Créer et gérer des ensembles de documents

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Après l’ajout d’un type de contenu ensemble de documents dans une bibliothèque de documents, vous pouvez l’utiliser pour créer de nouveaux produits de travail multidocument. En outre, lorsque vous cliquez sur le dossier pour un ensemble de documents pour l’ouvrir, vous accédez à une Page d’accueil que vous pouvez utiliser pour gérer le contenu de l’ensemble de documents.

Contenu de cet article

Sur l’utilisation des ensembles de documents

Créer une nouvelle instance d’un ensemble de documents

Ajouter ou télécharger des documents sur un ensemble de documents existants

Gérer les autorisations d’un ensemble de documents

Gérer les versions

Partager un lien vers l’ensemble de documents

Tâches connexes

Sur l’utilisation des ensembles de documents

Si la bibliothèque que vous utilisez contient des documents et des ensembles de documents, vous pouvez identifier les ensembles de documents dans une bibliothèque de documents en recherchant leur icône de dossier unique.

Dossiers d’ensembles de documents dans une bibliothèque de documents

Lorsque vous travaillez sur un ensembles de documents, vous pouvez utiliser l’onglet gérer du ruban ensembles de documents, qui s’affiche sur la Page d’accueil pour l’ensemble de documents, pour effectuer des tâches courantes.

Onglet Gérer du ruban Ensemble de documents

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Créer une nouvelle instance d’un ensemble de documents

  1. Accédez à la bibliothèque de documents qui a été configurée pour prendre en charge des ensembles de documents.

  2. Cliquez sur l’onglet Documents du ruban Outils de bibliothèque.

  3. Cliquez sur Nouveau Document, puis cliquez sur Ensemble de documents ou le nom de l’ensemble de documents que vous voulez créer (si votre organisation a créé l’ensemble de documents types de contenu personnalisés qu’ils peuvent avoir des noms uniques) Si la bibliothèque prend en charge la création de documents individuels et ensembles de documents, vous pouvez identifier l’ensemble de documents en recherchant l’icône de dossier.
    Menu Nouveau document avec l’icône Ensemble de documents sélectionnée

  4. Dans la boîte de dialogue Nouvel ensemble de documents, tapez un nom et une description pour l’ensemble de documents que vous créez, puis cliquez sur OK. Lorsque l’ensemble de documents est créé, le navigateur affiche la Page d’accueil pour l’ensemble de documents.

    Si cet ensemble de documents est configuré pour créer des documents automatiquement lorsque vous créez une nouvelle instance de celle-ci, ces documents apparaissent dans un composant WebPart sur la Page d’accueil. Si aucun contenu par défaut n’a été spécifié pour cet ensemble de documents, un dossier d’ensemble de documents vide est créé et vous pouvez ajouter ou télécharger des fichiers dans le dossier afin de les rendre une partie de l’ensemble de documents. Vous pouvez ajouter uniquement les fichiers qui sont des types de contenu mêmes ceux autorisés dans l’ensemble de documents.

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Ajouter ou télécharger des documents sur un ensemble de documents existants

Si l’ensemble de documents que vous utilisez n’est pas configuré pour créer automatiquement le contenu par défaut lorsque vous créez une nouvelle instance d’un ensemble de documents, vous pouvez ajouter manuellement des fichiers à l’ensemble de documents. Uniquement les fichiers des types de contenu autorisés pour l’ensemble de documents peuvent être ajoutés.

  1. Accédez à la bibliothèque de documents qui contient l’ensemble de documents que vous souhaitez mettre à jour, puis cliquez sur le nom de l’ensemble de documents pour accéder à sa Page d’accueil.

  2. Dans la Page d’accueil pour l’ensemble de documents, cliquez sur l’onglet Documents du ruban et puis effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour ajouter un nouveau fichier à l’ensemble de documents, cliquez sur Nouveau Document, puis cliquez sur le type de document que vous voulez créer.

    • Pour télécharger un document à l’ensemble de documents, cliquez sur la flèche en regard de Télécharger un Document, puis sélectionnez l’option pour télécharger un document unique. Accédez à l’emplacement du fichier souhaité, puis cliquez sur OK. Spécifier les informations de propriété Null interdit lorsque vous y êtes invité, puis cliquez sur Enregistrer.

    • Pour télécharger plusieurs documents à l’ensemble de documents, cliquez sur la flèche en regard de Télécharger un Document, puis sur Télécharger plusieurs Documents. Faites glisser et déposez ou rechercher les fichiers que vous voulez, puis cliquez sur OK, puis sur terminé lorsque vous y êtes invité.

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Gérer les autorisations d’un ensemble de documents

Par défaut, ensembles de documents héritent des autorisations de la bibliothèque dans lequel ils se trouvent. Vous pouvez choisir de spécifier des autorisations uniques pour un ensemble de documents si vous avez besoin restreindre ou modifier les droits d’accès aux documents dans un ensemble de documents individuels.

Gestion des autorisations uniques au niveau des éléments ou au niveau du dossier peut être compliqué et du temps. Si la plupart des ensembles de documents devront être accessibles à des groupes similaires, il peut être plus facile de gérer les autorisations au niveau de la bibliothèque.

Pour gérer les autorisations pour un ensemble de documents, vous devez disposer au moins du niveau d’autorisation Création ou contrôle total.

  1. Sur la Page d’accueil pour l’ensemble de documents, cliquez sur l’onglet Gérer du ruban t Se de Document, puis cliquez sur autorisations.

  2. Exécutez l’une des procédures suivantes :

    • Pour modifier les paramètres d’autorisation pour la bibliothèque de documents, cliquez sur Gérer le site Parent.

    • Pour arrêter l’héritage des autorisations à partir de la bibliothèque de documents et créer des autorisations uniques pour cet ensemble de documents individuellement, cliquez sur Arrêter les autorisations personnalisées.

    • Pour afficher les autorisations spécifiques que possède une personne, cliquez sur Vérifier les autorisations et tapez le nom de l’utilisateur ou groupe que vous voulez vérifier.

    • Pour hériter des autorisations de la bibliothèque de documents parent (si l’ensemble de documents a été configuré précédemment pour arrêter l’héritage les) cliquez sur Hériter des autorisations.

Pour plus d’informations sur l’utilisation des autorisations, voir les liens situés sous Voir aussi.

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Gérer les versions

Si le contrôle de version a été activé pour la bibliothèque de documents dans lequel votre ensemble de documents a été enregistrée, vous disposez de deux différentes options pour l’utilisation de l’historique des versions de votre ensemble de documents ou des documents dans l’ensemble de la personne.

Dans la Page d’accueil pour l’ensemble de documents, cliquez sur l’onglet Gérer du ruban Ensemble de documents et effectuez l’une des opérations suivantes :

Pour :

Procédez comme suit :

Capturer un instantané de propriétés actuelles et des documents dans un ensemble de documents

Cliquez sur Capturer la Version, tapez une description des modifications ont été apportées dans la version que vous capturez, puis cliquez sur OK.

Afficher l’historique de version pour un ensemble de documents

Sous l’onglet Gérer du ruban Ensemble de documents, cliquez sur Historique.

Restaurer l’ensemble de documents dans une version antérieure

  • Sous l’onglet Gérer du ruban Ensemble de documents, cliquez sur Historique.

  • Pointez sur les informations de date et heure pour la version que vous souhaitez restaurer, cliquez sur la flèche qui apparaît, puis cliquez sur Restaurer la Version.

Cette opération restaure l’ensemble de documents entier à la version enregistrée sélectionnée. Toutes les modifications qui ont été apportées à l’ensemble de documents après que cette version est annulée.

Supprimer des instantanés de version précédente d’un ensemble de documents

Cliquez sur Historique, puis cliquez sur Supprimer toutes les Versions. Cette action supprime des instantanés de l’historique de version de l’ensemble de documents. Il ne supprime pas l’ensemble de documents proprement dit.

Afficher l’historique de version pour des fichiers individuels au sein d’un ensemble de documents

Pointez sur le document pour lequel vous souhaitez afficher l’historique, cliquez sur la flèche qui apparaît, puis cliquez sur Historique.

Restaurer un document dans une version antérieure.

  • Pointez sur le document pour lequel vous souhaitez afficher l’historique, cliquez sur la flèche qui apparaît, puis cliquez sur Historique.

  • Pointez sur les informations de date et heure pour la version que vous souhaitez restaurer, cliquez sur la flèche qui apparaît, puis sur restaurer.

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Partager un lien vers l’ensemble de documents

Si vous utilisez un programme de messagerie compatible avec Microsoft SharePoint Server 2010, tels que Microsoft Outlook 2010, vous pouvez rapidement envoyer un lien vers la Page d’accueil pour un ensemble de documents.

  1. Sur la Page d’accueil pour l’ensemble de documents, cliquez sur l’onglet Gérer du ruban Ensemble de documents, puis cliquez sur courrier électronique un lien.

  2. Lorsque vous êtes invité à autoriser Outlook à ouvrir un contenu Web, cliquez sur Autoriser.

  3. Dans la ligne à du message électronique Microsoft Outlook, tapez les noms des destinataires souhaités, spécifiez un sujet dans la ligne d’objet et puis entrez toute information supplémentaire que vous voulez inclure dans le corps du message électronique.

  4. Si vous le souhaitez, vous pouvez spécifier votre propre adresse de messagerie dans la ligne de sorte que le message n’apparaît pas à envoyer à partir du serveur, et elle ne pas ignorer les destinataires. Cliquez sur la flèche vers le bas en regard de à partir de, puis cliquez sur Autre adresse de messagerie. Tapez ou sélectionnez votre adresse de messagerie.

  5. Lorsque vous avez terminé de rédiger votre message, cliquez sur Envoyer dans Outlook.

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Tâches connexes

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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