Contrôle de l’accès à vos informations de présence dans Skype Entreprise (Lync)

Qu’est-ce que la « présence » dans Lync ? Qu’est-ce qu’un « niveau de confidentialité » dans Lync ? Si vous vous êtes déjà posé ce genre de questions, vous êtes au bon endroit. Nous allons tout d’abord définir certains termes clés. Ensuite, nous résumerons les informations auxquelles donne accès chaque niveau de confidentialité. Pour finir, nous vous expliquerons comment modifier les niveaux de confidentialité que vous entretenez avec vos contacts et comment limiter l’accès à vos informations de présence en cas de besoin.

À quoi correspondent exactement les informations de présence ?

Vos informations de présence regroupent votre statut de disponibilité (tel que Disponible ou Absent), un indicateur de présence à code de couleurs (tel que vert, jaune ou rouge), votre emploi du temps, votre emplacement et vos notes personnelles ou d’absence du bureau.

Qu’est-ce qu’un niveau de confidentialité ?

Dans Lync, les niveaux de confidentialité contrôlent le niveau des informations de présence que les autres personnes voient. Chacun de vos contacts entretient avec vous l’un des cinq niveaux de confidentialité existants, et chaque niveau donne accès à une quantité différente d’informations. Par exemple, le niveau Collègues, qui est affecté par défaut aux nouveaux contacts lors de leur ajout, a accès à davantage d’informations sur le lieu où vous vous trouvez, quand vous serez disponible et comment vous joindre que le niveau Contacts extérieurs, mais moins que le niveau Groupe de travail. Le niveau Amis et famille, comme on pourrait s’y attendre, a accès à plus d’informations que tous les autres niveaux. (L’unique exception, dans ce cas, concerne les contacts du niveau Groupe de travail qui peuvent avoir besoin de vous trouver sur votre lieu de travail. Ainsi, seuls ces contacts peuvent voir vos emplacements de réunion et obtenir votre attention par le biais de Lync même si vous avez défini votre statut sur Ne pas déranger.)

Informations accessibles aux différents niveaux de confidentialité

Le tableau ci-dessous indique qui peut voir quoi :

Type d’information :

Accessible à :

Contacts extérieurs ?

Collègues ?

Groupe de travail ?

Amis et famille ?

Informations de présence

Oui

Oui

Oui

Oui

Statut de présence

Oui

Oui

Oui

Oui

Nom d’affichage

Oui

Oui

Oui

Oui

Adresse de messagerie

Oui

Oui

Oui

Oui

Fonction *

Oui

Oui

Oui

Oui

Téléphone professionnel *

Oui

Oui

Téléphone mobile *

Oui

Téléphone personnel *

Oui

Autre téléphone

Oui

Oui

Oui

Oui

Société *

Oui

Oui

Oui

Oui

Bureau *

Oui

Oui

Oui

Oui

Site Sharepoint *

Oui

Lieu de la réunion #

Oui

Objet de la réunion #

Oui

Oui

Oui

Disponible/Occupé(e)

Oui

Oui

Oui

Heures de travail

Oui

Oui

Oui

Emplacement #

Oui

Oui

Oui

Notes (note d’absence du bureau)

Oui

Oui

Oui

Notes (personnelles)

Oui

Oui

Oui

Dernière activité le

Oui

Oui

Oui

Adresse Internet Photo personnelle (le cas échéant)

Oui

Oui

Oui

Oui

  • Un astérisque (*) ci-dessus indique que si ces informations sont définies dans le service d’annuaire d’une organisation, elles seront visibles à tous les contacts de votre organisation (quel que soit le niveau de confidentialité) et aux contacts extérieurs (s’ils ont été configurés et qu’ils sont reconnus par le réseau de votre organisation).

  • Un signe dièse (#) ci-dessus indique que ces informations sont visibles par défaut.

Modifier le niveau de confidentialité d’un contact

Pour afficher vos contacts en fonction de leur niveau de confidentialité

  • Ouvrez Lync et, dans votre liste de contacts, cliquez sur l’onglet Relations dans la zone située juste au-dessus de vos contacts (les autres options sont Groupes, Statut et Nouveau).

Pour modifier le niveau de confidentialité que vous entretenez avec un contact

  • Dans votre liste des contacts, cliquez avec le bouton droit sur le contact, pointez sur Changer le niveau de confidentialité, puis cliquez sur un nouveau niveau de confidentialité pour le contact.

Par défaut, les contacts ont le niveau de confidentialité Collègues quand vous les ajoutez à votre liste des contacts. Si vous avez déjà modifié le niveau de confidentialité de certains de vos contacts, vous pouvez leur réattribuer le niveau Collègues en cliquant sur Collègues ou Affecter automatiquement le niveau.

Masquer votre emplacement

Par défaut, Lync met à jour votre emplacement lorsque vous vous connectez à partir d’un autre endroit. Vous pouvez masquer ces informations, comme suit :

  1. Dans la fenêtre principale de Lync, cliquez sur le menu d’emplacement sous votre nom.

  2. Désactivez la case à cocher en regard de Afficher mon emplacement aux autres.

Activer le mode confidentiel

Par défaut, tout le monde, à l’exception des Contacts bloqués, peut voir votre statut de présence. Pour modifier les paramètres de confidentialité, vous pouvez procéder comme suit :

  1. Dans la fenêtre principale de Lync, cliquez sur le bouton Options.

  2. Dans la boîte de dialogue Lync - Options, cliquez sur Statut, puis effectuez l’une des opérations suivantes :

  3. Cliquez sur Tout le monde peut voir ma présence indépendamment des paramètres système (remplacer les paramètres par défaut).

  4. Cliquez sur L’administrateur système décide (tout le monde peut actuellement voir ma présence, mais cela peut changer).

À propos du mode de confidentialité améliorée

Si votre organisation a activé l’option Mode de confidentialité améliorée dans Lync, vous pouvez choisir de limiter la visibilité de vos informations de présence aux personnes que vous avez ajoutées dans votre liste des contacts. Pour cela, sélectionnez l’un des éléments suivants dans la fenêtre Options >Statut :

  • Tout le monde peut voir ma présence

  • Seules les personnes dans ma liste des contacts peuvent voir ma présence

Important : Si vous utilisez Lync avec le mode de confidentialité, les versions antérieures de Microsoft Communicator seront bloquées.

Bloquer un contact

Pour empêcher un contact de vous joindre via la messagerie instantanée ou par téléphone dans Lync :

  1. Dans la liste des contacts, cliquez avec le bouton droit sur le contact que vous souhaitez bloquer.

  2. Cliquez sur Changer le niveau de confidentialité, puis sur Contacts bloqués.

Remarque : Votre nom et votre adresse de messagerie sont toujours visibles à un contact bloqué.

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