Créer des flux de travail personnalisés à l’aide de SharePoint Designer

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 inclut des flux de travail prêts à l’emploi qui permettent le traitement des processus métiers les plus courants, tels que la collecte de commentaires sur un document ou le routage d’un document pour approbation.

Mais que se passe-t-il si votre équipe utilise un processus qui nécessite davantage de tâches que le flux de travail prédéfini ? Par exemple, que se passe-t-il si vous souhaitez qu’un flux de travail intègre d’autres tâches que celles de l’approbation ou de l’ajout de commentaires, telles que la copie des documents prêts à publier dans une autre bibliothèque ?

Avec Microsoft Office SharePoint Designer 2007, vous pouvez concevoir des flux de travail personnalisés qui ajoutent une logique applicative sans code dans vos sites SharePoint. Grâce à Workflow Designer, vous pouvez créer des règles qui associent des conditions et des actions à des éléments dans les listes et les bibliothèques SharePoint. Les modifications apportées aux éléments des listes ou des bibliothèques déclenchent des actions dans le flux de travail.

Remarque : Cet article fait référence à un site SharePoint exemple créé par Adventure Works, une société fictif qui fabrique vélos, des composants de bicyclette et accessoires bicycling.

L’équipe travaillant sur la documentation technique chez Adventure Works a par exemple conçu un flux de travail personnalisé. Le flux de travail Approbation inclus dans Office SharePoint Server 2007 affecte une tâche avec les options Approuver ou Rejeter. Cependant, le rédacteur de l’équipe souhaite disposer de davantage de souplesse et de fonctionnalités pour réaliser ses tâches. Grâce à Workflow Designer disponible dans Office SharePoint Designer 2007, il a pu concevoir un flux de travail personnalisé avec les options suivantes :

  • Approuver et publier

  • Approuver mais transmettre au service juridique pour révision

  • Refuser et renvoyer au rédacteur

Chacune de ces options déclenche différentes actions dans le flux de travail personnalisé.

Créer des flux de travail en fonction des règles

Avec Office SharePoint Designer 2007, vous pouvez créer des flux de travail basés sur des règles. Dans Workflow Designer, il est possible de choisir l’événement qui déclenche le flux de travail. Il est ensuite nécessaire de spécifier les actions que le flux de travail doit réaliser et même possible d’identifier les conditions dans lesquelles ces actions sont réalisées. Par ailleurs, un flux de travail peut inclure plusieurs étapes afin d’évaluer et de traiter plusieurs ensembles de conditions et d’actions.

Dès lors que vous maîtrisez en quoi consiste un flux de travail, vous pouvez rapidement créer un flux de travail personnalisé. Les éléments constitutifs d’un flux de travail sont les suivants :

  • Événements    Un événement est ce qui commence ou lance un flux de travail. Un flux de travail personnalisé est toujours associé à une liste ou une bibliothèque. Lorsque vous concevez un flux de travail, vous choisissez la liste à laquelle l’associer. Un événement défini dans cette liste démarre le flux de travail. Il existe exactement trois événements pouvant démarrer un flux de travail :(1) Un élément est créé ; (2) Un élément est modifié ; ou (3) Un participant de flux de travail clique sur le bouton Démarrer dans le formulaire d’initiation d’un flux de travail.

  • Actions    Une action est la plus petite unité de travail dans un flux de travail. Office SharePoint Designer 2007 fournit un ensemble d’actions prêtes à l’emploi et réutilisables, que vous pouvez intégrer à votre flux de travail. Par exemple, votre flux de travail peut créer, copier, modifier ou supprimer les éléments d’une liste (ou les fichiers d’une bibliothèque) ; archiver ou extraire des éléments ; envoyer des courriers électroniques et enfin, créer une tâche pour quelqu’un dans la liste des tâches.

  • Conditions    Lorsque vous concevez un flux de travail, vous pouvez créer une règle qui établit une condition précisant que le flux de travail effectue l’action associée, uniquement si cette condition est remplie. Office SharePoint Designer 2007 fournit plusieurs conditions prêtes à l’emploi et réutilisables, que vous pouvez intégrer à votre flux de travail. Par exemple, vous pouvez spécifier que le flux de travail effectue les actions associées uniquement si un élément est créé ou modifié dans un intervalle de temps précis ou s’il est créé ou modifié par une personne en particulier.

  • Étapes    Un flux de travail se compose d’une ou plusieurs étapes. Chaque étape peut contenir n’importe quel nombre d’actions et conditions associées. Les étapes permettent de grouper des conditions et des actions afin qu’un ensemble de règles (conditions et actions) puisse être évalué et exécuté avant un second ensemble.

Afin de rendre votre flux de travail plus dynamique et plus souple, vous pouvez lui ajouter un formulaire d’initiation ou un formulaire de tâches personnalisé. Vous pouvez utiliser un formulaire pour collecter des informations auprès des participants au flux de travail à des périodes prédéfinies dans le flux de travail et autoriser les participants à interagir avec les tâches de ce flux. Les formulaires se conçoivent à l’aide d’Assistants. Office SharePoint Designer 2007 génère les formulaires automatiquement une fois le flux de travail créé.

Par exemple, le flux de travail personnalisé pour l’équipe de documentation technique nécessite trois options d’approbation différentes. Chaque option déclenche différentes actions de workflow. Lorsque Martin crée le flux de travail, il utilise l’Assistant Tâche personnalisée pour créer le formulaire de tâche personnalisé, comme illustré ici.

Boîte de dialogue Ajouter un champ de l’Assistant

Lorsque Martin finit de créer le flux de travail, Office SharePoint Designer 2007 génère le formulaire de tâche personnalisé. Ainsi, lorsque les membres de son équipe approuvent des documents, ils affichent le formulaire suivant dans le navigateur. Ce formulaire contient les options que Martin a spécifiées dans l’Assistant Tâche personnalisée.

Formulaire de tâche personnalisé

Automatiser les processus métiers

Si vous créez une application Web pour automatiser un processus métier, vous pouvez utiliser Workflow Designer dans Office SharePoint Designer 2007 car il offre de nouvelles possibilités. Grâce à Workflow Designer, vous pouvez intégrer des règles métiers et des logiques de flux de travail dans vos applications Web sans écrire de code serveur.

Par exemple, l’équipe de documentation technique souhaite utiliser un workflow qui automatise plusieurs processus et pas simplement l’approbation des documents. À l’aide de Workflow Designer, Martin crée un flux de travail que les membres de l’équipe peuvent démarrer manuellement lorsque leurs documents sont prêts à être approuvés. Le flux de travail crée une tâche pour réviser le document et le réviseur choisit l’une des trois options décrites plus haut.

Martin crée le flux de travail de façon à ce qu’il effectue différentes actions, qui varient en fonction de la réponse que renvoie le réviseur dans le formulaire de tâche personnalisé :

  • Si le réviseur choisit Approuver et publier, le workflow copie le document dans une autre bibliothèque de documents nommée Prêt pour la publication et envoie un message à l’équipe de documentation.

  • Si le réviseur choisit Approuver mais transmettre au service juridique pour révision, le flux de travail copie le document dans une autre bibliothèque nommée Révision requise par le service juridique et envoie un message au service juridique.

  • Si le réviseur choisit Refuser et renvoyer au rédacteur, le flux de travail envoie un message au rédacteur accompagné des commentaires du réviseur et met à jour cet élément dans la bibliothèque Documents pour que les derniers commentaires y soient disponibles.

Dans Workflow Designer, l’étape qui contient cette logique conditionnelle ressemble à celle montrée dans la figure suivante.

Logique conditionnelle dans Workflow Designer

Il ne s’agit ici que d’une seule étape du flux de travail. Au fil du temps, Martin peut modifier ce flux de travail et l’étendre en ajoutant d’autres étapes. Il peut même créer des flux de travail personnalisés liés aux bibliothèques Prêt pour la publication et Révision requise par le service juridique. Ces flux de travail peuvent être déclenchés lorsque le flux de travail de révision des documents de Martin crée un élément. Workflow Designer est un outil puissant qui permet d’automatiser rapidement les processus métiers et d’ajouter une logique conditionnelle à vos applications Web.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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