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Vous pouvez utiliser les fonctionnalités de gestion des enregistrements sur n’importe quel document et sur n’importe quel site. La possibilité de gérer les enregistrements sur n’importe quel site offre responsables enregistrement davantage de contrôle sur la gestion des enregistrements professionnels et juridiques avec une valeur à long terme. Gestion des enregistrements « en place » permet également de ces enregistrements à faire partie d’un espace de collaboration, courantes en parallèle avec d’autres documents que vous utilisez.
En fonction de la structure organisationnelle de votre solution de gestion des enregistrements, vous pouvez activer la gestion des enregistrements sur place au niveau de la collection de sites et également désactiver la déclaration manuelle des enregistrements au niveau de la liste ou de la bibliothèque. Le comportement par défaut pour les listes et les bibliothèques, néanmoins, est que la déclaration manuelle des enregistrements est activée lorsque la fonctionnalité est activée au niveau de la collection de sites.
Contenu de cet article
Configurer la gestion des enregistrements sur place pour une collection de sites
Si votre solution de gestion des enregistrements au niveau de la liste ou une bibliothèque, voir configurer Gestion des enregistrements sur place pour une liste ou bibliothèque. Si votre solution de gestion des enregistrements s’étend sur plusieurs sites, vous pouvez configurer les paramètres de gestion des enregistrements des façons suivantes :
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Spécifiez les types de restrictions à appliquer à un document lorsqu’il est déclaré comme enregistrement.
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Spécifiez si toutes les listes ou bibliothèques d’un site autorisent la déclaration manuelle d’enregistrements.
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Spécifiez qui peut déclarer manuellement des documents comme enregistrements et annuler cette déclaration.
Configurer Gestion des enregistrements sur place pour une collection de sites
Remarque : Vous devez d’abord activer l’emplacement en fonction de gestion des enregistrements au niveau de la collection de sites avant de pouvoir continuer avec cette procédure.
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Remontez au niveau supérieur du site.
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Dans le menu Actions du Site
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Sous Administration de la collection de sites, cliquez sur Paramètres de déclaration des enregistrements.
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Dans la page Paramètres de déclaration des enregistrements, dans la section Restrictions liées aux enregistrements, sélectionnez l’option indiquant le type de restrictions qui sera appliqué à un élément au moment de sa déclaration comme enregistrement.
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Aucune restriction supplémentaire Cette restriction est utile si vous voulez que des enregistrements aient une stratégie de rétention différente des éléments qui ne sont pas des enregistrements, mais que vous ne voulez pas empêcher la suppression ou la modification des enregistrements.
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Bloquer la suppression Il s’agit de la restriction par défaut pour le Centre des enregistrements.
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Bloquer la modification et la suppression Cette restriction est utile si vous souhaitez verrouiller entièrement un document de sorte qu’il ne puisse être ni modifié ni supprimé. Une icône représentant un cadenas est associée au document pour indiquer visuellement que l’élément est verrouillé.
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Dans la section Disponibilité de déclaration des enregistrements, sélectionnez l’option qui spécifie ou non éléments peuvent être manuellement déclarés comme enregistrements dans les listes et bibliothèques par défaut. Si la non disponible dans tous les emplacements par défautoption est sélectionnée, les éléments peuvent être déclarés comme enregistrements uniquement par le biais d’une stratégie ou d’un flux de travail.
Les options de cette section vous permettent de définir, pour la collection de sites entière, si les boutons Déclarer un enregistrement et Annuler la déclaration d’un enregistrement apparaissent dans le ruban. Si c’est le cas, les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent déclarer un document comme enregistrement. Chaque liste ou bibliothèque possède sa propre page Paramètres de déclaration des enregistrements et peut donc posséder des paramètres distincts de ceux de la collection de sites pour afficher ou masquer les boutons de déclaration des enregistrements sur le ruban. Si les paramètres de déclaration des enregistrements ne sont pas définis au niveau de la liste ou de la bibliothèque, le paramètre de la collection de sites est utilisé par défaut.
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Dans la section Rôles de déclaration, spécifiez les types d’utilisateurs qui peuvent déclarer ou annuler la déclaration d’éléments comme enregistrements.
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Tous les collaborateurs et administrateurs de la liste Tout utilisateur possédant les autorisations « Modifier des éléments » sur une liste peut déclarer des éléments comme enregistrements et annuler cette déclaration.
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Les administrateurs de la liste uniquement Seuls les utilisateurs possédant les autorisations « Gérer la liste » sur une liste peuvent déclarer des éléments comme enregistrements et annuler cette déclaration.
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Les actions de stratégie uniquement Seuls les actions de stratégie et le code personnalisé exécutés en tant que Compte système peuvent déclarer des éléments comme enregistrements et annuler cette déclaration.
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Cliquez sur OK.
Configurer la gestion des enregistrements sur place pour une liste ou une bibliothèque
Vous pouvez configurer les paramètres de gestion des enregistrements de manière à autoriser ou empêcher la création d’enregistrements dans des listes ou des bibliothèques spécifiques sur un site. Vous pouvez également configurer les listes et les bibliothèques de sorte que tous les éléments qui leur sont ajoutés soient automatiquement déclarés comme des enregistrements.
C gestion pour des enregistrements configuration en place un liste ou bibliothèque
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Accédez à la liste ou à la bibliothèque pour laquelle vous voulez configurer la gestion des enregistrements.
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Pour les bibliothèques, sous Outils de la bibliothèque, cliquez sur l’onglet Bibliothèque. Pour les listes, sous Outils de la liste, cliquez sur l’onglet Liste.
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Dans le ruban de la bibliothèque, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque. Pour les listes, cliquez sur Paramètres de la liste.
Remarque : Si le bouton du ruban indiqué dans cette procédure n’est pas affiché, vous devrez peut-être régler la résolution de votre écran ou la taille de la fenêtre de votre navigateur pour développer tous les boutons de ruban disponibles. Vous pouvez également cliquer sur le bouton de groupe pour développer la sélection de boutons du groupe.
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Dans la page Paramètres de la liste, cliquez sur Paramètres de déclaration des enregistrements.
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Dans la section Disponibilité de la déclaration manuelle des enregistrements, procédez de l’une des manières suivantes :
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Indiquez si vous souhaitez utiliser le paramètre par défaut de la collection de sites.
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Autorisez la déclaration manuelle d’enregistrements pour cette liste ou cette bibliothèque.
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N’autorisez jamais la déclaration manuelle d’enregistrements pour cette liste ou cette bibliothèque.
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Dans la section Déclaration automatique, sélectionnez si vous souhaitez ou non que des éléments ajoutés à cette liste ou bibliothèque soient automatiquement déclarés comme enregistrements.
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Cliquez sur OK.
