Gérer les réunions

Planifier une réunion en ligne

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Envoyez une demande de réunion pour fixer une heure de réunion avec d’autres personnes.

Planifier une réunion Skype Entreprise dans Outlook
  1. Sélectionnez Calendrier Calendrier .

  2. Sélectionnez Accueil > Nouvelle réunion Skype Nouvelle réunion Skype .

  3. Dans  À, tapez le nom ou les adresses de messagerie des personnes à inviter.

  4. Dans Objet, tapez l’objet de la réunion.

  5. Dans Emplacement, tapez un lieu de réunion.

  6. Sélectionnez Heure de début et Heure de fin.

  7. Dans le corps du message, tapez l’ordre du jour au-dessus de la ligne.

    Remarque : Ne modifiez pas les informations sous la ligne.

  8. Sélectionnez Assistant Planification pour vérifier la disponibilité, puis sélectionnez une date et heure convenant à tout le monde.

    Remarque : Si les personnes que vous invitez se trouvent dans des fuseaux horaires différents, Skype Entreprise ajuste automatiquement l’heure en fonction des paramètres régionaux de chacun.

  9. Sous l’onglet Accueil, sélectionnez Rendez-vous pour revenir à l’invitation à la réunion.

  10. Pour joindre un fichier, sélectionnez Insertion > Joindre un fichier Joindre un fichier , puis sélectionnez le fichier que à inclure.

  11. Pour consulter les options de la réunion, sélectionnez l’onglet Réunion, puis Options de la réunion.

    Remarque : Si la réunion aura de nombreux participants, ou si vous prévoyez d’échanger des informations confidentielles, il est recommandé de définir des restrictions relatives aux personnes autorisées à participer et à ce que celles-ci peuvent faire.

  12. Sélectionnez Nouvel espace de réunion (je contrôle les autorisations), définissez les restrictions souhaitées, puis sélectionnez OK.

  13. Sélectionnez Envoyer.

Conférence maintenant sur Skype Entreprise
  1. Ouvrez Skype Entreprise.

  2. Sélectionnez Réunions Conférence maintenant .

  3. Sélectionnez Conférence maintenant.

  4. Sélectionnez la case d’option Utiliser Skype Entreprise (expérience audio et vidéo complète), puis OK.

  5. Sélectionnez Inviter plus de personnes Ajouter des contacts , puis sélectionnez les personnes avec lesquelles vous voulez converser.

  6. Sélectionnez OK.

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Organiser une réunion Skype Entreprise dans Outlook

Réellement, la plupart du temps, quand on fait une réunion, on la planifie en amont.

Et on la planifie par l'intermédiaire de quel logiciel ?

Généralement, ce qui nous permet de planifier des réunions c'est nos agendas d' "Outlook".

Ce qui m'intéresse là, c'est de venir sur la partie "Agenda" et sur cette partie "Agenda", je voudrais démarrer une "Nouvelle réunion" mais pas une nouvelle réunion classique telle qu'on a l'habitude de les concevoir une "Nouvelle réunion Skype".

Donc c'est ce que je vais venir faire ici.

Je vais dire voilà, cette réunion, c'est pour aujourd'hui.

Je vais définir l'heure, tant qu'à faire, on va faire une réunion....

...

de 09h30 à 10h30.

Et puis je n'ai plus qu'à venir chercher, comme une réunion classique, mes participants, mes invités, donc je vais inviter Nathalie Roussel, je vais inviter Laurent Valente et vous pouvez constater immédiatement que vous avez également ici les informations de "Indicateur de présence".

"L'objet", ça va être "Suivi de comptes".

Et puis j'aurais pu évidemment rajouter dedans toutes les informations que l'on peut rajouter sur une réunion classique donc insérer un fichier, rajouter peut-être une catégorie avec une importance haute, etc...

Passez également sur la partie "Assistant planification" ne serait-ce que pour vérifier si, au moment où j'ai décidé de mettre en place cette réunion, tout le monde est disponible, alors attention "tout le monde" dans la mesure où ce sont des personnes en interne donc je peux vérifier leur disponibilité.

Nathalie Roussel étant, je vous le rappelle, un contact extérieur, je n'ai pas accès à sa disponibilité.

Je reviens ici sur l'onglet "Rendez-vous".

Et puis maintenant je vais expliquer ce que vous avez dans le corps, en fin de compte, de ce message.

Vous allez bien évidemment envoyer ce message comme invitation aux participants.

Ces participants, quand ça va être le moment, vont recevoir leurs rappels et ils n'auront plus qu'à venir cliquer sur cet élément, sur ce lien pour automatiquement démarrer la réunion "Skype Entreprise".

Alors démarrer la réunion "Skype Entreprise" de différentes façons parce que ça va dépendre de leurs rôles et ce rôle je vais vous l'expliquer dans ce qui s'appelle les "Options de la réunion", à savoir que je vais pouvoir dire : cette réunion, est-ce que je vais faire des restrictions ?

C'est-à-dire quelles sont les "personnes qui ne doivent pas attendre dans la salle d'attente".

On va parler de "salle d'attente" parce que je vais pouvoir définir ici qui est le garant de la réunion, qui est le "présentateur".

Je peux dire que ce sont "toutes les personnes de ma société", je peux dire également que ce sont les "Personnes que je choisis" et dans ce cas là je vais "choisir" ici un "présentateur", et puis je peux dire : c'est "moi, en tant qu'organisateur" qui suis le seul présentateur.

Alors rappelez-vous lorsqu'on a utilisé la fonctionnalité qui s'appelle "Conférencer maintenant", automatiquement il me mettait mes collègues en tant que présentateurs et puis j'ai pu, par la suite, changer leurs rôles.

Là, je peux le définir en amont.

Du coup ce qui fait que si, moi, je n'ai pas démarré la réunion, qui suis l'organisateur, toutes ces personnes iront se mettre dans la salle d'attente.

Je peux définir également les options supplémentaires que l'on avait vues ensemble, c'est-à-dire définir que je ne veux pas la partie "messagerie instantanée" durant la réunion, "désactiver le son" ou "bloquer la vidéo".

Tous ces paramètres, je peux les valider une fois mais je peux également lui demander de mémoriser ces paramètres pour, lors de la prochaine réunion, ne pas être obligée de venir les modifier à nouveau.

Voilà qui est fait.

Il ne me reste plus maintenant qu'à faire ici "Envoyer l'invitation", classique, via mail et, une fois que les participants auront répondu, voir le suivi et démarrer cette réunion.

Donc je vais aller voir ce qui se passe côté Nathalie Roussel et Laurent Valente.

Je viens d'avoir les retours de Laurent Valente et de Nathalie Roussel qui ont acceptés tout les deux.

Repassons donc voir maintenant dans "l'Agenda" si je redéveloppe cette réunion, je vois bien ici les deux participants qui ont accepté et puis, j'aurais pu également aller voir ce qu'on appelle "l'état du suivi" et je vois bien que tout le monde est ok, ce qui veut dire que, maintenant, je n'ai plus qu'à venir démarrer cette réunion.

Donc j'aurais pu venir le chercher par l'intermédiaire du "Rappel" ou cliquer directement ici.

Ma réunion est en train de commencer.

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