Contrôler la mise à jour des références externes (liens)

Lorsque vous créez des références externes (également appelées liens), vous pouvez contrôler si elles sont maintenues à jour et à quel moment. Si un autre utilisateur a modifié la valeur d’une cellule, Microsoft Excel ne recherche pas la nouvelle valeur à moins que vous ne le lui demandiez.

En savoir plus sur les références externes

Le classeur qui contient les liens est le classeur de destination ; celui auquel il est lié est le classeur source. Si le classeur que vous avez ouvert (appelé fichier de destination) contient des liens vers d’autres classeurs ou fichiers (appelés fichiers sources) et si les fichiers sources sont modifiés, les liens dans le classeur que vous ouvrez peuvent afficher des informations obsolètes.

Classeur contenant des liens

1. Le classeur de destination contient la référence externe.

2. La référence externe (ou lien) est une référence à une plage de cellules du classeur source.

3. Le classeur source contient la cellule et la valeur réelle récupérée et placée dans le classeur de destination.

Contrôler les liens vers d’autres classeurs

Lorsque les classeurs source et de destination sont ouverts sur le même ordinateur, les liens sont automatiquement mis à jour. Lorsque vous ouvrez un classeur de destination et que le classeur source n’est pas ouvert, la barre de confidentialité peut vous demander si vous voulez mettre à jour les liens. Vous pouvez contrôler son affichage et la mise à jour des liens lorsque l’alerte ne s’affiche pas. Vous pouvez également mettre à jour uniquement certains liens si le classeur en contient plusieurs.

Mettre à jour manuellement tous les liens ou aucun lien dans un classeur

  1. Fermez tous les classeurs. Si un classeur source est ouvert et tous les autres fermés, la mise à jour ne sera pas uniforme.

  2. Ouvrez le classeur contenant les liens.

  3. Pour mettre à jour les liens de la barre de confidentialité, cliquez sur Options, puis sur Activer le contenu.

Mettre à jour manuellement uniquement certains liens vers d’autres classeurs

  1. Fermez tous les classeurs.

  2. Ouvrez le classeur contenant les liens.

  3. Sous l’onglet Données, dans le groupe Connexions, cliquez sur Modifier les liens.

    Connexions de données

  4. Dans la liste Source, cliquez sur l’objet lié à mettre à jour.

    Pour sélectionner plusieurs liens, cliquez sur chaque objet lié en maintenant la touche Ctrl enfoncée.

    Pour sélectionner tous les liens, appuyez sur Ctrl+A.

  5. Cliquez sur Mettre à jour les valeurs.

Contrôler l’invite de démarrage pour mettre à jour tous les liens

Vous pouvez choisir de mettre à jour les liens automatiquement au démarrage ou après celui-ci.

Pour ne pas demander la mise à jour des liens pour ce classeur et laisser l’utilisateur contrôler la mise à jour des liens

Avertissement : Cette option affecte tous les utilisateurs du classeur. Si vous choisissez de ne pas mettre à jour les liens et si vous demandez à l’application de ne pas afficher d’invite, les utilisateurs du classeur ne sauront pas que les données sont obsolètes.

  1. Sous l’onglet Données, dans le groupe Connexions, cliquez sur Modifier les liens.

  2. Cliquez sur Invite de démarrage.

  3. Sélectionnez l’option souhaitée.

Remarque : Même si vous spécifiez qu’Excel ne demande pas la mise à jour des liens, vous serez néanmoins informé si des liens sont rompus.

Choisir de mettre à jour les liens au démarrage

La boîte de dialogue Invite de démarrage offre plusieurs options.

Si vous ne vous souvenez pas avoir créé des liens

  1. Sous l’onglet Données, dans le groupe Connexions, cliquez sur |Modifier les liens.

  2. Cliquez sur Invite de démarrage.

  3. Cliquez sur Ne pas afficher l’alerte et ne pas mettre à jour les liens automatiques.

Il est possible de créer accidentellement un lien en déplaçant ou en copiant une plage, une feuille de calcul ou un graphique entre classeurs. Ouvrez le classeur, recherchez les liens qui ont été créés et rompez-les ou remplacez-les par une valeur.

Pour rompre un lien vers une source

Important : Lorsque vous rompez un lien vers une source, toutes les formules utilisant la source sont remplacées par leur valeur réelle. Par exemple, le lien =SOMME([Budget.xls]Annuel!C10:C25) sera remplacé par =45. Cette action ne pouvant pas être annulée, il est préférable d’enregistrer une version du fichier..

  1. Sous l’onglet Données, dans le groupe Connexions, cliquez sur Modifier les liens.

  2. Dans la liste Source, cliquez sur le lien que vous voulez rompre.

    • Pour sélectionner plusieurs objets liés, cliquez sur chacun des objets souhaités tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée.

    • Pour sélectionner tous les liens, appuyez sur Ctrl+A.

  3. Cliquez sur Rompre la liaison.

  4. Si le lien utilise un nom défini, ce nom n’est pas automatiquement supprimé. Il se peut que vous souhaitiez également supprimer le nom

    Pour supprimer un nom

  5. Sous l’onglet Formules, dans le groupe Noms définis, cliquez sur Gestionnaire de noms.

  6. Dans la colonne Nom, cliquez sur le nom à supprimer, puis sur Supprimer.

  7. Si vous utilisez une plage de données externes, il est possible qu’un paramètre d’une requête utilise des données stockées dans un autre classeur. Vous pouvez rechercher et supprimer tous ces types de liens.

Pour remplacer une seule formule par son résultat

Lorsque vous remplacez une formule par sa valeur, Excel supprime définitivement la formule. Si vous remplacez accidentellement une formule par sa valeur et que vous souhaitez rétablir la première, cliquez sur le bouton Annuler Image du bouton immédiatement après avoir saisi ou collé la valeur.

  1. Sélectionnez la cellule qui contient la formule.
    Si la formule est une formule de tableau, sélectionnez la plage de cellules qui contient la formule matricielle.
    Pour sélectionner une plage qui contient une matrice   

    1. Cliquez sur n’importe quelle cellule dans la plage de tableau.

    2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Edition, cliquez sur Rechercher et sélectionner, puis sur Sélectionner les cellules.

    3. Dans la boîte de dialogue Sélectionner les cellules, cliquez sur Matrice en cours.

  2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur Copier Image du bouton .

  3. Cliquez sur Coller Image du bouton .

  4. Cliquez sur la flèche située en regard de Options de collage Image du bouton , puis sur Valeurs Image du bouton .

Si vous savez que vous n’êtes pas connecté à la source

Cliquez sur Ne pas mettre à jour. Excel ne peut pas effectuer la mise à jour à partir d’une source qui n’est pas connectée. Par exemple, la source peut se trouver sur un réseau auquel vous n’êtes pas connecté.

Si vous voulez obtenir les données telles qu’elles existent actuellement et si vous ne souhaitez pas les remplacer par les nouvelles données

Cliquez sur Ne pas mettre à jour.

Si vous avez essayé d’effectuer une mise à jour lors de la dernière ouverture du classeur et si l’opération était trop longue

Cliquez sur Ne pas mettre à jour. Si vous n’avez pas besoin des données les plus récentes, vous pouvez gagner du temps en ne mettant pas à jour les liens. Après avoir ouvert le classeur, sous l’onglet Données, dans le groupe Connexions, cliquez sur Modifier les liens d’accès. Mettez ensuite les liens uniquement à partir des sources dont vous avez besoin.

Si quelqu’un d’autre a créé le classeur et si vous ne savez pas pourquoi ce message d’invite s’affiche

Cliquez sur Ne pas mettre à jour. Contactez le propriétaire du classeur. Vous pouvez également rechercher les liens contenus dans le classeur. Dans le groupe Connexions de l’onglet Données, cliquez sur Modifier les liaisons.

Si vous répondez chaque fois de la même façon au message d’invite et si vous ne voulez plus qu’il s’affiche

Vous pouvez répondre au message d’invite de démarrage de façon cohérente et éviter qu’il s’affiche pour ce classeur.

Ne pas demander si les liens doivent être mis à jour à l’ouverture d’un classeur. Mettre automatiquement à jour les liens    

Cette option affecte chaque classeur ouvert sur l’ordinateur. Les utilisateurs qui ouvrent le classeur sur un autre ordinateur ne sont pas concernés.

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier, sur Options, puis sur la catégorie Options avancées.

    Dans Excel 2007, cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , cliquez sur Options Excel, puis sur la catégorie Options avancées.

  2. Sous Général, désactivez la case à cocher Confirmation de la mise à jour automatique des liens. Si cette case est désactivée, les liens sont automatiquement mis à jour ; aucune invite ne s’affiche.

Invite identique pour chaque utilisateur de ce classeur    

Avertissement : Cette option affecte tous les utilisateurs du classeur. Si vous choisissez de ne pas mettre à jour les liens et si vous demandez à l’application de ne pas afficher d’invite, les utilisateurs du classeur ne sauront pas que les données sont obsolètes.

  1. Sous l’onglet Données, dans le groupe Connexions, cliquez sur Modifier les liens.

  2. Cliquez sur Invite de démarrage.

  3. Sélectionnez l’option souhaitée.

Remarque : Vous serez toujours averti si certains liens sont rompus.

Si vous savez que le classeur auquel Excel essaie de se connecter est disponible

Cliquez sur Mettre à jour. Cela garantit que vous disposez des données les plus récentes.

Si vous utilisez une requête paramétrée

Pour mettre à jour un lien avec une requête paramétrée, le classeur source doit obligatoirement être ouvert.

  1. Cliquez sur Ne pas mettre à jour.

  2. Fermez le classeur de destination.

  3. Ouvrez le classeur source.

  4. Ouvrez le classeur de destination.

  5. Cliquez sur Mettre à jour.

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