Créer, afficher ou supprimer un agenda de groupe

Cette fonctionnalité nécessite l’utilisation d’un compte Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 ou Exchange Server 2007. La plupart des comptes personnels n’utilisent pas Microsoft Exchange. Pour plus d’informations sur les comptes Microsoft Exchange et déterminer la version d’Exchange à laquelle se connecte votre compte, voir les liens dans la section Voir aussi.

L'agenda de groupe du calendrier vous permet d'accéder rapidement et facilement aux agendas combinés d'un certain nombre de personnes ou de ressources. Un agenda de groupe peut contenir tous les contacts ou toutes les ressources d'un dossier public.

Vous pouvez créer et enregistrer plusieurs agendas de groupe, chacun contenant un groupe de personnes ou de ressources. Par exemple, un agenda de groupe peut contenir tous les employés d'un service. Un autre peut contenir toutes les salles de conférences d'un bâtiment.

En plus de vérifier les plannings de vos collaborateurs pour organiser des réunions, vous devrez peut-être planifier des ressources telles que la salle ou doit se tenir la réunion ou le projecteur de diapositives que vous prévoyez d'utiliser pour une présentation. L'administrateur de votre Microsoft Exchange Server doit créer un compte de messagerie sur le serveur Exchange et vous accorder l'autorisation de planifier les ressources nécessaires.

Tout en visualisant un agenda de groupe, vous pouvez planifier rapidement une réunion avec certains ou tous les membres du groupe, ou leur envoyer des messages électroniques. Avant de planifier une réunion, vous pouvez obtenir les informations les plus récentes sur la disponibilité de chaque membre du groupe et vous pouvez utiliser la fonction de sélection automatique pour déterminer une heure où tous les membres du groupe sont disponibles.

Le calendrier de groupe contient par défaut les détails de tous les éléments affichés, sauf si le propriétaire d'un élément l'a marqué comme étant privé.

  1. Dans le menu Actions du Calendrier, cliquez sur Afficher les agendas de groupe.

  2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Créer un agenda de groupe   

      1. Dans la boîte de dialogue Agendas de groupe, cliquez sur Nouveau.

      2. Tapez un nom pour l’agenda de groupe, puis cliquez sur OK.

      3. Cliquez sur Ajouter d’autres personnes, puis sur Ajouter à partir du Carnet d’adresses ou sur Ajouter un dossier public.

      4. Sélectionnez les noms ou les dossiers publics à ajouter, puis cliquez sur OK.

      5. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

    • Afficher un agenda de groupe   

      1. Sélectionnez l’agenda de groupe à afficher, puis cliquez sur Ouvrir.

    • Supprimer un agenda de groupe   

      1. Sélectionnez l’agenda de groupe à supprimer, puis cliquez sur Supprimer.

Remarque : Pour actualiser les données de disponibilité dans l’agenda de groupe, cliquez sur Options, puis sur Actualiser la disponibilité.

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