Conseils de Microsoft MyAnalytics

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Ces conseils peuvent vous aider à mieux de votre temps et se concentrer sur les points importants dans votre travail. Tous les conseils ne sont pas pour tout le monde. Ce que vous pouvez et devez toujours faire dépend de votre rôle et de l’organisation que vous travaillez dans.

Utiliser MyAnalytics dans Outlook

Voulez-vous savoir combien de personnes ont lu un message électronique que vous avez envoyé ? Consultez le Complément Outlook MyAnalytics pour savoir combien de personnes ont lu et transféré vos messages électroniques, ou y ont répondu.

Conseil : Accédez à Outlook, puis ouvrez un message électronique que vous avez envoyé ou reçu. Cliquez ensuite sur MyAnalytics en haut du message électronique, juste sous la ligne des destinataires, pour afficher les statistiques.

Réunions

Pour consacrer moins de temps aux réunions, vous pouvez en organiser moins, raccourcir leur durée ou en renforcer l’efficacité.

Envoyer des récapitulatifs plutôt que des invitations

Les messages ne constituent pas toujours une perte de temps. Ils peuvent permettre de réduire le nombre de participants aux réunions tout en maintenant l’implication des personnes concernées. Si vous avez des collègues qui n’interviennent pas dans la prise de décisions lors d’une réunion, vous pouvez leur envoyer une mise à jour par e-mail après la réunion pour leur faire part des choix retenus.

Raccourcir la durée des réunions

Une enquête récente menée auprès de cadres a montré que 25 à 50 % du temps dédié aux réunions constituait une perte de temps. Certaines entreprises ont commencé à organiser des réunions au cours desquelles les participants se tiennent debout. Si ces réunions ne conviennent pas à toutes les situations, elles sont nécessairement plus courtes et plus efficaces que les réunions classiques. Par ailleurs, vous pouvez raccourcir ou consolider les réunions récurrentes, en particulier si plus de 10 personnes y participent.

Repenser les réunions récurrentes

Pour gagner en productivité, il est recommandé de « nettoyer » votre calendrier. Essayez d’annuler toutes les réunions récurrentes pendant une semaine et de réintroduire selon les besoins celles qui sont vraiment indispensables. Cela permettrait de réduire de 10 à 30 % le nombre de réunions organisées pour les membres d’une équipe.

Repenser la liste des participants

Il peut être difficile de fixer l’attention dans le cadre des réunions générales ou de mise à jour spécifiquement destinées à l’information lorsque tous les participants ne sont pas pleinement concentrés. Le fait pour une personne d’effectuer plusieurs tâches indique généralement que sa présence n’est pas foncièrement utile dans le cadre de la réunion. Pouvez-vous envoyer un récapitulatif à la place ?

Dissuader le « tourisme »

Dans le cadre de l’entreprise, les « touristes » sont les personnes qui mettent un point d’honneur à participer à toutes les réunions possibles pour se sentir pleinement impliquées. Le succès d’une réunion passe par la pleine attention et la participation active de tous les présents. Le manque d’implication de certains participants peut considérablement réduire l’efficacité d’une réunion. En tant qu’organisateur, vous devez essayer de limiter la collaboration aux participants à la réunion afin de minimiser la distraction et de garantir une contribution adéquate.

Messagerie électronique

Décrochez votre téléphone, n’utilisez pas la fonction « Répondre à tous » ou désabonnez-vous des listes de messagerie qui ne sont pas utiles. Ces alternatives peuvent vous aider à consacrer moins de temps au traitement des messages électroniques.

Supprimer les destinataires inutiles

Avant de cliquer sur Envoyer, examinez la liste des destinataires et assurez-vous que chaque personne ajoutera de la valeur à la conversation. Réfléchissez avant d’utiliser la fonction Répondre à tous. Votre réflexe devrait être de ne répondre qu’à l’expéditeur. Vous ne devez utiliser l’option Répondre à tous que lorsqu’il est pertinent de transmettre votre réponse à toutes les personnes impliquées. Certains destinataires n’ont pas besoin d’être en copie de toute la conversation, car ils ont seulement besoin de connaître les décisions finales.

Envoyer moins de messages électroniques en utilisant Skype ou le téléphone

Avant d’envoyer un message électronique à plusieurs personnes, tenez compte des informations suivantes. Un groupe de travail dédié à la simplification organisationnelle a conclu qu’en réduisant de 54 % le nombre d’e-mails générés par les cadres, il était possible d’augmenter la productivité de 7 % dans l’entreprise. Convaincue par cette approche, la direction a encouragé ses cadres à décrocher leur téléphone. Les appels téléphoniques sont souvent plus efficaces que les échanges de messages, et permettent de répondre aux questions en temps réel. Dans cette optique, Skype constitue une bonne option.

Annuler votre abonnement aux groupes dont vous ne lisez pas les messages

Il est recommandé de vous désabonner des groupes dont vous ne devez pas impérativement faire partie. Si vous finissez par simplement supprimer les messages ou si vous les déplacez dans un dossier pour lecture ultérieure sans jamais les consulter, il est peut-être préférable qu’ils n’arrivent jamais dans votre boîte de réception.

Éviter d’encombrer la boîte de réception des autres utilisateurs

Vous pouvez peut-être introduire dans votre entreprise certaines règles concernant l’envoi des messages électroniques en copie. Lorsque vous répondez à un message électronique, déplacez un maximum de destinataires vers la ligne Cci et insérez une note de type « Noël, Marie et David sont en Cci pour éviter d’encombrer leur boîte de réception ». Ces collègues peuvent ensuite faire part de leur souhait de rester inclus dans l’échange, ou le quitter aisément afin de ne plus recevoir des messages susceptibles d’encombrer leur boîte de réception et de leur faire perdre du temps. Cette simple reconnaissance de la valeur du temps des individus permet également d’encourager ce comportement vertueux auprès des personnes qui en sont témoins. Il vous revient de faire passer le message.

Heures de travail hors des horaires normaux

Pensez à vos collègues.

  • Condensez les e-mails informatifs et les mises à jour relatives à l’avancement sous la forme de synthèses quotidiennes ou hebdomadaires. Cela permet de réduire le foisonnement et la randomisation provoqués par l’abondance des messages électroniques.

  • Enregistrez des brouillons ou différez l’envoi des messages aux heures ouvrables habituelles des destinataires. N’envoyez que les messages urgents tard le soir et tôt le matin pour réduire la profusion des messages.

  • Désactivez les notifications sur votre téléphone ou votre ordinateur de bureau lorsque vous devez vous concentrer.

Au sein des équipes :

  • Par exemple : aucune réunion le mercredi

  • Convenez d’heures réservées à l’équipe

  • Respectez le temps des personnes

  • Soyez conscient des dépassements d’horaires et sélectionnez les personnes conviées

Heures consacrées au travail

Les heures consacrées au travail sont définies comme au moins deux heures consécutives sans réunions. Elles sont censées couvrir suffisamment de temps pour vous permettre de vous concentrer sur les éléments livrables ou d’effectuer d’autres tâches importantes.

Bloquer des heures consacrées au travail dans votre calendrier

Définissez des heures réservées au travail et bloquez-les afin d’indiquer que vous ne pourrez participer à aucun événement à ce moment. Dans la même manière, évitez d’organiser des événements lors du temps bloqué par votre équipe.  

Moins de réunions

La participation à un nombre réduit de réunions permet de dégager du temps pour vous concentrer sur les tâches importantes ou vous reposer.

Avoir du temps pour entretenir des relations peut se traduire par une productivité accrue

S’accorder des pauses pendant les heures de travail ne favorise pas seulement la récupération mentale dans le cadre de votre activité professionnelle. Le fait de consacrer du temps à l’entretien de relations et au développement de réseaux s’avère utile à l’avancement professionnel. Une étude réalisée par une équipe spécialisée dans la gestion des partenariats a établi une corrélation entre le succès des commerciaux et l’envergure de leur réseau. Elle a permis de découvrir que les meilleurs commerciaux disposaient d’un réseau interne 33 % plus grand que celui des commerciaux dont les performances étaient inférieures à la moyenne. Dans ce cas, l’investissement dans des relations significatives avec des collègues s’est traduit par des performances supérieures.

Consacrer du temps à ce qui est important

Plutôt que de sauter le déjeuner et de multiplier les tasses de café à votre bureau, prenez le temps de manger avec les membres de votre équipe. Vous pouvez ainsi vous détendre, développer votre réseau et vraisemblablement, dynamiser votre productivité.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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