Configurer l’archivage automatique

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Pour éviter de consacrer du temps à nettoyer manuellement votre boîte de réception, vous pouvez définir l’archivage automatique afin de laisser Outlook s’occuper de cette tâche. Voici comment faire.

Configurer l’archivage automatique

Les e-mails peuvent rapidement remplir votre boîte de réception Outlook au travers des nouveaux courriers, des réponses et des transferts. Avant même de vous en rendre compte, vous pouvez posséder des milliers de courriers. Gardez votre boîte de réception Outlook et ses dossiers sous contrôle en déplaçant vers une archive les éléments anciens que vous souhaitez conserver. Utilisez l’archivage automatique pour effectuer cette tâche automatiquement.

Vous pouvez modifier la fréquence d’exécution de l’archivage automatique, l’emplacement de stockage des éléments archivés, ainsi que la durée de conservation des éléments par Outlook avant leur archivage.

  1. Cliquez sur Fichier > Options > Options avancées.

  2. Sous Archivage automatique, cliquez sur Paramètres d’archivage automatique.

  3. Activez la case à cocher Archiver automatiquement tous les n jours, puis indiquez une fréquence d’exécution pour l’archivage automatique.

  4. Choisissez éventuellement d’autres options. Par exemple, indiquez à Outlook de supprimer les anciens éléments au lieu de les archiver.

    Il est possible que les fonctionnalités d’archivage et d’archivage automatique ne soient pas disponibles si votre profil de courrier se connecte à un serveur Exchange Server. Il est possible également que votre organisation dispose d’une stratégie de rétention des courriers électroniques qui remplace l’archivage automatique. Pour plus d’informations, renseignez-vous auprès de votre administrateur système.

Vous souhaitez en savoir plus ?

Archiver manuellement des anciens éléments

Il est utile de supprimer régulièrement les anciens éléments de votre boîte aux lettres,

en particulier si une limite de taille est définie

pour votre messagerie. Vous pouvez supprimer des messages

ou les déplacer dans un dossier personnel dans lequel ils seront stockés

en local dans un fichier de données Outlook. Mais pour éviter de

consacrer du temps à nettoyer manuellement votre boîte de réception,

vous pouvez définir l’archivage automatique afin de

laisser Outlook s’occuper de cette tâche. Voici comment faire.

Sous l’onglet FICHIER, cliquez sur Options.

Cliquez sur Options avancées, puis sur Paramètres d’archivage automatique.

L’archivage automatique revient à exporter des éléments

vers un fichier, sauf que cette opération est automatique

et utilise une période d’ancienneté pour déterminer les éléments à archiver.

Nous allons voir comment procéder dans une minute. L’opération d’exportation copie des fichiers

tandis que l’archivage automatique les déplace de sorte qu’ils n’existent plus dans

leur emplacement d’origine. Tout d’abord, vous devez

activer l’archivage automatique. Pour ce faire, cochez la case

Archiver automatiquement tous les, puis entrez une durée.

Décidez si vous souhaitez cocher la case Demander avant l’exécution de l’archivage automatique,

puis choisissez les actions qu’Outlook va effectuer pendant l’archivage automatique.

Dans la plupart des cas,

cochez l’option Supprimer les éléments arrivés à terme.

Vérifiez que la case Archiver ou supprimer les anciens éléments est cochée.

Si vous voulez être en mesure d’accéder rapidement à vos éléments archivés,

cochez la case Afficher le dossier d’archivage dans la liste des dossiers.

En dessous, vous pouvez choisir les paramètres par défaut

des dossiers, en commençant par la période d’ancienneté.

La valeur par défaut est de 6 mois, ce qui signifie que les éléments de boîte aux lettres

de plus de 6 mois sont archivés. Vous pouvez changer cette valeur si vous le souhaitez

et choisir l’unité Mois, Semaines ou Jours.

Pour terminer, vous pouvez indiquer si vous

souhaitez déplacer les anciens éléments vers un fichier

de données Outlook ou les supprimer définitivement.

Dans la plupart des cas, choisissez la première option, puis cliquez sur Parcourir pour rechercher

un emplacement et entrez un nom pour le fichier d’archive. Cliquez sur OK.

Cliquez sur Appliquer ces paramètres à tous les dossiers maintenant,

puis cliquez sur OK à deux reprises.

Les paramètres par défaut sont maintenant

appliqués à tous les dossiers de votre boîte aux lettres.

Les seuls dossiers qui ne sont pas archivés sont vos dossiers de contacts,

car cela n’a aucun sens d’archiver des contacts en fonction d’une période d’ancienneté.

Après avoir déterminé les paramètres généraux appliqués par défaut,

vous pouvez personnaliser ces paramètres pour des dossiers individuels.

Par exemple, imaginons que vous ne souhaitez pas archiver les fichiers supprimés.

Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur le

dossier Éléments supprimés, puis cliquez sur Propriétés.

Cliquez sur l’onglet Archivage automatique. Étant donné que vous avez

appliqué les paramètres par défaut à tous les dossiers,

l’option Archiver les éléments dans ce dossier à l’aide des paramètres

par défaut est activée. Si vous ne voulez pas archiver les éléments

supprimés, sélectionnez Ne pas archiver les éléments dans ce dossier.

Vous pouvez également sélectionner l’option Archiver ce dossier

à l’aide des paramètres suivants pour accéder à d’autres options.

Par exemple, vous pouvez entrer une période d’ancienneté

différente pour le dossier et archiver les éléments supprimés tous les mois.

Pour terminer, vous pouvez choisir les actions

qu’Outlook va effectuer sur les éléments archivés : les déplacer vers le

dossier d’archivage par défaut, les déplacer vers un autre fichier de données afin

de les enregistrer dans un dossier distinct ou les supprimer définitivement.

Dans le cadre de ce cours, nous allons choisir cette option.

Notez que cette action est différente de celle permettant de ne

pas archiver le dossier. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK.

À présent, lors de la première exécution de l’archivage automatique,

les éléments archivés seront déplacés

de votre boîte de réception vers le fichier d’archive.

Ceux-ci apparaîtront dans un dossier personnel figurant dans la liste des dossiers.

Si l’archivage ne semble pas fonctionner sur un compte de messagerie d’entreprise,

contactez votre administrateur informatique, car une stratégie de

rétention peut avoir été appliquée à la messagerie de votre entreprise.

Dans la prochaine vidéo, nous verrons comment démarrer l’archivage manuellement.

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