Configurer l’approbation des heures et de l’avancement des tâches

Configurer l’approbation des heures et de l’avancement des tâches

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Lorsque vous décidez d’utiliser des feuilles de temps dans votre organisation, nous vous conseillons de prendre quelques minutes au préalable pour réfléchir au processus d’approbation des feuilles de temps que vous souhaitez mettre en place.

Comment configurer les approbations au sein de mon organisation ?

Avant de vous lancer et de configurer les approbations dans Project Web App, nous vous conseillons de prendre du recul et de considérer le fonctionnement interne actuel et futur de votre organisation. Voici quelques questions que vous devez vous poser avant d’arrêter un processus d’approbation officiel.

Avez-vous réellement besoin de mettre en place un processus d’approbation ?

Bien qu’il semble normal au sein d’une organisation qu’un responsable approuve le travail effectué par un membre d’une équipe, nous vous conseillons de passer un peu de temps à discuter de l’utilité de la mise en place de ce processus d’approbation officiel. Quel objectif réel tentez-vous d’atteindre en mettant en place des approbations ? Si le barème des salaires de votre organisation est lié aux heures déclarées sur les feuilles de temps, la réponse est certainement oui. En revanche, si vous gérez des projets qui ne sont pas liés aux mécanismes financiers internes de votre organisation, vous n’avez pas forcément besoin de mettre en place une étape supplémentaire entre les membres de votre équipe qui effectuent le travail et ce travail appliqué au plan de projet.

Remarque : Vous n’avez pas besoin de désigner un approbateur pour chaque membre d’une équipe !    Vous n’avez pas forcément besoin qu’une personne approuve les heures de travail d’un employé avant que celles-ci ne soient appliquées au plan de projet. Il vous suffit de désigner le membre de l’équipe comme étant son propre approbateur, ce que Project Web App fait automatiquement lorsque vous ajoutez une nouvelle personne. Ce n’est pas plus compliqué que ça !

Qui est responsable de l’approbation des heures ?

Lorsqu’un membre d’une équipe effectue du travail au sein de votre organisation, qui est chargé d’approuver les heures qu’il effectue sur ce travail ? S’agit-il du chef de projet ? S’agit-il d’un employé du service Comptabilité ? Peut-être s’agit-il de ces deux personnes ? Pour pouvoir configurer Project Web App de manière à refléter le fonctionnement interne de votre organisation, vous devez identifier les personnes compétentes pour approuver les heures de travail effectuées au sein de votre organisation.

Parfois, une feuille de temps est soumise à l’approbation de deux personnes, par exemple, un responsable des ressources humaines et un employé du service Comptabilité. Si c’est le cas au sein de votre organisation, vous pouvez définir une chaîne d’approbation, comme celle qui suit :

Membres d’une équipe

Alexandre   

Alexandre est membre d’une équipe et Aline est son responsable de feuille de temps.

Alexandre remplit sa feuille de temps et la soumet à Aline.

Gestionnaire de projet

Aline   

Aline est responsable d’équipe et David est responsable de sa feuille de temps.

Aline approuve la feuille de temps d’Alexandre, laquelle est automatiquement soumise à David pour approbation.

Spécialiste de la paie

David   

David est employé dans le service Comptabilité et approuve sa propre feuille de temps.

Lorsque David approuve la feuille de temps d’Alexandre, les heures qu’Alexandre a déclarées sont appliquées au plan de projet correspondant.

Seules les personnes répertoriées dans la page Responsables de feuilles de temps peuvent approuver les feuilles de temps.

Ajouter une personne en tant qu’approbateur

  1. Sélectionnez Paramètres Icône Paramètres > Paramètres de Project Web App.

  2. Sous Gestion du temps et des tâches, sélectionnez Responsables de feuilles de temps.

    Responsables de feuille de temps
  3. Sélectionnez Responsables > Ajouter un responsable.

    Ajouter un gestionnaire
  4. Sélectionnez la personne à ajouter en tant qu’approbateur, puis sélectionnez OK.

Comment désigner l’approbateur de la feuille de temps d’une personne dans Project Web App ?    Vous pouvez désigner le responsable de la feuille de temps d’une personne dans le Centre de ressources.

Qui est responsable de l’approbation de l’avancement des tâches ?

N’oubliez pas que le concept d’avancement des tâches est différent de celui d’heure, même si les deux font l’objet d’un suivi sur la feuille de temps d’un membre d’équipe. Parfois, les personnes responsables de l’approbation de l’avancement des tâches sont différents de ceux en charge de l’approbation des heures. Par exemple, il peut être nécessaire au sein de votre organisation qu’un employé du service Comptabilité approuve le nombre d’heures travaillées (heures), mais pas le pourcentage de travail qui a été accompli (avancement des tâches). D’autre part, vous pouvez avoir besoin qu’un chef de projet approuve les mises à jour apportées à la quantité de travail restante sur une tâche avant que cette dernière ne soit achevée (avancement des tâches), mais vous n’avez pas forcément besoin que le chef de projet approuve les heures réelles travaillées (heures). Dans Project Web App, le responsable de projet doit toujours approuver l’avancement des tâches avant que ce dernier ne soit appliqué au plan de projet.

Comment désigner l’approbateur de l’avancement des tâches d’une personne dans Project Web App ?    À l’instar de l’approbation des heures, vous pouvez définir une chaîne d’approbation pour l’avancement des tâches. Il vous suffit de définir le paramètre Propriétaire d’affectation par défaut d’une personne dans le Centre de ressources.

Quelles autres options sont disponibles ?

Deux autres options s’appliquent peut-être à votre situation en matière d’approbation au sein de votre organisation. Pour définir ces deux options, accédez à Paramètres Icône Paramètres > Paramètres de Project Web App. À partir de là, certains paramètres apparaissent sous Paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps.

Paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps

Les responsables peuvent-ils approuver des feuilles de temps ligne par ligne ?

Dans la section Stratégies de la feuille de temps, sous Approbation du gestionnaire d’état de tâche, sélectionnez Activé si vous souhaitez que les responsables puissent approuver chaque ligne d’une feuille de temps. Vous pouvez également choisir d’exiger l’approbation des lignes avant l’approbation de la feuille de temps. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé d’effectuer vos modifications.

Si vous souhaitez seulement que les responsables approuvent des feuilles de temps, sélectionnez Désactivé.

Un membre d’une équipe peut-il modifier la personne en charge de la première approbation de sa feuille de temps ?

Sous Itinéraire d’approbation, activez la case à cocher Itinéraire d’approbation fixe si vous ne souhaitez pas que les membres d’une équipe puissent modifier la première personne qui approuve leur feuille de temps. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé d’effectuer vos modifications.

Si vous ne voyez pas d’inconvénient à ce que les membres d’une équipe modifient le premier approbateur, laissez cette case décochée. Lorsque le premier approbateur (défini par un membre d’une équipe) approuve la feuille de temps, l’itinéraire d’approbation classique de la feuille de temps débute.

Les membres d’une équipe peuvent-ils choisir n’importe quelle personne comme premier approbateur ?    Non. Ils peuvent uniquement choisir dans la liste des personnes qui ont été ajoutées dans la page Responsables de feuilles de temps.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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