Configurer et gérer les demandes d’accès

La fonctionnalité de demande d’accès permet à des personnes de demander l’accès à du contenu qu’elles n’ont actuellement pas l’autorisation de consulter. En tant que propriétaire de site, vous pouvez configurer la fonctionnalité de sorte à vous envoyer un message dès qu’une personne demande à accéder à un site. Vous pouvez alors choisir d’approuver ou de refuser sa demande. Si vous approuvez la demande, vous pouvez également définir le niveau spécifique d’autorisation que vous souhaitez attribuer à l’utilisateur.

La fonctionnalité de demande d’accès s’emploie aussi conjointement avec la commande Partager pour les sites. Si une personne qui n’est pas propriétaire d’un site (c’est-à-dire, une personne qui ne possède pas un contrôle total sur un site) utilise la commande Partager pour inviter d’autres personnes à consulter un site, alors cette action génère une demande d’accès pour le propriétaire du site. Ce dernier peut alors approuver ou refuser la demande, ou encore spécifier le niveau d’autorisation à attribuer au nouvel utilisateur.

Ensemble, la commande Partager et la fonctionnalité de demande d’accès simplifient le processus de gestion des personnes qui ont accès à un site. Les utilisateurs du site ont la possibilité d’inviter d’autres personnes à collaborer sur des sites (sauf si vous désactivez cette fonctionnalité), tandis que les propriétaires de site sont les seuls à pouvoir déterminer qui y a accès et quel niveau d’autorisation est attribué aux utilisateurs.

Que voulez-vous faire ?

Activer ou désactiver le partage avec des non-membres

Configurer des demandes d’accès

Approuver ou refuser des demandes d’accès à un site

Gérer les invitations envoyées à des utilisateurs externes (SharePoint Online uniquement)

Annuler des invitations

Renvoyer une invitation

Tâches connexes

Activer ou désactiver le partage par des membres de l’équipe avec des non-membres

Tout d’abord, vous pouvez décider si les membres des groupes de votre site peuvent inviter des non-membres à accéder au contenu de celui-ci. Vous pouvez activer ou désactiver cette capacité.

Remarque : La désactivation de l’option d’autorisation du partage n’a pas pour effet de masquer le menu Partager, mais d’afficher un message d’erreur quand un membre de l’équipe tente de partager.

  1. Accédez à Paramètres Bouton Paramètres d’Office 365 > Paramètres du site.

  2. Sous Utilisateurs et autorisations, cliquez sur Autorisations de site.

  3. Sous l’onglet Autorisations, cliquez sur Paramètres de demande d’accès.

  4. Dans la boîte de dialogue Paramètres de demande d’accès, activez ou désactivez l’option Autoriser les membres à partager le site, ainsi que des fichiers et dossiers individuels. La case à cocher sous celle-ci, Autoriser les membres à inviter d’autres personnes sur le groupe de membres du site, Membres du Site d’équipe. Ce paramètre doit être activé pour que les membres puissent partager le site, sera automatiquement activée ou désactivée.

  5. Cliquez sur OK.

Configurer des demandes d’accès

Les propriétaires de site peuvent configurer la fonctionnalité de demande d’accès afin de recevoir un courrier électronique dès qu’une personne demande à accéder à un site.

  1. Accédez à Paramètres Bouton Paramètres d’Office 365 > Paramètres du site.

  2. Sous Utilisateurs et autorisations, cliquez sur Autorisations de site.

  3. Sous l’onglet Autorisations, cliquez sur Paramètres de demande d’accès.

  4. Dans la boîte de dialogue Paramètres des demandes d’accès, activez la case à cocher située en regard de l’option Autoriser les demandes d’accès, puis tapez l’adresse de messagerie de la personne que vous voulez désigner comme responsable de l’approbation des demandes d’accès.

  5. Cliquez sur OK.

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Approuver ou refuser des demandes d’accès à un site

  1. Accédez à Paramètres Bouton Paramètres d’Office 365 > Paramètres du site.

  2. Sous Utilisateurs et autorisations, cliquez sur Demandes d’accès et invitations.

  3. Sous Demandes en attente, recherchez la demande à mettre à jour, puis cliquez sur les points de suspension . . . pour ouvrir le menu.

  4. Sous Autorisations, sélectionnez le niveau d’autorisation que vous voulez attribuer à l’utilisateur (si vous envisagez d’approuver la demande). Vous pouvez également taper un éventuel message à l’attention de la personne qui demande l’accès ; cela peut s’avérer utile pour expliquer votre décision.

  5. Cliquez sur Approuver ou Refuser.

    Conseil :  Pour afficher les demandes passées, cliquez sur Afficher l’historique.

Gérer les invitations envoyées à des utilisateurs externes (SharePoint Online uniquement)

Si vous êtes un client Microsoft Office 365 qui utilise SharePoint Online, alors vous pouvez également utiliser la page Demandes d’accès pour gérer les invitations d’utilisateur invité qui ont été envoyées à des personnes qui ne possèdent pas de licences pour votre abonnement Office 365.

Important :  Seul un administrateur de collection de sites, un administrateur de société ou un membre du groupe Propriétaires de site par défaut a l’autorisation d’utiliser la page Demandes d’accès. Toutefois, si un utilisateur a été supprimé du groupe Propriétaires de site et qu’il obtient ultérieurement les droits de contrôle total du site, l’accès à la page Demandes d'accès lui sera refusé. Pour résoudre ce problème, voir « Accès refusé » à la liste de demandes d'accès ou « Demander l'approbation a échoué » lorsque vous traitez une demande en attente dans SharePoint Online.

Annuler des invitations

Pour annuler une invitation que vous avez envoyée à un utilisateur externe, vous pouvez la révoquer avant qu’elle ne soit acceptée.

  1. Accédez à Paramètres Bouton Paramètres d’Office 365 > Paramètres du site.

  2. Sous Utilisateurs et autorisations, cliquez sur Demandes d’accès et invitations.

  3. Sous Invitations d’utilisateur invité, trouvez la personne que vous ne voulez plus inviter à accéder au site, puis cliquez sur les points de suspension . . . pour ouvrir le menu.

  4. Dans la fenêtre des propriétés, cliquez sur Retirer.

Si l’utilisateur externe a déjà accepté une invitation, et que vous voulez supprimer son accès, vous pouvez le faire en le supprimant d’abord du groupe d’autorisations SharePoint auquel vous l’avez affecté. Votre administrateur Office 365 ou SharePoint Online peut également le supprimer de la liste des utilisateurs de votre environnement.

Renvoyer une invitation

Par défaut, toute invitation envoyée aux utilisateurs externes expire au bout de 90 jours. Vous pouvez renvoyer une invitation au cours de ces 90 jours, mais cela ne rallongera pas le temps de réponse des utilisateurs. Il est impossible de renvoyer une invitation qui a expiré.

Remarque : Si un invité n’accepte pas une invitation dans ce délai de 90 jours et que vous souhaitez quand même que cette personne ait accès à votre site, vous devez envoyer une nouvelle invitation.

  1. Accédez à Paramètres Bouton Paramètres d’Office 365 > Paramètres du site.

  2. Sous Utilisateurs et autorisations, cliquez sur Demandes d’accès et invitations.

  3. Sous Invitations d’utilisateur invité, trouvez l’invitation que vous voulez renvoyer, puis cliquez sur les points de suspension . . . pour ouvrir le menu.

  4. Sous Autorisation, confirmez que le groupe sélectionné correspond au groupe d’autorisations auquel vous aimeriez ajouter la personne destinataire de l’invitation. Si vous voulez sélectionner un groupe différent de celui concerné par l’invitation originale, vous pouvez le faire ici.

  5. Cliquez sur Renvoyer.

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