Créer et gérer un site Espace de travail de document

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Un site Espace de travail de document permet de coordonner le développement d'un ou plusieurs documents connexes avec d'autres personnes. Le site intègre des outils servant à partager et mettre à jour les fichiers, ainsi qu'à tenir les utilisateurs au courant de l'état de ces fichiers.

Contenu de cet article

Vue d’ensemble

Créer un site espace de travail de Document à partir d’un document dans une bibliothèque

Créer un site espace de travail de Document vide

Ajouter un document

Ajouter un utilisateur

Ajouter une tâche

Ajouter une annonce

Ajouter un lien vers la liste des liens

Créer une alerte par courrier électronique pour une tâche

Publier un document dans une bibliothèque à partir d’un site espace de travail de Document

Supprimer un site espace de travail de Document

Présentation

Grâce à un site Espace de travail de document, vous et vos collègues pouvez coordonner le développement d'un ou plusieurs documents connexes. Le site intègre des outils servant à partager et mettre à jour les fichiers, ainsi qu'à tenir les utilisateurs au courant de l'état de ces fichiers. Vous pouvez collaborer avec vos collègues sur un site Espace de travail de document afin de développer un document de l'une des manières suivantes :

  • Travailler directement sur la copie située sur le site Espace de travail de document

  • Travailler sur une copie locale et la mettre à jour régulièrement sur le site Espace de travail de document

En outre, vous et les autres membres de l'espace de travail pouvez utiliser un site Espace de travail de document pour publier des annonces, affecter des tâches, partager des liens pertinents et recevoir des alertes en cas de modification du contenu du site. Vous pouvez créer un site Espace de travail de document pour un projet à court terme et supprimer le site une fois le projet terminé ou le conserver définitivement.

Par défaut, les propriétaires de sites ont le niveau d’autorisation requis pour créer des sites espace de travail de Document dans un site existant. Si vous êtes propriétaire de site et que vous souhaitez autoriser d’autres membres du site créer des sites espace de travail de Document, vous pouvez accorder l’autorisation de créer des sites pour le groupe Microsoft Windows SharePoint Services appartenant aux membres de l’équipe.

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Créer un site Espace de travail de document à partir d'un document d'une bibliothèque

Vous pouvez créer un site Espace de travail de document à partir d'un document déjà contenu dans une bibliothèque du site. Selon le programme utilisé, vous pouvez également créer un site Espace de travail de document à partir d'un programme compatible avec Microsoft Windows SharePoint Services, comme Microsoft Office Word 2007. Pour plus d'informations, consultez l'aide du programme correspondant.

  1. Ouvrez la bibliothèque de documents où se trouve le document.

  2. Pointez sur le nom du document, cliquez sur la flèche qui apparaît, pointez sur Envoyer vers, puis cliquez sur Créer un espace de travail de document.

    Remarque : Si l'option Créer un espace de travail de document n'est pas disponible, vous n'êtes pas autorisé à créer un espace de travail sur ce site. Dans ce cas, demandez au propriétaire du site de vous accorder cette autorisation ou de créer le site d'espace de travail à votre place.

  3. Cliquez sur OK.

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Créer un site Espace de travail de document vide

Si vous souhaitez créer un site Espace de travail de document sans le baser sur un document existant d'une bibliothèque, vous pouvez créer un site Espace de travail de document vide et y ajouter ultérieurement un ou plusieurs documents.

  1. Ouvrez le site sur lequel vous souhaitez créer un site Espace de travail de document.

    1. Cliquez sur Afficher tout le contenu du Site, puis cliquez sur créer dans la page tout le contenu du Site.

      Conseil : Dans la plupart des cas, vous pouvez utiliser à la place la du menu Actions du Site Image du bouton pour effectuer cette étape.

    Remarque : Vous devrez peut-être demander au propriétaire du site de vous autoriser à créer un site Espace de travail de document.

  2. Dans la liste Pages Web, cliquez sur Sites et espaces de travail.

  3. Entrez les informations sur le site Espace de travail de document que vous souhaitez créer, comme le titre et la dernière partie de l'adresse du site Web.

  4. Dans la section Sélection du modèle, cliquez sur l'onglet Collaboration, puis cliquez sur Espace de travail de document.

  5. Dans la section Autorisations, effectuez l'une des opérations suivantes :

    • Si vous souhaitez que tous les membres du site parent soient membres de cet espace de travail, cliquez sur Utiliser les mêmes autorisations que le site parent.

    • Si vous souhaitez que seules certaines personnes soient membres de cet espace de travail, cliquez sur Utiliser des autorisations uniques.

  6. Si vous souhaitez que la barre de liens supérieure du site parent s'affiche sur les pages de ce nouveau site, assurez-vous que l'option Utiliser la barre de liens supérieure du site parent est sélectionnée dans la section Héritage de navigation.

  7. Cliquez sur Créer.

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Ajouter un document

Vous pouvez ajouter des documents à un site Espace de travail de document à tout moment, que ce site soit créé à partir d'un document existant ou qu'il s'agisse d'un site vide.

  1. Sur la page d'accueil du site Espace de travail de document, cliquez sur Documents partagés.

  2. Effectuez l'une des opérations suivantes :

    • Pour créer et ajouter un nouveau document, cliquez sur Nouveau.

    • Pour ajouter un document existant, cliquez sur Télécharger, puis cliquez sur Parcourir pour rechercher le fichier à ajouter. Sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Ouvrir. Si la bibliothèque contient déjà un document du même nom mais que vous ne voulez pas remplacer ce document, désactivez la case à cocher Remplacer les fichiers existants.

  3. Cliquez sur OK.

Vous pouvez également ajouter une copie liée d'un document d'une autre bibliothèque vers la bibliothèque Documents partagés du site Espace de travail de document en créant une destination d'envoi. Lors de la mise à jour du document d'origine ou de la copie liée, vous pouvez mettre à jour la copie de l'autre emplacement en toute simplicité. Pour plus d'informations sur l'ajout de copies liées de documents dans une autre bibliothèque, reportez-vous à la section Voir aussi.

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Ajouter un utilisateur

Pour ajouter des utilisateurs à un site Espace de travail de document, vous devez être autorisé à ajouter des membres au site parent ou au site Espace de travail de document. Si vous ne pouvez pas ajouter d'utilisateurs au site Espace de travail de document, contactez le propriétaire du site parent.

  1. Sur la page d'accueil du site Espace de travail de document, dans la liste Membres, cliquez sur le nom du groupe auquel vous souhaitez ajouter un utilisateur.

  2. Dans le menu Nouveau Menu Nouveau , cliquez sur Ajouter des utilisateurs.

  3. Dans la section Ajouter des utilisateurs, tapez le nom, le nom du groupe ou l’adresse de messagerie de l’utilisateur ou le groupe que vous voulez ajouter. Si vous ajoutez plusieurs utilisateurs, séparez les noms par un point-virgule ( ;). Vous pouvez également cliquer sur Parcourir Image du bouton pour rechercher et sélectionner la personne dans l’annuaire.

  4. Dans la section Autoriser l'accès, cliquez sur le groupe auquel vous souhaitez ajouter l'utilisateur.

  5. Cliquez sur OK.

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Ajouter une tâche

Vous pouvez utiliser la liste Tâches du site Espace de travail de document pour vous affecter des éléments de travail, ainsi qu'aux autres membres de l'espace de travail. Les membres peuvent ensuite mettre à jour et partager l'état des tâches qui leur sont affectées en toute simplicité. Grâce à la liste Tâches, vous pouvez définir la priorité et l'échéance des tâches, ainsi que l'état et le pourcentage d'achèvement. En tant que propriétaire du site Espace de travail de document, vous pouvez également ajouter des champs personnalisés à la liste Tâches, tout comme pour n'importe quelle autre liste d'un site SharePoint. Pour plus d'informations sur la personnalisation des listes, reportez-vous à la section Voir aussi.

  1. Dans la page d’accueil du site espace de travail de Document, sous tâches, cliquez sur Ajouter une nouvelle tâche.

  2. Dans la zone titre, tapez un nom pour la tâche.

  3. Dans la liste priorité, cliquez sur la priorité de la tâche.

  4. Dans la liste état, cliquez sur l’état de la tâche.

  5. Pour affecter la tâche à quelqu'un, effectuez l’une des opérations suivantes dans la section Assigné à:

    • Tapez l’adresse de messagerie de la personne à laquelle vous souhaitez affecter la tâche.

    • Tapez le nom complet de la personne à laquelle vous souhaitez affecter la tâche, puis cliquez sur Vérifier les noms Image du bouton . Si la personne se trouve dans le répertoire, le nom correspond à cette adresse de messagerie. Si la personne ne figure pas dans le répertoire, le message aucune correspondance exacte a été trouvée s’affiche.

    • Cliquez sur Parcourir Image du bouton pour rechercher et sélectionner la personne dans l’annuaire. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK.

  6. Si nécessaire, tapez une brève description de la tâche dans la zone Description.

  7. Dans la zone Date de début, entrez la date de début de la tâche.

  8. Dans la zone Date d’échéance, entrez la date à laquelle la tâche doit être terminée.

  9. Cliquez sur OK.

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Ajouter une annonce

Utilisez la liste Annonces pour publier à l'intention des membres de l'équipe des messages importants concernant le projet, par exemple des dates tampons ou des modifications dans les livrables, des présentations pour les nouveaux membres, et d'autres informations.

  1. Dans la page d’accueil du site espace de travail de Document, cliquez sur Ajouter une nouvelle annonce.

  2. Dans la zone titre, tapez un titre pour votre annonce.

  3. Dans la zone corps, tapez le texte complet de votre annonce.

  4. Si vous souhaitez que l’annonce automatiquement qu’ils expirent après une date donnée, tapez la date dans la zone date d’expiration.

  5. Cliquez sur OK.

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Ajouter un lien vers la liste des liens

Vous pouvez utiliser la liste Liens pour partager des liens utiles aux membres de l'équipe. Cette liste peut fournir un accès rapide et aisé à des informations et des ressources connexes, telles que d'autres sites Web.

  1. Dans la page d’accueil du site espace de travail de Document, cliquez sur Ajouter un nouveau lien.

  2. Dans la section URL, tapez l’adresse de la page Web ou un autre type de ressource à laquelle vous souhaitez lier et tapez une description pour le lien.

    Le texte que vous tapez dans la zone Entrez la description apparaît comme le nom du lien dans la liste de liens. Vous pouvez inclure des remarques sur le lien dans la section Notes, mais cette information n’apparaît pas dans l’affichage par défaut de la liste de liens qui s’affiche sur la page d’accueil du site espace de travail de Document.

  3. Cliquez sur OK.

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Créer une alerte par courrier électronique pour une tâche

Après avoir créé des tâches et les avoir affectées aux membres de l'espace de travail, vous pouvez choisir de recevoir des alertes par courrier électronique vous avertissant en cas de modification des éléments de la liste Tâches. Par ailleurs, les membres peuvent également créer des alertes personnelles afin de recevoir une notification par courrier électronique lorsque des modifications sont apportées aux autres éléments qui les intéressent.

Remarque : Vous ne pouvez créer des alertes électroniques pour des tâches que si l'administrateur du serveur a activé l'envoi de courrier électronique sur le serveur exécutant Windows SharePoint Services.

  1. Dans la page d’accueil du site espace de travail de Document, cliquez sur tâches.

    Si la liste des tâches n’apparaît pas sur la page d’accueil, cliquez sur Afficher tout le contenu du Site, puis cliquez sur tâches.

  2. Dans le menu Image du menu Actions, cliquez sur M’avertir.

  3. Dans la section Titre de l’alerte, tapez un nom pour votre alerte.

  4. Dans la section Envoyer les alertes à, votre nom est inclus par défaut dans la zone utilisateurs. Vous pouvez envoyer les alertes à d’autres membres en ajoutant leurs noms dans la zone utilisateurs, séparés par un point-virgule ( ;).

  5. Dans la section Modifier le Type, sélectionnez le type de modifications auquel vous souhaitez être prévenu.

  6. Dans la section Envoyer les alertes pour ces modifications, sélectionnez un filtre pour recevoir les modifications en fonction de certains critères.

    Conseil : Vous pouvez également choisir de recevoir des alertes pour les éléments affichés dans une vue spécifique de la liste des tâches.

  7. Dans la section quand à envoyer des alertes, sélectionnez la fréquence à laquelle vous souhaitez recevoir des alertes.

  8. Cliquez sur OK.

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Publier un document dans une bibliothèque à partir d'un site Espace de travail de document

Si votre site Espace de travail de document repose sur un document existant stocké dans une bibliothèque, vous pouvez mettre à jour la copie d'origine en fonction des modifications apportées à la copie du document sur le site Espace de travail de document.

  1. Sur le site Espace de travail de document, ouvrez la bibliothèque qui contient le document.

  2. Pointez sur le nom du document, cliquez sur la flèche qui apparaît, pointez sur Envoyer vers, puis cliquez sur Publier à l'emplacement source.

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Supprimer un site Espace de travail de document

Une fois le projet de documentation terminé et les versions finales des documents déplacées dans d'autres emplacements, vous pouvez supprimer le site Espace de travail de document. Pour cela, vous devez disposer du niveau d'autorisation Contrôle total. Par défaut, les propriétaires de site disposent de ce niveau d'autorisation.

Important : Veillez à publier tous les documents sur un autre emplacement avant de supprimer un site Espace de travail de document. En effet, lorsque vous supprimez un site Espace de travail de document, tous les documents, bibliothèques, listes et données de liste, paramètres du site, niveaux d'autorisation et informations de sécurité contenus sur ce site sont supprimés de manière définitive.

  1. Dans la page d’accueil du site, cliquez sur la de menu Actions du Site Image du bouton , puis cliquez sur Paramètres du Site.

    Dans un site pour lequel le menu Actions du site est personnalisé, pointez sur Paramètres du site, puis cliquez sur les paramètres à afficher.

  1. Dans la colonne Administration du site, cliquez sur Supprimer ce site.

  2. Cliquez sur Supprimer, puis sur OK pour confirmer la suppression du site.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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