Configurer le stockage et le partage des fichiers dans Office 365

Contributeurs : Tom Werner Diane Faigel
Dernière mise à jour : 21 août 2017

Pour configurer le stockage et le partage des fichiers pour votre entreprise, il est recommandé d’utiliser OneDrive Entreprise et un site d’équipe Office 365 conjointement. Cette configuration est idéale si vous avez une petite entreprise ne comptant que quelques employés.

Office 365 offre un site d’équipe de base qui vous permet de commencer. Vous pouvez commencer immédiatement à stocker des fichiers dans OneDrive Entreprise et à collaborer sur des fichiers dans votre site d’équipe.

Où stocker des documents dans Office 365 ?

  • OneDrive Entreprise est conçu pour un usage individuel et le partage occasionnel de fichiers. OneDrive Entreprise est idéal pour stocker vos fichiers.

  • Un site d’équipe Office 365 est conçu pour partager des fichiers et collaborer dessus régulièrement. Ce type de support est idéal pour stocker des fichiers dont la propriété est partagée (plusieurs personnes ou les membres d’une équipe possèdent les fichiers et peuvent collaborer dessus).

Tant OneDrive Entreprise que les sites d’équipe vous offrent ainsi qu’à vos employés un accès en tout lieu.

Diagramme illustrant l’utilisation de deux types d’espaces de stockage : OneDrive ou sites d’équipe

Voici quelques recommandations relatives aux éléments que vous pouvez stocker dans les divers emplacements lorsque vous utilisez à la fois OneDrive Entreprise et des sites d’équipe Office 365:

Emplacement de stockage

Objet

Éléments à stocker ici

OneDrive Entreprise

Le stockage de contenu sur OneDrive Entreprise est similaire au stockage de fichiers sur votre ordinateur. Nul autre que vous ne peut y accéder aisément.

Il convient au stockage des fichiers professionnels sur lesquels vous travaillez seul.

Fichiers professionnels n’impliquant pas la collaboration des autres membres de votre équipe ou ne nécessitant pas leur accès régulier.

Site d‘équipe Office 365

Un site d’équipe Office 365 est semblable à un site web. Il est privé par défaut : seules les personnes auxquelles vous avez octroyé des autorisations peuvent y accéder.

Il est recommandé d’utiliser cet emplacement pour partage des fichiers et collaborer dessus.

Documents partagés auxquels tous les employés peuvent accéder et sur lesquels ils peuvent collaborer. Par exemple, vous pouvez collaborer sur une présentation PowerPoint, stocker des plans d’équipe mis à jour par tout le monde ou publier l’ordre du jour des réunions.

Sous-site d’équipe Office 365

Un sous-site d’équipe Office 365 est une section distincte de votre site d’équipe dotée d’une apparence unique ou d’autorisations d’accès spéciales.

Il est recommandé d’utiliser cet emplacement pour partager des fichiers et collaborer dessus avec des clients ou des partenaires extérieurs à votre entreprise.

Il est également recommandé pour le stockage des fichiers qui doivent rester privés et que vous ne voulez pas mettre à disposition des autres membres de l’entreprise ayant accès au site d’équipe. Vous pouvez configurer un sous-site de telle sorte que vous soyez le seul à pouvoir y accéder (et si nécessaire, une ou deux autres personnes).

Découvrez comment créer un sous-site d’équipe.

Fichiers que vous voulez partager avec des personnes extérieures à votre entreprise.

Fichiers qui doivent rester privés et que vous ne voulez pas partager avec les autres membres de votre entreprise. Par exemple, vous pouvez stocker des informations personnelles et financières ici.

Collections de sites Office 365

Stockage et partage de fichiers, mais la collection de sites est totalement distincte de votre site d’équipe existant.

Une nouvelle collection de sites Office 365 a ses propres adresses et autorisations. Il peut être utilisé pour la collaboration interne ou externe.

Les grandes entreprises utilisent les collections de sites de la même façon que les petites entreprises utilisent les sous-sites. Les petites entreprises ayant des besoins avancés en matière de sécurité et de solides compétences techniques peuvent également créer une collection de sites.

Vous stockez les mêmes informations partagées dans une collection de sites que vous le feriez dans un site d’équipe et un sous-site.

Vidéo : migrer vos fichiers dans le cloud

Regardez cette vidéo pour apprendre rapidement à stocker vos documents dans le cloud. Passer directement aux étapes.

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Étapes : commencer à utiliser OneDrive Entreprise et votre site d’équipe pour le stockage de fichiers et la collaboration en ligne

Durée estimée de l’opération : 5-10 minutes

Chaque membre de votre entreprise disposant d’Office 365 a accès au stockage dans le cloud OneDrive Entreprise. Invitez-les à stocker leurs fichiers professionnels ici s’ils sont les seules personnes devant les utiliser. Par exemple, ils peuvent stocker une proposition de projet, leurs notes de réunion ou le script d’une démonstration qu’ils devront effectuer.

Il est également important d’inviter les employés à partager leur dossier OneDrive Entreprise avec vous et leurs collègues. En cas de maladie ou de départ des employés, il est parfois difficile d’accéder à leurs fichiers stockés sur OneDrive Entreprise. Lorsque les dossiers OneDrive Entreprise sont partagés, vous pouvez toujours accéder aux fichiers le cas échéant.

Pour accéder à son OneDrive Entreprise et partager son dossier, chaque membre de votre équipe doit procéder comme suit.

  1. Accédez à la page https://portal.office.com pour vous connecter.

  2. Entrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe, puis appuyez sur Se connecter.

  3. Sur la page d’accueil d’Office 365, sélectionnez OneDrive.

    Dans le lanceur d’applications, sélectionnez la vignette OneDrive.

  4. Dans OneDrive Entreprise, si vous avez déjà un dossier Partagé avec tout le monde, ouvrez-le. Les membres de l’équipe doivent y stocker leurs documents professionnels dans OneDrive Entreprise. Sélectionnez Partager, puis passez à l’étape suivante.

    Si vous ne disposez pas d’un tel dossier, sélectionnez Nouveau pour créer un dossier. Nommez-le Partagé avec tout le monde, puis sélectionnez Inviter des personnes. Si l’option Inviter des personnes n’apparaît pas, cliquez sur Créer, cliquez avec le bouton droit sur le nouveau dossier, puis cliquez sur Partager.

    Sélectionnez le dossier Partagé avec tout le monde dans OneDrive.

  5. Dans la boîte de dialogue Inviter des personnes, tapez les noms ou les adresses de courrier des membres de l’équipe qui ont accès au dossier. Vous pouvez inclure votre propre adresse de courrier pour recevoir une copie du courrier électronique qui sera envoyé aux personnes auxquelles vous accordez l’accès.

    Boîte de dialogue qui permet de répertorier les adresses de courrier des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager votre dossier OneDrive Entreprise.

  6. Sélectionnez un paramètre d’autorisation pour le dossier (Peut modifier ou Peut afficher).

  7. Tapez un message à inclure dans un message électronique envoyé aux personnes que vous invitez de façon à les informer que le message électronique inclut un lien vers vos fichiers professionnels partagés. Sélectionnez Créer. Le message électronique est envoyé immédiatement aux personnes que vous invitez.

    Voici ce à quoi ressemble le courrier électronique au moment de son envoi. Il inclut un lien vers votre dossier Partagé avec tout le monde pour permettre aux destinataires du courrier électronique d’accéder au dossier.

    Ouvrez le message et cliquez sur Ouvrir le site web.

Durée estimée de l’opération : 5-10 minutes

Office 365 inclut un site d’équipe de base incluant certaines fonctionnalités pour vous aider à démarrer. Seuls les membres de votre entreprise peuvent accéder à ce site web interne.

Pour accéder à votre site d’équipe, procédez comme suit :

  1. Tandis que vous êtes connecté à Office 365, dans le coin supérieur gauche de la page, sélectionnez le lanceur d’applications Icône du lanceur d’applications Office 365 , puis Sites.

    Dans le coin supérieur droit de la page, sélectionnez le lanceur d’applications, puis sélectionnez Sites.

  2. Sur la page Sites, sélectionnez Site d’équipe.

    Pour accéder à vos sites d’équipe, cliquez sur Sites, puis sur Sites d’équipe.

La page d’accueil du site web interne de votre équipe apparaît avec le titre par défaut Site d’équipe de <nom de votre entreprise>. Cette page d’accueil inclut les éléments suivants :

  • vignettes permettant d’accéder aux fonctionnalités qui vous aident à commencer la personnalisation de votre site d’équipe ;

  • liens sur le côté gauche pour accéder aux autres parties de votre site d’équipe ;

  • bibliothèque de documents pour le stockage et le partage des fichiers avec votre équipe.

La page initiale Sites d’équipe inclut des vignettes pour les fonctionnalités couramment utilisées pour la personnalisation de votre site.

Durée estimée de l’opération : 20-30 minutes pour vos premiers fichiers

Pour commencer à stocker et partager des fichiers rapidement, votre site d’équipe inclut un emplacement de stockage des fichiers. Il s’agit de la Bibliothèque de documents.

Voici comment procéder :

  1. Sur la page d’accueil de votre site d’équipe, sélectionnez Documents dans le menu de navigation à gauche. Vous accédez à votre Bibliothèque de documents.

    Sélectionnez la bibliothèque de documents dans le menu de gauche

  2. Tandis que êtes connecté à Office 365, ouvrez l’Explorateur de fichiers à partir de votre barre d’accueil ou d’un autre emplacement.

    Ouvrez l’Explorateur de fichiers à partir de la barre d’accueil ou un autre emplacement

  3. Accédez aux fichiers que vous voulez télécharger sur votre site d’équipe.

    Cliquez sur Parcourir pour accéder au fichier sur votre ordinateur à charger sur votre site d’équipe.

  4. Sélectionnez les fichiers que vous voulez charger sur votre site d’équipe, puis faites-les glisser vers la bibliothèque de documents.

    Exemple d’un fichier chargé dans la bibliothèque de documents sur votre site web d’équipe.

    Lorsque vous avez terminé, les fichiers sont stockés dans votre site d’équipe et sur votre ordinateur.

    Image de la bibliothèque de documents après le téléchargement de fichiers dedans

    Vous pouvez supprimer les fichiers de votre ordinateur. Dans l’étape suivante (étape 4 : synchroniser les fichiers en ligne avec votre ordinateur de bureau), vous allez créer un emplacement pour ces fichiers sur votre ordinateur.

    Si vous avez un grand nombre de fichiers ou des fichiers volumineux à charger sur votre site d’équipe, lisez les conseils de la rubrique Téléchargement de fichiers volumineux ou de nombreux fichiers dans une bibliothèque.

    Si vous avez besoin d’espace de stockage supplémentaire, voir Changer d’espace de stockage pour votre abonnement.

Durée estimée de l’opération : 20-30 minutes pour vos premiers fichiers

À présent que vos fichiers se trouvent sur votre site d’équipe, vous pouvez configurer leur synchronisation avec votre PC ou Mac. Vous pourrez ainsi utiliser vos fichiers directement sur votre PC ou Mac sans devoir utiliser Internet Explorer, Chrome ou un autre navigateur. Il est également utile de disposer d’une version de vos fichiers synchronisée sur votre ordinateur au cas où vous devriez accéder à un fichier alors que vous n’êtes pas connecté à Internet.

Dès lors que vous avez configuré les fichiers à synchroniser avec votre ordinateur, ceux-ci sont synchronisés automatiquement toutes les 10 minutes lorsque vous êtes connecté à Internet.

Pour synchroniser des fichiers sur votre site d’équipe avec votre ordinateur de bureau, procédez comme suit :

  1. Sur la page d’accueil de votre site d’équipe, sélectionnez Documents dans le menu de navigation à gauche. Vous ne pouvez pas configurer la synchronisation à partir de la page d’accueil. Vous devez ouvrir la bibliothèque dans le menu de navigation.

    Conseil : Lors de la synchronisation des fichiers sur votre site d’équipe, vous synchronisez chaque bibliothèque de documents sur le site, et non l’intégralité du site.

    Sélectionnez la bibliothèque de documents dans le menu de gauche

  2. Dans la bibliothèque de documents, sélectionnez Synchroniser. Vous pouvez également sélectionner les fichiers individuels que vous voulez synchroniser.

    Sélectionnez le fichier, puis l’option Synchroniser.
  3. Dans la boîte de dialogue OneDrive Entreprise, sélectionnez Synchroniser maintenant (le processus OneDrive Entreprise effectue la synchronisation).

    Sélectionnez le bouton Synchroniser maintenant pour démarrer la synchronisation des fichiers entre votre site d’équipe et votre ordinateur de bureau.
  4. Si une invite de sécurité apparaît ensuite, sélectionnez Autoriser. Si vous êtes invité à entrer vos informations d’identification Office 365, entrez votre ID d’utilisateur Office 365, puis votre mot de passe. Lorsque le processus de synchronisation démarre, cette boîte de dialogue apparaît :

    Boîte de dialogue qui apparaît lors du démarrage de la synchronisation.
  5. Sélectionnez Afficher mes fichiers pour voir vos documents dans l’Explorateur Windows. Les fichiers sur votre ordinateur apparaissent dans votre dossier SharePoint. La coche verte en regard du fichier indique qu’il est à jour et a été synchronisé avec la version sur le site d’équipe.

    Utilisez l’Explorateur de fichiers pour accéder au fichier synchronisé sur votre ordinateur de bureau. Il se trouve dans le dossier SharePoint.

    Remarques : 

    • Lorsque vous synchronisez des fichiers sur OneDrive Entreprise, ceux-ci sont stockés sur votre ordinateur de bureau dans le dossier OneDrive Entreprise.

    • Capture d’écran montrant votre bureau et un fichier OneDrive Entreprise dans l’Explorateur de fichiers une fois celui-ci synchronisé

  6. Accédez à votre dossier SharePoint, puis ouvrez le fichier. Modifiez-le, puis sélectionnez Enregistrer. Si vous êtes connecté à Internet, le message Le téléchargement vers SharePoint est en cours. Merci de patienter. apparaît en bas de l’écran. Il indique que le fichier est en cours d’enregistrement sur votre site d’équipe. Il est également enregistré sur votre ordinateur de bureau dans le dossier SharePoint en même temps. Si un message relatif à l’échec du chargement apparaît, veuillez réessayer. Parfois, une connexion Internet instable peut perturber l’enregistrement.

    Image du message d’état qui apparaît lorsqu’un fichier est enregistré sur votre site d’équipe.

    Félicitations ! Vous avez configuré le stockage des fichiers et la collaboration en ligne pour votre organisation.

Recommandations pour le stockage et le partage de fichiers

  • Petites associations : créez un site d’équipe Office 365 pour stocker des documents partagés et centraliser le stockage et l’archivage des informations. Ainsi, ces informations ne sont pas perdues pendant les transitions de personnel (par exemple, changement de direction). Créez un sous-site d’équipe Office 365 privé pour stocker les fichiers auxquels le reste de l’équipe ne doit pas accéder, tels que vos documents personnels ou des documents financiers.

  • Propriétés exclusives : utilisez OneDrive Entreprise pour stocker vos propres fichiers et les partager avec vos clients au cas par cas.

  • Co-propriétés : si vous êtes co-propriétaire de votre entreprise, vous pouvez toujours utiliser votre OneDrive Entreprise, mais vous devrez partager vos fichiers directement avec l’autre propriétaire, et inversement.

  • Entreprises pour lesquelles des clients ou des partenaires externes doivent accéder à des fichiers : utilisez des sous-sites d’équipe Office 365 pour stocker et partager les documents destinés à un client spécifique. L’accès au sous-site est réservé à certains clients et limité au sous-site. Ainsi, aucun client ne peut accéder aux informations destinées à un autre client de façon accidentelle.

Lorsque vous enregistrez un fichier dans OneDrive Entreprise, vous êtes le seul à pouvoir y accéder, sauf si vous le partagez avec d’autres personnes. Lorsque vous partagez des fichiers, vous pouvez choisir les utilisateurs avec lesquels vous voulez les partager ou les partager avec tout le monde. Vous pouvez également créer des dossiers distincts dans OneDrive à différentes fins (public, personnel ou pour des projets individuels). Chaque dossier peut être partagé avec un autre utilisateur ou un groupe, ou personne d’autre.

Pour plus d’informations sur le partage, voir aussi Partager des fichiers et dossiers dans OneDrive Entreprise.

Pour découvrir la quantité d’espace de stockage qu’il vous reste dans votre espace OneDrive Entreprise, voir Gérer votre espace de stockage OneDrive Entreprise.

Si vous pouvez charger la plupart des formats de fichier, il est possible que certains fichiers ne soient pas autorisés pour deux raisons (sécurité et présence de caractères non valides dans le nom des fichiers). Les stratégies de sécurité de OneDrive Entreprise bloquent certains types de fichiers et certains caractères. Pour plus d’informations sur les formats de fichier et les caractères non valides qui ne sont pas autorisés, voir Caractères non valides dans les fichiers et types de fichiers non valides dans OneDrive Entreprise.

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