Créer des fichiers PDF accessibles

L’ajout de balises d’accessibilité aux fichiers PDF simplifie la lecture des documents comportant des tables des matières, des liens hypertexte, des signets, des textes de remplacement, etc., et la navigation au sein de ceux-ci, par les lecteurs d’écran et autres technologies d’assistance. Celles-ci permettent également de lire les informations sur différents appareils, tels que les écrans à gros caractères, les assistants numériques personnels (PDA) et les téléphones mobiles. Dans Word pour Windows et pour Mac et dans Word Online, vous pouvez ajouter des balises automatiquement lorsque vous enregistrez un fichier au format PDF.

Préparez votre fichier source. Le balisage permet de rendre votre fichier PDF accessible. Il est toutefois important de contrôler votre fichier source avant de l’enregistrer au format PDF.

Suivez ces instructions pour détecter et résoudre les problèmes d’accessibilité, tels que l’absence de texte de remplacement, avant qu’ils ne posent un problème aux personnes souffrant de handicap :

Si vous travaillez dans une autre application, telle que Publisher ou Visio, nombre des suggestions de ces articles s’appliquent également. Par exemple, il est toujours essentiel d’ajouter un texte de remplacement pour les tableaux et les images et d’utiliser des styles de titre et de paragraphe pour le texte.

Enregistrer un fichier PDF accessible dans Office

Les types de fichier que vous pouvez enregistrer au format PDF dépendent de la plateforme utilisée. Par exemple, sur un ordinateur Windows, vous pouvez enregistrer un document Word, un classeur Excel, une présentation PowerPoint, une publication Publisher ou un dessin Visio au format PDF. Pour afficher les options de fichier applicables aux autres plateformes, sélectionnez l’onglet correspondant à une plateforme spécifique.

Sur un ordinateur Windows, vous pouvez enregistrer votre fichier au format PDF balisé en procédant comme suit.

Office 2016

  1. Sous Fichier > Enregistrer sous, choisissez l’emplacement d’enregistrement du fichier.

  2. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, sélectionnez PDF dans la liste Type de fichier.

  3. Cliquez sur Options, assurez-vous que la case à cocher Balises de structure de document pour l’accessibilité est sélectionnée, puis cliquez sur OK.

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Office 2013

  1. Dans l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer sous.

  2. Sous Choisir un emplacement, choisissez l’emplacement d’enregistrement du fichier.

  3. Sous Sélectionner un dossier , choisissez un dossier que vous avez déjà utilisé ou cliquez sur Rechercher d’autres dossiers pour sélectionner un autre dossier.

  4. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur la flèche de la liste Type, puis cliquez sur PDF.

  5. Cliquez sur Options.

  6. Assurez-vous que la case à cocher Balises de structure de document pour l’accessibilité est sélectionnée, puis cliquez sur OK.

  7. Cliquez sur Enregistrer.

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Office 2010

  1. Dans l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer sous.

  2. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur la flèche de la liste Type, puis cliquez sur PDF.

  3. Cliquez sur Options.

  4. Assurez-vous que la case à cocher Balises de structure de document pour l’accessibilité est sélectionnée, puis cliquez sur OK.

  5. Cliquez sur Enregistrer.

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Après avoir créé un document Word sur Mac, vous pouvez enregistrer votre fichier au format PDF balisé en procédant comme suit.

Enregistrer un fichier PDF accessible avec Office pour Mac

  1. Sélectionnez Fichier > Enregistrer sous (ou appuyez sur Commande+Maj+S), tapez le nom de fichier dans la zone de texte Enregistrer sous, puis choisissez l’emplacement d’enregistrement du fichier.

  2. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, accédez à la liste déroulante Format de fichier. Utilisez la flèche vers le bas pour parcourir les types de fichiers et sélectionnez PDF.

  3. Sélectionnez la case « Idéal pour la distribution électronique et l’accessibilité(utilise le service en ligne de Microsoft) ». Cela garantit que le PDF est balisé.

  4. Sélectionnez Enregistrer.

    Remarque : Chez Microsoft, nous faisons grand cas de votre sécurité et de votre confidentialité. Pour convertir un document Word au format PDF, nous transmettons le document sur un service Microsoft sécurisé via Internet pour conversion. Le fichier converti est ensuite immédiatement renvoyé vers votre appareil. Le service en ligne de Microsoft ne stocke pas le contenu de votre fichier sur ses serveurs. Vous pouvez enregistrer le fichier converti à l’emplacement de votre choix. Pour plus d’informations, voir Pourquoi le service en ligne de Microsoft a besoin de convertir certains fichiers Office ?

Dans Word Online, vous pouvez télécharger un document au format PDF.

  1. Sur le ruban, sélectionnez le bouton Fichier.

  2. Sélectionnez l’option Enregistrer sous.

  3. Dans le volet Enregistrer sous, sélectionnez Télécharger en tant que fichier PDF pour ouvrir la boîte de dialogue Microsoft Word Online. Un lien de téléchargement de votre document au format PDF apparaît.

  4. Sélectionnez Cliquez ici pour télécharger la version PDF de votre document, puis appuyez sur Entrée.

  5. Dans le volet de notification, recherchez le nom de votre document sous Téléchargements en cours, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour enregistrer le fichier à l’emplacement par défaut, sélectionnez Enregistrer.

    • Pour utiliser un autre emplacement pour l’enregistrement, appuyez sur Enregistrer sous. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, vous pouvez taper un nouveau nom de fichier et sélectionner le dossier souhaité. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

  6. Si vous voulez ouvrir le document ou le dossier, sélectionnez l’option souhaitée dans la barre de notification.

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