Configuration de Meeting Migration Service (MMS)

Meeting Migration Service (MMS) est un service Skype Entreprise qui s’exécute en arrière-plan et effectue automatiquement des mises à jour de réunions Skype pour les utilisateurs. Avec MMS, les utilisateurs n’ont plus besoin d’exécuter l’outil de migration de réunion pour mettre à jour leurs réunions Skype.

Configuration requise   

Pour que MMS fonctionne, les boîtes aux lettres des organisateurs de réunion doivent être sur Exchange Online.

Principaux scénarios   

MMS met à jour les réunions Skype d’un utilisateur pour les deux situations suivants :

  • lorsque l’utilisateur passe de Skype Entreprise Server sur site à Skype Entreprise Online ;

  • lorsqu’un administrateur modifie les paramètres de conférence rendez-vous de l’utilisateur de telle sorte qu’une mise à jour des informations de conférence rendez-vous de cet utilisateur est nécessaire.

Scénarios courants pour lesquels vous ne pouvez pas utiliser MMS   

Voici quelques scénarios courants qui peuvent s’appliquer. Tous ces scénarios prennent en charge la migration. Toutefois, MMS ne fonctionne pas pour ces scénarios ; vous devez utiliser l’outil de migration de réunion.

  • L’emplacement des boîtes aux lettres de l’utilisateur se trouve sur une version locale de Exchange Server

  • Affectation d’un fournisseur de conférence rendez-vous tiers

  • Migration des utilisateurs de Skype Entreprise Online vers Skype Server local

Mise à jour des réunions lorsqu’un utilisateur sur site est migré vers Skype Entreprise Online

Il s’agit du scénario de simplification de la transition de vos utilisateurs avec MMS le plus courant. Lorsqu’un utilisateur passe de Skype Entreprise Server sur site à Skype Entreprise Online, MMS identifie le nouvel utilisateur et analyse son calendrier pour les réunions Skype. Toutes les futures réunions Skype seront mises à jour avec les nouvelles informations de cet utilisateur.

Si vous utilisez actuellement Skype Server 2015 pour vos conférences rendez-vous

Nous vous recommandons de suivre les meilleures pratiques suivantes afin d’exploiter pleinement MMS pour ce scénario :

  • Puisque, pour que MMS fonctionne, la boîte aux lettres de l’utilisateur doit être sur Exchange Online, si vous effectuez une migration depuis Exchange Server sur site, déplacez d’abord la boîte aux lettres de l’utilisateur vers Exchange Online.

  • Attribuez la licence Conférence RTC à l’utilisateur avant d’exécuter l’applet de commande Move-CSUser, afin de migrer l’utilisateur. En effet, MMS effectue également une mise à jour des réunions lorsque les paramètres de conférence rendez-vous sont modifiés pour un utilisateur. Si vous n’attribuez pas d’abord la licence, MMS effectue une nouvelle mise à jour de toutes les réunions lorsque de l’attribution.

Si vous utilisez actuellement un fournisseur de services d’audioconférence (ACP) tiers

Avec un ACP tiers, le succès de l’exécution de MMS dépend des paramètres de conférence rendez-vous de votre entreprise. Vous pouvez choisir de remplacer automatiquement les numéros de rendez-vous de votre ACP lorsque vous affectez un utilisateur à une licence Conférence RTC. Toutefois, vous pouvez également choisir d’éviter un tel remplacement et de conserver les numéros de rendez-vous de votre ACP. Pour consulter la configuration de votre entreprise, exécutez la commande Windows PowerShell suivante et vérifiez la valeur du paramètre AutomaticallyReplaceAcpProvider. Si vous avez besoin d’aide pour utiliser PowerShell, consultez la section Utilisation de PowerShell pour gérer votre entreprise dans Skype Entreprise à la fin de cet article.

Get-CsOnlineDialInConferencingTenantSettings
  • Si la valeur de ce paramètre est $true, MMS s’exécute lorsqu’un utilisateur est affecté à une licence Conférence RTC et effectue une mise à jour de ses réunions. Les numéros de rendez-vous de votre ACP sont conservés jusqu’à ce que la licence Conférence RTC soit attribuée.

  • Si la valeur du paramètre est $false, MMS n’effectue pas de mise à jour des réunions, même lorsqu’un utilisateur est affecté à une licence Conférence RTC. Les numéros de rendez-vous de votre ACP sont conservés jusqu’à ce que l’utilisateur soit configuré manuellement pour les conférences rendez-vous dans le Centre d’administration de Skype, ou à l’aide de Windows PowerShell.

Mise à jour des réunions lorsque les paramètres de conférence rendez-vous d’un utilisateur sont modifiés

MMS met à jour les réunions existantes d’un utilisateur de Skype Entreprise Online pour les scénarios suivants :

  • lorsque vous attribuez ou retirez une licence Conférence RTC ;

  • lorsque vous activez ou désactivez les conférences rendez-vous ;

  • lorsque vous modifiez ou réinitialisez l’ID de conférence d’un utilisateur configuré pour les réunions publiques ;

  • lorsque vous déplacez l’utilisateur vers un nouveau pont de conférence rendez-vous ;

  • lorsqu’un numéro de téléphone n’est pas attribué à un pont de conférence rendez-vous. Il s’agit d’un scénario complexe qui nécessite des étapes supplémentaires. Pour en savoir plus, consultez la section Affecter ou annuler l’affectation de numéros de téléphone gratuits et payants à un pont de conférence rendez-vous.

Important : MMS effectue uniquement la mise à jour des réunions lorsque vous utilisez le pont Microsoft. Si vous utilisez un fournisseur de conférences rendez-vous tiers, les utilisateurs doivent mettre manuellement à jour leurs réunions. Dans ce cas, vous pouvez utiliser l’outil de migration de réunion.

Seules certaines modifications des paramètres de conférence rendez-vous d’un utilisateur déclenchent l’exécution de MMS. Les deux modifications suivantes n’entraînent pas la mise à jour des réunions par MMS :

  • la modification de l’adresse SIP de l’organisateur de la réunion (qu’il s’agisse de son nom d’utilisateur SIP ou son domaine SIP) ;

  • la modification de l’URL de réunion de votre entreprise à l’aide de la commande Update-CsTenantMeetingUrl.

Que se passe-t-il lorsque MMS met à jour des réunions ?

Lorsque MMS détecte que les réunions d’un utilisateur doivent être mises à jour, le service effectue les actions suivantes :

  1. Il identifie toutes les prochaines réunions Skype planifiées par l’utilisateur.

    • Il ignore les réunions planifiées avant l’exécution de MMS.

    • Il met à jour uniquement les réunions dont l’utilisateur est l’organisateur.

  2. Il remplace le bloc d’informations de la réunion en ligne dans les détails de la réunion.

  3. Il envoie des mises à jour à tous les destinataires de la réunion de la part de l’organisateur.

Combien de temps dure l’exécution de MMS ?   

La durée de la migration des réunions par MMS dépend du nombre d’utilisateurs concernés et du nombre total de réunions Skype contenues dans le calendrier de chaque utilisateur. La migration dure au minimum 10 minutes. Bien que des migrations importantes puissent prendre jusqu’à 12 heures, la plupart sont effectuées en moins d’une heure.

Limites et problèmes potentiels   

  • Seules les réunions Skype planifiées en cliquant sur le bouton Ajouter une réunion Skype dans Outlook sur le Web ou à l’aide du complément de réunion Skype pour Outlook sont migrées. En d’autres termes, si un utilisateur copie et colle les informations relatives à une réunion en ligne Skype dans une nouvelle réunion, cette nouvelle réunion n’est pas mise à jour.

  • Lorsqu’une réunion est migrée, MMS remplace tous les éléments du bloc d’information de la réunion en ligne. Ainsi, si un utilisateur a modifié ce bloc, ses modifications sont écrasées. Le contenu indiqué dans les détails de la réunion et qui ne fait pas partie du bloc d’informations de la réunion en ligne n’est pas modifié.

    Le bloc de réunions mis à jour par MMS
  • Le contenu relatif à la réunion qui a été créé ou joint à la réunion (tableaux blancs, sondages, etc.) n’est pas conservé après l’exécution de MMS Si les organisateurs de votre réunion ont joint du contenu aux réunions à l’avance, ce contenu doit être recréé après l’exécution de MMS.

  • Le lien vers les notes de réunion partagées dans l’élément du calendrier, ainsi que dans Skype, est également écrasé. Le contenu des notes de réunion enregistrées dans OneNote n’est pas supprimé : seul le lien vers les notes partagées est écrasé.

  • Les réunions comptant plus de 250 participants (organisateur inclus) ne feront pas l’objet d’une migration.

  • Certains caractères Unicode dans le corps de l’invitation peuvent être mis à jour de manière incorrecte et remplacés par l’un des caractères spéciaux suivants : ï, ¿, ½, �.

Que voient les utilisateurs lorsque MMS met à jour leurs réunions ?

Tout comme l’outil de migration de réunion, MMS envoie des mises à jour de réunion à la place des utilisateurs. Vos utilisateurs ne verront ainsi qu’un nouveau cycle de notifications d’approbation pour leurs réunions. Puisque ce processus peut s’avérer perturbant pour les utilisateurs, nous vous recommandons de les prévenir lorsque vous effectuez la migration d’une solution sur site à Skype Entreprise Online, mais également lorsque vous modifiez des conférences rendez-vous susceptibles de déclencher l’exécution de MMS.

Gestion de MMS

Vous devez utiliser Windows PowerShell pour gérer MMS et vérifier le statut des migrations en cours. Cette section suppose que vous maîtrisez suffisamment PowerSHell pour gérer votre entreprise dans Skype Entreprise. Si vous débutez sur PowerShell, consultez la section Utilisation de PowerShell pour gérer votre entreprise dans Skype Entreprise à la fin de cet article.

Comment puis-je vérifier le statut des migrations de réunion ?

Utilisez l’applet de commande Get-CsMeetingMigrationStatus pour vérifier le statut des migrations de réunion. Vous trouverez ci-dessous plusieurs exemples.

Pour obtenir un statut récapitulatif pour toutes les migrations MMS, exécutez la commande suivante :

Get-CsMeetingMigrationStatus -SummaryOnly

Cela vous permettra de bénéficier de la vue tabulaire suivante des états de toutes les migrations :

État      Nombre d’utilisateurs
-----      ---------
EnAttente           21
EnCours         6
Échoué             2
Réussie        131

Important : Si certaines des migrations ont le statut Échoué, agissez de façon à résoudre ces problèmes le plus tôt possible. Il est impossible de participer aux réunions organisées par ces utilisateurs tant que ces problèmes ne sont pas résolus. Consultez la section Que faire en cas d’erreur ? pour en savoir plus.

Pour obtenir les détails complets de toutes les migrations d’une période précise, vous pouvez utiliser les paramètres StartTime et EndTime. Par exemple, la commande suivante permet d’obtenir les détails complets de toutes les migrations qui ont eu lieu du 1er au 8 octobre 2016.

Get-CsMeetingMigrationStatus -StartTime "10/1/2016" -EndTime "10/8/2016"

Vous pouvez également vérifier le statut de migration d’un utilisateur particulier, en utilisant le paramètre UserId. Ainsi, la commande suivante permet d’obtenir le statut de l’utilisateur ashaw@contoso.com :

Get-CsMeetingMigrationStatus -UserId "ashaw@contoso.com"

Que faire en cas d’erreur ?

Lorsque vous exécutez l’applet de commande Get-CsMeetingMigrationStatus pour obtenir une vue récapitulative et remarquez que le statut Échouéconcernent une ou plusieurs migrations, procédez comme suit :

  1. Identifiez les utilisateurs concernés. Exécutez la commande suivante pour obtenir la liste des utilisateurs concernés, ainsi que l’erreur spécifique signalée :

    Get-CsMeetingMigrationStatus | Where {$_.State -eq "Failed"} | Format-Table UserId,LastErrorMessage
  2. Pour chaque utilisateur, exécutez l’outil de migration de réunion afin de migrer manuellement leurs réunions.

  3. Si la migration ne fonctionne toujours pas avec l’outil de migration de réunions, vous disposez de deux options :

Activation et désactivation de MMS

MMS est activé par défaut pour toutes les organisations, mais peut être désactivé au besoin. Par exemple, si vous souhaitez migrer manuellement toutes les réunions ou si vous utilisez un fournisseur de conférences rendez-vous tiers, il se peut que l’exécution de MMS ne soit pas nécessaire. Vous pouvez également choisir de désactiver MMS temporairement. Imaginez par exemple que vous apportez des modifications importantes aux paramètres de conférences rendez-vous de votre entreprise et que vous souhaitez exécuter MMS uniquement après avoir terminé vos changements.

Pour voir si MMS est activé pour votre entreprise, exécutez la commande suivante et vérifier la valeur du paramètre MeetingMigrationEnabled. Si le paramètre a pour valeur $true, MMS est activé.

Get-CsTenantMigrationConfiguration

Pour désactiver MMS, exécutez la commande suivante :

Set-CsTenantMigrationConfiguration -MeetingMigrationEnabled $false

Pour activer ce paramètre, exécutez la commande suivante :

Set-CsTenantMigrationConfiguration -MeetingMigrationEnabled $true

Activation et désactivation de MMS uniquement pour les modifications relatives aux conférences rendez-vous

Vous pouvez également désactiver MMS uniquement pour les modifications relatives aux conférences rendez-vous. MMS s’exécutera toujours lors de la migration d’un utilisateur de Skype Entreprise sur site à Skype Entreprise Online. Pour vérifier le statut actuel de MMS pour les mises à jour des conférences rendez-vous, exécutez la commande suivante et vérifiez la valeur du paramètre AutomaticallyMigrateUserMeetings. Si le paramètre a pour valeur $true, MMS est programmé pour mettre à jour les réunions d’utilisateurs lorsque les paramètres de conférence rendez-vous sont modifiés.

Get-CsOnlineDialInConferencingTenantSettings

Pour désactiver MMS pour les conférences rendez-vous, exécutez la commande suivante :

Set-CsOnlineDialInConferencingTenantSettings -AutomaticallyMigrateUserMeetings $false

Pour activer MMS pour les conférences rendez-vous, exécutez la commande suivante :

Set-CsOnlineDialInConferencingTenantSettings  -AutomaticallyMigrateUserMeetings $true

Comment puis-je exécuter manuellement une migration de réunion pour un utilisateur ?

Outre les migrations automatiques de réunion, vous pouvez également exécuter manuellement la migration de réunion pour un utilisateur. Il vous suffit d’utiliser l’applet de commande Start-CsExMeetingMigration. Cet applet de commande ajoute l’utilisateur dans une file d’attente de migration de réunion. Meeting Migration Service lit la demande de l’utilisateur et procède à la migration de ses réunions. Vous pouvez vérifier le statut de cette migration grâce à l’applet de commande Get-CsMeetingMigrationStatus.

Voici un exemple qui déclenche la migration de réunion pour l’utilisateur ashaw@contoso.com :

Start-CsExMeetingMigration -Identity ashaw@contoso.com

Utilisation de PowerShell pour gérer votre entreprise dans Skype Entreprise

Vérifiez que vous exécutez la version 3.0 ou une version ultérieure de Windows PowerShell

  1. Pour vérifier que vous exécutez la version 3.0 ou une version ultérieure : Menu Démarrer > Windows PowerShell.

  2. Consultez la version en entrant Get-Host dans la fenêtre Windows PowerShell.

  3. Si vous n’utilisez pas la version 3.0 ou une version ultérieure, vous devez télécharger et installer les mises à jour de Windows PowerShell. Pour télécharger et mettre à jour Windows PowerShell vers la version 4.0, consultez Windows Management Framework 4.0. Redémarrez votre ordinateur lorsque vous y êtes invité.

  4. Vous devrez également installer le module Windows PowerShell pour Skype Entreprise Online qui vous permet de créer une session Windows PowerShell distante qui se connecte à Skype Entreprise Online. Ce module, pris en charge uniquement sur les ordinateurs 64 bits, peut être téléchargé sur le centre de téléchargement de Microsoft à la page Module Windows PowerShell pour Skype Entreprise Online. Redémarrez votre ordinateur si vous y êtes invité.

Pour en savoir plus, voir Se connecter à tous les services Office 365 dans une fenêtre Windows PowerShell.

Démarrez une session Windows PowerShell

  1. Dans le menu Démarrer, recherchez Windows PowerShell.

  2. Dans la fenêtre Windows PowerShell, connectez-vous à votre organisation Office 365 en exécutant :

    Remarque : Vous devez seulement exécuter la commande Import-Module la première fois que vous utilisez le module Windows PowerShell pour Skype Entreprise Online.

    Import-Module "C:\Program Files\Common Files\Skype for Business Online\Modules\SkypeOnlineConnector\SkypeOnlineConnector.psd1"
    $credential = Get-Credential
    $session = New-CsOnlineSession -Credential $credential
    Import-PSSession $session

Pour plus d’informations sur le démarrage de Windows PowerShell, voir Se connecter à tous les services Office 365 dans une fenêtre Windows PowerShell ou Connexion à Skype Entreprise Online à l’aide de Windows PowerShell.

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