Créer et imprimer des étiquettes à l’aide du publipostage

Créer et imprimer des étiquettes à l’aide du publipostage

Si vous souhaitez utiliser des étiquettes pour effectuer un publipostage auprès de personnes figurant dans votre liste d’adresses, vous pouvez utiliser les fonctions de publipostage et créer une feuille d’étiquettes d’adresse. Chaque étiquette contient une adresse de votre liste. Vous pouvez également créer et imprimer des étiquettes sans utiliser le publipostage.

Remarque : Si vous souhaitez effectuer un publipostage sur des enveloppes directement, voir Publipostage avec enveloppes.

Trois fichiers dans le processus de publipostage : un document principal et une liste de diffusion qui crée des ensembles de lettres ou de messages électroniques, d’enveloppes ou d’étiquettes.

Dans le cadre d’un publipostage, les documents suivants servent à créer et imprimer des étiquettes :

  • Votre document principal
    Vous utilisez ce document pour définir la disposition des étiquettes dans le publipostage. Vous pouvez également configurer le contenu que vous voulez reproduire sur chaque étiquette (par exemple, logo d’entreprise ou adresse de retour sur les étiquettes d’expédition).

  • Votre liste de diffusion
    Votre liste de diffusion est la source de données utilisée par Word dans le publipostage. Il s’agit d’un fichier qui contient les adresses à imprimer sur les étiquettes.

La combinaison de ces deux documents vous permet d’obtenir vos étiquettes d’adresse.

Étape 1 : configurer votre liste de diffusion

La liste de diffusion peut être une feuille de calcul Excel, une liste de contacts Outlook, une base de données Access ou une liste d’adresses Office. Elle contient les enregistrements à partir desquels Word extrait des informations pour générer les adresses figurant sur les étiquettes.

  • Si vous n’avez pas encore de liste de diffusion, vous pouvez en créer une dans Word lors du processus de publipostage.

  • Si vous utilisez une feuille de calcul Excel, vérifiez que la colonne des codes postaux est mise en forme comme du texte afin de ne pas perdre de zéros. Pour plus d’informations, voir Préparer votre source de données Excel pour un publipostage dans Word.

  • Si vous voulez utiliser vos contacts Outlook, assurez-vous qu’Outlook est votre programme de courrier par défaut.

Étape 2 : préparer le document principal pour les étiquettes

  1. Dans Word, sélectionnez Fichier > Nouveau > Document vierge.

  2. Dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, sélectionnez Démarrer la fusion et le publipostage > Étiquettes.

    Cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage, puis sélectionnez Étiquettes pour créer une feuille d’étiquettes dans laquelle effectuer la fusion.

  3. Dans la boîte de dialogue Options d’étiquettes, sous Description, sélectionnez votre fournisseur d’étiquettes dans la liste Fournisseurs des étiquettes.

    Options Fournisseurs des étiquettes et numéro de référence

  4. Dans la liste Numéro de référence, sélectionnez le numéro qui correspond à la référence de vos feuilles d’étiquettes.

    Remarque : Si vous utilisez une imprimante à alimentation en continu, une liste de numéros de référence différente s’affiche. Assurez-vous de sélectionner l’option Imprimantes à alimentation en continu sous Informations sur l’imprimante pour afficher la liste appropriée.

  5. Cliquez sur OK.

    Votre document doit afficher la dimension et la forme des étiquettes que vous avez choisies. Si ce n’est pas le cas, dans l’onglet Disposition, dans le groupe Tableau, sélectionnez Afficher le quadrillage.

    Page d’étiquettes vides dans Word 2016

Étape 3 : lier votre liste de diffusion à vos étiquettes

  1. Dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, sélectionnez Sélection des destinataires, puis une des options suivantes :

    Commande Taper une nouvelle liste

    • Si vous n’avez pas de liste de diffusion, sélectionnez Entrer une nouvelle liste, puis créez-en une.

      ou

    • Si votre liste de diffusion est stockée dans une feuille de calcul Excel, une base de données Access ou tout autre type de fichier de données, sélectionnez Utiliser une liste existante, recherchez votre liste, puis sélectionnez Ouvrir.

      ou

    • Si vous préférez utiliser vos contacts Outlook, choisissez Sélectionner dans les contacts Outlook.

  2. Effectuez l’une des actions suivantes :

    • Pour créer des étiquettes pour l’ensemble de votre liste de diffusion, accédez à l’« étape 4 : ajouter les adresses aux étiquettes ».

      ou

    • Pour créer des étiquettes uniquement pour certains noms de votre liste, dans l’onglet Publipostage, sélectionnez Modifier la liste de destinataires.

      Dans le cadre d’un publipostage effectué dans Word, dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, sélectionnez Modifier la liste de destinataires.

  3. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, sélectionnez les noms que vous voulez ajouter à vos étiquettes.

    Sélectionner les lignes en cochant les cases

    Remarque : Vous pouvez également trier ou filtrer la liste pour faciliter la recherche de noms et d’adresses.

Étape 4 : ajouter les adresses aux étiquettes

Le bloc d’adresse est un champ de fusion et publipostage (ou espace réservé). Il permet de marquer l’emplacement où vous voulez que les adresses apparaissent sur l’étiquette.

Conseil : Si vous voulez ajouter une image (logo, par exemple) à l’étiquette et faire apparaître celle-ci avant le bloc d’adresse, il est préférable de le faire maintenant. Suivez les instructions de la sous-section « Ajouter une image à l’étiquette » de l’étape 4.

  1. Dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, sélectionnez Bloc d’adresse.

    Dans le cadre d’un publipostage effectué dans Word, dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, sélectionnez Bloc d’adresse.

  2. Dans la boîte de dialogue Insertion du bloc d’adresse, choisissez un format pour le nom du destinataire tel qu’il doit apparaître sur l’étiquette.

    Options du bloc d’adresse

    Remarque : Sélectionnez Aperçu des résultats, puis le bouton d’enregistrement Suivant Bouton Enregistrement suivant pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage ou Précédent Bouton Enregistrement précédent pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage pour parcourir les enregistrements de votre source de données et voir de quelle manière une adresse apparaîtra sur l’étiquette.

  3. Cliquez sur OK.

    Conseil : Pour modifier la façon dont votre bloc d’adresse est aligné sur les étiquettes, sélectionnez le bloc d’adresse, puis dans l’onglet Accueil, dans le groupe Paragraphe, sélectionnez Aligner à gauche, Centrer, Aligner à droite ou Justifier.

  4. Dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, sélectionnez Mettre à jour les étiquettes pour appliquer la modification à chaque étiquette.

    Cliquez sur le bouton Mettre à jour les étiquettes dans le ruban pour appliquer les modifications à l’ensemble de la feuille d’étiquettes.

    Remarque : Si vos adresses n’apparaissent pas, sélectionnez Aperçu des résultats.


Ajouter une image à l’étiquette

Vous pouvez insérer une image (logo, par exemple) dans l’étiquette. Vous pouvez ensuite manipuler la taille, le format et le style de l’image.

  1. Après avoir choisi un format d’étiquette dans la boîte de dialogue Insertion du bloc d’adresse, placez le curseur à gauche du code de champ « BlocAdresse ».

    Dans les Options de disposition, vous pouvez positionner l’image en choisissant l’option Carré ou Rapproché.

  2. Dans l’onglet Insérer, sélectionnez Images, recherchez le fichier souhaité, sélectionnez-le, puis sélectionnez Insérer.

  3. Si nécessaire, effectuez l’une des opérations suivantes pour ajuster l’image :

    • Redimensionnez-la manuellement (cliquez sur une poignée), modifiez l’orientation (sélectionnez une rotation) ou déplacez (faites glisser) l’image.

      ou

    • Sélectionnez Options de disposition Bouton Options de mise en page et utilisez une des options disponibles.

  4. Sélectionnez Publipostage > Mettre à jour les étiquettes pour afficher l’image sur chaque étiquette.

Pour consulter des conseils sur l’utilisation des images, voir Insérer des images dans Office 2013 et Office 2016.


Vérifier les noms des champs de fusion

Assurez-vous que Word trouve les noms et les adresses dans votre liste de diffusion.

  1. Pour ce faire, dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, sélectionnez Faire correspondre les champs.

  2. Dans la boîte de dialogue Correspondance des champs, la colonne située à gauche regroupe les noms des champs utilisés par Word dans un bloc d’adresse. La colonne à droite vous permet de faire correspondre les champs de votre source de données avec ces noms de champs. Vérifiez que les noms des champs qui apparaissent sur le côté gauche correspondent à ceux des en-têtes de colonne des enregistrements dans votre liste de diffusion pour que Word puisse insérer les données correctes à l’emplacement approprié sur votre étiquette.

    Boîte de dialogue Faire correspondre les champs
  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Si les noms des champs affichés correspondent aux en-têtes de colonnes que vous avez utilisés pour des enregistrements dans la source de données de votre liste de diffusion, vous n’avez rien à faire.

      ou

    • Si la mention (sans correspondance) s’affiche dans un nom de champ, alors que vous vous attendiez à ce qu’une correspondance soit trouvée avec un en-tête de colonne de votre source de données, sélectionnez la flèche déroulante vers le bas, puis sélectionnez le nom du champ dans la source de données de votre liste de diffusion. Répétez ces étapes si nécessaire.

  4. Cliquez sur OK.

Étape 5 : afficher un aperçu des étiquettes et les imprimer

Effectuez une dernière vérification avant d’imprimer les étiquettes.

  1. Dans l’onglet Publipostage, sélectionnez Aperçu des résultats.

    Dans Word, dans l’onglet Publipostage, le groupe Aperçu des résultats.

  2. Sélectionnez le bouton d’enregistrement Suivant Bouton Enregistrement suivant pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage ou Précédent Bouton Enregistrement précédent pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage pour vérifier que les noms et adresses apparaissent correctement sur toutes les étiquettes.

    Conseil :  Pour atteindre le début d’une liste, sélectionnez le bouton d’enregistrement Premier Bouton Premier enregistrement pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage  ; pour atteindre la fin d’une liste, sélectionnez le bouton d’enregistrement Dernier Bouton Dernier enregistrement pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage .

  3. Cliquez sur Terminer & fusionner > Imprimer les documents.

    Capture d’écran de l’onglet Publipostage dans Word, montrant la commande Terminer & fusionner et ses options

Étape 6 : enregistrer votre document d’étiquettes

Lorsque vous enregistrez le document de publipostage, celui-ci reste connecté à votre liste de diffusion. Vous pouvez ainsi le réutiliser pour votre prochain publipostage. La prochaine fois que vous ouvrez le document de publipostage, sélectionnez Oui lorsque Word vous invite à conserver la connexion.

Pour modifier les adresses des étiquettes dans le document de publipostage

  • Ouvrez le document de publipostage des étiquettes, puis sélectionnez Modifier la liste de destinataires pour trier, filtrer et sélectionner des adresses spécifiques.

Voir aussi

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