Créer des feuilles de temps et des états de tâches

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Pour permettre aux membres de l'équipe d'enregistrer du temps dans leurs feuilles de temps et de soumettre l'état d'avancement de leurs tâches, vous devez créer des états des feuilles de temps, des tâches ou les deux.

Créer des feuilles de temps

Configurer l’état des tâches

Créer des périodes financières

  1. Dans la barre de lancement rapide, cliquez sur Paramètres du serveur.

  2. Dans la page Paramètres du serveur, cliquez sur Périodes financières.

  3. Dans la section Gérer la période fiscale, cliquez sur l'année que vous souhaitez définir en tant que période fiscale, puis cliquez sur Définir.

  4. Dans la section Définir une Date de début de période fiscale, entrez la date à laquelle l’exercice doit commencer à l’aide du sélecteur de date calendrier .

  5. Dans la section Définir le modèle de création de l'année fiscale, sélectionnez la méthode de création que vous souhaitez appliquer à la période fiscale :

    • Méthode 4,5,4     Cette méthode crée une période fiscale de quatre semaines, suivie d'une période de cinq semaines et d'une autre de quatre semaines.

    • Méthode 4,4,5     Cette méthode crée deux périodes fiscales successives de quatre semaines suivies d'une période de cinq semaines.

    • Méthode 5,4,4     Cette méthode crée une période fiscale de cinq semaines, suivie de deux périodes successives de quatre semaines.

    • 13 mois     Cette méthode fixe la durée de toutes les périodes fiscales à quatre semaines.

    • Année calendrier standard     Cette méthode fait correspondre la durée de chaque période fiscale à celle de l'année calendaire standard de 12 mois commençant le 1er janvier.

  6. Dans la section Définir la convention d'affectation de noms des périodes, définissez le nom unique devant être attribué aux périodes. Pour ce faire, tapez :

    • un préfixe de maximum 15 caractères ;

    • un numéro de séquence de maximum six chiffres ;

    • un suffixe de maximum 15 caractères tel que Nième trim. 2008.

  7. Cliquez sur Créer et enregistrer.

La période fiscale s'affiche dans la page Périodes fiscales, ses sous-périodes figurant quant à elles dans la grille Ajuster les mois fiscaux.

Après avoir défini une période fiscale, vous pouvez le modifier à l’aide de la grille. Si vous souhaitez modifier la date de fin d’une plage de dates au sein de la période fiscale, dans la colonne Date de fin pour la ligne de période fiscale, tapez ou sélectionnez une nouvelle date à l’aide du sélecteur de date calendrier . Les dates pour les périodes suivantes seront automatiquement ajustés afin que toutes les périodes sont contigus.

Conseil : Si une erreur de conception vous impose de modifier la période fiscale plus en profondeur, sélectionnez celle-ci puis supprimez-la en cliquant sur Supprimer. Ensuite, recréez une nouvelle période fiscale en cliquant sur Définir.

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Créer des périodes de feuilles de temps

Lorsque vous créez une période de feuille de temps, vous configurez les laps de temps que les membres de l'équipe peuvent sélectionner pour y rapporter du temps de prestation.

  1. Dans la barre de lancement rapide, cliquez sur Paramètres du serveur.

  2. Dans la page Paramètres du serveur, cliquez sur Périodes de la feuille de temps.

  3. Dans la section Définir les paramètres de période en bloc, spécifiez le nombre de périodes à créer, la date de début de la première période de feuille de temps et la durée standard des périodes, exprimée en nombre de jours.

  4. Dans la section Définir la convention d'affectation de noms par lot, spécifiez la convention d'appellation des périodes de feuilles de temps. Cette convention d'appellation doit permettre aux membres de l'équipe d'identifier aisément les périodes.

    • Dans la zone Tapez un préfixe, tapez le préfixe unique devant être inséré au début de chaque nom.

    • Si vous créez plus d'une période, tapez dans la zone Numéro d'ordre suivant le numéro d'ordre devant permettre de distinguer les périodes les unes des autres.

    • Dans la zone Tapez un suffixe, tapez le suffixe unique devant être inséré à la fin de chaque nom.

  5. Cliquez sur Création en bloc pour créer les périodes, puis cliquez sur Enregistrer.

  6. La section Créer des périodes permet d'apporter d'autres modifications aux périodes.

    • Cliquez sur Insérer avant ou sur Insérer après pour insérer une période de feuille de temps supplémentaire.

    • Pour renommer une période de feuille de temps, cliquez sur son nom dans la colonne Étiquette de période puis tapez un nouveau nom.

    • Pour modifier l'état de la période, cliquez sur Ouverte ou sur Fermée dans la colonne État.

      Remarque : Toutes les nouvelles périodes de feuilles de temps possèdent l'état Ouverte. Seul un administrateur de serveur est habilité à fermer une période. La page Paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps permet de restreindre les possibilités futures de soumission de feuilles de temps.

  7. Cliquez sur Enregistrer.

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Définir des classifications de lignes de feuille de temps

Les classifications sont les catégories que vous définissez pour identifier les prestations de votre organisation. Votre organisation peut par exemple utiliser des classifications différentes selon que les prestations sont facturables ou non.

Par défaut, toutes les lignes de feuille de temps sont affectées à la classification de ligne Standard.

  1. Dans la barre de lancement rapide, cliquez sur Paramètres du serveur.

  2. Dans la page Paramètres du serveur, cliquez sur Classifications de la feuille de temps.

  3. Dans la section Modifier ou entrer une classification de ligne, cliquez sur Nouvelle classification.

  4. Dans la grille, tapez un nom et un texte descriptif destinés à permettre aux membres de l'équipe d'identifier aisément la classification de ligne de feuille de temps.

  5. Par défaut, la valeur Active est attribuée au paramètre de la colonne État. Attribuez-lui la valeur Inactive pour désactiver la classification et empêcher qu'elle ne soit affectée à des lignes de feuille de temps. Notez que la classification subsistera dans Project Web Access pour vous permettre de créer des rapports tenant compte des données historiques.

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Spécifier les paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps

  1. Dans la barre de lancement rapide, cliquez sur Paramètres du serveur.

  2. Dans la page Paramètres du serveur, cliquez sur Paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps.

  3. Dans la section Affichage dans Outlook, spécifiez la manière dont vous voulez voir apparaître les heures prévues, réelles, supplémentaires, facturables et non facturables dans Microsoft Office Outlook 2007.

  4. Dans la section Affichage dans Project Web Access, activez la case à cocher La feuille de temps utilisera le suivi des heures supplémentaires et des heures non facturables standard pour permettre aux membres de l'équipe de soumettre les heures supplémentaires et non facturables. Les membres de l'équipe seront quand même en mesure de soumettre les heures consacrées aux prestations prévues.

  5. Dans la section Mode de création de feuille de temps par défaut, spécifiez quelles sont les données qui doivent figurer dans la feuille de temps par défaut :

    • Sélectionnez Affectations de tâches actuelles pour que les informations concernant les tâches affectées aux membres de l'équipe soient automatiquement insérées dans les feuilles de temps.

    • Sélectionnez Projets actuels pour que les informations concernant les projets en cours des membres de l'équipe soient automatiquement insérées dans les feuilles de temps.

    • Sélectionnez Aucun élément pour créer des feuilles de temps vierges.

  6. Dans la section Unités des colonnes de la grille de la feuille de temps, indiquez si l'unité de suivi employée par défaut dans les feuilles de temps doit être le jour ou la semaine.

  7. Dans la section Unités de rapports par défaut, indiquez si l'unité de temps employée dans les rapports doit être l'heure ou le jour.

    Pour spécifier la durée d'une journée de travail complète, tapez le nombre d'heures approprié dans la zone Le nombre d'heures d'une journée de feuille de temps standard est.

  8. Dans la section Limites de rapports par heure, spécifiez le nombre d'heures maximum et minimum pouvant être rapporté sur une feuille de temps ainsi que la durée maximale d'une journée de travail. Si des membres de l'équipe rapportent des volumes d'heures supérieurs aux limites fixées, des messages d'erreur apparaîtront lors de la soumission des feuilles de temps.

    Si vous ne souhaitez pas fixer de nombres d'heures maxima ou minima, tapez 999 pour autoriser un nombre d'heures illimité ou tapez 0 pour ne définir aucune durée minimale. Le fait d'entrer la valeur 0 a pour effet de désactiver les limites d'heures.

    Conseil : Pour couvrir les besoins en termes d'heures d'une équipe au cours d'une journée complète de travail, vous pouvez spécifier un volume d'heures quotidien d'une valeur de 999 heures au maximum.

  9. Dans la section Stratégies de la feuille de temps, effectuez les choix suivants :

    • Sélectionnez Autoriser les rapports de temps futurs si vous souhaitez autoriser les membres de l'équipe à rapporter du temps dans des périodes à venir.

    • Activez la case à cocher Autoriser les lignes de feuille de temps non vérifiées si vous souhaitez permettre aux membres de l'équipe de rapporter du temps sur des projets ou des tâches inexistantes dans Microsoft Office Project Server 2007.

      Remarque : Cette case à cocher ne doit être activée que si vous utilisez exclusivement le système de feuille de temps et que vous ne faites pas usage des états des tâches pour assurer le suivi de la progression des tâches du projet.

  10. Dans la section Audit, activez la case à cocher Activer l'audit de feuilles de temps pour que toutes les modifications apportées à une feuille de temps soient consignées dans un journal.

    Conseil : Pour vider le journal, cliquez sur Vider le contenu du journal.

  11. Dans la section Itinéraire d'approbation, activez la case à cocher Itinéraire d'approbation fixe pour interdire aux membres de l'équipe de spécifier manuellement le premier approbateur lorsqu'ils soumettent leurs feuilles de temps.

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Créer des états de tâches

  1. Dans la barre de lancement rapide, cliquez sur Paramètres du serveur.

  2. Dans la page Paramètres du serveur, cliquez sur Paramètres et affichage de tâches.

  3. Dans la section Méthode de suivi, sélectionnez la méthode de suivi qui correspond le mieux à la façon dont vous souhaitez voir les membres de l'équipe rapporter leur progression sur les tâches du projet.

    Conseil : Si vous souhaitez que les responsables de projets aient la possibilité d'opter pour d'autres méthodes de rapport d'avancement pour leurs projets, désactivez la case à cocher Forcer les responsables de projet à utiliser la méthode de rapports d'avancement spécifiée ci-dessous pour tous les projets. Notez toutefois que le fait d'imposer la même méthode assure la cohérence dans les états qui affichent des données à l'échelle de l'entreprise.

  4. Dans la section Protéger les mises à jour des utilisateurs, spécifiez la manière dont les chiffres réels doivent être mis à jour :

    • Pour que le responsable de projet ne puisse pas modifier l'état de tâches d'un membre de l'équipe, activez la case à cocher Restreindre les mises à jour à Project Web Access.

    • Pour exiger des membres de l'équipe qu'ils enregistrent leurs chiffres réels en synchronisant d'abord leurs états de tâches avec leur feuille de temps, activez la case à cocher Heure d'entrée par feuille de temps uniquement (les utilisateurs effectueront une synchronisation avec les tâches mises à jour). Lorsque cette case à cocher est activée, l'état des tâches ne peut être entré qu'en cliquant sur Importer une feuille de temps. Une fois que les données de la feuille de temps ont été importées, les temps de prestation ne peuvent plus être modifiés à partir des pages d'état des tâches.

  5. Dans la section Définir les tâches actuelles, spécifiez le nombre de jours qu'il doit rester avant la date d'échéance d'une tâche pour que celle-ci apparaisse par défaut et soit considérée comme une tâche actuelle dans la liste de tâches du membre de l'équipe.

  6. Dans la section Activer le diagramme de Gantt pour les membres de l'équipe, activez la case à cocher Activer le diagramme de Gantt ActiveX pour tous les utilisateurs si vous souhaitez permettre aux utilisateurs d'activer les contrôles ActiveX nécessaires à l'utilisation du diagramme de Gantt sur la page Centre des tâches.

Pourquoi ne puis-je pas effectuer certaines actions dans Project Web Access ?

Selon les paramètres d’autorisations utilisés pour vous connecter à Project Web Access, vous pouvez ne pas être en mesure de voir ou utiliser certaines fonctionnalités. En outre, ce que vous voyez sur certaines pages peut-être différer de celles présentées si votre administrateur de serveur personnalisé Project Web Access et n’a pas personnalisé l’aide correspondante.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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