Créer et appliquer des stratégies de gestion des informations

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Les stratégies de gestion des informations permettent à votre organisation de contrôler le délai de rétention du contenu, d’auditer l’utilisation du contenu par les personnes et d’ajouter des codes-barres ou des étiquettes aux documents. Une stratégie peut vous aider à faire respecter la conformité avec les lois et réglementations gouvernementales ou les processus métier internes. En tant qu’administrateur, vous pouvez configurer une stratégie pour contrôler le suivi des documents et la période de rétention des documents.

Vous pouvez créer une stratégie de gestion des informations à trois emplacements différents dans la hiérarchie du site (du plus large au plus restreint) :

  • Créer une stratégie à utiliser sur plusieurs types de contenu dans une collection de sites.

  • Créer une stratégie pour un type de contenu de site.

  • Créer une stratégie pour une liste ou une bibliothèque.

Pour plus d’informations, voir Introduction aux stratégies de gestion des informations.

Créer une stratégie pour plusieurs types de contenu dans une collection de sites

Pour garantir l’application d’une stratégie de gestion des informations à tous les documents d’un certain type dans une collection de sites, vous pouvez créer la stratégie au niveau de la collection de sites, puis l’appliquer aux types de contenu. Ce type de stratégie est appelée stratégie de collection de sites.

  1. Dans la page accueil de collection de sites > paramètres SharePoint 2016 - Bouton Paramètres dans la barre de titre > Paramètres du Site.

    Dans un site de groupe connecté SharePoint, cliquez sur paramètres, cliquez sur Contenu du Site, puis cliquez sur Paramètres du Site.

  2. Dans la page Paramètres du site, sous Administration de la collection de sites, sélectionnez Modèles de stratégie de type de contenu.
    Lien Modèle de stratégie de type de contenu sur la page Paramètres du site

  3. Dans la page Stratégies, sélectionnez Créer.

  4. Entrez un nom et une description pour la stratégie, puis rédigez une brève déclaration de stratégie qui explique son objectif aux utilisateurs.

  5. Consultez la section suivante sur la création de stratégies pour un type de contenu de site pour découvrir comment configurer les fonctionnalités que vous voulez associer à la stratégie.

  6. Cliquez sur OK.

Créer une stratégie pour un type de contenu de site

L’ajout d’une stratégie de gestion des informations à un type de contenu permet d’associer aisément des fonctionnalités de stratégie à plusieurs listes ou bibliothèques. Vous pouvez ajouter une stratégie de gestion des informations existante à un type de contenu ou créer une stratégie unique applicable à un type de contenu individuel.

Vous pouvez également ajouter une stratégie de gestion des informations à un type de contenu applicable aux listes. Ceci permet d’appliquer la stratégie aux seuls éléments dans la liste qui utilisent le type de contenu.

  1. Dans la page accueil de collection de sites > paramètres SharePoint 2016 - Bouton Paramètres dans la barre de titre > Paramètres du Site.

    Dans un site de groupe connecté SharePoint, cliquez sur paramètres, cliquez sur Contenu du Site, puis cliquez sur Paramètres du Site.

  2. Dans la page Paramètres du site, sous Galeries du concepteur web, sélectionnez Types de contenu de site.
    Lien des types de contenu de site sur la page Paramètres du site

  3. Dans la page Paramètres de type de contenu de site, sélectionnez le type de contenu auquel vous voulez ajouter une stratégie.

  4. Dans la page Type de contenu de site, sous Paramètres, sélectionnez Paramètres de la stratégie de gestion des informations.

  5. Dans la page Modifier la stratégie, entrez un nom et une description pour la stratégie, puis rédigez une brève description qui explique son objectif aux utilisateurs.

  6. Dans les sections suivantes, sélectionnez les fonctionnalités de stratégie individuelles que vous voulez ajouter à votre stratégie de gestion des informations.
    Stratégies des types de contenu

  7. Pour spécifier une période de rétention pour les documents et éléments soumis à cette stratégie, sélectionnez Activer la rétention, puis spécifiez la période de rétention et les actions qui doivent être effectuées à l’expiration des éléments.

    Pour spécifier une période de rétention

1.

Sélectionnez Ajouter une étape de rétention pour les enregistrements.

2.

Sélectionnez une option de période de rétention pour spécifier le délai d’expiration des documents ou éléments. Effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Pour définir la date d’expiration sur la base d’une propriété de date, sous Événement > Cette étape repose sur une propriété de date de l’élément, sélectionnez l’action sur le document ou l’élément (par exemple, Créé ou Modifié) et l’incrément de temps après cette action (par exemple, nombre de jours, de mois ou d’années) pour l’expiration de l’élément.

  • Pour utiliser une formule de rétention personnalisée pour déterminer l’expiration, cliquez sur Définir par une formule de rétention personnalisée, installée sur ce serveur.

Remarque :  Cette option est disponible uniquement si une formule personnalisée a été configurée par votre administrateur.

3.

L’option Démarrer un flux de travail est disponible uniquement si vous définissez une stratégie pour une liste, une bibliothèque ou un type de contenu auquel un flux de travail est déjà associé. Vous pouvez ensuite faire votre choix parmi plusieurs flux de travail.

4.

Dans la section Périodicité, sélectionnez Répéter l’action de cette étape..., puis entrez la fréquence à laquelle vous voulez que l’action soit réeffectuée.

Remarque :  Cette option est disponible uniquement si l’action que vous avez sélectionnée peut être répétée. Par exemple, vous ne pouvez pas définir de périodicité pour l’action Supprimer définitivement.

5.

Sélectionnez OK.

  1. Pour activer l’audit pour les documents et éléments soumis à cette stratégie, sélectionnez Activer l’audit, puis spécifiez les événements pour lesquels vous voulez procéder à un audit.

    Pour activer l’audit

1.

Dans la page Modifier une stratégie, sous Audit > Activer l’audit , puis activez les cases à cocher en regard des événements pour lesquels vous souhaitez conserver une trace d’audit.

2.

Pour inviter les utilisateurs à insérer ces codes-barres dans les documents, sélectionnez Inviter les utilisateurs à insérer un code-barres avant l’enregistrement ou l’impression .

3.

Sélectionnez OK pour appliquer la fonctionnalité Audit à la stratégie.

La fonctionnalité Audit de la stratégie permet aux organisations de créer et d’analyser des pistes d’audit pour les documents et éléments de liste (listes de tâches, listes de problèmes, groupes de discussion, calendriers, etc.). Cette fonctionnalité de stratégie génère un journal d’audit qui enregistre les événements (par exemple, consultation, modification et suppression du contenu).

Lorsque l’audit est activé dans le cadre d’une stratégie de gestion des informations, les administrateurs peuvent consulter les données d’audit dans les rapports d’utilisation des stratégies basés dans Microsoft Excel et qui résument l’utilisation actuelle. Les administrateurs peuvent utiliser ces rapports pour déterminer les modalités d’utilisation des informations au sein de l’organisation. Ces rapports peuvent également aider les organisations à vérifier et documenter leur conformité réglementaire et à effectuer des recherches en lien avec les problèmes potentiels.

Le journal d’audit enregistre les informations suivantes : nom de l’événement, date et heure de l’événement et nom système de l’utilisateur ayant effectué l’action.

  1. Lorsque les codes-barres sont activés dans la cadre d’une stratégie, ils sont ajoutés aux propriétés des documents et affichés dans la zone d’en-tête du document auquel le code-barres est appliqué. À l’instar des étiquettes, les codes-barres peuvent également être supprimés manuellement d’un document. Vous pouvez spécifier si les utilisateurs doivent être invités à inclure le code-barres lors de l’impression ou de l’enregistrement d’un élément, ou si le code-barres doit être inséré manuellement à l’aide de l’onglet Insertion dans les programmes Office 2010.

    Pour activer les codes-barres

1.

Dans la page Modifier la stratégie, sous Codes-barres > Activer les codes-barres.

2.

Pour inviter les utilisateurs à insérer ces codes-barres dans les documents, sélectionnez Inviter les utilisateurs à insérer un code-barres avant l’enregistrement ou l’impression.

3.

Sélectionnez OK pour appliquer la fonctionnalité Codes-barres à la stratégie.

La stratégie Codes-barres génère des codes-barres de type Code 39. Chaque image de code-barres inclut un texte sous le symbole de code-barres qui représente la valeur du code-barres. Ceci permet d’utiliser les données des codes-barres même si aucun matériel de scan n’est disponible. Les utilisateurs peuvent taper manuellement le numéro de code-barres dans la zone de recherche pour localiser l’élément sur un site.

  1. Pour exiger que les documents soumis à cette stratégie aient des étiquettes, sélectionnez Activer les étiquettes, puis spécifiez les paramètres que vous voulez utiliser pour les étiquettes.

    Pour activer les étiquettes

1.

Pour obliger les utilisateurs à ajouter une étiquette à un document, sélectionnez Inviter les utilisateurs à insérer une étiquette avant l’enregistrement ou l’impression.

Remarque : Si vous voulez que les étiquettes soient facultatives, n’activez pas cette case à cocher.

2.

Pour verrouiller une étiquette pour qu’elle ne soit pas modifiée après son insertion, sélectionnez Empêcher la modification d’étiquettes après les avoir ajoutées.

Ce paramètre empêche la mise à jour du texte de l’étiquette une fois celle-ci insérée dans un élément au sein d’une application cliente telle que Word, Excel ou PowerPoint. Si vous voulez que l’étiquette soit mise à jour lorsque les propriétés de ce document ou élément sont mises à jour, n’activez pas cette case à cocher.

3.

Dans la zone Format d’étiquette, entrez le texte de l’étiquette comme vous souhaitez qu’il s’affiche. Les étiquettes peuvent contenir jusqu’à 10 références de colonnes, chacune d’entre elles pouvant inclure jusqu’à 255 caractères. Pour créer le format de votre étiquette, procédez comme suit :

Tapez les noms des colonnes que vous voulez inclure dans l’étiquette dans l’ordre dans lequel vous voulez qu’elles apparaissent. Placez le nom des colonnes entre accolades ({}), comme montré dans l’exemple sur la page Modifier une stratégie.

Tapez des mots pour identifier les colonnes en dehors des accolades, comme montré dans l’exemple sur la page Modifier une stratégie.

4.

Pour ajouter un saut de ligne, entrez \n à l’endroit où vous voulez insérer le saut de ligne.

5.

Sélectionnez la taille de police et le style souhaités, puis spécifiez le positionnement de l’étiquette (à gauche, au centre ou à droite) dans le document.

Sélectionnez une police et un style disponibles sur les ordinateurs des utilisateurs. La taille de la police affecte la quantité de texte qui peut apparaître sur l’étiquette.

6.

Entrez la hauteur et la largeur de l’étiquette. La hauteur des étiquettes varie entre 0,5 et 50 cm, de même que leur hauteur. Le texte des étiquettes est toujours centré verticalement dans l’image d’étiquette.

7.

Sélectionnez Actualiser pour afficher un aperçu du contenu de l’étiquette.

  1. Cliquez sur OK.

Créer une stratégie pour une liste, une bibliothèque ou un dossier (stratégie de rétention basée sur l’emplacement)

Vous pouvez définir une stratégie de rétention applicable uniquement à une liste, une bibliothèque ou un dossier spécifique. Toutefois, si vous créez une stratégie de rétention de cette façon, vous ne pouvez pas réutiliser celle-ci sur d’autres listes, bibliothèques, dossiers ou sites. Vous ne pouvez pas appliquer une stratégie de collection de sites à une stratégie basée sur l’emplacement.

Si vous voulez appliquer une seule stratégie de rétention à tous les types de contenu dans un seul emplacement, vous opterez certainement pour la rétention basée sur l’emplacement. Dans les autres cas, vous devrez vérifier qu’une stratégie de rétention est spécifiée pour tous les types de contenu.

Chaque sous-dossier hérite de la stratégie de rétention de son parent, sauf si vous choisissez d’annuler l’héritage et de définir une nouvelle stratégie de rétention au niveau de l’enfant.

Si vous voulez définir une stratégie de gestion des informations autre que la rétention pour une liste ou une bibliothèque, vous devez définir une stratégie de gestion des informations pour chaque type de contenu de liste associé à cette liste ou cette bibliothèque.

Si vous décidez à un moment de passer d’une stratégie de type de contenu à une stratégie basée sur l’emplacement pour une liste ou une bibliothèque, seule la stratégie de rétention sera utilisée comme stratégie basée sur l’emplacement. Toutes les autres stratégies de gestion (audits, étiquettes et codes-barres) seront héritées des types de contenu associés.

Les stratégies basées sur l’emplacement peuvent être désactivées pour une collection de sites en désactivant la fonctionnalité Rétention basée sur des bibliothèques et des dossiers. Ceci permet aux administrateurs de collection de sites de s’assurer que leurs stratégies de type de contenu ne sont pas remplacées par les stratégies basées sur l’emplacement d’un administrateur de liste.

Vous devez au moins avoir l’autorisation Gérer les listes pour modifier les paramètres de la stratégie de gestion des informations pour une liste ou une bibliothèque.

  1. Accédez à la liste ou la bibliothèque pour laquelle vous voulez spécifier une stratégie de gestion des informations.

  2. Dans le ruban, sélectionnez l’onglet Bibliothèque ou Liste > Paramètres de la bibliothèque ou Paramètres de la liste.

    Dans SharePoint Online, cliquez sur paramètres, puis sur paramètres de la liste ou paramètres de la bibliothèque.

  3. Sous Autorisations et gestion, sélectionnez Paramètres de la stratégie de gestion des informations.
    Lien Stratégies de gestion des informations dans la page Paramètres de la bibliothèque de documents

  4. Dans la page Paramètres de stratégie de gestion des informations, assurez-vous que la source de rétention pour la liste ou la bibliothèque est définie sur une bibliothèque et des dossiers.

    Si le Type de contenu apparaît comme source, cliquez sur Modifier la Source, puis cliquez sur bibliothèque et des dossiers. Vous êtes averti de stratégies de rétention de type de contenu sont ignorées. Cliquez sur OK.

  5. Dans la page Modifier une stratégie, sous Planification de rétention basée sur des bibliothèques, entrez une brève description de la stratégie que vous créez.

  6. Sélectionnez Ajouter une étape de rétention.

    Sous Enregistrements, vous pouvez définir d’autres stratégies de rétention pour les enregistrements en sélectionnant l’option Définir différentes étapes de rétention pour les enregistrements.

  7. Dans la boîte de dialogue Propriétés de l’étape, sélectionnez une option de période de rétention pour indiquer le délai d’expiration des documents ou éléments. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour définir la date d’expiration sur la base d’une propriété de date, sous Événement > Cette étape repose sur une propriété de date de l’élément, sélectionnez l’action sur le document ou l’élément (par exemple, Créé ou Modifié) et l’incrément de temps après cette action (par exemple, nombre de jours, de mois ou d’années) pour l’expiration de l’élément.

    • Pour utiliser une formule de rétention personnalisée pour déterminer l’expiration, cliquez sur Définir par une formule de rétention personnalisée, installée sur ce serveur.

      Remarque :  Cette option est disponible uniquement si une formule personnalisée a été configurée par votre administrateur.

    • Sous Action, spécifiez l’action que vous voulez appliquer à l’expiration du document ou de l’élément. Pour activer l’application d’une action spécifique sur le document ou l’élément (par exemple, suppression), sélectionnez une action dans la liste.

  8. L’option Démarrer un flux de travail est disponible uniquement si vous définissez une stratégie pour une liste, une bibliothèque ou un type de contenu auquel un flux de travail est déjà associé. Vous pouvez ensuite faire votre choix parmi plusieurs flux de travail.

  9. Sous Périodicité, sélectionnez Répéter l’action de cette étape, puis entrez la fréquence à laquelle vous voulez que l’action soit réeffectuée.

    Remarque :  Cette option est disponible uniquement si l’action que vous avez sélectionnée peut être répétée. Par exemple, vous ne pouvez pas définir de périodicité pour l’action Supprimer définitivement.

  10. Cliquez sur OK.

Appliquer une stratégie de collection de sites à un type de contenu

Si les stratégies de gestion des informations ont déjà été créées pour votre site en tant que stratégies de collection de sites, vous pouvez appliquer une des stratégies à un type de contenu. Ce faisant, vous pouvez appliquer la même stratégie à plusieurs types de contenu dans une collection de sites n’ayant pas le même type de contenu parent.

Si vous voulez appliquer des stratégies à plusieurs types de contenu dans une collection de sites, et que vous avez configuré un service de métadonnées gérées, vous pouvez utiliser la publication de type de contenu pour publier des stratégies de gestion des informations pour plusieurs collections de sites. Pour plus d’informations, voir la section Appliquer une stratégie à des types de contenu dans plusieurs collections de sites.

  1. Accédez à la liste ou la bibliothèque qui contient le type de contenu auquel vous voulez appliquer une stratégie.

  2. Dans le ruban, sélectionnez l’onglet Bibliothèque ou Liste > Paramètres de la bibliothèque ou Paramètres de la liste.

    Dans SharePoint Online, cliquez sur paramètres, puis sur paramètres de la liste ou paramètres de la bibliothèque.

  3. Sous Autorisations et gestion > Paramètres de la stratégie de gestion des informations.
    Lien Stratégies de gestion des informations dans la page Paramètres de la bibliothèque de documents

  4. Vérifiez que la source de la stratégie est définie sur Types de contenu, puis sous Stratégies de type de contenu, sélectionnez le type de contenu auquel vous voulez appliquer la stratégie.

  5. Sous Spécifier la stratégie > Utiliser une stratégie de collection de sites, sélectionnez la stratégie que vous voulez appliquer dans la liste.

    Remarque : Si l’option Utiliser une stratégie de collection de sites n’est pas disponible, aucune stratégie de collection de sites n’a été définie pour la collection de sites.

  6. Cliquez sur OK.

    Si la liste ou la bibliothèque que vous utilisez prend en charge la gestion de plusieurs types de contenu, sous Types de contenu, vous pouvez sélectionner le type de contenu pour lequel vous voulez spécifier une stratégie de gestion des informations. Ceci vous permettra d’accéder directement à l’étape 5 ci-dessus.

Appliquer une stratégie dans plusieurs collections de sites

Partagez les types de contenu entre plusieurs collections de sites à l’aide d’une application de service de métadonnées gérées pour configurer la publication de type de contenu. La publication de type de contenu vous aide à gérer le contenu et les métadonnées de façon cohérente sur vos sites, car les types de contenu peuvent être créés et mis à jour de façon centralisée, et les mises à jour publiées auprès de plusieurs collections de sites ou applications web abonnées.

Créer un modèle à partir d’une stratégie existante à utiliser dans plusieurs collections de sites

Vous pouvez définir une stratégie de gestion des informations, puis créer un modèle à partir de la stratégie pour l’utiliser au besoin pour plusieurs collections de sites. Cette méthode peut être utilisée si vous voulez disposer d’une sauvegarde de vos stratégies de gestion des informations. Elle peut également être utilisée comme alternative à l’utilisation de la publication de type de contenu pour appliquer une stratégie à plusieurs collections de sites. Vous créez un modèle ou une sauvegarde de la stratégie en exportant celle-ci à partir d’une collection de sites, puis en l’important dans un emplacement enregistré ou dans une autre collection de sites.

Important :  Si vous utilisez la fonctionnalité d’exportation/importation dans le but de constituer un ensemble de modèles de stratégie, rappelez-vous que le fichier XML de la stratégie inclut un identificateur unique. Pour cette raison, vous ne pouvez pas importer cette stratégie dans un site plusieurs fois sans changer son identificateur unique.

Exporter une stratégie

  1. Dans la page d’accueil de la collection de sites, sélectionnez Paramètres Petite icône Paramètres ayant pris la place de Paramètres du site. > Paramètres du site.

    Dans un site de groupe connecté SharePoint, cliquez sur paramètres, cliquez sur Contenu du Site, puis cliquez sur Paramètres du Site.

  2. Dans la page Paramètres du site, sous Administration de la collection de sites, sélectionnez Modèles de stratégie de type de contenu.
    Lien Modèle de stratégie de type de contenu sur la page Paramètres du site

  3. Sélectionnez la stratégie que vous voulez exporter, faites défiler jusqu’au bas, puis sélectionnez Exporter.

  4. Lorsque vous êtes invité à enregistrer ou ouvrir le fichier, sélectionnez Enregistrer, puis sélectionnez un emplacement dans lequel enregistrer le fichier. Veillez à sélectionner un emplacement accessible aux collections de sites qui importent la stratégie.

  5. Dans la boîte de dialogue Téléchargement terminé qui s’affiche, sélectionnez Fermer.

Importer une stratégie dans une autre collection de sites

L’importation d’une stratégie de gestion des informations vous permet d’appliquer celle-ci à plusieurs types de contenu au niveau d’un site ou d’une liste au sein d’une collection de sites donnée. Cette méthode présente un double avantage : vous n’avez pas besoin de redéfinir et d’appliquer la stratégie sur chaque type de contenu, et vous pouvez gérer plus facilement les modifications de la stratégie en modifiant la stratégie au sein d’un seul emplacement.

  1. Dans la page d’accueil de la collection de sites à laquelle vous voulez appliquer la stratégie, sélectionnez Paramètres Petite icône Paramètres ayant pris la place de Paramètres du site. > Paramètres du site.

    Dans un site de groupe connecté SharePoint, cliquez sur paramètres, cliquez sur Contenu du Site, puis cliquez sur Paramètres du Site.

  2. Dans la page Paramètres du site, sous Administration de la collection de sites > Modèles de stratégie de type de contenu.

  3. Dans la page Stratégies, sélectionnez Importer > Parcourir pour rechercher le fichier XML de la stratégie.

  4. Sélectionnez le fichier XML dans lequel la stratégie a été enregistrée, puis Ouvrir.

  5. Dans la page Importer une stratégie de collection de sites, sélectionnez Importer pour ajouter la stratégie à la collection de sites.

Votre stratégie importée peut désormais être appliquée à un ou plusieurs types de contenu au niveau d’un site ou d’une liste.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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