Configurer les fonctionnalités d'une stratégie de gestion des informations

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Les administrateurs de site peuvent accéder à tout ou partie des fonctionnalités suivantes, selon les fonctionnalités de gestion des informations que vous avez activées dans Administration centrale. Des fonctionnalités personnalisées peuvent également avoir été créées spécifiquement pour votre organisation.

Que voulez-vous faire ?

Ouvrez la page Modifier la stratégie

En savoir plus sur la fonctionnalité de stratégie d’étiquette

Ajouter des étiquettes à une stratégie

Ajouter une stratégie d’audit des événements

Ajouter des codes-barres à une stratégie

Ajouter des fonctionnalités de rétention et d’expiration élément à une stratégie

Ouvrir la page Modifier une stratégie

Vous pouvez accéder à la page Modifier la stratégie à partir d’une stratégie de collection de sites ou d’une stratégie qui a été ajoutée à un type de contenu de site.

Ouvrez la page Modifier une stratégie pour une stratégie de collection de sites

  1. Dans la page d'accueil de la collection de sites, cliquez sur Actions du site, pointez sur Paramètres du site, puis cliquez sur Modifier tous les paramètres du site.

  2. Dans la page Paramètres du Site, dans la section Administration de Collection de sites, cliquez sur stratégies de collections de Site.

  3. Sélectionnez la stratégie dont vous souhaitez configurer les fonctionnalités.

Ouvrez la page Modifier une stratégie pour une stratégie de type de contenu

  1. Dans la page d'accueil de la collection de sites, cliquez sur Actions du site, pointez sur Paramètres du site, puis cliquez sur Modifier tous les paramètres du site.

  2. Dans la page Paramètres du Site, dans la section galeries, cliquez sur types de contenu de Site.

  3. Sélectionnez le type de contenu auquel la stratégie a été associée, puis cliquez sur Paramètres de la stratégie de gestion des informations .

  4. Cliquez sur définir une stratégie pour ouvrir la page Modifier une stratégie pour le type de contenu.

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En savoir plus sur la fonctionnalité de stratégie d'étiquette

La fonctionnalité de stratégie d'étiquette permet aux administrateurs de site de créer des étiquettes uniformes pour les documents Microsoft Office System 2007. Les étiquettes permettent de garantir que les informations relatives aux propriétés des documents sont jointes à un document lors de son impression. Les propriétés d'élément stockées dans des colonnes, telles que le nom de fichier, l'auteur, la date de création, l'état, le nom du projet et les informations de planification, peuvent être intégrées à une étiquette.

Par défaut, les étiquettes sont affichées dans l’en-tête du document. Toutefois, les utilisateurs finaux peuvent insérer une étiquette n’importe où dans le document à l’aide de l’onglet Insertion dans Office version 2007 programmes, tels que Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 et Microsoft Office PowerPoint 2007. Étiquettes sont appliquées à tous les documents auxquels la stratégie est appliquée.

Les administrateurs de stratégie peuvent déterminer les attributs d'étiquette suivants :

  • Les informations à inclure dans l’étiquette, telles que les métadonnées définis dans les colonnes d’élément ainsi que le texte codé en dur et mise en forme de caractères. Les étiquettes peuvent contenir jusqu'à 10 références de colonnes, chacun d'entre eux peut contenir jusqu'à 255 caractères.

  • Le format de l'étiquette, notamment sa hauteur et largeur globales, le style, la police et la taille du texte, les sauts de ligne et les onglets. Par défaut, la hauteur de l'étiquette est d'un pouce, mais sa hauteur peut être comprise entre 0,25 et 20 pouces. Le texte de l'étiquette est toujours centré verticalement dans l'image de l'étiquette.

  • Les logiciels Office version 2007 demandent aux utilisateurs d'insérer une étiquette avant d'enregistrer ou d'imprimer un document, ou l'étiquette peut être ajoutée manuellement à la discrétion de l'utilisateur final. Les utilisateurs peuvent également supprimer une étiquette d'un document si nécessaire.

  • Le verrouillage ou non du contenu de l'étiquette. Le contenu peut être verrouillé lors de son ajout dans un document, ou mis à jour à mesure que les informations de la colonne changent. Les étiquettes sont verrouillées uniquement lorsque toutes les métadonnées requises sont présentes sur l'étiquette.

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Ajouter des étiquettes à une stratégie

  1. Ouvrez la page Modifier une stratégie pour la stratégie auquel vous voulez ajouter des étiquettes.

  2. Dans la page Modifier la stratégie, dans la section étiquettes, cliquez sur Activer les étiquettes.

  3. Pour veiller à ce qu'une étiquette soit toujours ajoutée à un document, activez la case à cocher Inviter les utilisateurs à insérer une étiquette avant l'enregistrement ou l'impression.

    Remarque : Tous les paramètres s'appliquent à l'étiquette entière. Vous devrez peut-être ajuster la mise en forme du texte ou la taille de l'étiquette pour que le texte s'affiche correctement.

    Désactivez cette case à cocher si la stratégie d'étiquette est facultative et que vous souhaitez que les utilisateurs finaux insèrent manuellement une étiquette dans leurs documents.

  4. Pour verrouiller une étiquette de sorte qu'elle ne puisse pas être modifiée même si les informations changent dans la colonne, activez la case à cocher Empêcher la modification d'étiquettes après les avoir ajoutées.

    Si vous souhaitez que l'étiquette change à mesure que les informations des paramètres de colonne changent, désactivez cette case à cocher.

  5. Dans la zone Format d'étiquette, tapez le texte de l'étiquette tel que vous souhaitez qu'il s'affiche.

    • Tapez le nom des colonnes que vous souhaitez afficher dans l'ordre dans lequel vous voulez qu'elles apparaissent dans l'étiquette. Placez les noms de colonne entre accolades ({ }) comme sur la page.

    • Si vous le souhaitez, vous pouvez taper un identificateur de colonne en dehors des accolades, comme illustré dans l'exemple de la page.

    • Pour ajouter un saut de ligne dans une étiquette, tapez \n, dans la zone d'étiquette, à l'endroit où vous souhaitez que le saut de ligne apparaisse.

    • Pour ajouter un onglet, tapez \t dans le champ d'étiquette où vous souhaitez que le texte apparaisse en retrait.

  6. Dans la section Apparence, sélectionnez la mise en forme de texte pour l'étiquette. Veillez à utiliser une police et un style présents sur les ordinateurs des utilisateurs finaux. La taille de la police affecte également la quantité de texte pouvant être affichée sur l'étiquette.

  7. Dans la section Taille de l'étiquette, tapez la hauteur et la largeur de l'étiquette, qui doivent toutes deux être comprises entre 0,25 et 20 pouces. Le texte de l'étiquette est toujours centré verticalement dans l'image de l'étiquette.

  8. Cliquez sur Actualiser pour prévisualiser le contenu de l'étiquette.

    Veillez à ce que votre texte s'insère dans la hauteur et la largeur spécifiées. Le texte qui dépasse la largeur de l'étiquette n'est pas affiché.

    Remarque : Les valeurs de colonne véritables ne seront pas affichées dans l'aperçu.

  9. Cliquez sur OK pour appliquer la fonctionnalité d'étiquette à la stratégie.

Résolution des problèmes liés aux étiquettes

Pour veiller à ce que les étiquettes s'impriment correctement :

  • Toutes les colonnes qui figurent dans la liste des formats d'étiquette existent dans la bibliothèque de documents.

  • Le contenu de l'étiquette n'est pas plus long que la longueur de l'étiquette.

  • La mise en forme du texte (le style de police, par exemple) est valide. Si les paramètres de mise en forme ne sont pas valides ou font référence à des polices qui n'existent pas sur le système client, une étiquette est créée avec les valeurs de mise en forme par défaut.

Si certaines des valeurs de métadonnée actuellement requises pour l'étiquette ne sont pas encore remplies, une notification s'affiche pour signaler aux utilisateurs que certaines des métadonnées requises pour l'étiquette sont manquantes. Les utilisateurs peuvent accéder au Panneau Propriétés pour renseigner les métadonnées manquantes. Le Panneau Propriétés présentera uniquement les propriétés requises pour l'étiquette.

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Ajouter l'audit d'événement à une stratégie

La fonctionnalité d'audit de la stratégie de collection de sites permet aux sociétés de créer et d'analyser des traces d'audit pour leurs documents aussi bien que pour des listes qui ne sont pas des documents telles que des listes des tâches, des listes de problèmes, des groupes de discussion et des calendriers. La fonctionnalité fournit un journal d'audit qui consigne des événements tels que le moment où le contenu est affiché modifié, publié et ainsi de suite. Lorsque l'audit est activé dans une stratégie, les administrateurs de stratégie peuvent consulter les données auditées dans des rapports d'utilisation au format Excel, qui résument l'utilisation actuelle de la stratégie. Vous pouvez passer chaque rapport en revue afin de savoir comment les informations sont utilisées au sein de l'organisation. Les rapports d'audit peuvent aider les organisations à vérifier et documenter le respect des réglementations ou à enquêter sur les problèmes potentiels.

Le journal d'audit consigne les informations suivantes :

  • Nom de l'événement.

  • Date et heure de l'événement.

  • Nom système de l'utilisateur effectuant l'action.

  • Ouvrez la page Modifier une stratégie pour la stratégie à laquelle vous souhaitez ajouter l’audit.

  • Dans la page Modifier la stratégie, dans la section audit, activez la case à cocher Activer l’audit, puis les cases à cocher en regard des événements que vous voulez conserver une trace d’audit.

  • Cliquez sur OK pour appliquer la fonctionnalité d'audit à la stratégie.

Lorsque l’audit est activé, les événements liés aux éléments couverts par cette stratégie apparaît dans le journal. Pour afficher l’audit journaux, dans la page Paramètres du Site, cliquez sur les rapports du journal d’Audit et sélectionnez le rapport que vous avez configuré.

Remarque : L'audit indique à quel moment un élément a été changé, mais aucun détail sur ce qui a été changé. Il ne s'agit donc pas d'un outil de contrôle de version ou de sauvegarde.

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Ajouter des codes-barres à une stratégie

Les codes-barres sont particulièrement utiles pour gérer les enregistrements physiques car ils permettent de suivre les éléments non numériques, tels que les documents imprimés, et les éléments physiques, tels que les produits, prototypes et matériels informatiques. Contrairement aux étiquettes, les codes-barres n'affichent pas d'informations sur l'élément, ce qui signifie que les informations sensibles peuvent être stockées en ligne de manière sécurisée, et associées aux éléments matériels ou physiques sans qu'elles soient divulguées.

Lorsque les codes-barres sont activés dans le cadre d’une stratégie, ils sont ajoutés aux propriétés de document et affichées dans la zone d’en-tête du document auquel est appliqué le code-barres. Comme les étiquettes, les codes-barres peuvent également être supprimés manuellement à partir d’un document.

Vous pouvez spécifier si les utilisateurs doivent être invités à inclure le code-barres lors de l'impression ou de l'enregistrement d'un élément ou si le code-barres doit être inséré manuellement à l'aide du menu Insertion dans les applications Office version 2007.

La stratégie de code-barres génère des codes-barres Code 39. Chaque image de code-barres inclut sous le symbole du code-barres un texte qui représente la valeur du code-barres. Cela permet aux données du code-barres de pouvoir être utilisées même en l'absence de matériel de numérisation. Les utilisateurs peuvent taper manuellement le numéro du code-barres dans la zone de recherche Microsoft Office SharePoint Server 2007 pour localiser l'élément en ligne.

  1. Dans la page Modifier la stratégie, dans la section codes-barres, activez la case à cocher Activer les codes-barres.

  2. Pour inviter les utilisateurs à insérer ces codes-barres dans les documents, activez la case à cocher Inviter les utilisateurs à insérer un code-barres avant l’enregistrement ou l’impression.

  3. Cliquez sur OK pour appliquer la fonctionnalité de code-barres à la stratégie.

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Ajouter les fonctionnalités de rétention et d'expiration d'élément à une stratégie

Une fois activée, la stratégie d'expiration recherche dans la collection de sites les éléments qui ont dépassé la période de rétention. Ce qu'il advient ensuite de ces éléments dépend de la manière avec laquelle votre système a été configuré pour traiter les éléments qui dépassent leur période de rétention. Par exemple, les éléments peuvent être placés dans la Corbeille, un flux d'expiration peut être démarré ou un processus personnalisé peut être exécuté.

La stratégie d'expiration est activée par la définition d'une période de rétention et d'une action d'expiration.

  1. Ouvrez la page Modifier une stratégie pour la stratégie vers laquelle vous souhaitez définir la rétention et expiration.

  2. Dans la page Modifier la stratégie, activez la case à cocher Activer l’Expiration pour établir comment supprimer le contenu géré par cette stratégie.

  3. Sélectionnez une option de période de rétention afin de spécifier la date d'expiration des documents. Cela peut également être exprimé dans un flux de travail distinct ou une formule de rétention personnalisée.

    • Pour définir la date d’expiration basée sur une propriété de date, cliquez sur une période de temps en fonction de propriétés de l’élément, puis l’action et la période de temps (jours, mois ou années). Tapez un nombre dans la zone entre les listes pour définir la période de temps.

      Remarques : 

      • Lorsque vous créez une stratégie comme faisant partie d'un type de contenu, vous pouvez sélectionner n'importe quelle propriété de date définie dans ce type de contenu afin de l'utiliser comme valeur d'expiration.

      • Ces options sont disponibles uniquement si vous créez une stratégie de collection de sites.

    • Pour utiliser un flux de travail ou une formule de rétention personnalisée pour déterminer l'expiration, cliquez sur Définir par programme.

  4. Définissez quelles actions doivent se produire à l'expiration du document.

    • Pour activer une action prédéfinie (telle que la suppression), cliquez sur Effectuer cette action, puis sélectionnez une action dans la liste.

    • Pour démarrer un flux de travail d'expiration, cliquez sur Démarrer le flux de travail , puis sélectionnez le nom de flux de travail.

      Remarque : Cette fonctionnalité est disponible uniquement si vous définissez une stratégie pour un type de contenu auquel est déjà associé un flux de travail.

  5. Cliquez sur OK pour appliquer la fonctionnalité d'expiration à la stratégie.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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