Conseils pour des recherches efficaces

Contenu de cet article

• Conseils pour l’utilisation de la zone de recherche

• Conseils pour l’utilisation du site Centre de recherche

• Conseils pour l’utilisation de propriétés

• Conseils pour la recherche avancée

• Conseils pour améliorer les résultats de recherche

Conseils d’utilisation de la zone Rechercher

La zone Rechercher qui s’affiche en haut de la plupart des pages d’un site SharePoint est un puissant outil d’envoi d’interrogations. Voici quelques moyens pratiques d’utiliser la zone Rechercher.

• Sélection d’une zone de recherche    Si elle s’affiche, utilisez la liste des zones de recherche située en regard de la zone Rechercher de manière à définir la plage de votre recherche. Limiter la zone de recherche vous permet de vous concentrer sur les sources probables des informations dont vous avez besoin. Plutôt que d’effectuer des recherches dans une zone étendue comme Tous les sites, essayez une zone plus spécifique comme Ce site ou Cette liste.

• Entrez les mots à « rechercher tout »    Lorsque vous tapez des mots dans la zone de recherche, votre recherche renvoie du contenu dans l’étendue choisie qui contient tous les mots que vous avez tapé dans n’importe quel ordre. Par exemple, pour rechercher les mots « pommes » et « oranges », tapez orange pommess , puis cliquez sur Rechercher .

• Insertion de phrases exactes entre guillemets    Pour rechercher une phrase spécifique, insérez-la entre guillemets ("). Par exemple, pour rechercher des éléments qui contiennent un formulaire de commande de pièces, tapez "formulaire de commande de pièces" dans la zone Rechercher. Votre recherche renvoie du contenu de la zone choisie comprenant exactement cette phrase.

• Utilisation des suggestions « Vouliez-vous dire ? »    La page des résultats de recherche propose une fonction Vouliez-vous dire ? au-dessus des résultats de votre recherche. Cette fonction propose un choix d’interrogations alternatives. Chaque suggestion se présente sous la forme d’un lien. Pour effectuer une nouvelle recherche sur une autre interrogation, cliquez simplement dessus.

• Propriétés du fichier Ajout    Propriétés permettent de spécifier le nom ou le type de fichier pour revenir. Par exemple, si vous souhaitez rechercher des fichiers Microsoft Office Word 2007 qui incluent le mot « planifier », tapez planning filetype:docx dans la zone de recherche.

  Pour plus d’informations sur les propriétés, consultez la section conseils pour l’utilisation de propriétés.

• Exclure certains résultats de recherche    Pour exclure des résultats de recherche qui contiennent certains termes, utilisez un signe moins (-) avant le terme que vous voulez exclure. Par exemple, si vous souhaitez rechercher des éléments qui incluent le mot « frais », mais n’incluent pas les taxes « word », tapez dépenses taxes dans la zone de recherche.

  Remarque : Chaque interrogation doit inclure au moins un terme à rechercher. Les interrogations composées uniquement de termes à exclure génèrent un message d’erreur.

Haut de la Page

Conseils d’utilisation du site Centre de recherche

Pour afficher le site Centre de recherche dans Office SharePoint Server 2007, cliquez sur Rechercher dans les liens de navigation affichés en haut de la page d’accueil du site. Sélectionnez ensuite un onglet dans lequel rechercher du contenu ou des personnes.

• Sélection d’un onglet de recherche pour effectuer une recherche    Si votre site Centre de recherche contient des onglets de recherche, cliquez sur l’onglet de votre choix pour y rechercher du contenu ou des personnes. Chaque volet à onglets contient une zone Rechercher, ainsi qu’une zone Résultats de la recherche en dessous.

  Remarque : Votre administrateur peut ajouter des onglets de recherche à un site Centre de recherche.

• Tri des résultats de recherche    Cliquez sur Afficher par date de modification pour trier vos résultats de recherche en fonction de la date de modification de chaque élément. Cliquez sur Résultats par pertinence pour trier vos résultats en fonction de leur correspondance à votre interrogation.

  La pertinence d’un résultat se calcule d’après différents facteurs. Un administrateur peut, par exemple, avoir configuré l’amélioration de la pertinence des résultats de sites spécifiques, comme des portails d’équipe.

• Tri des résultats de recherche Personnes    Dans Office SharePoint Server, après avoir sélectionné l’onglet Personnes et recherché des noms ou des rôles, vous pouvez cliquer sur Afficher par distance sociale pour trier les résultats de votre recherche en fonction de la distance entre vous et la personne au sein de votre entreprise et des liens que vous partagez.

  Utilisez l’option Afficher par distance sociale pour identifier les personnes qui ont les mêmes responsabilités que vous au sein de l’entreprise.

Haut de la Page

Conseils d’utilisation des propriétés

Quand vous tapez une requête dans la zone de recherche, ou sur le site Centre de recherche, vous pouvez affiner les résultats à l’aide de mots clés dans les requêtes. Vous pouvez également rechercher des valeurs de propriété tapée sous la forme propriété : valeure.

Propriétés de contenu et leurs valeurs sont stockées lors de l’indexation des sites. Certaines d'entre elles peuvent être mappée par votre administrateur de services partagés sur les propriétés gérées qui peuvent être utilisés dans les recherches. Ce sont les propriétés que vous pouvez sélectionner dans les listes de Propriété sélectionnez dans Recherche avancée, ou que vous pouvez taper sous la forme propriété : valeure dans la zone de recherche.

Insérez une valeur de propriété entre guillemets pour rechercher une correspondance exacte ou laissez-la sans guillemets pour des correspondances partielles commençant par les lettres tapées. Ces valeurs ne respectent pas la casse.

• Recherche par nom de fichier     Si la propriété nom de fichier est disponible pour les recherches, tapez filename : « Budget" (avec les guillemets) pour rechercher un fichier nommé « Budget.xlsx », ou tapez filename:budget (sans guillemets) pour rechercher « Budget_Current.xlsx » et « Budget_Next.xlsx ».

  Vous pouvez également utiliser la Recherche avancée pour effectuer une recherche sur une partie d’un nom de fichier. Si la propriété Name est disponible dans la liste Sélectionnez une propriété, effectuez une recherche sur Le nom contient valeur.

• Recherche par type de fichier     Supposons que vous recherchez des feuilles de calcul budgétaire qui a été préparés dans Excel 2007. Ajouter filetype:xlsx à votre requête pour afficher uniquement les résultats de recherche qui sont des classeurs Excel 2007.

• Recherche sur les différentes propriétés    Le service de recherche interprète l’espace entre les termes qui utilisent des propriétés différentes comme un opérateur AND. Par exemple, si vous effectuez une recherche sur titre : budget filetype:xlsx, votre recherche renvoie uniquement les classeurs Excel 2007 avec titres qui commencent par le mot « Budget ».

  Remarque : Insérez les valeurs comprenant des espaces entre guillemets. Vous pouvez également utiliser l’option Recherche avancée pour effectuer des recherches sur plusieurs propriétés et pour limiter les résultats à un certain type de fichier.

• Rechercher des autres valeurs pour la même propriété    Le service de recherche interprète l’espace entre les termes qui utilisent la même propriété comme OR. Par exemple, si vous effectuez une recherche sur auteur : « Mike Smith » auteur : « Carole Jones", votre recherche renvoie les éléments qui ont été créés par une personne.

  Si votre administrateur a mappé propriétés telles que le writer ou un courrier électroniquel sur propriété gérée auteur, vos résultats peuvent également inclure du contenu qui contient ces propriétés.

• Exclusion des valeurs de propriété    Pour exclure du contenu marqué avec une certaine valeur de propriété, ajoutez un signe moins (-) devant le nom de la propriété.

  Par exemple, si une propriété de technologie est disponible pour les recherches, ajoutez -technologie : mobilese à votre requête pour exclure le contenu sur les technologies mobiles de vos résultats de recherche.

  Remarque : Chaque interrogation doit inclure au moins un terme à rechercher. Les interrogations composées uniquement de termes à exclure génèrent un message d’erreur.

• Focus sur un serveur particulier    Si la propriété du site n’est disponible pour les recherches, vous pouvez ajouter site :nom du serveur à votre requête afin de cibler votre recherche sur le contenu qui se trouve sur un serveur particulier.

  Remarque : Caractères de barre oblique inversée (\) ne fonctionnent pas dans les requêtes. Par conséquent, n’utilisez pas barres obliques inverses pour un chemin d’accès du serveur lorsque vous tapez les site : \\nom du serveur.

Haut de la Page

Conseils d’utilisation de la recherche avancée

Pour afficher la page Recherche avancée, cliquez sur le lien Recherche avancée en regard de la zone Rechercher. Vous pouvez utiliser la fonction de recherche avancée pour effectuer une recherche logique sur des mots ou des expressions et pour limiter les résultats de recherche par langue, format ou propriété.

• Inclusion ou exclusion de mots    Sous le titre Rechercher des documents avec, vous pouvez choisir la correspondance à tous les mots ou partie des mots que vous tapez et d’inclure ou d’exclure le contenu trouvé.

• Limitation des résultats à certaines langues    Sous le titre Affiner la recherche, activez l’une des cases à cocher situées en regard de l’expression Seulement la ou les langues pour limiter les résultats de la recherche au contenu rédigé dans les langues indiquées.

• Affichage des résultat d’un certain type uniquement    Utilisez la liste Type de résultat pour limiter les résultats de la recherche de Tous les résultats en Documents, Documents Word, Documents Excel ou en Présentations.

• Recherche sur des propriétés    Pour rechercher du contenu marqué avec certaines valeurs de propriété, utilisez les champs situés en regard du titre Où la propriété. Vous pouvez choisir une correspondance totale ou partielle d’une valeur de propriété et d’inclure ou d’exclure le contenu trouvé.

• Recherche sur plusieurs propriétés    Choisissez la valeur de votre première propriété, puis cliquez sur Ajouter une propriété pour effectuer une recherche sur plusieurs propriétés ou sur une autre valeur de la même propriété. Vous pouvez, par exemple, effectuer une recherche sur les propriétés suivantes :

• renvoie du contenu comprenant à la fois « Projet » dans son titre et « Actuel » dans sa Description. Si vous définissez l’opérateur logique Ou, les résultats de la recherche s’étendent pour inclure tout contenu comportant soit « Projet » dans son titresoit « Actuel » dans sa description.

• Recherche par date    Si vous sélectionnez une propriété de date, par exemple Dat créée ou Dat dernière modificatione, les choix d’opérateurs logiques deviennent est égal à, dans laquelle la fonction antérieurenou version ultérieure dans laquelle la fonctionn. Tapez la valeur de date dans le format mm/jj/aaaa. Par exemple, utilisez les valeurs suivantes

• pour rechercher du contenu modifié depuis le 1er mai 2007.

Haut de la Page

Conseils pour améliorer les résultats de recherche

Les recherches sont particulièrement efficaces lorsque toutes les personnes chargées de gérer, d’organiser et d’interroger le contenu en ligne au sein de l’entreprise collaborent en vue d’améliorer les résultats de recherche. Voici quelques exemples d’actions permettant d’améliorer les résultats de recherche au sein de l’entreprise.

• Mise à jour de votre page de profil utilisateur    Dans Office SharePoint Server, accédez à l’onglet Mon profil de Mon site, cliquez sur Modifier les détails et mettez à jour votre profil utilisateur. Renseignez les valeurs des propriétés que vous pouvez modifier, comme votre description personnelle et vos informations de contact. Ceci permet aux autres personnes de l’entreprise de vous trouver et d’identifier le contenu que vous créez.

• Utiliser des noms d’autres personnes peuvent identifier    Utilisez les titres de document intuitive, les noms de fichiers et les chemins d’accès qui vous aident à identifier le sujet de votre contenu. Par exemple, lors de la validation la planification d’un déplacement à venir sur le site Web de votre équipe, donnez un titre clair, tels que Planification déplacer d’équipe, à la page et publier dans un emplacement facile à retenir, tel http://oursite/schedules.

• Affectation de valeurs de propriété à votre contenu    Vous pouvez rechercher du contenu par auteur, titre ou autres propriétés à condition que les valeurs de ces propriétés soient affectées à des éléments de contenu par leurs propriétaires. Lorsque vous ajoutez du contenu, affectez des valeurs aux propriétés fréquemment utilisées dans les recherches, comme Auteur, Titre, Description et Technologie.

  Conseil : Les propriétaires de bibliothèques de documents peuvent définir des types de contenu qui obligent les utilisateurs à entrer des valeurs pour des propriétés spécifiques lorsqu’ils archivent des fichiers.

• Demande de propriétés à utiliser dans les recherches    Lorsque du contenu est indexé pour la recherche, ses propriétés et leurs valeurs sont également stockées. Votre administrateur peut mapper des propriétés de contenu à des propriétés gérées que vous pouvez sélectionner dans Recherche avancée ou que vous tapez manuellement dans la zone Rechercher.

  Vous pouvez ainsi effectuer des recherches dans des collections de sites à l’aide de noms de propriétés standard, indépendamment des noms spécifiques que les collections de sites ou les sources de données attribuent à leur contenu. (La tâche administrative de mappage des propriétés peut ainsi améliorer vos résultats de recherche.)

• Demande de zones personnalisées    Si votre entreprise ou votre équipe effectue régulièrement des interrogations sur certains sites ou serveurs, ou utilise du contenu marqué avec certaines valeurs de propriété, demandez à votre administrateur de définir des zones focalisées sur ces ressources. Demandez ensuite aux propriétaires des sites Web que vous utilisez le plus souvent d’afficher la liste de ces zones en regard des zones Rechercher de leurs pages.

  L’administrateur d’une collection de sites peut modifier et ajouter des zones, mais aussi les organiser dans des groupes d’affichage. Les propriétaires de site peuvent ensuite modifier les instances du composant WebPart Zone de recherche dans leurs pages et affecter un groupe d’affichage pour renseigner leurs listes de zones comprenant les zones souhaitées.

• Suggestion de mots clés et de meilleurs résultats    Lorsque vous ajoutez un mot clé ou un synonyme dans une interrogation, votre page de résultats de recherche affiche la définition du mot clé en question et ses liens Meilleurs résultats dans une zone située en regard des résultats de recherche. Au fur et à mesure que l’administrateur ajoute des mots clés, il constitue en quelque sorte un glossaire interactif de termes qui indique les sources de contenu recommandées et vous aide ainsi à rechercher et à comprendre des documents complexes.

Haut de la Page