Configuration d’une réunion ou d’un événement Skype Entreprise (Lync) réunissant de nombreuses personnes

Si vous configurez une réunion pour un grand groupe de personnes et que vous utilisez Outlook, vous pouvez modifier vos options afin que la réunion soit simple à gérer, qu’elle se déroule sans problèmes et sans interruptions.

Vous pouvez inviter jusqu’à 250 personnes à votre réunion Lync.

  1. Ouvrez Outlook et accédez à votre calendrier.

  2. Dans le ruban Outlook, cliquez sur Nouvelle réunion Lync.

Capture d’écran de l’icône Nouvelle réunion Lync figurant dans le ruban

  1. Configurez la réunion comme vous le faites habituellement, à savoir :

  2. Dans la zone À, tapez l’adresse e-mail des invités ou l’alias d’une liste de distribution.

  3. Tapez un Objet, puis sélectionnez les heures de Début et de Fin.

  4. Tapez l’ordre du jour dans la zone de la réunion, en veillant à ne pas modifier les informations de réunion Lync.

    Maintenant, nous allons personnaliser les options de réunion afin qu’elles soient adaptées à votre réunion réunissant un grand nombre de personnes.

  5. Cliquez sur Options de réunion dans le ruban.

Capture d’écran des options de réunion Lync dans le ruban

Remarques :  Capture d’écran des options de réunion : limiter la participation

  1. Sous Ces personnes ne doivent pas attendre dans la salle d’attente, sélectionnez Tout le monde (aucune restriction). Cela permet aux participants d’accéder directement à votre réunion, et vous n’aurez pas à les accepter manuellement, sans interruptions.

    1. Sous Qui est présentateur ?, sélectionnez Personnes que je choisis.

    2. Cliquez sur Choisir des présentateurs et déplacez les personnes souhaitées de la liste Participant à la liste Présentateur, puis cliquez sur OK. Gardez à l’esprit que tous les présentateurs exercent un contrôle total sur votre réunion.

    3. Sous Voulez-vous limiter le nombre de participants ?, cochez les cases Désactiver la messagerie instantanée, Désactiver le son pour tous les participants et Bloquer la vidéo des participants.

Vous avez terminé ! Cliquez sur OK dans les options de la réunion et envoyez la demande. Avant votre réunion, assurez-vous de consulter l’un des documents suivants :

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