Conseils pour vos listes de publipostage

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Votre publipostage électronique peut bien être le mieux conçu du monde, il aura peu d'impact si vous ne l'envoyez pas aux bonnes personnes. Vous pouvez limiter votre liste de publipostage à des noms et des adresses, ou inclure plus de détails sur chaque client afin de les organiser en segments pertinents pour votre activité.

Plus vous ciblez votre publipostage sur un segment de clientèle susceptible d'être intéressé par une offre spécifique, plus votre initiative aura de succès. Prévoyez de réserver entre un tiers et la moitié du temps et du budget alloués à votre campagne de publipostage pour affiner votre liste de publipostage et cibler les segments de clientèle qui conviennent.

Dans cet article

Comment utiliser des données client

Créer une liste de diffusion

Combiner les listes de plusieurs sources en une seule liste

Affiner une liste de destinataires

Comment utiliser les données des clients

Après avoir obtenu les informations utiles sur vos clients et prospects, il peut être très intéressant d'analyser les attributs qu'ils ont en commun. Plus vous recueillez de détails dans votre liste de publipostage, plus vous disposez d'options pour cibler vos publipostages.

Mais vérifiez que ces données détaillées que vous recueillez seront bien utilisées. Plus votre liste est complexe, plus sa gestion vous demandera du temps.

Vous pouvez par exemple utiliser les données des clients pour :

  • Imprimer des étiquettes de publipostage     Créez des étiquettes de publipostage, pour lesquelles vous n'avez besoin que d'un nom et d'une adresse.

  • Envoyer un publipostage à des clients dans une zone géographique spécifique     Filtrez votre liste de publipostage par ville ou par code postal, pour annoncer une promotion à des clients résidant dans une zone géographique donnée.

  • Ajouter une salutation personnalisée     Personnalisez votre publipostage en incluant des destinataires ou le prénom noms dans une ligne de salutation en séparant le nom dans les champs de données titre, prénomet nom .

  • Focus sur les destinataires d’un certain âge     Informer les clients de produits ou services correspondant pour les clients de vie (par exemple, pour préparer sa retraite dans leur 20 par rapport à la planification de la retraite dans leurs cinquantenaires) en regroupant les dates de naissance de vos clients en tant que l' année de naissance (par exemple, « 1945 »).

    Si vous voulez proposer un cadeau de promotion à tous les clients dont l’anniversaire tombe pendant le mois en cours, vous pouvez recueillir les dates de naissance sous la forme mois, jour, année (par exemple, « 1er janvier 2000 »).

  • Concevoir des publipostages différents pour les hommes et les femmes     Annoncez la sortie d'une nouvelle ligne de produits aux hommes ou aux femmes exclusivement en indiquant dans votre liste de publipostage si votre client est un homme ou une femme.

  • Utiliser les historiques d'achat     Envoyez des annonces spéciales aux clients ayant réalisé récemment des achats importants, ou informez les clients de la sortie de nouveaux modèles dans leurs marques favorites. Pour ce faire, vous devez garder trace de l'historique d'achat du client. Vous pouvez également informer les clients de l'existence de produits similaires (« Les clients qui ont acheté votre produit ont également fait l'acquisition de... »).

  • Envoyer des messages électroniques pour réduire les frais postaux     Pour qu'une invitation à un événement spécifique ne génère pas trop de frais postaux, envoyez vos invitations par message électronique aux clients vous ayant communiqué leurs adresses de messagerie. Vous pouvez tout d'abord adresser vos invitations sur papier en procédant par publipostage puis filtrer les clients ne disposant pas d'adresse de messagerie. Vous pouvez ensuite créer une invitation par message électronique en procédant par publipostage électronique et filtrer les clients disposant d'adresses de messagerie.

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Créer une liste de publipostage

À la base, une liste de publipostage est un fichier texte qui scinde les enregistrements des différents destinataires en champs communs. Ces listes se présentent généralement sous forme de feuilles de calcul ou de tableaux, avec un enregistrement par ligne, les enregistrements étant séparés en colonnes contenant des champs de données, comme la liste de publipostage de base illustrée ici.

Liste de publipostage simple dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires.

Une liste complexe peut inclure d'autres champs de données, comme la taille du produit et les préférences en termes de couleurs, l'historique d'achat, la date de naissance du client et l'indication qu'il s'agit d'un homme ou d'une femme.

Si vous créez une liste de publipostage pour la première fois, vous pouvez procéder intégralement dans Microsoft Office Publisher.

Créer une liste de publipostage

  1. Ouvre une composition.

  2. Dans le menu Outils, pointez sur Publipostage et catalogues, puis cliquez sur Créer une liste d'adresses.

  3. Avant de commencer à taper les informations de votre liste, vous pouvez personnaliser les champs en ajoutant, supprimant, renommant ou réorganisant les champs apparaissant dans la boîte de dialogue Créer une liste d'adresses.

    Procédure

    1. Cliquez sur Personnaliser colonnes, puis effectuez l'une des opérations suivantes :

      • Pour ajouter un champ, cliquez sur Ajouter. Dans la boîte de dialogue Ajouter un champ, tapez un nom pour le nouveau champ, puis cliquez sur OK.

      • Pour supprimer un champ, sélectionnez le champ sous Noms de champs, cliquez sur Supprimer, puis cliquez sur Oui.

      • Pour renommer un champ, sélectionnez-le dans la liste Noms de champs, puis cliquez sur Renommer. Dans la boîte de dialogue Renommer le champ, tapez un nouveau nom dans la zone En, puis cliquez sur OK.

      • Pour modifier l'ordre des champs, sélectionnez le champ à déplacer, puis cliquez sur Monter ou Descendre jusqu'à ce que le champ soit à la place souhaitée.

    2. Répétez ces étapes jusqu'à ce que vous ayez fini de vérifier la liste des noms de champs, puis cliquez sur OK.

  4. Dans la boîte de dialogue Créer une liste d'adresses, tapez les informations relatives à la première entrée dans les champs appropriés (Titre, Prénom, Nom, etc.).

  5. Après avoir tapé les informations relatives à la première entrée, cliquez sur Nouvelle entrée ou appuyez sur la touche TAB.

  6. Répétez les étapes  3 et 4 jusqu'à ce que toutes les entrées aient été définies.

  7. Cliquez sur OK.

  8. Dans la boîte de dialogue Enregistrer une liste d'adresses, dans la zone Nom de fichier, tapez un nom pour la liste d'adresses.

    Par défaut, la liste d'adresses est enregistrée dans le dossier Mes sources de données. Il est conseillé de conserver la liste d'adresses à cet endroit, car il s'agit du dossier par défaut dans lequel Microsoft Publisher recherche les sources de données.

  9. Cliquez sur Enregistrer.

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Combiner des listes provenant de plusieurs sources

Que vous disposiez ou ayez fait l'acquisition de listes de publipostage, Publisher peut vous faciliter les opérations de combinaison et de modification des listes de clients provenant de plusieurs sources. Vous pouvez choisir la méthode qui vous convient le mieux en assemblant votre liste de publipostage Publisher à partir d'une combinaison d'autres listes créées avec les programmes suivants :

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook avec Gestionnaire de contacts professionnels

  • Microsoft Office Access

Vous pouvez également utiliser des listes achetées, comme celles de Microsoft List Builder.

Spécifier la liste à ajouter

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Publipostage et catalogues, puis cliquez sur Publipostage pour ouvrir le volet Office Fusion et publipostage.

    Si la composition est connectée à une liste de destinataires, vérifiez la connexion, puis cliquez sur Modifier la liste de destinataires dans le volet Office Fusion et publipostage. Si la composition n'est connectée à aucune liste de destinataires, choisissez l'une des options sous Créer une liste de destinataires, cliquez sur Ensuite : Créez ou connectez-vous à une liste de destinataires, puis sélectionnez la liste de votre choix.

  2. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, sous Ajouter à la liste de destinataires, choisissez l'une des options suivantes :

    • Cliquez sur Sélectionner une liste existante, sélectionnez une source de données dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, puis cliquez sur Ouvrir.

    • Cliquez sur Sélectionner dans les Contacts Outlook (si vous êtes vous êtes invité à choisir un profil de messagerie, cliquez sur le profil que vous souhaitez), puis cliquez sur OK. Sélectionnez une dossier ou liste de distribution dans la boîte de dialogue Sélectionner les Contacts, puis cliquez sur OK.

    • Cliquez sur Taper une nouvelle liste, ajoutez les entrées voulues dans la boîte de dialogue Créer une liste d'adresses, puis cliquez sur OK.

Corriger les différences lors de la combinaison des listes

Lorsque vous ajoutez une liste de publipostage à l’autre, un ou plusieurs champs dans la liste ajoutée peut-être pas une correspondance dans la liste existante. Par exemple, la liste d’adresses que vous ajoutez peut inclure un champ Nom de la société , mais n’existe pas dans la liste d’origine.

Publisher vous invite à corriger les différences entre les champs des différentes listes sources en ouvrant la boîte de dialogue Ajouter à la liste de destinataires.

  1. Dans la boîte de dialogue Ajouter à la liste de destinataires, sélectionnez un champ non sélectionné dans la colonne Correspond, sélectionnez le champ auquel vous voulez qu'il corresponde dans la liste Champs de la liste de destinataires avec les champs associés, puis cliquez sur Faire correspondre.

  2. Dans la boîte de dialogue Correspondance de champ, vérifiez que le champ sélectionné apparaît dans la zone Faire correspondre au champ de la liste de destinataires ou sélectionnez-en un autre, puis cliquez sur OK.

  3. Si vous devez ajouter un nouveau champ à votre liste de destinataires pour établir une correspondance, sélectionnez le champ que vous voulez ajouter dans la nouvelle liste (celle de gauche dans la boîte de dialogue Ajouter à la liste de destinataires), cliquez sur Ajouter, puis sur OK. Les champs ajoutés apparaissent sous Nouveaux champs à ajouter à la liste de destinataires.

    Conseil : Pour supprimer un champ que vous venez d'ajouter, sélectionnez-le dans la zone Nouveaux champs à ajouter à la liste de destinataires, puis cliquez sur Supprimer.

Image de la boîte de dialogue Ajouter à la liste de destinataires

Comment correspondre des champs lorsque Publisher ne m’y invite ?

  • Dans le volet Office Fusion et publipostage, sous Autres éléments, cliquez sur Champs d'adresse, puis sur Faire correspondre les champs.

Enregistrer un raccourci vers une liste combinée

Vous pouvez créer un raccourci vers la liste combinée pour l'utiliser dans d'autres publipostages. Lorsque vous modifiez une entrée dans la liste combinée, l'entrée modifiée est également mise à jour dans le fichier source d'origine, si ce fichier est accessible en modification. Si vous ne voulez pas mettre à jour le fichier source d'origine, exportez la liste de destinataires vers un nouveau fichier.

  1. Dans le volet Office Fusion et publipostage (Étape 3 : créer des compositions fusionnées), sous Préparation au suivi de ce publipostage, cliquez sur Enregistrer un raccourci vers la liste de destinataires.

  2. Dans la boîte de dialogue Enregistrer, attribuez un nom à votre liste d'adresses combinée dans la zone Nom de fichier.

    Par défaut, la liste d'adresses est enregistrée dans le dossier Mes sources de données. Il est conseillé de conserver la liste d'adresses à cet endroit, car il s'agit du dossier par défaut dans lequel Microsoft Office Publisher recherche les sources de données.

  3. Cliquez sur Enregistrer.

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Affiner une liste de destinataires

Lorsque les champs des diverses listes sources correspondent, tous les enregistrements apparaissent dans la liste existante dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, où vous pouvez filtrer, trier et sélectionner les destinataires à inclure dans le publipostage électronique. Activez les cases à cocher en regard des destinataires à inclure et désactivez celles en regard des destinataires à exclure.

Sélectionner ou effacer tous les éléments

  • Activez ou désactivez la case à cocher sur la ligne d'en-tête.

Filtrer les éléments de la liste

Si vous voulez utiliser uniquement certaines entrées de votre liste dans le publipostage, filtrez votre liste selon un critère ou un champ spécifique. Après avoir filtré la liste, vous pouvez utiliser les cases à cocher pour inclure ou exclure les enregistrements.

  1. Cliquez sur la flèche en regard de l'en-tête de colonne de l'élément sur lequel vous souhaitez baser le filtrage.

  2. Exécutez l'une des procédures suivantes :

    • Cliquez sur (Vides) pour afficher tous les enregistrements dans lesquels le champ correspondant est vide.

    • Cliquez sur (Non vides) pour afficher tous les enregistrements dans lesquels le champ correspondant contient des informations.

    • Cliquez sur (Avancé) pour ouvrir la boîte de dialogue Filtrer et trier, que vous pouvez utiliser pour filtrer votre liste selon plusieurs critères.

      Remarque : Vous pouvez aussi ouvrir la boîte de dialogue Filtrer et trier en cliquant sur Filtrer sous Affiner la liste de destinataires dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires.

  3. Conseil : Si votre source de données contient des enregistrements qui partagent les mêmes informations, et il existe au maximum 10 valeurs uniques dans la colonne, vous pouvez filtrer par des informations spécifiques. Par exemple, s’il ont a plusieurs adresses Australie comme pays ou région, vous pouvez filtrer sur Australie.

  4. La boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires affiche uniquement les enregistrements désignés. Pour afficher de nouveau tous les enregistrements, cliquez sur (Tout).

Trier les éléments de la liste

Si vous souhaitez afficher des éléments de la liste par ordre alphabétique, vous pouvez les trier.

  • Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, cliquez sur l'en-tête de colonne de l'élément sur lequel vous souhaitez baser le tri.

    Par exemple, si vous souhaitez trier la liste par ordre alphabétique à partir du nom, cliquez sur l'en-tête de colonne Nom.

  • Pour trier votre liste selon plusieurs critères, cliquez sur Trier, sous Affiner la liste de destinataires. Dans la boîte de dialogue Filtrer et trier, sélectionnez les critères de tri.

Rechercher les doublons

Pour éviter les doublons dans vos publipostages, vous pouvez rechercher et éliminer les doublons de votre liste combinée, c'est-à-dire les enregistrements pour lesquels la plupart des champs correspondent (mais pas nécessairement tous).

  1. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, cliquez sur Rechercher les doublons.

  2. Dans la boîte de dialogue Trouver les doublons, ne laissez cochées que les entrées que vous voulez inclure, puis cliquez sur OK.

Rechercher un destinataire ou un groupe de destinataires partageant un attribut commun

Pour connaître les destinataires ou groupes de destinataires ayant en commun un attribut donné (nom, code postal ou mois de naissance), vous pouvez lancer une recherche dans la liste.

  1. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, cliquez sur Rechercher un destinataire.

  2. Dans la boîte de dialogue Rechercher une entrée, tapez l'attribut recherché dans la zone de texte Rechercher, indiquez le ou les champs sur lesquels vous voulez faire porter votre recherche, puis cliquez sur Suivant.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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