Conseils pour préparer votre liste de publipostage électronique

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Quelle que soit la façon dont intelligente votre message électronique est, il aura peu d’impact si vous l’envoyer aux personnes incorrects.

Plus vous ciblez votre publipostage sur un segment de clientèle susceptible d’être intéressé par une offre spécifique, plus les taux de votre campagne par courrier électronique de succès. Prévoyez de réserver alloués entre un tiers et la moitié de votre temps de campagne de messagerie et votre budget pour affiner votre liste de publipostage pour cibler les segments client approprié.

Vous pouvez limiter votre liste de diffusion aux noms et adresses de messagerie, ou vous pouvez inclure plus de détails sur chaque client afin que vous pouvez organiser les clients en segments représentatives pour votre entreprise.

Contenu de cet article

Comment utiliser des données client

Créer une liste de diffusion

Combiner les listes de plusieurs sources en une seule liste

Affiner une liste de destinataires

Comment utiliser des données client

Une fois que vous obtenez des informations sur vos clients et prospects, analyser les attributs qu’ils ont en commun peut être très utile. Plus de détails que vous capturez dans votre liste de diffusion, vous disposez de cibler vos publipostages plus d’options.

Mais vous assurer que les données détaillées que vous suivez sont les données que vous souhaitez utiliser. La complexité plus ajouter à votre liste de diffusion, le plus de travail que vous devez faire pour mettre à jour votre liste.

Par exemple, vous pouvez utiliser des données client dans une des manières suivantes.

  • Courrier pour les clients d’une région spécifique     Filtrer votre liste de publipostage par ville ou code postal, afin que vous pouvez annoncer une promotion uniquement pour les clients qui résident dans un emplacement spécifique.

  • Ajouter une salutation personnalisée     Personnalisez votre publipostage en incluant des destinataires ou le prénom noms dans une ligne de salutation en séparant le nom dans les champs de données titre, prénomet nom distincts.

  • Focus sur les destinataires d’un certain âge     Informer les clients de produits ou services correspondant pour les clients de vie (par exemple, pour préparer sa retraite dans leur 20 par rapport à la planification de la retraite dans leurs cinquantenaires) en regroupant les dates de naissance de vos clients en tant que l' année de naissance (par exemple, « 1945 »).

    Si vous voulez proposer un cadeau de promotion à tous les clients dont l’anniversaire tombe pendant le mois en cours, vous pouvez recueillir les dates de naissance sous la forme mois, jour, année (par exemple, « 1er janvier 2000 »).

  • Personnaliser les publipostages différents selon le sexe     Annoncer une nouvelle ligne de produits aux hommes ou uniquement aux femmes en incluant sexe de chaque client (« homme » ou « féminin ») dans votre liste de diffusion.

  • Utilisation de l’historique des achats     Envoyez une annonce spéciale à ceux qui ont effectué récemment des achats importants, ou informez les clients lorsque vous avez de nouveaux modèles de leur marque favorite. Pour ce faire, vous devez effectuer le suivi de l’historique des achats de clients. Vous pouvez également informer les clients sur les produits similaires (« les clients ayant acheté trouve également cet élément utile »).

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Créer une liste de diffusion

Au plus bas, une liste de publipostage est un fichier texte qui sépare les enregistrements de destinataires dans les champs communs. Ces listes en règle générale, prendre la forme de feuilles de calcul ou des tableaux, avec chaque enregistrement dans sa propre ligne, séparées dans des colonnes qui contiennent les champs de données individuelles, telles que la liste de publipostage simple illustré ici.

Liste de publipostage simple dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires.

Une liste complexe peut inclure des champs de données supplémentaires, telles que les préférences de taille et la couleur du produit, sexe, date de naissance et l’historique d’achat.

Si vous créez une liste de publipostage pour la première fois, vous pouvez le faire sans quitter Publisher.

Créer une liste de destinataires

  1. Dans le menu Outils, pointez sur publipostage et catalogues, puis cliquez sur Créer une liste d’adresses.

  2. Avant de commencer à taper des informations de votre liste, vous pouvez personnaliser les champs en ajoutant, supprimant, renommant ou réorganisant les champs qui s’affichent dans la boîte de dialogue Nouvelle liste d’adresses.

    Comment ?

    1. Cliquez sur Personnaliser colonnes et effectuez l’une des opérations suivantes :

      • Pour ajouter un champ, cliquez sur Ajouter. Dans la boîte de dialogue Ajouter un champ, tapez un nom pour votre nouveau champ, puis cliquez sur OK.

      • Pour supprimer un champ, sélectionnez le champ sous Noms de champs, puis cliquez sur Supprimer.

      • Pour renommer un champ, sélectionnez le champ sous Noms de champs, puis cliquez sur Renommer. Dans la boîte de dialogue Renommer le champ, tapez un nouveau nom dans la zone à, puis cliquez sur OK.

      • Pour modifier l’ordre des champs, sélectionnez le champ que vous voulez déplacer, puis cliquez sur Déplacer vers le haut ou Déplacer vers le bas jusqu'à atteindre l’emplacement souhaité.

    2. Répétez ces étapes jusqu'à ce que vous avez terminé de vérifier la liste de noms de champs, puis cliquez sur OK.

  3. Dans la boîte de dialogue Nouvelle liste d’adresses, tapez les informations relatives à la première entrée dans les champs appropriés (titre, prénom, nom et ainsi de suite).

  4. Lorsque vous avez terminé d’entrer des informations sur la première entrée, cliquez sur Nouvelle entrée ou appuyez sur TAB.

  5. Répétez les étapes 3 et 4 jusqu'à ce que vous avez terminé d’ajouter des entrées.

  6. Cliquez sur OK.

  7. Dans la boîte de dialogue Enregistrer une liste d’adresses, tapez un nom pour votre liste d’adresses dans la zone nom de fichier.

    Par défaut, la liste d’adresses est enregistrée dans le dossier Mes Sources de données. Il est préférable dans ce cas, la liste d’adresses, car c’est le dossier par défaut dans lequel Microsoft Publisher recherche les sources de données.

  8. Cliquez sur Enregistrer.

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Combiner les listes de plusieurs sources

Si vous avez ou achetez des listes de diffusion, Publisher facilite permet de combiner et modifier des listes de clients provenant de plusieurs sources. Vous pouvez choisir qui vous convient le mieux en assemblage votre liste de publipostage Publisher à partir de n’importe quelle combinaison d’autres listes créées dans les programmes suivants :

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook avec le Gestionnaire de contacts professionnels

  • Microsoft Office Access

Vous pouvez également utiliser les listes que vous achetez, tels que ceux de Microsoft List Builder.

Spécifiez la liste à ajouter

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur publipostage et catalogues, puis cliquez sur Publipostage électronique pour ouvrir le volet Office Publipostage électronique.

    Si la composition est connectée à une liste de destinataires, vérifiez la connexion, puis cliquez sur Modifier la liste de destinataires dans le volet Office Publipostage électronique. Si la composition n’est pas connectée à une liste de destinataires existante, cliquez sur une des options sous créer une liste de destinataires, puis cliquez sur suivante : créer ou se connecter à une liste de destinataires.

  2. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : destinataires, sous Ajouter à la liste de destinataires, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Cliquez sur Sélectionner une liste existante, sélectionnez une source de données dans la boîte de dialogue Sélectionner la Source de données, puis sur Ouvrir.

    • Cliquez sur Sélectionner dans les Contacts Outlook (si vous êtes invité à choisir un profil de messagerie, cliquez sur le profil qui vous souhaitez), puis cliquez sur OK. Sélectionnez une dossier ou liste de distribution dans la boîte de dialogue Sélectionner les Contacts, puis cliquez sur OK.

    • Cliquez sur entrer une nouvelle liste, ajoutez les entrées que vous souhaitez inclure dans la boîte de dialogue Nouvelle liste d’adresses, puis cliquez sur OK.

Corriger les différences lors de la combinaison des listes

Lorsque vous ajoutez une liste de publipostage à l’autre, un ou plusieurs champs dans la liste ajoutée peut-être pas une correspondance dans la liste existante. Par exemple, la liste d’adresses que vous ajoutez peut inclure un champ iétéNom y , mais n’existe pas dans la liste d’origine.

Publisher vous invite à corriger les différences entre les champs des différentes listes sources en ouvrant la boîte de dialogue Ajouter à la liste de destinataires.

  1. Dans la boîte de dialogue Ajouter à la liste de destinataires, sélectionnez un champ qui n’est pas activé dans la colonne correspond, sélectionnez le champ auquel vous voulez qu’il corresponde dans la liste de champs de liste de destinataires avec les champs correspondants, puis cliquez sur correspondance.

  2. Dans la boîte de dialogue Correspondance de champ, vérifiez que le champ sélectionné est répertorié sous faire correspondre au champ liste de destinataires ou sélectionner une autre, puis cliquez sur OK.

  3. Si vous avez besoin ajouter un nouveau champ à votre liste de destinataires pour établir une correspondance, sélectionnez le champ que vous souhaitez ajouter la nouvelle liste (la liste de gauche dans la boîte de dialogue Ajouter à la liste de destinataires ), cliquez sur Ajouter, puis sur OK. Les champs ajoutés apparaissent sous nouveaux champs à ajouter à la liste de destinataires.

    Conseil : Supprimer un champ ajouté en sélectionnant dans la zone nouveaux champs à ajouter à la liste de destinataires, puis en cliquant sur Supprimer.

Image de la boîte de dialogue Ajouter à la liste de destinataires

Comment correspondre des champs lorsque Publisher ne m’y invite ?

  • Dans le volet Office Publipostage électronique, sous autres éléments, cliquez sur champs d’adresse, puis cliquez sur Faire correspondre les champs.

Enregistrer un raccourci vers une liste combinée

Vous pouvez créer un raccourci vers la liste combinée à utiliser dans d’autres publipostages. Chaque fois que vous modifiez une entrée dans la liste combinée, l’entrée modifiée met également à jour dans le fichier source d’origine si ce fichier est disponible pour modification. Si vous ne voulez pas mettre à jour le fichier source d’origine, exporter la liste de destinataires dans un nouveau fichier.

  1. Dans le volet Office Publipostage électronique (étape 3 : sélectionner la sortie du publipostage électronique ), sous Préparation au suivi de ce publipostage, cliquez sur Enregistrer un raccourci vers la liste de destinataires.

  2. Dans la boîte de dialogue Enregistrer le fichier, tapez un nom pour votre liste d’adresses combinée dans la zone nom de fichier.

    Par défaut, la liste d’adresses est enregistrée dans le dossier Mes Sources de données. Il est préférable dans ce cas, la liste d’adresses, car c’est le dossier par défaut dans lequel Microsoft Office Publisher recherche les sources de données.

  3. Cliquez sur Enregistrer.

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Affiner une liste de destinataires

Lorsque les champs des différentes listes sources correspondent, tous les enregistrements s’affichent dans la liste existante dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : destinataires, où vous pouvez filtrer, trier, puis sélectionnez les destinataires à inclure dans le publipostage électronique. Activez la case à cocher en regard de chaque destinataire que vous voulez inclure, puis désactivez la case à cocher en regard de chaque destinataire que vous voulez exclure.

Activez ou désactivez tous les éléments

  • Activez ou désactivez la case à cocher dans la ligne d’en-tête.

Filtrer les éléments de la liste

Si vous voulez utiliser uniquement certaines entrées dans votre liste, vous pouvez filtrer la liste par un champ ou critère spécifique. Une fois que vous filtrez la liste, vous pouvez utiliser les cases à cocher pour inclure ou exclure des enregistrements.

  1. Cliquez sur la flèche en regard de l’en-tête de colonne de l’élément que vous souhaitez filtrer par.

  2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Cliquez sur (vides) pour afficher tous les enregistrements dans lesquels le champ correspondant est vide.

    • Cliquez sur (non vides) pour afficher tous les enregistrements dans lesquels le champ correspondant contient des informations.

    • Cliquez sur (avancées) pour ouvrir la boîte de dialogue filtrer et trier, vous pouvez utiliser pour filtrer plusieurs critères.

      Remarque : Vous pouvez également ouvrir la boîte de dialogue filtrer et trier en cliquant sur filtrer sous affiner la liste de destinataires dans la Fusion et publipostage : destinataires.

  3. Conseil : Si votre source de données contient des enregistrements qui partagent les mêmes informations, et il existe au maximum 10 valeurs uniques dans la colonne, vous pouvez filtrer par des informations spécifiques. Par exemple, s’il ont a plusieurs adresses Australie comme pays ou région, vous pouvez filtrer sur Australie.

  4. La boîte de dialogue Fusion et publipostage : destinataires affiche uniquement les enregistrements désignés. Pour afficher tous les enregistrements de nouveau, cliquez sur (tout).

Trier les éléments de la liste

Si vous voulez voir les éléments dans l’ordre alphabétique, vous pouvez trier les éléments dans votre liste. Effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage destinataires, cliquez sur l’en-tête de colonne de l’élément que vous voulez trier.

    Par exemple, si vous voulez afficher la liste par ordre alphabétique en fonction du nom, cliquez sur l’en-tête de colonne Nom.

  • Pour trier selon plusieurs critères, cliquez sur Trier sous affiner la liste de destinataires dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : destinataires. Dans la boîte de dialogue filtrer et trier, sélectionnez les critères que vous voulez trier.

    Cliquez sur OK pour retourner dans le volet Office Publipostage électronique.

Rechercher les doublons

Pour éviter de publipostage en double, vous pouvez rechercher et éliminer les enregistrements dans votre liste combinée pour lequel la plupart (mais pas nécessairement tous) champs correspondent.

  1. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage destinataires, cliquez sur Rechercher les doublons.

  2. Dans la boîte de dialogue Trouver les doublons, ne laissez cochées que les entrées que vous voulez inclure, puis cliquez sur OK.

Rechercher un destinataire spécifique ou un groupe de destinataires qui partagent un attribut commun

Pour identifier les destinataires ou groupes de personnes qui partagent des attributs communs (par exemple, un nom, code postal ou mois de naissance), vous pouvez rechercher la liste.

  1. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage destinataires, cliquez sur Rechercher un destinataire.

  2. Dans la boîte de dialogue Rechercher une entrée , tapez l’attribut que vous souhaitez rechercher dans la zone de texte Rechercher, spécifiez l’ou les champs que vous souhaitez rechercher, puis sur Suivant.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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