Créer des tâches et des choses à faire

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

De nombreux utilisateurs tiennent à jour une liste de tâches à accomplir, sur papier, ou sur une feuille de calcul, ou en utilisant une combinaison de supports papier et électronique. Outlook vous permet de fusionner plusieurs listes en une seule, dotée d’options de rappel et de suivi.

Créer une tâche

  1. Cliquez sur Tâches > Nouvelle tâche ou appuyez sur Ctrl+Maj+K.

    Commande Nouvelle tâche sur le ruban

  2. Dans la zone Objet, tapez un nom pour la tâche. Si vous devez entrer beaucoup d’informations, préférez un objet court, puis ajoutez les détails dans le corps de la tâche.

  3. S’il existe une date prévue de début ou de fin, définissez les options Date de début ou Échéance.

  4. Définissez la priorité de la tâche à l’aide de l’option Priorité.

  5. Si vous voulez recevoir un rappel, activez la case à cocher Rappel, puis définissez la date et l’heure.

  6. Cliquez sur Tâche > Enregistrer et fermer.

Il existe un moyen rapide de créer une tâche à partir d’un message électronique reçu. Pour plus d’informations, voir Créer une tâche à partir d’un message.

  1. Dans Tâches, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouvelle tâche.

    Commande Nouvelle tâche sur le ruban

Raccourci clavier    Pour créer une tâche, appuyez sur Ctrl+Maj+K.

  1. Dans la zone Objet, tapez le nom de la tâche. Vous pouvez ajouter des détails dans le corps de la tâche.

  2. Dans le groupe Actions de l’onglet Tâches, cliquez sur Enregistrer et fermer.

Vous pouvez créer une tâche à partir de n’importe quel élément Outlook, tel qu’un message électronique, un contact, un élément de calendrier ou une note.

Effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Faites glisser un message électronique vers la barre des tâches

    La barre des tâches doit être organisée par Date de début ou Échéance pour utiliser ces procédures.

    1. Faites glisser l’élément vers la section Liste des tâches de la barre des tâches.

    2. Lorsqu’un trait rouge à double flèche apparaît à l’endroit où vous voulez placer la tâche, relâchez le bouton de la souris.

      Capture de la section rendez-vous de la barre des tâches

  • Faites glisser un élément vers les tâches

    Lorsque vous faites glisser un élément vers Tâches dans le volet de navigation, vous pouvez utiliser toutes les fonctionnalités d’un élément de tâche. Le contenu de l’élément, à l’exception des pièces jointes, est copié dans le corps de la tâche. Même si l’élément d’origine est supprimé ultérieurement, la tâche est toujours disponible, y compris le contenu copié de l’élément.

  • Faites glisser l’élément vers l’onglet Tâches dans le volet de navigation.

    Conseil :  Pour ajouter l’élément en tant que pièce jointe à la tâche au lieu d’en coller le texte dans le corps de celle-ci, cliquez avec le bouton droit sur l’élément, faites-le glisser vers la liste des tâches, puis cliquez sur Copier ici en tant que tâche avec pièce jointe.

Si votre tâche implique une personne ou une organisation de vos Contacts, vous pouvez créer un lien vers le contact.

Remarque : Liens des contacts doivent être activés.

Comment activer les liens des contacts ?

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  2. Cliquez sur Options.

  3. Cliquez sur Contacts.

  4. Sous liaison, activez la case à cocher Afficher les contacts liés à l’élément actuel.

  • Dans une tâche ouverte, en bas de la fenêtre, cliquez sur Contacts, cliquez sur un contact, puis cliquez sur OK.

La barre des tâches apparaît par défaut dans tous les affichages Outlook.

Pour créer une tâche, effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Dans la barre des tâches, cliquez sur la zone Tapez une nouvelle tâche, puis entrez une description de la tâche. Appuyez sur Entrée pour terminer. La tâche apparaît dans votre liste de tâches avec la date du jour.

  • Dans la barre des tâches, double-cliquez sur la zone Tapez une nouvelle tâche pour ouvrir une tâche dans une nouvelle fenêtre. Vous pouvez indiquer plus de détails sur la tâche.

Conseil :  Pour activer ou désactiver la barre des tâches, sous l’onglet Affichage, dans le groupe Disposition, cliquez sur Barre des tâches, puis sur Normal, Réduit ou Inactif. Cette opération modifie la barre des tâches uniquement dans l’affichage actif.

La liste des tâches quotidiennes apparaît uniquement dans les affichages Jour et Semaine du calendrier Outlook.

Liste des tâches quotidiennes en mode hebdomadaire du calendrier

  1. Placez le pointeur sur la liste des tâches quotidiennes sous le jour de votre choix.

  2. Cliquez sur Cliquez pour ajouter une tâche.

  3. Tapez l’objet de la tâche et appuyez sur Entrée.

    Par défaut, les dates de début et d’échéance sont définies sur le jour sous lequel vous avez inséré la tâche. Pour modifier la date de début ou d’échéance de la tâche, faites glisser la tâche vers le jour de votre choix. Pour modifier manuellement la date de début ou d’échéance, cliquez avec le bouton droit sur la tâche, puis sélectionnez Ouvrir.

Remarque :  Pour activer ou désactiver la Liste des tâches quotidiennes, dans Calendrier, sous l’onglet Affichage, dans le groupe Disposition, cliquez sur Liste des tâches quotidiennes, puis sélectionnez Normal, Réduit ou Inactif.

Que voulez-vous faire ?

Barre des tâches Une tâche est un élément que vous créez dans Outlook afin de pouvoir le suivre jusqu’à son accomplissement. Une chose à faire est tout élément Outlook, tel qu’une tâche, un e-mail ou un contact, qui est marqué d’un indicateur à des fins de suivi. Par défaut, toutes les tâches sont marquées d’un indicateur à des fins de suivi lors de leur création, même si elles n’ont ni date de début, ni date d’échéance. C’est pourquoi, chaque fois que vous créez une tâche ou marquez d’un indicateur un e-mail ou un contact, une chose à faire est créée automatiquement.

Lorsque vous avez besoin d’indiquer rapidement qu’un élément requerra votre attention ultérieurement, l’affectation d’un indicateur constitue la meilleure option. Lorsque vous marquez d’un indicateur un élément, celui-ci apparaît avec un indicateur dans l’affichage Courrier, dans les Tâches, dans la barre des tâches et dans la Liste des tâches quotidiennes du Calendrier. L’affectation d’indicateur à un message ou à un contact n’a pas pour effet de créer une tâche. Étant donné que la chose à faire est toujours un e-mail ou un contact après qu’elle a été marquée d’un indicateur, vous ne pouvez pas l’affecter en tant que tâche à une autre personne, ou indiquer son avancement ou son pourcentage d’achèvement.

Une tâche peut se produire une ou plusieurs fois. Une tâche recurring peut se répéter à intervalles réguliers, ou en fonction de la date d’accomplissement que vous indiquez. Par exemple, vous pouvez créer une tâche répétitive pour envoyer un rapport d’état à votre responsable le dernier vendredi de chaque mois, ou créer une tâche répétitive pour passer chez le coiffeur un mois après votre dernière coupe.

Tant les tâches que les choses à faire figurent dans le dossier Tâches, dans la barre des tâches ainsi que dans la Liste des tâches quotidiennes du Calendrier. Quel que soit le mode d’affichage, la barre des tâches vous tient informé de votre calendrier, de vos tâches et de vos choses à faire.

Vous pouvez créer une tâche dans Outlook de plusieurs façons. Vous pouvez utiliser la commande Tâche (dans le menu Fichier, cliquez sur Nouveau), entrer une tâche dans la zone de texte Entrez une nouvelle tâche de la barre des tâches à partir de tout affichage dans Outlook, taper dans n’importe quel espace vide de la Liste des tâches quotidiennes dans le Calendrier, ou cliquer et taper dans la zone de texte Cliquez ici pour ajouter une nouvelle tâche en haut de la vue tâches. La méthode la plus rapide consiste à utiliser la barre des tâches.

Vous pouvez également créer une tâche en faisant glisser un élément tel qu’un e-mail vers Tâches dans le Navigation Pane. Une copie de l’e-mail est ensuite créée en tant que tâche.

Que les tâches que vous suivez vous soient assignées (par exemple, des rappels vous invitant à répondre à des e-mails) ou soient assignées à d’autres personnes (par exemple, l’avancement d’un projet), les Tâches Outlook sont la solution. Vous pouvez rapidement ajouter et mettre à jour des tâches, ou les marquer comme terminées. Grâce aux tâches incorporées dans l’affichage Calendrier, vous disposez d’une interface riche pour suivre non seulement vos rendez-vous, mais aussi les tâches que vous devez accomplir chaque jour.

  1. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Tâche.

    Raccourci clavier : pour créer une tâche, appuyez sur Ctrl+Maj+K.

  2. Dans la zone Objet, tapez un nom pour la tâche.

    Remarque : Vous avez à présent entré suffisamment d’informations pour créer une tâche. Les étapes suivantes sont facultatives, mais vous aident à mieux gérer vos tâches dans Outlook.

  3. Sous l’onglet Tâche, dans le groupe Actions, cliquez sur Enregistrer et fermer, ou suivez les étapes suivantes pour personnaliser votre tâche.

  4. Si vous le souhaitez, définissez la Date de début et la Date d’échéance de la tâche.

    Si vous spécifiez une date de début, la valeur du champ Date d’échéance est automatiquement définie sur le même jour. Vous pouvez définir la valeur du champ Date d’échéance sur la date de votre choix.

  5. Si vous voulez rendre la tâche périodique, sous l’onglet Tâche, dans le groupe Options, cliquez sur Périodicité.

  6. Dans la boîte de dialogue Périodicité de la tâche, cliquez sur la fréquence (Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuelle) à laquelle la tâche doit se répéter, puis effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Rendre la tâche périodique sur la base d’un intervalle régulier     Dans la section Périodicité, sélectionnez les options correspondant à l’intervalle de fréquence souhaité. Ne sélectionnez pas Régénérer une nouvelle tâche, car cela aurait pour effet que la tâche ne se répète pas à intervalles réguliers.

    • Rendre la tâche périodique en fonction de date d’achèvement     Sélectionnez Régénérer une nouvelle tâche, puis, dans le champ, tapez la période à l’issue de laquelle une nouvelle tâche doit être générée.

      Chaque fois que vous marquez la tâche comme terminée, une nouvelle tâche est créée sur la base de vos spécifications.

      Conseil : Il s’agit du meilleur choix si vous ne souhaitez pas que le prochain rappel de tâche s’affiche tant que la tâche précédente n’est marquée comme terminée. Aussi longtemps que vous ne marquez pas la tâche comme terminée, aucun rappel ultérieur n’apparaît. Par exemple, si vous avez défini un rappel pour le paiement de votre facture de service le 15 de chaque mois, et ne marquez pas l’échéance du 15 avril comme étant terminée, en mai, la tâche de paiement du 15 avril apparaît toujours comme non accomplie. Et ce n’est qu’après que vous avez marqué la tâche du 15 avril comme terminée que l’occurrence du 15 mai de la tâche s’affiche.

  7. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Périodicité de la tâche.

  8. Si vous souhaitez ajouter une alerte de rappel, activez la case à cocher Rappel, puis entrez les date et heure du rappel.

  9. Vous pouvez spécifier un signal sonore personnalisé à émettre lors du rappel. Cliquez sur Image du bouton , Parcourir. Sélectionnez le fichier audio à lire, cliquez sur Ouvrir, puis sur OK. Cette opération a pour effet de modifier le signal sonore du rappel uniquement pour cette tâche.

  10. Si vous voulez suivre l’avancement de cette tâche, dans les champs État, Priorité et % achevé, entrez les valeurs de votre choix.

    Les champs État et % achevé sont liés. Lorsque vous modifiez la valeur de l’un, la valeur de l’autre change en conséquence.

État

% achevé

Non démarrée

0

En cours

1-99

Terminée

100

Attente de quelqu’un d’autre   

0-100

Différée

0-100

  1. Si vous voulez affecter une catégorie de couleur à votre tâche, sous l’onglet Tâche, dans le groupe Options, cliquez sur Catégoriser, puis sur l’une des catégories de couleurs proposées dans le menu. Pour accéder à d’autres catégories de couleurs, cliquez sur Toutes les catégories.

    La première fois que vous utilisez une catégorie de couleur, vous êtes invité à fournir pour celle-ci un nom plus explicite. Vous pouvez créer des catégories de couleurs personnalisées, y associer des couleurs personnalisées, ainsi que leur attribuer des touches de raccourci. Cliquez sur OK pour revenir à la fenêtre Tâche.

    Conseil : Vous avez changé d’avis concernant l’affectation d’une catégorie de couleur ? Cliquez avec le bouton droit sur la couleur ou sur le nom de la catégorie de couleur, puis cliquez sur Effacer le nom de catégorie ou Effacer toutes les catégories.

  2. Si votre tâche implique une personne ou une organisation figurant dans vos Contacts, vous pouvez créer un lien rapide vers ce contact, en cliquant sur Contacts au bas de la fenêtre, puis en sélectionnant une entrée. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Sélectionner les contacts.

    Remarque : Par défaut, la fonctionnalité Liaison des coordonnées n’apparaît pas dans les fenêtres de messages, de contacts et de tâches. Pour activer la liaison des coordonnées, sous l’onglet Tâche, dans le groupe Actions, cliquez sur Enregistrer et fermer. Dans la fenêtre principale d’Outlook, dans le menu Outils, cliquez sur Options. Sous l’onglet Préférences, cliquez sur Options des contacts, puis, dans la boîte de dialogue Options des contacts, sous Liaison des coordonnées, activez la case à cocher Afficher la liaison des coordonnées sur tous les formulaires. Ouvrez votre tâche pour poursuivre cette procédure.

  3. Si vous ne souhaitez pas que d’autres personnes puissent voir une entrée de tâche partagée, sous l’onglet Tâche, dans le groupe Options, cliquez sur Privé.

  4. Si vous voulez entrer un kilométrage, des heures de travail ou des informations de facturation, sous l’onglet Tâche, dans le groupe Afficher, cliquez sur Détails. Tapez les informations dans les zones de texte Travail total, Travail réel, Kilométrage et Informations de facturation.

  5. Sous l’onglet Tâche, dans le groupe Actions , cliquez sur Enregistrer et fermer.

Plusieurs méthodes permettent de convertir un e-mail en une tâche ou quelque chose à faire.

Effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Marquer d’un indicateur un e-mail à des fins de suivi

    Affecter un indicateur à un e-mail est la meilleure façon de marquer rapidement d’un indicateur un élément afin que celui-ci retienne votre attention ultérieurement. Lorsque vous marquez d’un indicateur un élément, celui-ci apparaît avec un indicateur dans l’affichage Courrier, dans les Tâches, dans la barre des tâches et dans la Liste des tâches quotidiennes du Calendrier. L’affectation d’indicateur à un message ou à un contact n’a pas pour effet de créer une tâche. Étant donné que la chose à faire reste un e-mail ou un contact après qu’elle a été marquée d’un indicateur, vous ne pouvez pas l’affecter en tant que tâche à une autre personne, ou indiquer son avancement ou son pourcentage d’achèvement.

    1. Dans Courrier, cliquez avec le bouton droit sur la colonne d’indicateur d’un e-mail.

    2. Choisissez la date d’échéance.

      Pour ajouter rapidement un indicateur de suivi, cliquez sur la colonne d’indicateur en regard de l’e-mail. Les dates de début et d’échéance sont définies automatiquement.

      Pour modifier l’heure, le signal sonore, la date de début et la date d’échéance du rappel, ou le texte de l’indicateur qui s’affiche dans la barre d’informations, ou pour effacer l’indicateur de rappel, cliquez avec le bouton droit sur la colonne d’indicateur en regard de l’e-mail, puis cliquez sur Personnalisé ou Ajouter un rappel. Les deux options ouvrent la même boîte de dialogue mais, lorsque vous utilisez Ajouter un rappel, la case à cocher de rappel est activée automatiquement.

      Boîte de dialogue Assurer un suivi

  • Faire glisser un e-mail vers la barre des tâches pour créer quelque chose à faire

    Pour l’utilisation de ces procédures, la barre des tâches doit être organisée par Date de début ou Date d’échéance.

    1. Cliquez sur un e-mail pour le sélectionner, puis faites glisser le message vers la section Liste des tâches de la barre des tâches.

    2. Quand un trait rouge doté d’une flèche à chaque extrémité apparaît à l’endroit où vous voulez placer la tâche, relâchez le bouton de la souris.

      Capture de la section rendez-vous de la barre des tâches

  • Faire glisser un e-mail vers le bouton Tâches pour créer une tâche

    Lorsque vous faites glisser un e-mail vers Tâches dans le volet de navigation, vous pouvez utiliser toutes les fonctionnalités d’un élément de tâche. Le contenu de l’e-mail, à l’exception des pièces jointes, est copié dans le corps de la tâche. Même en cas de suppression de l’e-mail d’origine par la suite, la tâche, ainsi que le contenu copié de l’e-mail, à l’exception des pièces jointes, reste disponible.

    1. Cliquez sur un e-mail pour le sélectionner, puis faites-le glisser vers le bouton Tâches dans le volet de navigation.

      Pour ajouter l’e-mail en tant que pièce jointe à la tâche au lieu d’en coller le texte dans le corps de celle-ci, cliquez avec le bouton droit sur le message, puis faites glisser celui-ci vers la liste des tâches. Ensuite, dans le menu contextuel, cliquez sur Copier ici en tant que tâche avec pièce jointe.

      Une nouvelle fenêtre d’élément de tâche s’affiche, et une copie du contenu de l’e-mail est collée dans le corps de la tâche. L’objet de l’e-mail devient l’objet de la tâche. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier l’objet.

      Remarque : Vous avez à présent entré suffisamment d’informations pour créer une tâche. Les étapes suivantes sont facultatives, mais vous aident à mieux gérer vos tâches dans Outlook.

    2. Sous l’onglet Tâche, dans le groupe Actions, cliquez sur Enregistrer et fermer, ou suivez les étapes suivantes pour personnaliser votre tâche.

    3. Si vous le souhaitez, définissez la Date de début et la Date d’échéance de la tâche.

      Si vous spécifiez une Date de début, la valeur du champ Date d’échéance est automatiquement définie sur le même jour. Vous pouvez définir la valeur Date d’échéance sur la date de votre choix.

    4. Si vous voulez rendre la tâche périodique, sous l’onglet Tâche, dans le groupe Options, cliquez sur Périodicité.

    5. Dans la boîte de dialogue Périodicité de la tâche, cliquez sur la fréquence (Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuelle) à laquelle la tâche doit se répéter, puis effectuez l’une des opérations suivantes :

      • Rendre la tâche périodique à intervalles réguliers     Dans la section Périodicité, sélectionnez les options correspondant à l’intervalle de fréquence souhaité. Ne sélectionnez pas Régénérer une nouvelle tâche, car cela aurait pour effet que la tâche ne se répète pas à intervalles réguliers.

      • Rendre la tâche périodique en fonction de date d’achèvement     Sélectionnez Régénérer une nouvelle tâche, puis, dans le champ, tapez la période à l’issue de laquelle une nouvelle tâche doit être générée.

        Chaque fois que vous marquez la tâche comme terminée, une nouvelle tâche est créée sur la base de vos sélections.

        Il s’agit du meilleur choix si vous ne souhaitez pas que le prochain rappel de tâche s’affiche tant que la tâche précédente n’est marquée comme terminée. Aussi longtemps que vous ne marquez pas la tâche comme terminée, aucun rappel ultérieur n’apparaît. Par exemple, si vous avez défini un rappel pour le paiement de votre facture de service le 15 de chaque mois, et ne marquez pas l’échéance du 15 avril comme étant terminée, en mai, la tâche de paiement du 15 avril apparaît toujours. Lorsque vous marquez la tâche du 15 avril comme terminée, l’occurrence du 15 mai de la tâche s’affiche.

    6. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Périodicité de la tâche.

    7. Si vous voulez ajouter un rappel, activez la case à cocher Rappel pour activer une alerte de rappel. Entrez les date et heure souhaitées pour le rappel.

    8. Vous pouvez spécifier un signal sonore personnalisé à émettre lors du rappel. Cliquez sur Image du bouton , Parcourir. Sélectionnez le fichier audio à lire, cliquez sur Ouvrir, puis sur OK. Cette opération a pour effet de modifier le signal sonore du rappel uniquement pour cette tâche.

    9. Si vous voulez suivre l’avancement de cette tâche, dans les champs État, Priorité et % achevé, tapez ou sélectionnez les options de votre choix.

      Les champs État et % achevé dépendent l’un de l’autre. Lorsque vous modifiez la valeur de l’un, la valeur de l’autre change en conséquence.

État

% achevé

Non démarrée

0

En cours

1-99

Terminée

100

Attente de quelqu’un d’autre   

0-100

Différée

0-100

  1. Si vous voulez affecter une catégorie de couleur à votre tâche, sous l’onglet Tâche, dans le groupe Options, cliquez sur Catégoriser, puis sur l’une des entrées du menu. Pour accéder à d’autres catégories de couleurs, cliquez sur Toutes les catégories.

    La première fois que vous utilisez une catégorie de couleur, vous êtes invité à fournir un nom plus explicite. Vous pouvez créer des catégories de couleurs personnalisées, y associer des couleurs personnalisées, ainsi que leur attribuer des touches de raccourci. Cliquez sur OK pour revenir à la fenêtre Tâche.

    Vous avez changé d’avis concernant l’affectation d’une catégorie de couleur ? Cliquez avec le bouton droit sur la couleur ou sur le nom de la catégorie de couleur, puis cliquez sur Effacer le nom de catégorie ou Effacer toutes les catégories.

  2. Si votre tâche implique une personne ou une organisation figurant dans vos Contacts, vous pouvez créer un lien rapide vers ce contact, en cliquant sur Contacts au bas de la fenêtre, puis en sélectionnant une entrée. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Sélectionner les contacts.

  3. Si vous ne souhaitez pas que d’autres personnes puissent voir une entrée de tâche partagée, sous l’onglet Tâche, dans le groupe Options, cliquez sur Privé.

  4. Si vous voulez entrer un kilométrage, des heures de travail ou des informations de facturation, sous l’onglet Tâche, dans le groupe Afficher, cliquez sur Détails. Tapez les informations dans les zones de texte Travail total, Travail réel, Kilométrage et Informations de facturation.

  5. Sous l’onglet Tâche, dans le groupe Enregistrer , cliquez sur Enregistrer et fermer.

Affecter un indicateur à un contact est la meilleure façon de marquer rapidement d’un indicateur un contact afin que celui-ci retienne votre attention ultérieurement. Affecter un indicateur à un contact a pour effet de créer quelque chose à faire, et d’insérer le texte de l’indicateur dans la barre d’informations. Le contact marqué d’un indicateur apparaît également dans la Liste des tâches, la barre des tâches et la Liste des tâches quotidiennes du Calendrier. L’affectation d’indicateur à un contact n’a pas pour effet de créer une tâche. Étant donné que la chose à faire reste un contact, vous ne pouvez pas l’affecter en tant que tâche à une autre personne, ou indiquer son avancement ou son pourcentage d’achèvement.

  1. Dans Contacts, cliquez avec le bouton droit sur le contact.

  2. Pointez sur Assurer un suivi dans le menu contextuel, puis cliquez sur la date d’échéance.

    Pour modifier l’heure, le signal sonore, la date de début et la date d’échéance du rappel, ou le texte de l’indicateur qui s’affiche dans la barre d’informations, ou pour effacer l’indicateur de rappel, cliquez sur Personnalisé ou Ajouter un rappel. Les deux options ouvrent la même boîte de dialogue mais, lorsque vous utilisez Ajouter un rappel, la case à cocher de rappel est activée automatiquement.

La barre des tâches apparaît par défaut dans tous les affichages Outlook. Vous pouvez l’activer ou la désactiver. En outre, vous pouvez choisir d’afficher une version réduite de la barre des tâches, qui utilise moins d’espace à l’écran. Activez ou désactivez la barre des tâches, ou réduisez-la dans un affichage spécifique. Ce paramétrage est conservé mais n’affecte pas les autres affichages. Par exemple, si vous désactivez la barre des tâches dans l’affichage Courrier, elle reste désactivée dans celui-ci, même après un redémarrage d’Outlook. En revanche, elle reste activée dans les autres affichages, tels que Calendrier, Notes et Tâches.

  • Pour activer ou désactiver la barre des tâches, cliquez sur Affichage, pointez sur Barre des tâches, puis cliquez sur Normal, Réduit ou Désactivé.

  • Pour créer une tâche dans la barre des tâches, cliquez dans la zone de texte Entrez une nouvelle tâche (également appelée « panneau de saisie des tâches »), tapez un objet pour la tâche, puis appuyez sur Entrée.

    Panneau de saisie des tâches

    Par défaut, les tâches sont affectées d’une date de début et d’une date d’échéance basées sur le paramètre Clic rapide de l’indicateur. Lorsque vous installez Outlook pour la première fois, ce paramètre est défini sur Aujourd’hui.

    Si vous créez une tâche, puis modifiez la Date d’échéance de l’indicateur, toutes les tâches que vous entrez dans la barre des tâches par la suite utilisent le nouveau paramètre. Vous pouvez toujours modifier le choix affiché en sélectionnant une autre option. Toutefois, lorsque vous redémarrez Outlook, par défaut, la première tâche entrée est le paramètre de l’indicateur Clic rapide.

    Pour modifier le paramètre de l’indicateur par défaut, cliquez avec le bouton droit sur la colonne d’indicateur dans un affichage quelconque, cliquez sur Clic rapide, puis sélectionnez le paramètre de l’indicateur de votre choix. L’une des options est Aucune date. Le choix de l’indicateur Aucune date a pour effet que l’élément s’affiche dans le groupe Aucune date groupe dans la barre des tâches.

    Remarque : Vous avez à présent entré suffisamment d’informations pour créer une tâche. Les étapes suivantes sont facultatives, mais vous aident à mieux gérer vos tâches dans Outlook.

  • Suivez les étapes suivantes pour personnaliser votre tâche en double-cliquant sur la tâche dans la barre des tâches.

  • Si vous le souhaitez, définissez la Date de début et la Date d’échéance de la tâche.

    Si vous spécifiez une Date de début, la valeur du champ Date d’échéance est automatiquement définie sur le même jour. Vous pouvez définir la valeur Date d’échéance sur la date de votre choix.

  • Si vous voulez rendre la tâche périodique, sous l’onglet Tâche, dans le groupe Options, cliquez sur Périodicité.

  • Dans la boîte de dialogue Périodicité de la tâche, cliquez sur la fréquence (Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuelle) à laquelle la tâche doit se répéter, puis effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Rendre la tâche périodique à intervalles réguliers     Dans la section Périodicité, sélectionnez les options correspondant à l’intervalle de fréquence souhaité. Ne sélectionnez pas Régénérer une nouvelle tâche, car cela aurait pour effet que la tâche ne se répète pas à intervalles réguliers.

    • Rendre la tâche périodique en fonction de date d’achèvement     Sélectionnez Régénérer une nouvelle tâche, puis, dans le champ, tapez la période à l’issue de laquelle une nouvelle tâche doit être générée.

      Chaque fois que vous marquez la tâche comme terminée, une nouvelle tâche est créée sur la base de vos sélections.

      Il s’agit du meilleur choix si vous ne souhaitez pas que le prochain rappel de tâche s’affiche tant que la tâche précédente n’est marquée comme terminée. Aussi longtemps que vous ne marquez pas la tâche comme terminée, aucun rappel ultérieur n’apparaît. Par exemple, si vous avez défini un rappel pour le paiement de votre facture de service le 15 de chaque mois, et ne marquez pas l’échéance du 15 avril comme étant terminée, en mai, la tâche de paiement du 15 avril apparaît toujours. Lorsque vous marquez la tâche du 15 avril comme terminée, l’occurrence du 15 mai de la tâche s’affiche.

  • Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Périodicité de la tâche.

  • Si vous voulez ajouter un rappel, activez la case à cocher Rappel pour activer une alerte de rappel. Entrez les date et heure souhaitées pour le rappel.

  • Vous pouvez spécifier un signal sonore personnalisé à émettre lors du rappel. Cliquez sur Image du bouton , Parcourir. Sélectionnez le fichier audio à lire, cliquez sur Ouvrir, puis sur OK. Cette opération a pour effet de modifier le signal sonore du rappel uniquement pour cette tâche.

  • Si vous voulez suivre l’avancement de cette tâche, dans les champs État, Priorité et % achevé, tapez ou sélectionnez les options de votre choix.

    Les champs État et % achevé dépendent l’un de l’autre. Lorsque vous modifiez la valeur de l’un, la valeur de l’autre change en conséquence.

État

% achevé

Non démarrée

0

En cours

1-99

Terminée

100

Attente de quelqu’un d’autre   

0-100

Différée

0-100

  1. Si vous voulez affecter une catégorie de couleur à votre tâche, sous l’onglet Tâche, dans le groupe Options, cliquez sur Catégoriser, puis sur l’une des entrées du menu. Pour accéder à d’autres catégories de couleurs, cliquez sur Toutes les catégories.

    La première fois que vous utilisez une catégorie de couleur, vous êtes invité à fournir un nom plus explicite. Vous pouvez créer des catégories de couleurs personnalisées, y associer des couleurs personnalisées, ainsi que leur attribuer des touches de raccourci. Cliquez sur OK pour revenir à la fenêtre Tâche.

    Vous avez changé d’avis concernant l’affectation d’une catégorie de couleur ? Cliquez avec le bouton droit sur la couleur ou sur le nom de la catégorie de couleur, puis cliquez sur Effacer le nom de catégorie ou Effacer toutes les catégories.

  2. Si votre tâche implique une personne ou une organisation figurant dans vos Contacts, vous pouvez créer un lien rapide vers ce contact, en cliquant sur Contacts au bas de la fenêtre, puis en sélectionnant une entrée. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Sélectionner les contacts.

  3. Si vous ne souhaitez pas que d’autres personnes puissent voir une entrée de tâche partagée, sous l’onglet Tâche, dans le groupe Options, cliquez sur Privé.

  4. Si vous voulez entrer un kilométrage, des heures de travail ou des informations de facturation, sous l’onglet Tâche, dans le groupe Afficher, cliquez sur Détails. Tapez les informations dans les zones de texte Travail total, Travail réel, Kilométrage et Informations de facturation.

  5. Sous l’onglet Tâche, dans le groupe Enregistrer , cliquez sur Enregistrer et fermer.

Pour déplacer une tâche vers le haut ou vers le bas dans la liste, cliquez dessus, puis faites-la glisser vers l’emplacement souhaité. Lorsque vous faites glisser la tâche, une ligne rouge avec une flèche à chaque extrémité indique la position de la tâche si vous relâchez le bouton de la souris.

La Liste des tâches quotidiennes apparaît uniquement dans les affichages quotidien et hebdomadaire du Calendrier Outlook. Pour activer ou désactiver la Liste des tâches quotidiennes, dans le Calendrier, cliquez sur Affichage, pointez sur Liste des tâches quotidiennes, puis cliquez sur Normal, Réduit ou Désactivé.

Liste des tâches quotidiennes

Pour afficher uniquement le nombre total des tâches, effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Dans le Calendrier, cliquez sur Affichage, pointez sur Liste des tâches quotidiennes, puis cliquez sur Réduit.

  • Pointez sur le bord supérieur de la Liste des tâches quotidiennes. Lorsque le pointeur prend la forme Icône de poignée de redimensionnement , faites glisser le bord vers le bas de la fenêtre.

Pour créer des tâches dans la Liste des tâches quotidiennes, vous devez utiliser le paramètre d’affichage Normal.

  1. Lorsque votre pointeur est positionné sur la Liste des tâches quotidiennes, l’option Cliquez pour ajouter la tâche s’affiche.

  2. Cliquez sur n’importe quel espace vide sous une colonne de journée.

  3. Tapez l’objet de la tâche, puis appuyez sur Entrée.

    Par défaut, la tâche doit être affectée d’une Date de début et d’une Date d’échéance le jour même dans la colonne située au-dessus de la Liste des tâches quotidiennes. Pour modifier la Date de début ou la Date d’échéance de la tâche créée, faites glisser celle-ci vers le jour correspondant à la Date d’échéance. Au lieu de faire glisser la tâche, vous pouvez l’ouvrir, puis modifier ses dates de début et d’échéance. Pour ce faire, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur la tâche, puis cliquer sur Ouvrir, ou bien sélectionner l’élément, appuyer sur Échap, puis sur Entrée.

  4. Si vous voulez rendre la tâche périodique, sous l’onglet Tâche, dans le groupe Options, cliquez sur Périodicité.

  5. Dans la boîte de dialogue Périodicité de la tâche, cliquez sur la fréquence (Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuelle) à laquelle la tâche doit se répéter, puis effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Rendre la tâche périodique à intervalles réguliers     Dans la section Périodicité, sélectionnez les options correspondant à l’intervalle de fréquence souhaité. Ne sélectionnez pas Régénérer une nouvelle tâche, car cela aurait pour effet que la tâche ne se répète pas à intervalles réguliers.

    • Rendre la tâche périodique en fonction de date d’achèvement     Sélectionnez Régénérer une nouvelle tâche, puis, dans le champ, tapez la période à l’issue de laquelle une nouvelle tâche doit être générée.

      Chaque fois que vous marquez la tâche comme terminée, une nouvelle tâche est créée sur la base de vos sélections.

      Il s’agit du meilleur choix si vous ne souhaitez pas que le prochain rappel de tâche s’affiche tant que la tâche précédente n’est marquée comme terminée. Aussi longtemps que vous ne marquez pas la tâche comme terminée, aucun rappel ultérieur n’apparaît. Par exemple, si vous avez défini un rappel pour le paiement de votre facture de service le 15 de chaque mois, et ne marquez pas l’échéance du 15 avril comme étant terminée, en mai, la tâche de paiement du 15 avril apparaît toujours. Lorsque vous marquez la tâche du 15 avril comme terminée, l’occurrence du 15 mai de la tâche s’affiche.

  6. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Périodicité de la tâche.

  7. Si vous voulez ajouter un rappel, activez la case à cocher Rappel pour activer une alerte de rappel. Entrez les date et heure souhaitées pour le rappel.

  8. Vous pouvez spécifier un signal sonore personnalisé à émettre lors du rappel. Cliquez sur Image du bouton , Parcourir. Sélectionnez le fichier audio à lire, cliquez sur Ouvrir, puis sur OK. Cette opération a pour effet de modifier le signal sonore du rappel uniquement pour cette tâche.

  9. Si vous voulez suivre l’avancement de cette tâche, dans les champs État, Priorité et % achevé, tapez ou sélectionnez les options de votre choix.

    Les champs État et % achevé dépendent l’un de l’autre. Lorsque vous modifiez la valeur de l’un, la valeur de l’autre change en conséquence.

État

% achevé

Non démarrée

0

En cours

1-99

Terminée

100

Attente de quelqu’un d’autre   

0-100

Différée

0-100

  1. Si vous voulez affecter une catégorie de couleur à votre tâche, sous l’onglet Tâche, dans le groupe Options, cliquez sur Catégoriser, puis sur l’une des entrées du menu. Pour accéder à d’autres catégories de couleurs, cliquez sur Toutes les catégories.

    La première fois que vous utilisez une catégorie de couleur, vous êtes invité à fournir un nom plus explicite. Vous pouvez créer des catégories de couleurs personnalisées, y associer des couleurs personnalisées, ainsi que leur attribuer des touches de raccourci. Cliquez sur OK pour revenir à la fenêtre Tâche.

    Vous avez changé d’avis concernant l’affectation d’une catégorie de couleur ? Cliquez avec le bouton droit sur la couleur ou sur le nom de la catégorie de couleur, puis cliquez sur Effacer le nom de catégorie ou Effacer toutes les catégories.

  2. Si votre tâche implique une personne ou une organisation figurant dans vos Contacts, vous pouvez créer un lien rapide vers ce contact, en cliquant sur Contacts au bas de la fenêtre, puis en sélectionnant une entrée. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Sélectionner les contacts.

  3. Si vous ne souhaitez pas que d’autres personnes puissent voir une entrée de tâche partagée, sous l’onglet Tâche, dans le groupe Options, cliquez sur Privé.

  4. Si vous voulez entrer un kilométrage, des heures de travail ou des informations de facturation, sous l’onglet Tâche, dans le groupe Afficher, cliquez sur Détails. Tapez les informations dans les zones de texte Travail total, Travail réel, Kilométrage et Informations de facturation.

  5. Sous l’onglet Tâche, dans le groupe Enregistrer , cliquez sur Enregistrer et fermer.

Pour déplacer une tâche vers le haut ou vers le bas dans la liste, cliquez dessus, puis faites-la glisser vers l’emplacement souhaité. Lorsque vous faites glisser la tâche, une ligne rouge avec une flèche à chaque extrémité indique la position de la tâche si vous relâchez le bouton de la souris.

  1. Ouvrez la tâche.

  2. En bas de la fenêtre de tâche, cliquez sur Contacts.

    Le bouton Contacts est manquant

    Si vous ne voyez pas le bouton Contacts, procédez comme suit :

    1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options.

    2. Sous l’onglet Préférences, sous Contacts et des Notes, cliquez sur Options des contacts.

    3. Dans la boîte de dialogue Options des contacts sous des Liaisons entre les contacts, sélectionnez la case à cocher Afficher les liaisons entre les contacts sur toutes les formes.

  3. Dans la boîte de dialogue Sélectionner les Contacts, sous éléments, sélectionnez le contact que vous souhaitez lier à cette tâche.

    Pour sélectionner plusieurs contacts, cliquez sur un contact, maintenez la touche CTRL enfoncée, puis cliquez sur chaque contact supplémentaire.

    Pour afficher les éléments liés à partir d’un contact, ouvrez le contact, puis sous l’onglet Contact, dans le groupe Afficher, cliquez sur activités. Pour afficher un type d’élément spécifique, dans la liste Afficher, cliquez sur le type d’élément.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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