Créer des règles d’organisateur de contenu pour acheminer les documents

Créer des règles d’organisateur de contenu pour acheminer les documents

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Pour déterminer comment router un document, l’organisateur de contenu utilise des règles que vous créez. Ces règles sont basées sur une combinaison de types de contenu et de métadonnées.

Cet article décrit comment créer des règles pour organiser et router des documents ou des enregistrements. N’importe quel site SharePoint d’entreprise peut être activé pour l’acheminement de documents.

Important : Vous devez d’abord activer la fonctionnalité d’organisateur de contenu et configurer l’organisateur pour acheminer les enregistrements. Pour en savoir plus sur la configuration de l’organisateur de contenu, voir la section Voir aussi.

Contenu de cet article

Avant de créer des règles : étapes préliminaires

Comprendre comment les documents sont routés

Créer des règles pour acheminer les documents

Avant de créer des règles : étapes préliminaires

Vous devez respecter plusieurs étapes importantes avant de créer des règles pour le routage de documents.

  1. Activer la fonctionnalité Organisateur de contenu.

  2. Créez les bibliothèques et dossiers vers lesquels acheminer les documents. Vous pouvez créer des dossiers pour chaque type de document à acheminer. Par exemple, créez une bibliothèque destinée uniquement aux enregistrements de messagerie ou aux feuilles de calcul Excel. Pour en savoir plus sur la création de bibliothèques, consultez les liens de la section Voir aussi.

  3. Les types de contenu doivent être associés aux documents à acheminer. De cette façon, le type de contenu fait partie intégrante du critère qui détermine l’emplacement final de stockage d’un document.

Haut de la page

Comprendre comment les documents sont routés

Les documents peuvent être routés vers une bibliothèque ou un dossier dans un site du centre des enregistrements ou tout autre type de site SharePoint. La bibliothèque de remise, qui est créée automatiquement lors de l’activation de la fonctionnalité de l’organisateur de contenu, fait office d’emplacement par défaut. Le processus de routage de document se compose de plusieurs éléments :

  • Dossiers et bibliothèques cibles    Contenu responsables gestionnaires ou des enregistrements créent manuellement les bibliothèques et dossiers où doivent être routés les documents et désignent ces bibliothèques comme bibliothèques cibles.

  • Types de contenu de site    Chaque document doit avoir un type de contenu et les utilisateurs peuvent ajouter manuellement des types de contenu de site appropriés aux bibliothèques cibles.

  • Bibliothèque de remise    Documents qui ne correspondent pas à une règle, ou qui ne comportent pas de métadonnées requises sont envoyées à la bibliothèque de remise afin que les utilisateurs peuvent entrer les métadonnées requises. Ou bien, vous pouvez configurer l’organisateur de contenu afin que tous les documents téléchargés sont temporairement routés vers la bibliothèque de remise.

  • Liste des règles de document    Il s’agit d’un ensemble de règles de routage. Les responsables de contenu et les responsables des enregistrements consultent cette liste pour créer, gérer et afficher les règles de routage.

Le diagramme suivant illustre la manière dont les documents et les messages électroniques sont routés en fonction des critères spécifiques auxquels ils répondent et la manière dont les documents auxquels des informations sont manquantes, sont envoyés vers la bibliothèque de remise.

Routage de document à l’aide de l’organisateur de contenu. Illustre plusieurs sources, et plusieurs documents avec des métadonnées manquantes qui sont retournés vers la bibliothèque de remise.

Haut de la page

Créer des règles pour acheminer les documents

Chaque type d’enregistrement ajouté à cette liste doit s’accompagner d’un titre et d’une description. Indiquez également l’emplacement dans le site où est stocké l’enregistrement. Pour vous assurer que chacun des enregistrements est bien envoyé vers l’emplacement qui convient, vous pouvez définir des noms alternatifs pour le type d’enregistrement.

Remarque : Vous devez disposer au moins d’autorisations de propriétaire de site pour créer des règles pour acheminer des documents.

  1. Naviguez sur le site pour lequel vous souhaitez créer des règles d’organisateur de contenu.

  2. Dans le volet de lancement rapide, cliquez sur Autres... pour afficher les options Contenu du site.

  3. Dans la ligne de menu Applications, cliquez sur Paramètres.

  4. Dans la page Paramètres du site, dans la section Administration du site, cliquez sur Règles de l’organisateur de contenu.

  5. Dans la page Règles de l’organisateur de contenu, cliquez sur ajouter dans Cliquez pour ajouter un nouvel élément.

  6. Dans la section Nom de la règle, tapez un nom qui décrit les conditions et les actions de la règle.

  7. Dans la section État et priorité de la règle, choisissez Actif pour appliquer la règle au contenu entrant. Sélectionnez une priorité qui déterminera comment sera routé le contenu s’il correspond à plusieurs règles de l’organisateur de contenu.
    Si vous ne souhaitez pas que la règle soit appliquée au contenu entrant, sélectionnez Inactif.

  8. Dans la section Type de contenu de l’envoi, associez ensuite la règle à un type de contenu. En procédant ainsi, les envois vers l’organisateur sont intitulés avec le type de contenu sélectionné et les propriétés utilisées si les conditions de la règle sont identifiées.

    • Sélectionnez le groupe de contenu approprié. Le groupe sélectionné détermine les types de contenu que vous pouvez choisir à l’étape suivante.

    • Sélectionnez le type de contenu approprié.

    • Si le type de contenu que vous avez sélectionné a un nom différent sur un autre site SharePoint, activez la case à cocher sous noms de remplacement. Tapez le nom qui est utilisé dans l’autre site dans le champ approprié, puis cliquez surAjouter. Les noms pour les autres types de contenu apparaissent dans la liste en dessous.

  9. Dans la section Conditions, sélectionnez les conditions que les propriétés d’un envoi doivent respecter pour la règle. Par exemple, vous pouvez décider d’appliquer la règle pour tous les documents dont le titre contient le mot « budget ». Vous pouvez ajouter d’autres conditions en cliquant sur le lien Ajouter une autre condition.

    Remarque : Les propriétés disponibles dans la liste déroulante des propriétés changent en fonction du type de contenu que vous avez sélectionné à l’étape 6.

  10. Dans la section Emplacement cible, tapez ou recherchez un emplacement sur lequel placer le contenu correspondant à la règle. Activez la case à cocher Créer automatiquement un dossier pour regrouper les documents similaires dans des dossiers. Par exemple, si vous avez une propriété qui répertorie tous les documents des projets de votre organisation, vous pouvez forcer l’organisateur à créer un dossier distinct pour chaque projet.

Haut de la page

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

Développez vos compétences
Découvrez des formations
Accédez aux nouvelles fonctionnalités en avant-première
Rejoignez le programme Office Insider

Ces informations vous ont-elles été utiles ?

Nous vous remercions pour vos commentaires.

Merci pour vos commentaires. Il serait vraisemblablement utile pour vous de contacter l’un de nos agents du support Office.

×