Configurer une bibliothèque de manière à ce qu’elle exige l’extraction des fichiers

Configurer une bibliothèque de manière à ce qu’elle exige l’extraction des fichiers

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Un moyen de contrôler la collaboration sur des documents est afin d’exiger l’extraction des fichiers, particulièrement quand plusieurs utilisateurs ont accès à la bibliothèque. Si une extraction bibliothèque est requise, d’autres personnes ne peuvent pas la remplacer. Toutefois, vous risquez d’empêcher d’autres personnes d’afficher les dernières modifications ou apporter des modifications eux-mêmes. Si d’autres utilisateurs doivent travailler sur le document, il est important que les fichiers sont archivés dans rapidement.

Remarque :  Ne configurez pas votre bibliothèque de manière à ce qu’elle exige l’extraction si des personnes envisagent de collaborer à la création de documents dans la bibliothèque. Plusieurs personnes ne peuvent pas travailler simultanément sur des documents lorsque l’exigence d’extraction est activée.

Exiger l’extraction des fichiers pour l’édition

Remarque : Seules les personnes disposant des autorisations Contrôle total ou de création peuvent configurer des bibliothèques de manière à ce qu’elles exigent l’extraction des fichiers.

  1. Accédez à la bibliothèque que vous envisagez d’utiliser.

  2. Cliquez sur de paramètres Paramètres : mettre à jour votre profil, installer le logiciel et le connecter au cloud , groupes de paramètres de la bibliothèque.

    Si vous ne voyez pas ces éléments de menu, cliquez sur bibliothèque dans le ruban, puis cliquez sur

    Paramètres de la bibliothèque dans le groupe Paramètres.

  3. Dans la page Paramètres, sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres de contrôle de version.

  4. Dans la section Exiger l’extraction, sous Exiger l’extraction avant de pouvoir modifier des documents ?, cliquez sur Oui.

  5. Cliquez sur OK pour enregistrer vos paramètres et revenir à la page Paramètres de la bibliothèque.

Si vous procédez comme suit...

Conséquence

Créer ou ajouter un fichier à une bibliothèque

Le fichier est initialement extrait pour vous. Vous devez l’archiver dans la bibliothèque afin que d’autres personnes puissent le voir et l’utiliser.

Ouvrir un fichier en vue de le modifier

Le fichier est automatiquement extrait pour vous lorsque vous cliquez sur Modifier. Une boîte de message vous avertit que vous êtes sur le point d’extraire le fichier et vous offre la possibilité de le modifier dans votre dossier Brouillons local.

Après l’extraction, l’icône du fichier est traité avec une flèche verte en pointant vers le bas, indiquant que le fichier est maintenant récupéré. Personne d’autre ne peut modifier le fichier, et personne d’autre ne peut voir vos modifications, alors que vous avez extrait.

Apporter des modifications aux informations relatives aux fichiers (propriétés)

Si le fichier n’est pas déjà extrait pour vous, vous devez l’extraire afin de pouvoir apporter des modifications à ses propriétés, telles que ses titre, nom d’auteur, échéance, statistiques, etc. Les modifications que vous apportez ne prendront effet qu’une fois que vous aurez archivé le fichier.

Essayer d’ouvrir un fichier extrait pour quelqu’un d’autre

Les options Extraire et Archiver ne sont pas disponibles. Vous ne pouvez pas extraire un fichier déjà extrait pour quelqu’un d’autre. Si vous essayez d’effectuer cette opération, un message vous indique que le fichier est extrait par quelqu’un d’autre.

Vous pouvez, toutefois, déterminer quelle est la personne qui détient le fichier en pointant sur l’icône de celui-ci. Le nom de la personne qui l’a extrait apparaît dans une info-bulle. Vous pouvez contacter cette personne pour lui demander d’archiver le fichier si vous en avez besoin rapidement.

Archiver le fichier

Vous êtes invité à entrer un commentaire sur les modifications que vous avez apportées. Si le suivi des versions est activé dans votre bibliothèque, votre commentaire est intégré à l’historique des versions. Si le suivi porte à la fois sur les versions principales et les versions secondaires, vous êtes invité à choisir le type de version que vous archivez. Vous trouverez davantage d’informations sur le contrôle de version dans la section Voir aussi de cet article.

Conserver le fichier extrait pendant une longue période

Personne d’autre ne peut voir vos modifications ou modifier le fichier tant qu’il est extrait pour vous. Cela est utile le temps que vous procédiez à vos modifications, mais les autres personnes risquent de se voir dans l’impossibilité d’effectuer les tâches qui leur sont affectées. Pour des raisons pratiques et de bonne conduite, il est conseillé d’archiver le fichier aussi rapidement que possible une fois que vous l’avez extrait. Dans certaines circonstances, un administrateur peut être amené à imposer l’archivage du fichier.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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