Créer et appliquer des stratégies de gestion des informations

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Les stratégies de gestion des informations vous permettent de contrôler les utilisateurs qui peuvent accéder aux informations de votre organisation, les opérations qu’ils peuvent effectuer dessus et le délai de rétention des informations. Une stratégie peut vous aider à faire respecter la conformité avec les lois et réglementations gouvernementales ou les processus métier internes. En tant qu’administrateur, vous pouvez configurer une stratégie pour contrôler le suivi des documents, l’accès aux documents et la période de rétention des documents.

Chaque stratégie peut établir un ensemble de règles pour un type spécifique de contenu. Chaque règle dans une stratégie est une fonctionnalité de stratégie. Par exemple, une fonctionnalité de stratégie de gestion des informations peut spécifier le délai de rétention d’un type de contenu.

Remarque : Stratégies de gestion des informations sont compilées par un travail du minuteur de stratégie d’informations gestion, gérés par Microsoft, qui s’exécute toutes les semaines. Par conséquent, vos stratégies pas immédiatement effet. Impossible de modifier la fréquence et la date du travail du minuteur stratégie de gestion des informations.

Une stratégie de gestion des informations peut être créée sur un site de différentes manières :

  1. Créer une stratégie de gestion des informations à utiliser sur plusieurs types de contenu dans une collection de sites.

  2. Créer une stratégie de gestion des informations pour un type de contenu de site.

  3. Créer une stratégie de gestion des informations pour une liste ou une bibliothèque.

L’activation de la stratégie de Site fonctionnalité permet aux site administrateurs de collection de sites définir des planifications de rétention qui s’appliquent à un site et tout son contenu. Pour activer cette fonctionnalité :

  1. Accédez à la page d’accueil de la collection de sites pour lequel vous souhaitez activer la fonctionnalité de stratégie de Site.

    Accédez à de paramètres Bouton Paramètres d’Office 365 , groupes de paramètres du Site.

  2. Sous Administration de Collection de sites, cliquez sur Fonctionnalités de Collection de sites.

  3. Faites défiler jusqu'à la stratégie de Site. Sur le côté droit, si vous ne voyez pas Active, choisissez Activate.

Pour garantir l’application d’une stratégie de gestion des informations à tous les documents d’un certain type dans une collection de sites, vous pouvez créer la stratégie au niveau de la collection de sites, puis l’appliquer aux types de contenu. Ce type de stratégie est appelée stratégie de collection de sites.

  1. Accédez à de paramètres Bouton Paramètres d’Office 365 , groupes de paramètres du Site.

  2. Dans la page Paramètres du site, dans la liste Administration de la collection de sites, cliquez sur Stratégies de collections de sites.

  3. Dans la page Stratégies de collections de sites, cliquez sur Créer.

  4. Tapez un nom et une description pour la stratégie, puis rédigez une brève déclaration de stratégie qui explique son objectif aux utilisateurs. La déclaration de stratégie peut comporter jusqu’à 512 caractères.

  5. Voir créer une stratégie pour un type de contenu plus loin dans cet article savoir comment configurer les fonctionnalités que vous souhaitez associer à la stratégie.

  6. Cliquez sur OK pour retourner à la page Stratégies de collections de sites.

L’ajout d’une stratégie de gestion des informations à un type de contenu permet d’associer aisément des fonctionnalités de stratégie à plusieurs listes ou bibliothèques. Vous pouvez ajouter une stratégie de gestion des informations existante à un type de contenu ou créer une stratégie unique applicable à un type de contenu individuel.

Vous pouvez également ajouter une stratégie de gestion des informations à un type de contenu applicable aux listes. Ceci permet d’appliquer la stratégie aux seuls éléments dans la liste qui utilisent le type de contenu.

  1. Accédez à de paramètres Bouton Paramètres d’Office 365 , groupes de paramètres du Site.

  2. Dans la page Paramètres du Site, dans la section Galeries du Concepteur Web, cliquez sur types de contenu de Site.

  3. Dans la page Paramètres de type de contenu de site, sélectionnez le type de contenu auquel vous voulez ajouter une stratégie.

  4. Dans la page Type de contenu de site, dans la section Paramètres, cliquez sur Paramètres de la stratégie de gestion des informations.

  5. Dans la page Paramètres de la stratégie de gestion des informations, sélectionnez Définir une stratégie, puis cliquez sur OK.

  6. Dans la page Modifier une stratégie, tapez un nom et une description pour la stratégie, puis rédigez une brève description qui explique son objectif aux utilisateurs. Celle-ci peut comporter jusqu’à 512 caractères.

  7. Dans les sections suivantes, sélectionnez les fonctionnalités de stratégie individuelles que vous voulez ajouter à votre stratégie de gestion des informations.

  8. Pour spécifier une période de rétention pour les documents et éléments soumis à cette stratégie, cliquez sur Activer la rétention, puis spécifiez la période de rétention et les actions qui doivent être effectuées à l’expiration des éléments.

    Pour spécifier une période de rétention

    1.

    Cliquez sur Ajouter une étape de rétention pour les enregistrements.

    2.

    Sélectionnez une option de période de rétention pour spécifier le délai d’expiration des documents ou éléments. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour définir la date d’expiration sur la base d’une propriété de date, dans la section Événement, cliquez sur Cette étape repose sur une propriété de date de l’élément, puis sélectionnez l’action sur le document ou l’élément (par exemple, Créé ou Modifié) et l’incrément de temps après cette action (par exemple, nombre de jours, de mois ou d’années) pour l’expiration de l’élément.

    • Pour utiliser une formule de rétention personnalisée pour déterminer l’expiration, cliquez sur Définir par une formule de rétention personnalisée, installée sur ce serveur.

    Remarque :  Cette option est disponible uniquement si une formule personnalisée a été configurée par votre administrateur.

    3.

    L’option Démarrer un flux de travail est disponible uniquement si vous définissez une stratégie pour une liste, une bibliothèque ou un type de contenu auquel un flux de travail est déjà associé. Vous pouvez ensuite faire votre choix parmi plusieurs flux de travail.

    4.

    Dans la section Périodicité, sélectionnez Répéter l’action de cette étape..., puis entrez la fréquence à laquelle vous voulez que l’action soit réeffectuée.

    Remarque :  Cette option est disponible uniquement si l’action que vous avez sélectionnée peut être répétée. Par exemple, vous ne pouvez pas définir de périodicité pour l’action Supprimer définitivement.

    5.

    Cliquez sur OK.

  9. Pour activer l’audit pour les documents et éléments soumis à cette stratégie, cliquez sur Activer l’audit, puis spécifiez les événements pour lesquels vous voulez procéder à un audit.

    Pour activer l’audit

    1.

    Dans la section Audit de la page Modifier une stratégie, activez la case à cocher Activer l’audit, puis les cases à cocher en regard des événements pour lesquels vous voulez conserver une trace d’audit.

    2.

    Pour inviter les utilisateurs à insérer ces codes-barres dans les documents, activez la case à cocher Inviter les utilisateurs à insérer un code-barres avant l’enregistrement ou l’impression.

    3.

    Cliquez sur OK pour appliquer la fonctionnalité Audit à la stratégie.

    La fonctionnalité Audit de la stratégie permet aux organisations de créer et d’analyser des pistes d’audit pour les documents et éléments de liste (listes de tâches, listes de problèmes, groupes de discussion, calendriers, etc.). Cette fonctionnalité de stratégie génère un journal d’audit qui enregistre les événements (par exemple, consultation, modification et suppression du contenu).

    Lorsque l’audit est activé dans le cadre d’une stratégie de gestion des informations, les administrateurs peuvent afficher les données d’audit dans des rapports de l’utilisation de stratégies qui sont basés dans Microsoft Excel et qui synthétisent utilisation actuelle. Les administrateurs peuvent utiliser ces rapports pour déterminer comment les informations sont utilisées dans l’organisation. Ces rapports peuvent également aider les organisations à vérifier et à documenter leur conformité réglementaire ou à examiner des problèmes potentiels.

    Le journal d’audit enregistre les informations suivantes : nom de l’événement, date et heure de l’événement et nom système de l’utilisateur ayant effectué l’action.

  10. Lorsque les codes-barres sont activés dans le cadre d’une stratégie, ils sont ajoutés aux propriétés de document et affichées dans la zone d’en-tête du document auquel est appliqué le code-barres. Comme les étiquettes, les codes-barres peuvent également être supprimés manuellement à partir d’un document.

    Pour activer les codes-barres

    1.

    Dans la section Codes-barres de la page Modifier la stratégie, activez la case à cocher Activer les codes-barres.

    2.

    Pour inviter les utilisateurs à insérer ces codes-barres dans les documents, activez la case à cocher Inviter les utilisateurs à insérer un code-barres avant l’enregistrement ou l’impression.

    3.

    Cliquez sur OK pour appliquer la fonctionnalité codes-barres à la stratégie.

    La stratégie Codes-barres génère des codes-barres de type Code 39. Chaque image de code-barres inclut un texte sous le symbole de code-barres qui représente la valeur du code-barres. Ceci permet d’utiliser les données des codes-barres même si aucun matériel de scan n’est disponible. Les utilisateurs peuvent taper manuellement le numéro de code-barres dans la zone de recherche pour localiser l’élément sur un site.

  11. Pour exiger que les documents soumis à cette stratégie aient des étiquettes, cliquez sur Activer les étiquettes, puis spécifiez les paramètres que vous voulez utiliser pour les étiquettes.

    Pour activer les étiquettes

    1.

    Pour obliger les utilisateurs à ajouter une étiquette à un document, activez la case à cocherInviter les utilisateurs à insérer une étiquette avant l’enregistrement ou l’impression.

    Remarque : Si vous voulez que les étiquettes soient facultatives, n’activez pas cette case à cocher.

    2.

    Pour verrouiller une étiquette pour qu’elle ne soit pas modifiée après son insertion, activez la case à cocher Empêcher la modification d’étiquettes après les avoir ajoutées.

    Ce paramètre empêche la mise à jour du texte de l’étiquette une fois celle-ci insérée dans un élément au sein d’une application cliente telle que Word, Excel ou PowerPoint. Si vous voulez que l’étiquette soit mise à jour lorsque les propriétés de ce document ou élément sont mises à jour, n’activez pas cette case à cocher.

    3.

    Dans la zone Format d’étiquette, tapez le texte de l’étiquette comme vous souhaitez qu’il s’affiche. Les étiquettes peuvent contenir jusqu’à 10 références de colonnes, chacune d’entre elles pouvant inclure jusqu’à 255 caractères. Pour créer le format de votre étiquette, procédez comme suit :

    Tapez les noms des colonnes que vous voulez inclure dans l’étiquette dans l’ordre dans lequel vous voulez qu’elles apparaissent. Placez le nom des colonnes entre accolades ({}), comme montré dans l’exemple sur la page Modifier une stratégie.

    Tapez des mots pour identifier les colonnes en dehors des accolades, comme montré dans l’exemple sur la page Modifier une stratégie.

    4.

    Pour ajouter un saut de ligne, tapez \n à l’endroit où vous voulez insérer le saut de ligne.

    5.

    Sélectionnez la taille de police et le style souhaités, puis spécifiez le positionnement de l’étiquette (à gauche, au centre ou à droite) dans le document.

    Conseil : Sélectionnez une police et un style disponibles sur les ordinateurs des utilisateurs. La taille de la police affecte la quantité de texte qui peut apparaître sur l’étiquette.

    6.

    Tapez la hauteur et la largeur de l’étiquette. La hauteur des étiquettes varie entre 0,5 et 50 cm, de même que leur hauteur. Le texte des étiquettes est toujours centré verticalement dans l’image d’étiquette.

    7.

    Cliquez sur Actualiser pour afficher un aperçu du contenu de l’étiquette.

  12. Cliquez sur OK.

Vous pouvez définir une stratégie de rétention applicable uniquement à une liste, une bibliothèque ou un dossier spécifique. Si vous créez une stratégie de rétention de cette façon, vous ne pouvez pas réutiliser celle-ci sur d’autres listes, bibliothèques, dossiers ou sites.

Remarque :  Vous ne pouvez pas appliquer une stratégie de collection de sites à une stratégie basée sur l’emplacement.

Si vous voulez appliquer une stratégie de rétention unique à tous les types de contenu dans un emplacement unique, vous souhaiterez probablement utiliser rétention basée sur un emplacement. Dans la plupart des cas, vous voulez vérifier qu’une stratégie de rétention est spécifiée pour tous les types de contenu.

Remarque :  Chaque sous-dossier hérite de la stratégie de rétention de son parent, sauf si vous choisissez d’annuler l’héritage et de définir une nouvelle stratégie de rétention au niveau de l’enfant.

Si vous souhaitez définir une stratégie de gestion des informations différent de rétention à une liste ou bibliothèque, vous devez définir une stratégie de gestion des informations pour chaque type de contenu de liste associé à cette liste ou bibliothèque. Dans cet article pour plus d’informations, voir créer une stratégie pour un type de contenu de site .

Important :  Si vous décidez à un moment de passer d’une stratégie de type de contenu à une stratégie basée sur l’emplacement pour une liste ou une bibliothèque, seule la stratégie de rétention sera utilisée comme stratégie basée sur l’emplacement. Toutes les autres stratégies de gestion (audits, étiquettes et codes-barres) seront héritées des types de contenu associés.

Conseil :  Les stratégies basées sur l’emplacement peuvent être désactivées pour une collection de sites en désactivant la fonctionnalité Rétention basée sur des bibliothèques et des dossiers. Ceci permet aux administrateurs de collection de sites de s’assurer que leurs stratégies de type de contenu ne sont pas remplacées par les stratégies basées sur l’emplacement d’un administrateur de liste.

Vous devez au moins avoir l’autorisation Gérer les listes pour modifier les paramètres de la stratégie de gestion des informations pour une liste ou une bibliothèque.

  1. Accédez à la liste ou la bibliothèque pour laquelle vous voulez spécifier une stratégie de gestion des informations.

  2. Pour une bibliothèque de documents, cliquez sur de paramètres Paramètres : mettre à jour votre profil, installer le logiciel et le connecter au cloud , groupes de Paramètres de la bibliothèque.

    Si vous ne voyez pas ces éléments de menu, ou pour obtenir une liste, cliquez sur l’onglet bibliothèque ou liste dans le ruban, puis cliquez sur Paramètres de la bibliothèque ou Paramètres de la liste.

  3. Sous Autorisations et gestion, cliquez sur Paramètres de la stratégie de gestion des informations.

  4. Dans la page Paramètres de la stratégie de gestion des informations, vérifiez que la source de rétention pour la liste ou la bibliothèque est définie sur Bibliothèque et dossiers. Si la source Type de contenu apparaît, procédez comme suit :

    • Cliquez sur Modifier la source.

    • Dans la page Modifier la stratégie, dans la section Source de rétention, sélectionnez bibliothèque et des dossiers. Vous êtes averti de stratégies de rétention de type de contenu sont ignorées.

    • Cliquez sur OK.

  5. Dans la section Planification de rétention basée sur des bibliothèques de la page Modifier une stratégie, tapez une brève description de la stratégie que vous créez.

  6. Sous Éléments qui ne sont pas des enregistrements, cliquez sur Ajouter une étape de rétention.

    Important :  Sous Enregistrements, vous pouvez définir d’autres stratégies de rétention pour les enregistrements en sélectionnant l’option Définir différentes étapes de rétention pour les enregistrements.

  7. Dans la boîte de dialogue Propriétés de l’étape, sélectionnez une option de période de rétention pour indiquer le délai d’expiration des documents ou éléments. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour définir la date d’expiration sur la base d’une propriété de date, dans la section Événement, cliquez sur Cette étape repose sur une propriété de date de l’élément, puis sélectionnez l’action sur le document ou l’élément (par exemple, Créé ou Modifié) et l’incrément de temps après cette action (par exemple, nombre de jours, de mois ou d’années) pour l’expiration de l’élément.

    • Pour utiliser une formule de rétention personnalisée pour déterminer l’expiration, cliquez sur Définir par une formule de rétention personnalisée, installée sur ce serveur.

      Remarque :  Cette option est disponible uniquement si une formule personnalisée a été configurée par votre administrateur.

    • Sous Action, spécifiez l’action que vous voulez appliquer à l’expiration du document ou de l’élément. Pour activer l’application d’une action spécifique sur le document ou l’élément (par exemple, suppression), sélectionnez une action dans la liste.

  8. L’option Démarrer un flux de travail est disponible uniquement si vous définissez une stratégie pour une liste, une bibliothèque ou un type de contenu auquel un flux de travail est déjà associé. Vous pouvez ensuite faire votre choix parmi plusieurs flux de travail.

  9. Dans la section Périodicité, sélectionnez Répéter l’action de cette étape..., puis entrez la fréquence à laquelle vous voulez que l’action soit réeffectuée.

    Remarque :  Cette option est disponible uniquement si l’action que vous avez sélectionnée peut être répétée. Par exemple, vous ne pouvez pas définir de périodicité pour l’action Supprimer définitivement.

  10. Cliquez sur OK.

Si les stratégies de gestion des informations ont déjà été créées pour votre site en tant que stratégies de collection de sites, vous pouvez appliquer une des stratégies à un type de contenu. Ce faisant, vous pouvez appliquer la même stratégie à plusieurs types de contenu dans une collection de sites n’ayant pas le même type de contenu parent.

Remarque : Si vous souhaitez appliquer des stratégies à plusieurs types de contenu dans une collection de sites et vous propose un Service de métadonnées gérées configuré, vous pouvez utiliser à la publication du Type de contenu pour publier des stratégies de gestion des informations à plusieurs collections de sites. Dans cet article pour plus d’informations, voir appliquer une stratégie aux types de contenu dans l’ensemble des collections de sites .

  1. Accédez à la liste ou la bibliothèque qui contient le type de contenu auquel vous voulez appliquer une stratégie.

  2. Pour une bibliothèque de documents, cliquez sur de paramètres Paramètres : mettre à jour votre profil, installer le logiciel et le connecter au cloud , groupes de Paramètres de la bibliothèque.

    Si vous ne voyez pas ces éléments de menu, ou pour obtenir une liste, cliquez sur l’onglet bibliothèque ou liste dans le ruban, puis cliquez sur Paramètres de la bibliothèque ou Paramètres de la liste.

  3. Sous Autorisations et gestion, cliquez sur Paramètres de la stratégie de gestion des informations.

  4. Vérifiez que la source de la stratégie est définie sur Types de contenu, puis sous Stratégies de type de contenu, sélectionnez le type de contenu auquel vous voulez appliquer la stratégie.

  5. Dans la section Spécifier la stratégie, cliquez sur Utiliser une stratégie de collection de sites, puis sélectionnez la stratégie que vous voulez appliquer dans la liste.

    Remarque : Si l’option Utiliser une stratégie de collection de sites n’est pas disponible, aucune stratégie de collection de sites n’a été définie pour la collection de sites.

  6. Cliquez sur OK.

    Important :  Si la liste ou la bibliothèque que vous utilisez prend en charge la gestion de plusieurs types de contenu, sous Types de contenu, vous pouvez cliquer sur le type de contenu pour lequel vous voulez spécifier une stratégie de gestion des informations. Ceci vous permettra d’accéder directement à l’étape 5 ci-dessus.

Partagez les types de contenu entre plusieurs collections de sites à l’aide d’une application de service de métadonnées gérées pour configurer la publication de type de contenu. La publication de type de contenu vous aide à gérer le contenu et les métadonnées de façon cohérente sur vos sites, car les types de contenu peuvent être créés et mis à jour de façon centralisée, et les mises à jour publiées auprès de plusieurs collections de sites ou applications web abonnées.

Vous pouvez définir une stratégie de gestion des informations, puis créer un modèle à partir de la stratégie pour l’utiliser au besoin pour plusieurs collections de sites. Cette méthode peut être utilisée si vous voulez disposer d’une sauvegarde de vos stratégies de gestion des informations. Elle peut également être utilisée comme alternative à l’utilisation de la publication de type de contenu pour appliquer une stratégie à plusieurs collections de sites. Vous créez un modèle ou une sauvegarde de la stratégie en exportant celle-ci à partir d’une collection de sites, puis en l’important dans un emplacement enregistré ou dans une autre collection de sites.

Important :  Si vous utilisez la fonctionnalité d’exportation/importation dans le but de constituer un ensemble de modèles de stratégie, rappelez-vous que le fichier XML de la stratégie inclut un identificateur unique. Pour cette raison, vous ne pouvez pas importer cette stratégie dans un site plusieurs fois sans changer son identificateur unique.

Exporter une stratégie

  1. Dans la collection de sites où réside la stratégie, accédez à de paramètres Bouton Paramètres d’Office 365 , groupes de Paramètres du Site.

  2. Dans la page Paramètres du site, sous la section Administration de la collection de sites, cliquez sur Stratégies de collections de sites.

  3. Cliquez sur la stratégie que vous voulez exporter, faites défiler jusqu'au bas de la stratégie, puis cliquez sur Exporter.

  4. Lorsque vous êtes invité à enregistrer ou ouvrir le fichier, cliquez sur Enregistrer, puis sélectionnez un emplacement dans lequel enregistrer le fichier. Veillez à sélectionner un emplacement accessible aux collections de sites qui importent la stratégie.

  5. Dans la boîte de dialogue Téléchargement terminé qui s’affiche, cliquez sur Fermer.

Importer une stratégie dans une autre collection de sites

L’importation d’une stratégie de gestion des informations vous permet d’appliquer celle-ci à plusieurs types de contenu au niveau d’un site ou d’une liste au sein d’une collection de sites donnée. Cette méthode présente un double avantage : vous n’avez pas besoin de redéfinir et d’appliquer la stratégie sur chaque type de contenu, et vous pouvez gérer plus facilement les modifications de la stratégie en modifiant la stratégie au sein d’un seul emplacement.

  1. Sur la page d’accueil de la collection de sites à laquelle vous voulez appliquer la stratégie, accédez à de paramètres Bouton Paramètres d’Office 365 , groupes de Paramètres du Site.

  2. Dans la section Administration de la collection de sites, cliquez sur Stratégies de collections de sites.

  3. Dans la page Stratégies de collections de sites, cliquez sur Importer, puis sur Parcourir pour rechercher le fichier XML de la stratégie.

  4. Sélectionnez le fichier XML dans lequel la stratégie a été enregistrée, puis cliquez sur Ouvrir.

  5. Dans la page Importer une stratégie de collection de sites, cliquez sur Importer pour ajouter la stratégie à la collection de sites.

Votre stratégie importée peut désormais être appliqué à un ou plusieurs types de contenu au niveau du site ou une liste. Voir appliquer une stratégie de collection de sites à un contenu type plus haut dans cet article.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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