Conseils pour personnaliser une composition

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Généralement, les clients apprécient d'être reconnus dans les magasins ou les restaurants qu'ils fréquentent, qu'on les appelle par leur nom, mais aussi qu'on connaisse leurs goûts. Il est bon par exemple de les accueillir avec des phrases de ce type :

« Vous nous avez demandé de vous avertir lorsque les nouveaux articles seraient arrivés. Ils sont là, et votre couleur préférée est disponible ! »

« Je vous ai réservé votre table favorite, et le saumon que vous avez tant apprécié la dernière fois figure aujourd'hui parmi nos suggestions du jour. »

Dans cet article

Pourquoi personnaliser une composition ?

Configuration du fichier de données

Ajout d'un bloc d'adresse et d'une ligne de salutation

Ajout de notes et de liens hypertexte

Pourquoi personnaliser une composition ?

La plupart des clients apprécient d'être reconnus et assistés, entre autres parce qu'ils peuvent ainsi obtenir ce qu'ils veulent plus rapidement. Ce type d'attention contribue à fidéliser le client. Lorsque les magasins et les restaurants font l'effort de collecter des informations sur les goûts et les centres d'intérêt des clients, ces derniers sont souvent incités à retourner dans ces lieux, à y passer plus de temps et à y dépenser plus d'argent.

Le publipostage peut fonctionner de la même façon. Lorsque vous incluez dans vos messages des éléments répondant spécifiquement aux intérêts de vos clients, vous augmentez vos chances de voir ces derniers s'y intéresser et y répondre.

Collecter les informations nécessaires sur les clients

Il est clair qu'assurer un suivi des intérêts et des caractéristiques propres à chaque client est une tâche complexe. Vous devez collecter ces informations, les stocker de façon à pouvoir les récupérer facilement et les filtrer en fonction de critères pertinents pour votre activité et de façon à rentabiliser au mieux votre investissement en matière de publipostage. Plus vous arriverez à identifier précisément les clients qui partagent des intérêts communs, plus le retour sur investissement sera important.

Aide de Microsoft Office Publisher. Vous pouvez entrer des données client dans une base de données que vous créez directement dans Microsoft Publisher ou dans d’autres programmes, telles que Microsoft Office Excel, Microsoft Office Outlook et Microsoft Office Outlook avec le Gestionnaire de contacts professionnels et Microsoft Office Access. Vous pouvez également utiliser les listes que vous achetez, tels que ceux de Microsoft List Builder.

Une fois que vous avez collecté les informations requises, vous pouvez les analyser pour rechercher ce que vos meilleurs clients ont en commun, regrouper les clients en fonction de leurs affinités ou personnaliser vos messages en tenant compte des intérêts spécifiques de chacun d'eux.

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Configuration du fichier de données

Les adresses et les informations personnelles que vous ajoutez aux publications n’est entré à partir d’un emplacement. C’est pourquoi la première étape de préparation d’un publipostage massif consiste à configurer un fichier de données qui contient des informations de contact sur vos clients. Pour votre fichier de données, vous pouvez utiliser une feuille de calcul Microsoft Office Excel, un tableau Microsoft Office Word, une base de données Microsoft Office Access ou même un dossier de Contacts Microsoft Office Outlook. Votre liste de diffusion vont être créée à partir de ce fichier de données.

Lorsque vous configurez le fichier de données, gardez à l'esprit les points suivants (pendant la lecture de cette liste, référez-vous à l'image suivante, qui illustre les colonnes d'une feuille de calcul Excel et les champs de fusion des deux côtés d'une carte postale) :

  • Types d’informations dans les colonnes     Chaque colonne dans le fichier de données correspond à un type d’information que vous souhaitez ajouter à une publication. Si, par exemple, vous souhaitez ajouter une adresse d’un client et une note personnelle à chaque copie d’une carte postale que vous imprimez, vous devez avoir des colonnes dans le fichier de données pour le nom, adresse postale, ville, état, code postal et un message personnel.

  • Une entrée par ligne     Chaque ligne dans le fichier de données contient des informations qui se prolonge sur une seule copie de la composition. Par exemple, toutes les informations de la ligne 2 de la Excel allant de feuille de calcul sur la carte postale que vous envoyez au client 1, toutes les informations contenues dans la ligne 3 accède dans la carte postale que vous envoyez au client 2 et ainsi de suite.

  • Ajouter des champs dans la composition    Pour utiliser des informations figurant dans votre fichier de données, vous pouvez placer des champs dans votre composition (un champ par information que vous voulez faire apparaître). Par exemple, si vous voulez imprimer le nom, l'adresse, la commune, le code postal et une remarque personnelle sur chaque copie d'une carte postale, la composition doit contenir un champ par information.

Les colonnes d'une feuille de calcul Excel correspondent aux champs d'une composition de carte postale

Conseil : Si vous souhaitez fusionner des images dans les publications que vous souhaitez envoyer, votre fichier de données doit inclure une colonne qui contient des données de nom de fichier image. Chaque ligne de cette colonne doit contenir le nom de fichier d’une image spécifique, par exemple : premièrephoto.jpg. Si les images ne se trouvent pas dans le même dossier que la source de données, inclure le chemin d’accès à chaque image.

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Ajout d'un bloc d'adresse et d'une ligne de salutation

Imprimer le bloc d'adresse sur un bulletin d'informations (plutôt que coller une étiquette) et inclure une ligne de salutation contenant le nom du client sont deux techniques de personnalisation simples : le destinataire considère que le message lui a été spécifiquement adressé.

Ajouter un bloc d'adresse contenant le nom, l'adresse et d'autres informations

  1. Dans le volet Office Fusion et publipostage (Étape 2 : Préparer votre composition), sous Autres éléments, cliquez sur Bloc d'adresse.

  2. Dans la boîte de dialogue Insertion du bloc d'adresse, cliquez sur les éléments d'adresse à inclure, puis sur OK.

    Remarque : Si les noms de champ de la source de données ne correspondent pas aux noms de champ que Publisher utilise pour le bloc d'adresse, il se peut que vous deviez cliquer sur Faire correspondre les champs dans la boîte de dialogue Insertion du bloc d'adresse. Dans la boîte de dialogue Correspondance des champs, utilisez les listes déroulantes pour sélectionner les champs de la source de données qui correspondent aux champs Publisher.

Ajouter une ligne de salutation

  1. Dans le volet office Fusion et publipostage (Étape 2 : Préparer votre composition), sous Autres éléments, cliquez sur Ligne de salutation.

  2. Dans la boîte de dialogue Insérer une ligne de salutation, sélectionnez le format de cette ligne, qui inclut la formule de politesse, nom et la ponctuation qui suit. Ou tapez une nouvelle entrée dans chaque zone de texte.

  3. Entrez le texte qui doit apparaître si Publisher ne peut pas interpréter le nom du destinataire, par exemple lorsque la source de données ne contient ni le prénom ni le nom d'un destinataire, mais uniquement le nom de la société. 

  4. Cliquez sur OK.

    Remarque : Si les noms de champ de la source de données ne correspondent pas aux noms de champ que Publisher utilise pour la ligne de salutation, il se peut que vous deviez cliquer sur Faire correspondre les champs dans la boîte de dialogue Ligne de salutation. Dans la boîte de dialogue Correspondance des champs, utilisez les listes déroulantes pour sélectionner les champs de la source de données qui correspondent aux champs Publisher.

Ajouter une image à une adresse

Vous pouvez ajouter une image ou une photo à un bloc d’adresse, ainsi qu’à une zone de votre composition. L’image affichée peut être modifiée pour l’adapter : marque préférée le client, âge, sexe ou autres champs de données que vous suivez.

Pour des informations détaillées sur la fusion d'images et la configuration du fichier de données avec des informations de fichiers d'image, voir Créer une source de données pour une fusion et publipostage ou une fusion de catalogue.

  1. Dans votre composition, cliquez à l'endroit où vous souhaitez insérer le champ de fusion pour une image (par exemple, à côté du bloc d'adresse).

  2. Dans le volet Office Fusion et publipostage (Étape 2 : Préparer votre composition), sous Autres éléments, cliquez sur Champ image.

  3. Dans la boîte de dialogue Insérer un champ d'image, sélectionnez le champ qui correspond aux informations sur la photo dans votre fichier de données, puis cliquez sur OK.

    Publisher insère un champ de fusion dans un cadre d'image, au niveau du point d'insertion sélectionné dans votre composition. Vous pouvez redimensionner ou déplacer le cadre d'image.

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Ajout de notes et de liens hypertexte

Si comme expliqué à la section Conseils pour préparer votre liste de publipostage électronique, vous avez configuré votre fichier de données de telle sorte qu'il contienne des informations personnelles pertinentes sur vos clients, vous pouvez utiliser les informations recueillies pour diffuser du contenu qui cible les intérêts de vos clients. Ce type de personnalisation offre divers avantages puisqu'il permet de :

  • Personnaliser les publipostages différents selon le sexe     Annoncer une nouvelle ligne de produits aux hommes ou uniquement aux femmes en incluant sexe de chaque client (« homme » ou « féminin ») dans votre liste de diffusion et ensuite un filtrage sur chaque sexe ou simplement filtrer la liste sur les différentes entrées dans le champ titre (« M. » et « Ms. »). Vous pouvez inclure une URL (à l’impression) ou un lien direct vers une page Web (dans un message électronique) pour chaque sexe qui décrit les options. Pour ce faire, ajoutez l’URL appropriée pour chaque enregistrement dans une colonne désignée à cet effet.

  • Focus sur les destinataires d’un certain âge     Informer les clients de produits ou services correspondant pour les clients de vie (par exemple, pour préparer sa retraite dans leur 20 par rapport à la planification de la retraite dans leurs cinquantenaires) en regroupant les dates de naissance de vos clients en tant que de naissance poussear (par exemple, « 1945 »).

    Si vous souhaitez offrir un cadeau de promotion à tous les clients fêtant leur anniversaire durant le mois en cours, il est judicieux de recueillir leur date de naissance dans un champ de type jour, mois, année (« 1er janvier 2008 », par exemple).

  • Utilisation de l’historique des achats     Envoyez une annonce spéciale à ceux qui ont effectué récemment des achats importants, ou informez les clients lorsque vous avez de nouveaux modèles de leur marque favorite. Si vous effectuez le suivi de leurs achats spécifiques, vous pouvez trier votre fichier de données afin d’identifier l’historique des achats de marque lorsque vous recevez une nouvelle livraison de la ligne de produit, ou pour les informer sur les produits connexes que d’autres clients ont acheté (« clients ayant acheté également trouvé cet élément utile »).

Ajouter une remarque personnelle

Vous pouvez envoyer un message texte personnalisé à chaque segment de clientèle ayant des centres d'intérêt communs. Pour cela, ajoutez un champ (ou une colonne) à votre fichier de données pour insérer ces messages, puis ajoutez dans chaque enregistrement (ou ligne) le message qui convient. Vous pouvez associer un message particulier aux clients du même sexe, du même âge ou qui ont la même date de naissance, ou encore qui ont effectué des achats dans les six derniers mois. Pour plus d'informations sur la préparation de votre liste d'adresses, voir Conseils pour vos listes de publipostage.

  1. Dans votre composition, cliquez sur la zone de texte dans laquelle les informations personnalisées doivent apparaître. Vous pouvez également cliquer sur Zone de texte dans le menu Insertion et dessiner un rectangle de la taille souhaitée.

    • Si texte figure déjà dans la zone de texte, et que vous voulez remplacer ce texte, sélectionnez-le également.

    • Si du texte figure déjà dans la zone de texte et que vous souhaitez le conserver, placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer le message personnalisé.

  2. Dans le volet Office Fusion et publipostage, cliquez sur le champ de fusion approprié dans la zone de liste du volet Office.

Ajouter un lien hypertexte personnalisé

Vous pouvez insérer un lien hypertexte pour diriger vos clients vers une page Web définie en fonction de leurs intérêts ou de leurs attributs. Vous pouvez ajouter le nom du client ou d'autres champs de données dans le texte du lien pour le personnaliser davantage.

  1. Dans le volet Office Fusion et publipostage (Étape 2 : Préparer votre composition), sous Autres éléments, cliquez sur Insérer un lien hypertexte personnalisé.

  2. Dans la boîte de dialogue Insérer un lien hypertexte personnalisé, tapez le texte à afficher et l'adresse du site Web vers lequel vous voulez diriger les destinataires lorsqu'ils cliqueront sur ce lien.

  3. Si vous voulez utiliser un champ de données dans le texte à afficher, cliquez dans ce texte, puis dans la zone de liste à droite, cliquez sur le champ de données que vous voulez insérer.

    Remarque : Si vous insérez un champ de données, vous pouvez spécifier un texte à afficher et une adresse Web de substitution en cas d'entrée vide pour le champ de données inséré. Activez les cases à cocher Utiliser le texte par défaut pour les entrées vides et Utiliser le lien hypertexte par défaut pour les entrées vides le cas échéant, puis tapez le texte et l'adresse Web de substitution.

    Image de la boîte de dialogue Insérer un lien hypertexte personnalisé

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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