Connecter une liste externe à Outlook

Connecter une liste externe à Outlook

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Vous pouvez connecter une liste externe qui contient des clients, des tâches, des rendez-vous ou des publications avec Microsoft Outlook 2013. Une fois connecté, vous pouvez afficher, modifier et imprimer les données à l’aide de l’interface familière d’Outlook comme s’il s’agissait d’informations Outlook. Si les données sont des informations de contact, par exemple des clients, vous pouvez les appeler, leur envoyer des messages électroniques et créer des demandes de réunion. La synchronisation des données est à double sens ou bidirectionnelle. Les modifications apportées dans Outlook 2013 sont automatiquement synchronisées avec la source de données externe. Les modifications apportées à la source de données externe sont synchronisées avec les éléments dans Outlook 2013, même si une opération d’actualisation est nécessaire.

Pour plus d’informations, voir Rechercher du contenu sur des données externes.

Que voulez-vous faire ?

Avant de commencer

Tâches prérequises courantes

Tâches prérequises spécifiques à Outlook

Connecter une liste externe à Outlook 2013

Avant de commencer

L’utilisation de données externes nécessite plusieurs tâches prérequises pour assurer un accès sécurisé aux données. Les informations suivantes peuvent vous aider à planifier vos prochaines étapes. Si vous rencontrez des problèmes lors de l’utilisation de données externes, ces informations peuvent vous aider à identifier les raisons. Pour accéder aux données externes, vous ou un administrateur devez procéder ainsi :

Tâches prérequises courantes

Préparer la source de données externe    Un administrateur peut être amené à créer un compte et fournir des autorisations sur la source de données pour s’assurer que seules les personnes autorisées ont accès aux données et que ces données ne tombent pas dans de mauvaises mains. Dans une base de données externe, l’administrateur peut également créer des tables, des affichages et des requêtes spécifiques pour limiter les résultats aux éléments requis et ainsi améliorer les performances.

Configurer SharePoint services et des comptes    Un administrateur doit activer les Services Business Data Connectivity et Services de la banque d’informations sécurisé.

Configurer les Services de banque d’informations sécurisé    Un administrateur doit effectuer les opérations suivantes : déterminer le mode d’accès qui convient pour les données externes de source, créer une application cible et définir les informations d’identification pour l’application cible.

Configurer les Services Business Data Connectivity    Un administrateur doit vérifier que l’utilisateur qui crée le type externe contenu type a l’autorisation au magasin de métadonnées Business Data Connectivity et que les utilisateurs appropriés ont accès au type de contenu externe basée sur la liste externe.

Créer un type de contenu externe    Un utilisateur doit définir un type de contenu externe qui contient des informations sur les connexions, access, les méthodes d’opération, les colonnes, les filtres et les autres métadonnées utilisée pour récupérer les données à partir de la source de données externe.

Créer une liste externe    Un utilisateur doit créer une liste externe basée sur le type de contenu externe et une ou plusieurs vues de la liste externe selon vos besoins.

Vérifiez que les produits Office sont prêts à l’emploi    Pour synchroniser des données externes avec les produits Office, vous devez disposer Windows 7 ou version ultérieure et les logiciels gratuits suivants, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 et WCF Data Services 5.0 pour OData V3 sur chaque ordinateur client (le cas échéant, que vous êtes automatiquement invité à télécharger le logiciel). Assurez-vous également que l’option d’installation Office, Business Connectivity Services est activé (c’est la valeur par défaut). Cette option installe Business Connectivity Services Client Runtime qui effectue les opérations suivantes : met en cache et synchronise des données externes, mappe les données métiers aux types de contenu externe, affiche le sélecteur d’élément externe dans les produits Office et s’exécute des solutions personnalisées à l’intérieur des produits Office.

Tâches prérequises spécifiques à Outlook

Activer la synchronisation hors connexion pour la fonctionnalité listes externes    La fonctionnalité de site et de batterie de serveurs, la Synchronisation hors connexion pour les listes externes, doit également être active. Cette fonctionnalité est activée par défaut au niveau de la batterie de serveurs, mais pas actif par défaut au niveau du site.

Créer un type de contenu externe pris en charge Outlook     Lorsque vous créez un type de contenu externe, un utilisateur doit activer l’option prise en charge de la synchronisation hors connexion et définir le champ Type d’élément Office une des opérations suivantes : Contact, rendez-vous, tâche ou billet.

Mapper les champs correspondants    Un utilisateur doit mapper un ou plusieurs des champs de type de contenu externe aux champs Outlook correspondants.

Quand vous mappez un type de contenu externe, par exemple Client, à un type d’élément Outlook, par exemple Contact, vous devez explicitement mapper les champs individuels dans le type de contenu externe, par exemple Prénom du client, Nom du client, Adresse du client, et Téléphone du client, aux champs Type d’élément Outlook correspondants, par exemple Prénom, Nom, Adresse (Bureau) et Téléphone.

Tous les champs n’ont pas besoin d’être mappés, à l’exception des champs suivants.

Type d’élément Outlook

Champ d’élément Outlook

Contact

Nom

Tâche

Objet

Rendez-vous

Début, Fin et Objet

Billet

Objet

Les champs non mappés, en fonction de leur nombre, sont affichés en tant que propriétés étendues, comme suit :

  • Adjacent    Ajouté à la zone de formulaire en bas d’une page par défaut de formulaire Outlook (2 à 5 champs).

  • Distinct    Ajouté en tant que nouvelle page à un formulaire Outlook (6 ou plusieurs champs).

Si le type de contenu externe ne peut pas être mappé directement à un type d’élément Outlook, vous pouvez mapper les champs à un type d’élément Outlook de publication, qui est le type d’élément le plus générique.

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Connecter une liste externe à Outlook 2013

  1. Ouvrez le site SharePoint qui contient la liste externe.

  2. Cliquez sur Liste > Se connecter à Outlook.

  3. Si nécessaire, Outlook 2013 s’ouvre et crée un fichier de données Outlook (BCSStorage.pst), appelé Listes externes SharePoint dans le volet de navigation, puis un dossier nommé <Site> - <Liste externe>.

Conseil :  Par défaut, les données sont automatiquement actualisées toutes les six heures, mais cette valeur peut être modifiée. Pour vous assurer que les données affichées sont les plus récentes de la source de données externe, cliquez avec le bouton droit sur le dossier, puis cliquez sur Synchroniser maintenant.

Remarque :  Par défaut, Outlook 2013 affiche uniquement les champs explicitement mappés aux champs Outlook correspondants par l’auteur du type de contenu externe. Pour afficher tous les champs de la liste externe, mappés ou non, procédez comme suit :

  • Ouvrez un élément dans un formulaire (Sous l’onglet Contact, dans le groupe Afficher, cliquez sur <nom> Détails.)

  • Créez un affichage Outlook personnalisé et ajoutez tous les champs de la liste externe.

Pour plus d’informations sur l’affichage de champs et la création d’affichages personnalisés, voir l’aide d’Outlook.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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