Créer des étiquettes avec des adresses différentes dans Publisher

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Créer une étiquette pour chaque personne de votre liste plus rapidement à l'aide d'une fusion et publipostage. Le programme d'installation prend un peu de temps, mais vous pouvez imprimer toutes les étiquettes en même temps. Et vous pouvez enregistrer les étiquettes à utiliser la prochaine fois que vous voulez imprimer des étiquettes.

Choisissez un modèle qui correspond à vos étiquettes

Si vous avez un paquet d’étiquettes avec un numéro de produit spécifique, recherchez le modèle pour ce produit.

  1. Cliquez sur Fichier > Nouveau, puis tapez le numéro du fabricant (par exemple Avery 8871) dans la zone de recherche.

  2. Sélectionnez un modèle, consultez la description pour vérifier qu’il fonctionne avec le numéro d’étiquette produit, puis cliquez sur Créer.

Connecter la composition d’étiquettes à votre liste d’adresses

L’étape suivante consiste à connecter la feuille d’étiquettes à une source de données. La source de données est un fichier qui contient votre liste d’adresses.

Vous pouvez utiliser vos contacts Outlook ou une liste d’adresses dans une feuille de calcul Excel ou une base de données Access. Si vous n’avez pas encore de liste, vous pouvez en taper une dans Publisher.

Si vous n’avez pas encore de liste

Regroupez les informations de toutes les personnes qui doivent figurer dans votre liste d’adresses.

  1. Dans Publisher, cliquez sur Publipostage > Sélection des destinataires > Saisie d’une nouvelle liste.

    Options Publipostage Saisie d’une nouvelle liste

  2. Dans la première ligne, tapez les informations pour la première personne de votre liste.

    Boîte de dialogue Créer une liste d’adresses

    Conseil : Pour modifier les colonnes Publisher, cliquez sur le bouton Personnaliser colonnes. Vous pouvez ajouter, supprimer, renommer et réorganiser les colonnes de la liste.

  3. Quand vous avez saisi les informations pour cette personne, appuyez sur Nouvelle entrée, et tapez les informations pour la personne suivante.

    Options pour créer ou modifier une liste d’adresses

  4. Une fois votre liste terminée, cliquez sur OK.

  5. Dans la boîte de dialogue Enregistrer une liste d’adresses, tapez un nom pour la liste d’adresses dans la zone Nom de fichier et sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer la liste.

Si vous disposez déjà d'une liste d'adresses

  1. Cliquez sur Publipostage > Sélection des destinataires.

    Options Publipostage Sélection des destinataires

  2. Si votre liste est une feuille de calcul ou une base de données, cliquez sur Utiliser une liste existante, accédez au fichier qui contient votre liste, cliquez dessus, puis sur Ouvrir. (Si vous devez sélectionner une table, cliquez sur OK.)

  3. Si vous voulez utiliser vos contacts Outlook, cliquez sur Sélectionner dans les contacts Outlook, cliquez sur le dossier contacts à utiliser, puis sur OK.

Choisir les destinataires à inclure

Lorsque vous utilisez une liste existante ou vos contacts Outlook, Publisher inclut tout le monde dans le fichier ou le dossier contacts. Pour votre projet, vous souhaiterez peut-être affiner cette liste.

  1. Cliquez sur Modifier la liste de destinataires.

  2. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage destinataires, cochez les cases en regard des personnes à inclure et décochez les cases en regard des personnes que vous ne voulez pas inclure cette fois.

    Options de la liste des destinataires de fusion

Pour rechercher des personnes avec lesquelles que vous souhaitez inclure plus facilement, vous pouvez trier ou filtrer votre liste.

Trier les éléments de la liste

  1. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, cliquez sur l’en-tête de colonne de l’élément à utiliser comme critère de tri.

    Par exemple, si vous souhaitez afficher la liste par ordre alphabétique en fonction du nom, cliquez sur l’en-tête de colonne Nom.

    Conseil : Pour trier la liste selon plusieurs critères (par exemple, par état et par ville), cliquez sur Trier sous Affiner la liste de destinataires dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires. Dans la boîte de dialogue Filtrer et trier, sélectionnez vos critères de tri.

  2. Cochez les cases en regard des personnes à inclure et décochez les autres.

    Sélectionner les lignes en cochant les cases

Filtrer les éléments de la liste

  1. Cliquez sur la flèche en regard de l’en-tête de colonne à filtrer.

  2. Cliquez sur (Vides) ou (Non vides) pour un filtre général. Pour filtrer selon un critère plus spécifique, par exemple uniquement les personnes qui habitent dans une ville donnée, cliquez sur (Avancées) et remplissez les zones appropriées.

    Conseil :  Dans la boîte de dialogue Filtrer et trier, vous pouvez également sélectionner plusieurs critères de filtre.

  3. Cochez les cases en regard des personnes à inclure et décochez les autres.

    Pour afficher de nouveau tous les enregistrements, cliquez sur (Tout).

Ajouter les adresses à vos étiquettes

  1. Cliquez sur Publipostage > Bloc d’adresse.

    Publipostage, commande Bloc d’adresse

  2. Choisissez la façon dont le nom doit s’afficher.

    Options du bloc d’adresse

    Conseil :  Pour que Publisher trouve les noms et les adresses de votre liste, cliquez sur Correspondance des champs. Vérifiez que les champs à afficher figurent dans la liste. Si un champ est marqué Sans correspondance, cliquez sur la liste déroulante pour ce champ, puis cliquez sur le nom de colonne qui correspond à cette colonne dans votre liste.

  3. Cliquez sur OK.

    Publisher ajoute un champ de fusion à votre composition. Une fois la fusion terminée, Publisher remplacera ce champ par une adresse dans chaque étiquette.

    Remarque :  Si vous voulez ajouter d’autres informations à vos étiquettes, cliquez sur Publipostage > Insérer un champ de fusion, et cliquez sur le nom correspondant aux informations à ajouter.

Mettre en forme les adresses

  1. Dans votre composition, sélectionnez le champ Bloc d’adresse, y compris les marques de début et de fin.

    Champ Bloc d’adresse sélectionné

  2. Cliquez sur Outils de zone de texte Format, et choisissez la Police, la Taille de police et la Couleur de police souhaitées.

Afficher un aperçu de vos étiquettes

Vous pouvez à présent vérifier l’aspect de vos étiquettes avant d’exécuter la fusion.

  • Cliquez sur Aperçu des résultats, puis cliquez sur les flèches pour faire défiler vos étiquettes et vérifier que tout vous convient.

Conseil : Pour trouver et afficher un aperçu d’une entrée spécifique de votre source de données, cliquez sur Rechercher un destinataire, tapez ce que vous recherchez dans la boîte de dialogue Rechercher une entrée, et cliquez Suivant.

Remarques : 

  • Si un nom que vous vouliez exclure s’affiche, vous pouvez le supprimer en cliquant sur Exclure ce destinataire.

  • Si vous vous apercevez que vous n’utilisez pas la bonne liste, cliquez sur Modifier la liste de destinataires, et triez ou filtrez pour obtenir la liste souhaitée.

Imprimer les étiquettes

  1. Cliquez sur Terminer et fusionner > Fusionner vers l’imprimante.

    Bouton Publipostage Terminer et fusionner

  2. Sous Paramètres, vérifiez que Plusieurs pages par feuille est affiché.

  3. Cliquez sur Imprimer.

Enregistrer les étiquettes pour une utilisation ultérieure

Une fois la fusion terminée, vous pouvez enregistrer le fichier d’étiquettes afin de pouvoir le réutiliser.

  1. Cliquez sur Fichier >Enregistrer sous.

  2. Cliquez à l’endroit où vous voulez enregistrer le fichier, puis cliquez sur Parcourir.

  3. Dans la zone Nom de fichier, tapez un nom pour la composition, puis cliquez sur Enregistrer.

Le fichier d’étiquettes est toujours connecté à votre liste d’adresses. Pour créer de nouvelles étiquettes, ouvrez le fichier et cliquez sur Oui quand Publisher vous demande si vous voulez conserver la connexion. Si vous souhaitez changer des éléments ou des personnes inclus dans la fusion, cliquez sur Modifier la liste de destinataires pour trier, filtrer et sélectionner les destinataires.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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