporter d’autres modifications de mise en forme, sélectionnez de nouveau Aperçu des résultats. Vous pouvez aussi ajouter ou supprimer des champs de fusion.

  3. Lorsque l’apparence des lettres vous convient, dans l’onglet Publipostage, sélectionnez Terminer et fusionner > Imprimer des documents pour terminer le publipostage.

    Dans l’onglet Publipostage, les options Terminer & fusionner et Imprimer les documents sont mises en évidence

    Conseil : Si vous voulez consulter et mettre à jour chaque lettre individuellement avant son impression, dans l’onglet Publipostage, sélectionnez Terminer et fusionner > Modifier des documents individuels. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Fichier > Imprimer pour imprimer les enveloppes.

Lorsque vous enregistrez le document de publipostage, celui-ci reste connecté à votre liste de diffusion. Vous pouvez ainsi le réutiliser pour votre prochain publipostage.

Réutiliser votre document de publipostage

  • Ouvrez le document de publipostage et sélectionnez Oui quand Word vous invite à conserver la liaison.

Modifier des adresses dans le document de publipostage

  • Ouvrez le document de publipostage, puis choisissez Modifier la liste de destinataires afin de trier, de filtrer et de sélectionner des adresses spécifiques.

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