Connaître la structure d’une base de données Access

Le fait de se familiariser avec les tables, formulaires, requêtes et autres objets d’une base de données peut faciliter l’exécution d’une grande variété de tâches, telles que la saisie de données dans un formulaire, l’ajout ou la suppression de tables, la recherche et le remplacement de données et l’exécution de requêtes.

Cet article fournit une vue d’ensemble de la structure d’une base de données Access. Access fournit plusieurs outils que vous pouvez utiliser pour vous familiariser avec la structure d’une base de données particulière. Cet article explique également comment, quand et pourquoi utiliser chaque outil.

Remarque   Cet article concerne les bases de données Access traditionnelles qui se composent d’un fichier ou d’un ensemble de fichiers contenant toutes les données et fonctionnalités d’application, telles que des formulaires de saisie de données. Une partie ne s’applique pas aux bases de données Web, un nouveau type de base de données Access que vous publiez sur le Web à l’aide de SharePoint Server avec Access Services. Pour plus d’informations sur les bases de données Web, voir l’article Créer une base de données sur le Web.

Dans cet article

Vue d’ensemble

Afficher les détails sur les objets dans une base de données

Explorer une table en mode Création

Afficher les relations entre les tables

Voir comment les objets utilisent d’autres objets

Vue d’ensemble

Une base de données est une collection d’informations liées à un sujet ou objectif particulier, tel que le suivi des commandes clients ou la gestion d’une collection musicale. Si votre base de données n’est pas stockée sur un ordinateur, ou si seule une partie de celle-ci l’est, vous pouvez effectuer le suivi des informations à partir d’une variété de sources que vous devez coordonner et organiser.

Par exemple, supposons que les numéros de téléphone de vos fournisseurs sont stockés à différents emplacements : dans un fichier de carte contenant les numéros de téléphone des fournisseurs, dans des fichiers d’informations sur les produits dans un fichier CAB et dans une feuille de calcul contenant les informations de commande. Si le numéro de téléphone d’un fournisseur change, il se peut que vous deviez mettre à jour ces informations dans les trois emplacements. Dans une base de données Access bien conçue, le numéro de téléphone est stocké une seule fois ; vous ne devez mettre à jour ces informations qu’à un seul emplacement. En conséquence, lorsque vous mettez à jour le numéro de téléphone d’un fournisseur, il est mis à jour automatiquement dès que vous l’utilisez dans la base de données.

Fichiers de base de données Access

Vous pouvez utiliser Access pour gérer toutes vos informations dans un seul fichier. Dans un fichier de base de données Access, vous pouvez utiliser :

  • des tables pour stocker vos données ;

  • des requêtes pour rechercher et extraire uniquement les données souhaitées ;

  • des formulaires pour afficher, ajouter et mettre à jour des données dans des tables ;

  • des états pour analyser ou imprimer des données dans une disposition spécifique.

Données de tables utilisées dans une requête, un formulaire et un état

1. Stockez les données une fois dans une table, mais affichez-les à partir de plusieurs emplacements. Lorsque vous mettez à jour les données, elles sont mises à jour automatiquement partout où elles apparaissent.

2. Extrayez des données à l’aide d’une requête.

3. Affichez ou entrez des données à l’aide d’un formulaire.

4. Affichez ou imprimez des données à l’aide d’un état.

Tous ces éléments, tables, requêtes, formulaires et états, sont des objets de base de données.

Remarque   Certaines bases de données Access contiennent des liens vers des tables stockées dans d’autres bases de données. Par exemple, vous pouvez avoir une base de données Access ne contenant que des tables et une autre contenant des liens vers ces tables, ainsi que des requêtes, formulaires et états basés sur les tables liées. Dans la plupart des cas, le fait qu’une table soit une table liée ou soit réellement stockée dans la base de données n’a pas d’importance.

Tables et relations

Pour stocker vos données, vous créez une table pour chaque type d’informations suivi. Il peut s’agir d’informations sur les clients, de produits et de détails de commande. Pour importer les données dans une requête, un formulaire ou un état à partir de plusieurs tables, vous définissez des relations entre les tables.

Remarque   Dans une base de données Web, vous ne pouvez pas utiliser l’onglet d’objet Relations pour créer des relations. Vous pouvez utiliser des champs de recherche pour créer des relations dans une base de données Web.

Données stockées dans des tables jointes sur des champs liés

1. Les informations sur les clients qui se trouvaient auparavant dans une liste de publipostage résident maintenant dans la table Clients.

2. Les informations sur les commandes qui se trouvaient auparavant dans une feuille de calcul résident maintenant dans la table Commandes.

3. Un ID unique, tel qu’un code client, permet de distinguer un enregistrement d’un autre dans une table. En ajoutant le champ ID unique d’une table à une autre table et en définissant une relation entre les deux champs, Access peut établir une correspondance entre les enregistrements connexes dans les deux tables afin de vous permettre de les rassembler dans un formulaire, un état ou une requête.

Requêtes

Une requête peut vous aider à rechercher et extraire les données qui répondent aux conditions que vous spécifiez, y compris les données provenant de plusieurs tables. Vous pouvez également utiliser une requête pour mettre à jour ou supprimer plusieurs enregistrements en même temps et effectuer des calculs prédéfinis ou personnalisés sur vos données.

Remarque   Vous ne pouvez pas utiliser une requête pour mettre à jour ou supprimer des enregistrements dans une base de données Web.

Une requête renvoie les résultats de différentes tables

1. La table Clients contient des informations sur les clients.

2. La table Commandes contient des informations sur les commandes des clients.

3. Cette requête extrait les données Réf commande et Date requise de la table Commandes et les données Nom de société et Ville de la table Clients. La requête retourne uniquement les commandes qui ont été demandées en avril et uniquement pour les clients basés à Londres.

Formulaires

Vous pouvez utiliser un formulaire pour afficher, entrer et modifier facilement des données une ligne à la fois. Vous pouvez également utiliser un formulaire pour effectuer d’autres actions, telles que l’envoi de données à une autre application. Les formulaires contiennent généralement des contrôles liés à des champs sous-jacents dans des tables. Lorsque vous ouvrez un formulaire, Access extrait les données d’une ou plusieurs de ces tables, puis affiche les données dans la mise en page que vous avez choisie lors de la création du formulaire. Vous pouvez créer un formulaire à l’aide de l’une des commandes Formulaires situées dans le Ruban, à l’aide de l’Assistant Formulaire ou manuellement en mode Création.

Remarque   Vous devez utiliser le mode Page, et non le mode Création, pour créer des formulaires et des états dans des bases de données Web.

Les formulaires peuvent vous aider à afficher et entrer des données

1. Une table affiche de nombreux enregistrements en même temps, mais vous devrez peut-être faire défiler la page horizontalement pour voir toutes les données dans un seul enregistrement. En outre, lorsque vous affichez une table, vous ne pouvez pas mettre à jour les données de plusieurs tables en même temps.

2. Un formulaire se concentre sur un seul enregistrement à la fois et peut afficher des champs de plusieurs tables. Il peut également afficher des images et autres objets.

3. Un formulaire peut contenir un bouton sur lequel vous cliquez pour imprimer un état, ouvrir d’autres objets ou automatiser des tâches.

États

Vous pouvez utiliser un état pour analyser rapidement vos données ou pour les présenter d’une certaine manière à l’impression ou dans d’autres formats. Par exemple, vous pouvez envoyer à un collègue un état qui regroupe les données et calcule des totaux. Ou bien vous pouvez créer un état avec des données d’adresses mises en forme pour l’impression d’étiquettes de publipostage.

États affichant des données mises en forme ou calculées

1. Utilisez un état pour créer des étiquettes de publipostage.

2. Utilisez un état pour afficher les totaux dans un graphique.

3. Utilisez un état pour afficher les totaux calculés.

Maintenant que vous connaissez la structure de base des bases de données Access, lisez la suite de cet article pour savoir comment utiliser les outils intégrés pour explorer une base de données Access particulière.

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Afficher les détails sur les objets dans une base de données

L’un des meilleurs moyens d’en savoir plus sur une base de données particulière consiste à utiliser la Documentation de base de données. Celle-ci vous permet de générer un état contenant des informations détaillées sur les objets d’une base de données. Vous commencez par choisir les objets qui seront détaillées dans l’état. Lorsque vous exécutez la Documentation de base de données, son état contient toutes les données relatives aux objets de base de données que vous avez sélectionnés.

  1. Ouvrez la base de données que vous souhaitez documenter.

  2. Sous l’onglet Outils de base de données, dans le groupe Analyser, cliquez sur Documentation de base de données.

  3. Dans la boîte de dialogue Documentation, cliquez sur l’onglet qui représente le type d’objet de base de données à documenter. Pour créer un état sur tous les objets d’une base de données, cliquez sur l’onglet Tous types d’objets.

  4. Sélectionnez un ou plusieurs des objets répertoriés sous l’onglet. Pour sélectionner tous les objets sous un onglet, cliquez sur Sélectionner tout.

  5. Cliquez sur OK .

    La Documentation de base de données crée un état qui contient des données détaillées pour chaque objet sélectionné, puis ouvre l’état en mode Aperçu avant impression. Par exemple, si vous exécutez la Documentation de base de données sur un formulaire de saisie de données, l’état créé par la fonctionnalité Documentation répertorie les propriétés du formulaire dans son ensemble, les propriétés de chacune des sections du formulaire et les propriétés des boutons, étiquettes, zones de texte et autres contrôles sur le formulaire, ainsi que tous les modules de code et autorisations utilisateur associés au formulaire.

  6. Pour imprimer l’état, sous l’onglet Aperçu avant impression, dans le groupe Imprimer, cliquez sur Imprimer.

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Explorer une table en mode Création

Remarque   Le mode Création n’est pas disponible pour les tables des bases de données Web.

L’ouverture d’une table en mode Création vous permet d’obtenir un aperçu détaillé de la structure de la table. Par exemple, vous pouvez déterminer le paramètre de type de données pour chaque champ, identifier les éventuels masque de saisie ou vérifier si la table utilise des champs de recherche (champs qui utilisent des requêtes pour extraire des données d’autres tables). Ces informations sont utiles car les types de données et les masques de saisie peuvent affecter votre capacité à rechercher les données et à exécuter des requêtes Mise à jour. Par exemple, supposez que vous souhaitez utiliser une requête Mise à jour afin de mettre à jour des champs spécifiques dans une table en copiant des données stockées dans des champs similaires d’une autre table. La requête ne s’exécutera pas si les types de données de chaque champ dans les tables source et de destination ne correspondent pas.

  1. Ouvrez la base de données que vous souhaitez analyser.

  2. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table à explorer, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.

  3. Selon les besoins, notez le nom de chaque champ de table et le type de données affecté à chaque champ.

    Le type de données affecté à un champ peut limiter la taille et le type de données que les utilisateurs peuvent entrer dans un champ. Par exemple, les utilisateurs peuvent être limités à 20 caractères dans un champ de texte et ne pas pouvoir entrer de données de texte dans un champ défini pour le type de données numérique.

  4. Pour déterminer si un champ est un champ de recherche, cliquez sur l’onglet Recherche dans la section inférieure de la grille de création de table, sous Propriétés du champ.

    Un champ de recherche affiche un ensemble de valeurs (un ou plusieurs champs, tels qu’un prénom et un nom), mais stocke généralement un ensemble de valeurs différent (un champ, tel qu’un ID numérique). Par exemple, un champ de recherche peut stocker l’ID d’un employé (la valeur stockée), mais afficher son nom (la valeur affichée). Lorsque vous utilisez un champ de recherche dans des expressions ou dans des opérations de recherche et de remplacement, vous utilisez la valeur stockée, et non la valeur affichée. Se familiariser avec les valeurs stockées et affichées d’un champ de recherche est le meilleur moyen de s’assurer qu’une expression ou une opération de recherche et de remplacement qui utilise un champ de recherche fonctionne comme vous le souhaitez.

    L’illustration suivante montre un champ de recherche par défaut. Souvenez-vous que les paramètres affichés dans la propriété Contenu du champ varient.

    Utilisation d’une table ou d’une requête en tant que source de données d’un champ de recherche

    Le champ de recherche présenté ici utilise une requête pour extraire des données à partir d’une autre table. Un autre type de champ de recherche, appelé liste de valeurs, peut également apparaître ; ce type de champ utilise une liste de choix codée en dur. Cette figure illustre une liste de valeurs standard.

    Utilisation d’une liste de valeurs en tant que source de données d’un champ de recherche

    Par défaut, les listes de valeurs utilisent le type de données Texte.

    Le meilleur moyen de trouver des listes de recherche et de valeurs consiste à afficher l’onglet Recherche, puis à cliquer sur les entrées dans la colonne Type de données pour chaque champ de la table. Pour plus d’informations sur la création de champs de recherche et de listes de valeurs, voir les liens dans la section Voir aussi.

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Afficher les relations entre les tables

Remarque   Vous ne pouvez pas utiliser l’onglet d’objet Relations dans une base de données Web.

Pour afficher une représentation graphique des tables dans une base de données, des champs dans chaque table et des relations entre ces tables, utilisez l’onglet d’objet Relations. L’onglet d’objet Relations fournit une vue d’ensemble de la structure des tables et des relations d’une base de données (informations essentielles lorsque vous avez besoin de créer ou de modifier les relations entre les tables).

Remarque   Vous pouvez également utiliser l’onglet d’objet Relations pour ajouter, modifier ou supprimer des relations.

  • Ouvrez la base de données que vous souhaitez analyser.

  • Sous l’onglet Outils de base de données, dans le groupe Relations, cliquez sur Relations.

L’onglet d’objet Relations s’affiche et vous montre les relations entre toutes les tables dans la base de données ouverte.

Relation entre deux tables

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Voir comment les objets utilisent d’autres objets

Le volet Dépendances d’objet illustre comment les objets de base de données, tels que les tables, formulaires, requêtes et états, interagissent avec ou dépendent d’autres objets.

Vous pouvez utiliser l’onglet Dépendances d’objet pour éviter de supprimer accidentellement des sources d’enregistrements. Par exemple, supposez que vous avez une requête Commandes trimestrielles dans une base de données Ventes et que vous n’en avez plus besoin. Avant de supprimer la requête, vous devez déterminer si d’autres objets de la base de données, tels que des formulaires ou des états, l’utilisent comme source de données. Vous pouvez ensuite modifier les objets dépendants afin de supprimer les références à la requête, ou supprimer les objets dépendants en même temps que la requête. L’affichage d’une liste complète des objets dépendants peut vous aider à gagner du temps, car cela vous évite d’avoir à vérifier manuellement les propriétés des objets, et à minimiser les erreurs en identifiant des détails qu’un audit manuel risquerait d’ignorer.

Lorsque vous souhaitez modifier la structure d’un objet de base de données, le volet Dépendances d’objet peut également être utile en vous montrant comment d’autres objets seront affectés par la modification de la structure. Vous devez utiliser le volet Dépendances d’objet pour vous aider à planifier les modifications de structure majeures.

Utiliser le volet Dépendances d’objet

  1. Ouvrez la base de données que vous souhaitez examiner.

  2. Dans le volet de navigation, sélectionnez ou ouvrez une table, un formulaire, un état ou une requête.

  3. Sous l’onglet Outils de base de données, dans le groupe Relations, cliquez sur Dépendances d’objet.

  4. Si vous y êtes invité, cliquez sur OK pour mettre à jour les informations de dépendance.

    Remarque   La mise à jour des informations de dépendance peut prendre un certain temps.

    Le volet Dépendances d’objet s’affiche.

    Le volet Dépendances d’objet

  5. Pour afficher une liste des objets qui utilisent l’objet que vous avez sélectionné à l’étape 2, cliquez sur Objets qui dépendent de moi en haut du volet. Pour afficher une liste des objets utilisés par l’objet sélectionné, cliquez sur Objets dont je dépends.

  6. Pour afficher les informations de dépendance pour un objet, cliquez sur l’icône de développement (+) en regard de cet objet. Access affiche jusqu’à quatre niveaux de dépendance pour un objet.

Prenez en compte les éléments suivants lors de l’utilisation du volet Dépendances d’objet :

  • Les informations de dépendance ne sont disponibles que si vous disposez des autorisations nécessaires pour ouvrir un objet en mode Création.

  • Le volet n’affiche pas d’informations pour les macros et modules de code.

  • Le volet fonctionne uniquement pour les tables, formulaires, états et requêtes, sauf pour les types de requêtes suivants :

    • Requêtes Action — requêtes qui insèrent, mettent à jour ou suppriment des données

    • Requêtes spécifiques à SQL, y compris les requêtes Union, les requêtes Définition des données et les requêtes directes

    • Sous-requêtes

      Lorsqu’Access rencontre des requêtes imbriquées, les informations de dépendance sont générées uniquement pour la requête la plus externe. Cette règle s’applique également aux tables et requêtes sources de la sous-feuille de données d’une requête et aux champs de recherche.

  • Accès génère les informations de dépendance en recherchant les mappages de noms gérés par la fonctionnalité de correction automatique — une fonctionnalité qui corrige automatiquement les erreurs courantes qui se produisent suite à l’affectation d’un nouveau nom à un formulaire, un état, une table, une requête, un champ, ou un contrôle sur un formulaire ou un état. Si le suivi des informations de correction automatique de nom est désactivé, vous est invité à l’activer avant de pouvoir afficher les informations de dépendance.

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S’applique à : Access 2013, Access 2010, Access 2016 Developer



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