Modèles et papier à lettres

Créer des modèles

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Pour gagner du temps, créez un modèle d’invitation à une réunion comportant les informations principales (invités, objet, etc.) et utilisez-le dès que vous voulez configurer une réunion.

Imaginons que votre équipe souhaite organiser des

réunions d’avancement concernant le projet Phoenix lorsque

vous en avez besoin plutôt que d’organiser des

réunions simplement pour le plaisir de se réunir.

Vous n’allez donc pas utiliser une réunion périodique.

Le nombre de réunions risque d’être très élevé, mais vous ne connaissez pas la fréquence.

Pour gagner du temps, vous pouvez créer un modèle

d’invitation à une réunion qui comporte les informations

essentielles : les personnes invitées, l’objet, l’emplacement et un texte type.

Vous pouvez l’utiliser dès que vous êtes prêt à configurer une réunion d’avancement,

un peu comme le modèle de message électronique

que nous avons créé dans la première vidéo intitulée

Modèles et papier à lettres.

Procédez comme suit pour créer une invitation à une

réunion organisée régulièrement et pour l’enregistrer comme modèle.

Cliquez sur FICHIER, sur Enregistrer sous,

cliquez sur la flèche vers le bas en regard de l’option Type

et sélectionnez Modèle Outlook.

Il est important de ne pas modifier l’emplacement d’enregistrement du modèle.

Attribuez un nom facile à retenir au modèle, puis cliquez sur Enregistrer.

Quand vous fermez une invitation à une réunion, une boîte de dialogue s’affiche.

Conservez l’option par défaut Ne pas enregistrer les modifications, puis cliquez sur OK.

Dès que vous souhaitez configurer une réunion,

au lieu de cliquer sur Nouvelle réunion, cliquez sur Nouveaux éléments,

pointez sur l’option Autres éléments et cliquez sur Choisir un formulaire.

Cliquez sur la flèche vers le bas à côté de Regarder dans,

puis cliquez sur Modèles dans le fichier système pour trouver votre modèle.

Si votre modèle ne figure pas dans la liste, recommencez l’étape précédente et

vérifiez que l’option Modèles dans le fichier système est bien sélectionnée.

Lorsque les invitations à la réunion s’ouvrent, il vous suffit de définir

l’heure et la date de la réunion, d’ajouter de nouvelles

informations et de l’envoyer.

Le processus est identique lorsque vous créez un modèle de tâche ou de contact.

Vous pouvez néanmoins effectuer les mêmes opérations avec les

contacts à l’aide de la fonctionnalité Contact dans la même société.

Sélectionnez le contact à utiliser comme modèle, cliquez sur Nouveaux éléments,

puis sur Contact dans la même société.

Ajoutez et modifiez des informations sur le contact si nécessaire,

puis cliquez sur Enregistrer & Fermer pour ajouter les contacts.

Dans la prochaine vidéo, nous verrons comment

ajouter un papier à lettres à un message électronique.

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