Créer des tables dans une base de données

Créer des tables dans une base de données

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Lorsque vous créez une base de données Access, vous stockez vos données dans des tableaux, des listes objet qui contiennent des lignes et des colonnes. Par exemple, vous pouvez créer une table de Contacts pour stocker une liste de noms, adresses et numéros de téléphone ou une table de produits pour stocker les informations relatives aux produits.

Cet article explique comment créer une table, comment ajouter des champs à une table et la définition clé primaire d’une table. Il explique également comment définir les propriétés de champ et table.

Étant donné que d’autres objets de base de données dépendent largement de tables, devraient toujours votre conception d’une base de données en créant toutes ses tables et création d’autres objets. Avant de créer des tables, avec soin prendre en compte vos besoins et déterminez toutes les tables dont vous avez besoin. Pour une introduction à la planification et la conception d’une base de données, voir l’article Concepts de base de création de base de données.

Contenu de cet article

Vue d’ensemble

Créer une table

Ajouter un champ à une table

Enregistrer une table

Vue d’ensemble

Un tableau est un objet de base de données que vous utilisez pour stocker les données relatives à un sujet donné, tels que les employés ou de produits. Un tableau se compose des enregistrements et des champs.

Chaque enregistrement contient des données sur une instance de l’objet de tableau, par exemple un employé en particulier. Un enregistrement est également appelé une ligne ou une instance.

Chaque champ contient des données sur un aspect de l’objet de tableau, par exemple Prénom ou adresse de messagerie. Un champ est également appelé une colonne ou un attribut.

Un enregistrement se compose des valeurs de champ, par exemple Contoso, Ltd. ou someone@example.com. Une valeur de champ est également appelée un fait.

Table clients de mise en page d’Access affichant des enregistrements et des champs

1. un enregistrement

2. un champ

3. une valeur de champ

Une base de données Access peut contenir plusieurs tables, chacune stockant des informations sur un sujet différent. Chaque table peut contenir plusieurs champs de différents types de données, tels que du texte, des nombres, des dates et des liens hypertexte.

Propriétés de table et de champ

Tables et les champs ont également des propriétés que vous pouvez définir pour contrôler leurs caractéristiques ou un comportement.

Feuilles de propriétés de table et de champ
Une table ouverte en mode Création.

1. propriétés du tableau

2. propriétés du champ

Dans une base de données Access, propriétés de la table sont les attributs d’une table qui affectent l’apparence ou le comportement de la table dans son ensemble. Propriétés de la table sont définies dans la feuille de propriétés du tableau, en mode Création. Par exemple, vous pouvez définir les propriétés d’Affichage par défaut d’une table pour indiquer comment la table est affichée par défaut.

Une propriété de champ s’applique à un champ particulier dans un tableau et définit l’une des caractéristiques du champ ou un aspect du comportement du champ. Vous pouvez définir des propriétés du champ dans mode Feuille de données. Vous pouvez également définir toute propriété de champ en mode Création en utilisant le volet Propriétés du champ.

Types de données

Chaque champ a un type de données. Type de données d’un champ indique le type de données qui contient le champ, tels que de grandes quantités de texte ou des fichiers joints.

Paramètre de type de données

Un type de données est une propriété de champ, mais il diffère des autres propriétés de champ comme suit :

  • Vous définissez le type de données d’un champ dans la grille de création de table, et non dans le volet Propriétés du champ.

  • Type de données d’un champ détermine les propriétés qui comporte le champ.

  • Vous devez définir le type de données d’un champ lorsque vous créez le champ.

    Vous pouvez créer un nouveau champ dans Access en entrant des données dans une nouvelle colonne en mode feuille de données. Lorsque vous créez un champ en entrant des données en mode feuille de données, Access affecte automatiquement un type de données pour le champ, en fonction de la valeur que vous entrez. Si aucun autre type de données n’est indiqué par votre entrée, Access définit le type de données texte. Si nécessaire, vous pouvez modifier le type de données à l’aide du ruban.

Exemples de données automatiques tapez détection

Le tableau suivant montre comment automatique des données fonctionne la détection de type en mode feuille de données.

Si vous entrez :

Access crée un champ avec un type de données :

John

Texte

http://www.contoso.com

Vous pouvez utiliser n’importe quel préfixe Internet valide. Par exemple, http://, https:// et mailto : sont des préfixes valides.

Lien hypertexte

1

Nombre, entier Long

50 000

Nombre, entier Long

50,000.99

Nombre, Double

50000.389

Nombre, Double

67/12

Les formats de date et d’heure reconnus sont celles de vos paramètres régionaux utilisateur.

Date/Heure

31 décembre 2016

Date/Heure

10:50:23

Date/Heure

10:50:00

Date/Heure

17:50

Date/Heure

$12,50

Le symbole monétaire reconnu est celle de vos paramètres régionaux utilisateur.

Monnaie

21.75

Nombre, Double

123,00 %

Nombre, Double

3.46E + 03

Nombre, Double

Relations entre les tables

Bien que chaque table contient des données sur un sujet différent, tables dans une base de données Access en règle générale, stockent des données sur les thèmes qui sont liés entre eux. Par exemple, une base de données peut contenir :

  • une table de clients qui répertorie les clients de votre société et leurs adresses ;

  • une table de produits qui répertorie les produits vendus, avec les prix et les photos de chaque article ;

  • une table de commandes qui permet d’effectuer le suivi des commandes des clients.

Étant donné que vous stockez les données des sujets différents dans des tables distinctes, vous devez pouvoir réunir les données afin que vous pouvez facilement combiner des données associées à partir de ces tables distinctes. Pour connecter les données stockées dans différentes tables, vous créez des relations. Une relation est une connexion logique entre deux tables qui spécifie les champs que les tables ont en commun.

Clés

Les champs qui font partie d’une relation de table portent le nom de « clé ». Une clé se compose généralement d’un seul champ, mais cela n’est pas toujours le cas. Il existe deux types de clés :

  • Clé primaire    Une table peut comporter qu’une clé primaire. Une clé primaire est constituée d’un ou plusieurs champs qui identifient chaque enregistrement que vous stockez dans le tableau. Il est souvent, un numéro d’identification unique, comme un numéro d’identification, un numéro de série ou un code, qui sert de clé primaire. Par exemple, vous devrez une table clients où chaque client a un numéro d’identification uniques des clients. Le champ code client est la clé primaire de la table Customers. Lorsqu’une clé primaire contient plusieurs champs, il est généralement composée de préexistants les champs qui, ensemble, fournissent des valeurs uniques. Par exemple, vous pouvez utiliser une combinaison de nom, prénom et date de naissance comme clé primaire pour une table sur les personnes.

  • Clé étrangère    Une table peut également avoir un ou plusieurs clés étrangères. Une clé étrangère contient des valeurs qui correspondent aux valeurs de la clé primaire d’une autre table. Par exemple, vous devrez une table de commandes dans lequel chaque commande a un numéro d’identification client qui correspond à un enregistrement dans une table Customers. Le champ code client est une clé étrangère de la table Orders.

La correspondance des valeurs entre les champs clés forme la base d’une relation de table. On utilise une relation de table pour combiner des données de tables liées. Par exemple, supposez que vous avez une table Clients et une table Commandes. Dans votre table Clients, chaque enregistrement est identifié par le champ de clé primaire, ID.

Pour associer chaque commande à un client, vous ajoutez un champ de clé étrangère à la table Commandes qui correspond au champ ID de la table Clients, puis vous créez une relation entre les deux clés. Lorsque vous ajoutez un enregistrement à la table Commandes, vous utilisez une valeur d’ID de client issue de la table Clients. Lorsque vous souhaitez afficher des informations concernant la commande d’un client, vous utilisez la relation pour identifier les données de la table Clients qui correspondent aux différents enregistrements de la table Commandes.

Une relation de table Access affichée dans la fenêtre Relations
Relation de table, affichée dans la fenêtre Relations.

1. une clé primaire, identifiée par l’icône de clé en regard du nom de champ.

2. Une clé étrangère (notez l’absence d’icône de clé).

Avantages offerts par l’utilisation de relations

Le fait de conserver les données séparées dans des tables liées offre les avantages suivants :

  • Cohérence    Chaque élément de données n’étant enregistré qu’une seule fois, dans une seule table, il existe moins de risque d’ambiguïté ou d’incohérence. Par exemple, vous stockez le nom d’un client une seule fois, dans une table qui concerne les clients, plutôt qu’à plusieurs reprises (avec le risque d’incohérence qui en découle) dans une table qui contient des données relatives aux commandes.

  • Efficacité    L’enregistrement des données dans un seul emplacement permet d’utiliser moins d’espace disque. En outre, les tables plus compactes offrent en général un traitement des données plus rapide que les tables volumineuses. Pour finir, si vous n’utilisez pas des tables distinctes pour des sujets distincts, vous introduirez des valeurs Null (absence de données) et une redondance dans vos tables, ce qui peut nuire aux performances et utiliser de l’espace inutilement.

  • Facilité de compréhension    La structure d’une base de données est plus simple à comprendre si les sujets sont séparés correctement dans des tables.

Conseil : Planification des tables des relations à l’esprit. Vous pouvez utiliser l’Assistant liste de choix pour créer un champ de clé étrangère si la table qui contient la clé primaire correspondante déjà existe. L’Assistant liste de choix crée la relation pour vous.

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Créer une table

Une base de données simple, par exemple une liste de contacts, utilisez qu’une seule table. Toutefois, plusieurs bases de données, utilisent plusieurs tables. Lorsque vous créez une nouvelle base de données, vous créez un nouveau fichier sur votre ordinateur se comporte comme un conteneur pour tous les objets dans votre base de données, y compris des tables.

Vous pouvez créer une table en créant une nouvelle base de données, en insérant une table dans une base de données existante ou en important ou lier une table à une autre source de données, comme un classeur Microsoft Excel, un document Microsoft Word, un fichier texte ou une autre base de données. Lorsque vous créez une base de données vierge, un nouveau tableau vide est inséré automatiquement pour vous. Vous pouvez ensuite entrer des données dans le tableau pour commencer à définir vos champs.

Que voulez-vous faire ?

Créer une nouvelle table dans une base de données

Créer une nouvelle table dans une base de données existante

Importer ou lier pour créer une table

Utiliser un site SharePoint pour créer une table

Définir la clé primaire d’une table

Définir les propriétés d’une table

Créer une nouvelle table dans une base de données

  1. Cliquez sur fichier > Nouveau. Si vous utilisez Access 2007, cliquez sur le Bouton Microsoft Office > Nouveau.

  2. Dans la zone Nom de fichier, tapez un nom de fichier pour la nouvelle base de données.

  3. Pour accéder à un autre emplacement pour enregistrer la base de données, cliquez sur l’icône de dossier.

  4. Cliquez sur Créer.

    La nouvelle base de données s’ouvre, et une nouvelle table nommée Table1 est créée et s’ouvre en mode feuille de données.

Créer une table dans une base de données existante

  1. Cliquez sur fichier > Ouvrir. Si vous utilisez Access 2007, cliquez sur le Bouton Microsoft Office > Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez la base de données que vous voulez ouvrir, puis cliquez sur Ouvrir.

  3. Sous l’onglet Création, dans le groupe Tables, cliquez sur Table.

    Une nouvelle table est insérée dans la base de données et la table s’ouvre en mode feuille de données.

Importer ou créer un lien pour créer une table

Vous pouvez créer une table en important ou liaison à des données sont stockées ailleurs. Vous pouvez importer ou attacher des données dans une feuille de calcul Excel, une liste SharePoint, un fichier XML, une autre base de données Access, un dossier Microsoft Outlook et plus.

Lorsque vous importez des données, vous créez une copie de ces données dans une nouvelle table de la base de données active. Les modifications apportées ultérieurement aux données sources n’auront aucun effet sur les données importées et les modifications apportées aux données importées n’affectent pas les données sources. Après vous être connecté à une source de données et avoir importé ses données, vous pouvez utiliser les données importées sans vous connecter à la source. Vous pouvez modifier la structure d’une table importée.

Lorsque vous établissez un lien à des données, vous créez une table liée dans la base de données active qui représente un lien actif aux informations existantes stockées autre part. Lorsque vous modifiez des données dans une table liée, vous les modifiez dans la source. Chaque fois que des données changent dans la source, ce changement est affiché dans la table liée. Vous devez être en mesure de vous connecter à la source de données chaque fois que vous utilisez une table liée.

Remarque : Vous ne pouvez pas modifier les données dans une feuille de calcul Excel à l’aide d’une table liée. Pour résoudre ce problème, importer les données sources dans une base de données Access et puis créer un lien vers la base de données à partir d’Excel.

Créer une table en important des données externes ou en établissant un lien à ces données

  1. Cliquez sur fichier > Ouvrir. Si vous utilisez Access 2007, cliquez sur le Bouton Microsoft Office > Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données dans lequel vous voulez créer une table.

  3. Sous l’onglet Données externes, dans le groupe Importer et lier, cliquez sur une des sources de données disponibles. Si vous utilisez Access 2007, les sources de données sont dans le groupe Importer.

    Image du ruban Access

  4. Suivez les instructions fournies par les boîtes de dialogue qui s’affichent à chaque étape.

    Access crée la nouvelle table et l’affiche dans le volet de navigation.

Vous pouvez également importer ou lier une liste SharePoint à l’aide d’une commande sous l’onglet créer.

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Utiliser un site SharePoint pour créer une table

Vous pouvez créer une table dans votre base de données qui importent des données à partir d’ou des liens vers une liste SharePoint. Vous pouvez également créer une nouvelle liste SharePoint à l’aide d’un modèle prédéfini. Les modèles prédéfinis dans Access incluent des Contacts, tâches, problèmes et événements.

  1. Cliquez sur fichier > Ouvrir. Si vous utilisez Access 2007, cliquez sur le Bouton Microsoft Office > Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez la base de données dans lequel vous souhaitez créer la table, puis cliquez sur Ouvrir.

  3. Sous l’onglet créer, dans le groupe tableaux, cliquez sur Listes SharePoint.

  4. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Créer une liste SharePoint basée sur un modèle

      1. Cliquez sur Contacts, tâches, problèmes ou événements.

      2. Dans la boîte de dialogue Créer une nouvelle liste, tapez l’URL du site SharePoint où vous voulez créer la liste.

      3. Entrez un nom pour la nouvelle liste et sa description dans les zones de spécifier un nom pour la nouvelle liste et une Description.

      4. Pour ouvrir la table liée après sa création, activez la case à cocher Ouvrir la liste lorsque vous avez terminé (option activée par défaut).

    • Créer une nouvelle liste personnalisée

      1. Cliquez sur Personnalisé.

      2. Dans la boîte de dialogue Créer une nouvelle liste, tapez l’URL du site SharePoint où vous voulez créer la liste.

      3. Entrez un nom pour la nouvelle liste et sa description dans les zones de spécifier un nom pour la nouvelle liste et une Description.

      4. Pour ouvrir la table liée après sa création, activez la case à cocher Ouvrir la liste lorsque vous avez terminé (option activée par défaut).

    • Importer des données dans une liste existante

      1. Cliquez sur Liste SharePoint existante.

      2. Dans la boîte de dialogue Données externes, tapez l’URL du site SharePoint qui contient les données à importer.

      3. Cliquez sur Importer les données sources dans une nouvelle table de la base de données active, puis sur Suivant.

      4. Activez la case à cocher en regard de chaque liste SharePoint que vous souhaitez importer.

    • Établir un lien à une liste existante

      1. Cliquez sur Liste SharePoint existante.

      2. Dans la boîte de dialogue Données externes - Site SharePoint, tapez l’URL du site SharePoint qui contient la liste vers laquelle vous souhaitez établir un lien.

      3. Cliquez sur Lier à la source de données en créant une table attachée, puis sur Suivant.

      4. Activez la case à cocher en regard de chaque liste SharePoint vers laquelle vous souhaitez établir un lien.

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Définir la clé primaire d’une table

À moins d’avoir une raison spécifique ne pas le faire, vous devez spécifier une clé primaire pour une table. Access crée automatiquement un index pour la clé primaire, afin d’améliorer les performances de base de données. Access également vérifie que tous les enregistrements a une valeur dans le champ de clé primaire et que la valeur est toujours unique. Valeurs uniques sont essentiels, car sinon il n’existe aucun moyen fiable distinguer une ligne particulière des autres lignes.

Lorsque vous créez une nouvelle table en mode feuille de données, Access crée une clé primaire pour vous et lui affecte un nom de champ d’ID et le type de données NuméroAuto automatiquement.

En mode Création, vous pouvez modifier ou supprimer la clé primaire ou définir la clé primaire pour une table qui ne possède pas.

Déterminer les champs à utiliser comme clé primaire

Parfois, vous devrez déjà des données que vous souhaitez utiliser comme clé primaire. Par exemple, vous devrez existants numéros d’identification pour vos employés. Si vous créez une table pour effectuer le suivi des informations sur les employés, vous pouvez décider d’utiliser l’ID d’employé comme clé primaire pour la table. Ou, peut-être Réf employé est uniquement unique en combinaison avec ID de service, nécessitant que vous utilisez les deux champs ensemble comme clé primaire. Un bon candidat pour la clé primaire présente les caractéristiques suivantes :

  • Chaque enregistrement comporte une valeur unique pour le champ ou une combinaison de champs.

  • Le champ ou une combinaison de champs n’est jamais vide ou null, il est toujours une valeur.

  • Les valeurs ne changent pas.

Si n’existe aucune donnée appropriée pour utiliser comme clé primaire, vous pouvez créer un nouveau champ à utiliser comme clé primaire. Lorsque vous créez un nouveau champ à utiliser comme clé primaire, définissez le type de données NuméroAuto pour s’assurer qu’il répond aux trois caractéristiques de la liste précédente.

Définir ou modifier la clé primaire

  1. Sélectionnez la table dont vous souhaitez définir ou modifier la clé primaire.

  2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Création.

  3. Dans la grille de création de table, sélectionnez l’ou les champs que vous souhaitez utiliser comme clé primaire.

    Pour sélectionner un champ, cliquez sur sélecteur de ligne pour le champ que vous voulez.

    Pour sélectionner plusieurs champs, maintenez la touche CTRL enfoncée, puis cliquez sur le sélecteur de ligne pour chaque champ.

  4. Dans l’onglet Création, groupe Outils, cliquez sur Clé primaire.

    Groupe Outils sous l’onglet Création

    Un indicateur de clé s’affiche à gauche de l’ou les champs que vous spécifiez comme clé primaire.

Supprimer la clé primaire

  1. Sélectionnez la table dont vous voulez supprimer la clé primaire.

  2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Création.

  3. Cliquez sur sélecteur de ligne pour la clé primaire active. Si la clé primaire est constituée de plusieurs champs, maintenez la touche CTRL enfoncée, puis cliquez sur le sélecteur de ligne pour chaque champ.

  4. Dans l’onglet Création, groupe Outils, cliquez sur Clé primaire.

    Groupe Outils sous l’onglet Création

    L’indicateur de clé est alors supprimé des champs spécifiés comme clé primaire.

Remarque : Lorsque vous enregistrez une nouvelle table sans définir une clé primaire, Access vous invite à créer un nouveau champ pour la clé primaire. Si vous cliquez sur Oui, Access crée un champ N° qui utilise le type de données NuméroAuto pour fournir une valeur unique pour chaque enregistrement. Si votre tableau contient déjà un champ NuméroAuto, Access l’utilise comme clé primaire. Si vous cliquez sur non, Access n’ajoute pas un champ et aucune clé primaire est définie.

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Définir les propriétés d’une table

Outre la définition des champs de propriétés, vous pouvez également définir les propriétés qui s’appliquent à une table entière ou à des enregistrements entiers.

  1. Sélectionnez la table dont vous souhaitez définir les propriétés.

  2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Création.

  3. Sous l’onglet Création, dans le groupe Afficher/masquer, cliquez sur Feuille de propriétés.

    Groupe Afficher/Masquer sous l’onglet Création dans Access

    La feuille de propriétés de table s’affiche.

  4. Sur la feuille de propriétés, cliquez sur l’onglet Général.

  5. Cliquez sur la zone à gauche de la propriété que vous souhaitez définir, puis entrez une valeur pour la propriété.

    Propriétés de table disponibles

    Utilisez cette propriété de table

    Pour

    Afficher les vues sur un Site SharePoint

    Spécifier si les affichages basés sur la table peuvent être affichés sur un site SharePoint.

    Remarque : Les effets de ce paramètre dépendent du paramètre de la propriété de base de données Afficher les vues sur un site SharePoint.

    Sous-feuille données étendue

    Développer toutes les sous-feuilles de données lorsque vous ouvrez la table.

    Hauteur sous-feuille de données

    Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Si vous souhaitez que la fenêtre de sous-feuille de données pour le développer pour afficher toutes les lignes, conservez la valeur 0"cette propriété.

    • Si vous souhaitez contrôler la hauteur de la sous-feuille de données, entrez la hauteur souhaitée en pouces.

    Orientation

    Définir l’orientation de l’affichage en fonction du sens de votre écriture, de gauche à droite ou de droite à gauche.

    Description

    Fournir une description de la table. Cette description sera affichée dans les info-bulles pour la table.

    Affichage par défaut

    Définir feuille de données, tableau croisé dynamique ou graphique croisé dynamique comme affichage par défaut lorsque vous ouvrez la table. Notez les options de tableau croisé dynamique et graphique croisé dynamique ont été supprimées à partir d’Access démarrage dans Access 2013.

    Règle de validation

    Entrer une expression qui doit être vraie lorsque vous ajoutez ou modifiez un enregistrement.

    Texte de validation

    Entrer un message qui s’affiche lorsqu’un enregistrement n’est pas conforme à l’expression dans la propriété Valide si.

    Filtrer

    Définir des critères pour afficher uniquement certaines lignes en mode Feuille de données.

    Tri par

    Sélectionner un ou plusieurs champs pour spécifier l’ordre de tri par défaut des lignes en mode Feuille de données.

    Nom de la sous-feuille de données

    Spécifier si une sous-feuille doit s’afficher en mode Feuille de données et, si oui, la table ou la requête qui doit fournir les lignes dans la sous-feuille.

    Champs fils

    Répertorier les champs dans la table ou la requête qui sont utilisés pour la sous-feuille de données et qui correspondent à la propriété Champs pères spécifiée pour la table.

    Lier les champs pères

    Répertorier les champs dans la table qui correspondent à la propriété Champs fils spécifiée pour la table.

    Filtrer au chargement

    Appliquer automatiquement les critères de filtre dans la propriété Filtrer (en spécifiant la valeur Oui) lorsque la table est ouverte en mode Feuille de données.

    Trier au chargement

    Appliquer automatiquement les critères de tri dans la propriété Tri par (en spécifiant la valeur Oui) lorsque la table est ouverte en mode Feuille de données.

    Conseil : Pour fournir davantage d’espace pour entrer ou modifier un paramètre dans la zone de propriété, appuyez sur MAJ + F2 pour afficher la zone Zoom. Si vous définissez la propriété Règle de Validation à une expression et que vous voulez que l’aide, cliquez sur Bouton Générateur en regard de la zone de propriété ValideSi pour afficher le Générateur d’Expression.

  6. Pour enregistrer vos modifications, appuyez sur CTRL + S.

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Insérer, ajouter ou créer un champ dans une table

Vous stockez chaque donnée dont vous souhaitez assurer le suivi dans un champ. Par exemple, dans une table de contacts, vous créez des champs pour le Nom de famille, le Prénom, le Numéro de téléphone et l’Adresse. Dans une table de produits, vous créez des champs pour le Nom du produit, l’ID de produit et le Prix.

Avant de créer des champs, essayez de séparer les données en parties plus petit utiles. Il est beaucoup plus facile de combiner les données plus tard plutôt qu’il éclater. Par exemple, au lieu d’un champ nom complet, envisagez de créer des champs distincts pour le nom et prénom. Ensuite, vous pouvez facilement rechercher ou trier dernière par prénom, nom, ou les deux. Si vous envisagez de rapport, trier, rechercher ou calculer sur un élément de données, placez cet élément dans un champ en lui-même.

Après avoir créé un champ, vous pouvez également définir des propriétés de champ afin de contrôler son apparence et son comportement.

Que voulez-vous faire ?

Ajouter un champ en entrant des données

Lorsque vous créez une table ou ouvrez une table existante en mode Feuille de données, vous pouvez ajouter un champ à la table en tapant des données dans la colonne Ajouter un nouveau champ de la feuille de données.

Feuille de données dans Access avec colonne Ajouter un nouveau champ

1. entrer des données dans la colonne Ajouter un nouveau champ.

  1. Créer ou ouvrir une table en mode feuille de données par clic droit sur la table que vous voulez dans le volet de Navigation, puis en cliquant sur mode feuille de données dans le menu contextuel.

  2. Dans la colonne Ajouter un nouveau champ, entrez le nom du champ que vous voulez créer.

    Utiliser un nom descriptif pour que le champ sera plus facile à identifier.

  3. Entrez des données dans le nouveau champ.

Ajouter un champ à l’aide d’un modèle de champ

Il est parfois plus facile de choisir parmi une liste de champs qui réponde à vos besoins que manuellement la création d’un champ prédéfinie. Vous pouvez utiliser la liste Autres champs dans Access 2010, 2013 ou 2016 ou le volet Office Modèles de champ dans Access 2007 pour choisir parmi une liste de modèles de champ. Un modèle de champ est un ensemble prédéfini de caractéristiques et les propriétés décrivant un champ. La définition de modèle de champ inclut un nom de champ, un type de données, un paramètre de propriété Format du champ et d’autres propriétés de champ.

Si vous utilisez Access 2010, 2013 ou 2016, procédez comme suit.

  1. Sous l’onglet accueil, dans le groupe affichages, cliquez sur affichage, puis cliquez sur Mode feuille de données.

  2. Sous l’onglet champs, dans le groupe Ajouter et supprimer, cliquez sur Plus de champs.

    Screesnhot d’ajouter et supprimer le groupe sous l’onglet ribbbon champs.

  3. Sélectionnez un champ dans la liste de Plus de champs pour insérer la nouvelle colonne. Access place le champ à droite de la colonne où se trouve actuellement le curseur. Si vous choisissez une des options du champ sous le titre de démarrage rapide, par exemple, adresse, Access crée plusieurs champs dans votre table contenant les différentes parties d’une adresse.

Si vous utilisez Access 2007, procédez comme suit.

  1. Sous l’onglet accueil, dans le groupe affichages, cliquez sur affichage, puis cliquez sur Mode feuille de données.

  2. Sous l’onglet feuille de données, dans le groupe champs et colonnes, cliquez sur Nouveau champ.

    Image du ruban Access

  3. Sélectionnez un ou plusieurs champs dans le volet Modèles de champ, puis faites-les glisser vers la table dans laquelle vous voulez insérer la nouvelle colonne.

Définir les propriétés de champ

Après avoir créé un champ, vous pouvez définir des propriétés de champ afin de contrôler son apparence et son comportement.

En définissant des propriétés de champ, vous pouvez par exemple :

  • contrôler l’apparence des données dans un champ ;

  • aider à prévenir la saisie de données incorrectes dans un champ ;

  • spécifier des valeurs par défaut pour un champ ;

  • aider à accélérer les opérations de recherche et de tri sur un champ.

Vous pouvez définir une partie des propriétés de champ disponibles pendant que vous travaillez en mode Feuille de données. En revanche, pour avoir accès à la liste complète des propriétés de champ et définir toutes les propriétés de champ, vous devez utiliser le mode Création.

Définir des propriétés de champ en mode Feuille de données

Vous pouvez renommer un champ, modifier son type de données, modifier sa propriété Format et modifier certaines d’un champ d’autres propriétés pendant que vous travaillez en mode feuille de données.

Ouvrir une table en mode Feuille de données

  1. Dans le volet de Navigation, cliquez sur la table que vous voulez ouvrir.

  2. Dans le menu contextuel, cliquez sur mode feuille de données.

Renommer un champ

Lorsque vous ajoutez un champ en entrant des données en mode feuille de données, Access affecte automatiquement un nom générique pour le champ. Access attribue le nom Champ1 à nouveau le premier champ, Champ2 pour le nouveau champ deuxième et ainsi de suite. Par défaut, un nom de champ est utilisé comme son étiquette à l’endroit où le champ est affiché, par exemple un titre de colonne dans une feuille de données. Renommer des champs afin qu’ils aient des noms plus descriptifs permet de les rendre plus facile à utiliser lorsque vous affichez ou modifiez les enregistrements.

  1. Cliquez avec le bouton droit sur l’en-tête du champ à renommer (par exemple, Champ1).

  2. Dans le menu contextuel, cliquez sur Renommer le champ. Si vous utilisez Access 2007, cliquez sur Renommer la colonne dans le menu contextuel.

  3. Entrez le nouveau nom dans l’en-tête du champ.

    Les noms de champs peuvent compter au maximum 64 caractères (lettres ou nombres), y compris les espaces.

Modifier le type de données d’un champ

Lorsque vous créez un champ en entrant des données en mode feuille de données, Access examine ces données pour déterminer le type de données approprié pour le champ. Par exemple, si vous entrez 1/1/2017, Access reconnaît que les données sous forme de date et définit le type de données pour le champ Date/heure. Si Access ne peut pas déterminer le type de données de manière définitive, le type de données est défini sur texte par défaut (texte court si vous utilisez Access 2016).

Le type de données du champ détermine les autres propriétés de champ, vous pouvez définir. Par exemple, vous pouvez définir uniquement la propriété Ajouter uniquement pour un champ qui comporte le type de données lien hypertexte ou le type de données Mémo (texte Long si vous utilisez Access 2016).

Il peut arriver dans lequel vous souhaitez modifier manuellement le type de données d’un champ. Par exemple, supposons que vous avez nombres salle ressemblant à des dates, comme 10/2017. Si vous entrez 10/2017 dans un nouveau champ en mode feuille de données, sélectionne de fonctionnalité de détection type de données Date/heure pour le champ type de données automatiques. Étant donné que les étiquettes et pas les dates sont les numéros de salle, ils doivent utiliser le type de données texte. Utilisez la procédure suivante pour modifier le type de données d’un champ.

  1. Dans le ruban, cliquez sur l’onglet champs. Si vous utilisez Access 2007, cliquez sur l’onglet feuille de données.

  2. Dans la liste Type de données, dans le groupe mise en forme, sélectionnez le type de données que vous voulez. Si vous utilisez Access 2007, dans la liste Type de données, dans le groupe Type de données et mise en forme, sélectionnez le type de données souhaité.

    Quels types de données sont disponibles ?

    Pour une liste complète des types de données disponibles dans les bases de données Access, voir types de données pour les bases de données de bureau Access .

    Remarque : La taille maximale d’un fichier de base de données Access est 2 gigaoctets.

    Conseils sur les types de données

    • Pour optimiser les performances, vous devez utiliser la plus appropriée Taille du champ lorsque vous créez un champ de texte ou numérique. Par exemple, si vous prévoyez de stocker les codes postaux d’une longueur prévisible, spécifiez cette longueur en tant que la taille du champ. Vous pouvez spécifier la taille du champ en définissant une valeur dans la zone de propriété Taille du champ. Pour plus d’informations, voir la section définir d’autres propriétés de champ.

    • Pour les numéros de téléphone, des numéros de référence et autres numéros que vous ne souhaitez pas utiliser pour des calculs mathématiques, vous devez sélectionner le type de données texte au lieu de type de données numérique. Une valeur numérique stockée sous forme de texte peut être triée et filtrée de façon plus logique.

Modifier le format d’un champ

En plus de déterminer le type de données d’un nouveau champ, Access peut définir la propriété Format en fonction de ce que vous avez tapé. Par exemple, si vous entrez 10:50 a.m., Access affecte le type de données Date/heure et affecte à la propriété Format la valeur Heure, réduit. Pour modifier manuellement la propriété Format d’un champ, procédez comme suit :

  1. Dans le ruban, cliquez sur l’onglet champs. Si vous utilisez Access 2007, cliquez sur l’onglet feuille de données.

  2. Dans la liste Format, dans le groupe mise en forme, entrez le format souhaité. Si vous utilisez Access 2007, dans la liste Format, dans le groupe Type de données et mise en forme, entrez le format souhaité.

    Remarque : La liste Format peut ne pas être disponible pour certains champs (par exemple les champs Texte) ; tout dépend du type de données du champ.

Définir d’autres propriétés de champ

  1. En mode Feuille de données, cliquez sur le champ dont vous souhaitez définir la propriété.

  2. Si vous utilisez Access 2010, 2013 ou 2016, sous l’onglet champs, dans les Propriétés, mise en forme ou des groupes de Validation de champ, sélectionnez les propriétés souhaitées.

  3. Si vous utilisez Access 2007, sous l’onglet feuille de données, dans le groupe Type de données et mise en forme, sélectionnez les propriétés souhaitées.

Définir les propriétés de champ en mode Création

Vous pouvez définir les propriétés de champ pendant que vous travaillez avec une table en mode Création. En mode Création, vous définissez type de données d’un champ dans la grille de création de table et définir d’autres propriétés dans le volet Propriétés du champ.

Ouvrir une table en mode Création

  1. Dans le volet de Navigation, cliquez sur la table.

  2. Dans le menu contextuel, cliquez sur mode Création.

Modifier le type de données d’un champ

  1. Dans la grille de création de table, recherchez le champ pour lequel vous souhaitez définir le type de données.

  2. Dans la colonne Type de données, choisissez un type de données dans la liste.

    Quels types de données sont disponibles ?

    Pour une liste complète des types de données disponibles dans les bases de données Access, voir types de données pour les bases de données de bureau Access .

    Remarque : La taille maximale d’un fichier de base de données Access est 2 gigaoctets.

    Conseils sur les types de données

    • Pour les numéros de téléphone, des numéros de référence et autres numéros que vous ne souhaitez pas utiliser pour des calculs mathématiques, vous devez sélectionner le type de données texte au lieu de type de données numérique. Une valeur numérique qui est stockée comme texte peut être trié et filtré plus logiquement, mais ne peuvent pas être facilement utilisés dans les calculs.

    • Pour les types de données texte et numérique, vous pouvez spécifier le type de données ou taille de champ plus précisément en définissant une valeur dans la zone de propriété Taille du champ.

Définir d’autres propriétés de champ

  1. Dans la grille de création de table, sélectionnez le champ pour lequel vous souhaitez définir les propriétés. Access affiche les propriétés de ce champ dans le volet Propriétés du champ.

    Le type de données du champ détermine les propriétés que vous pouvez définir.

  2. Dans le volet Propriétés du champ, entrez les paramètres souhaités pour chaque propriété, ou appuyez sur F6, puis utilisez les touches de direction pour sélectionner une propriété.

    Les propriétés de champ sont disponibles ?

    Pour obtenir une liste complète des propriétés de champ disponibles pour chaque type de données dans les bases de données Access, voir Présentation des types de données et propriétés du champ .

    Remarque : Pas toutes les propriétés sont disponibles pour chaque champ. Type de données d’un champ détermine quelles sont les propriétés qu’il comporte.

  3. Pour fournir davantage d’espace pour la saisie ou modification d’un paramètre de propriété dans la zone de propriété, appuyez sur MAJ + F2 pour afficher la zone Zoom.

    Conseil : Si vous tapez une expression de masque ou de validation d’entrée et que vous souhaitez aide, cliquez sur Bouton Générateur en regard de la zone de propriété pour afficher le générateur approprié.

  4. Pour enregistrer vos modifications, appuyez sur CTRL + S.

Enregistrer une table

Une fois que vous créez ou modifiez une table, vous devez enregistrer sa conception. Lorsque vous enregistrez une table pour la première fois, donnez-lui un nom qui décrit les données qu’il contient. Vous pouvez utiliser au maximum 64 caractères alphanumériques, y compris les espaces. Par exemple, vous pouvez nommer une table clients, stock de pièces ou produits.

Conseil : Vous devez choisir une convention d’appellation pour les objets dans votre base de données et utilisez-le systématiquement.

  1. Si vous utilisez Access 2010, 2013 ou 2016, cliquez sur fichier > Enregistrer, ou appuyez sur CTRL + S.

  2. Si vous utilisez Access 2007, cliquez sur le Bouton Microsoft Office et cliquez sur Enregistrer ou appuyez sur CTRL + S.

  3. Si vous enregistrez la table pour la première fois, tapez un nom pour la table, puis cliquez sur OK.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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