Conférence rendez-vous

Conférence rendez-vous est une nouvelle option audio destinée aux audioconférences hébergées sur Office Communications Server 2007 R2. L'option Conférence rendez-vous fournit à votre entreprise une solution de remplacement économique à son fournisseur de services de conférence. Elle permet également aux participants d'une téléconférence de participer à une téléconférence Communicator ou une réunion Live Meeting qui utilise Conférence rendez-vous pour l'audio en appelant à partir d'un téléphone ou d'un appareil mobile. L'option Conférence rendez-vous peut être utilisée pour des téléconférences Communicator planifiées ou des réunions Live Meeting. Avec Conférence rendez-vous, les membres et les non-membres de votre réseau d'entreprise peuvent participer à une téléconférence sans avoir recours à un fournisseur de conférence.

Installer le Complément de conférence

Pour pouvoir planifier une téléconférence Communicator ou une réunion Live Meeting incluant le support pour Conférence rendez-vous, vous devez installer ou mettre à niveau le Complément de conférence pour Microsoft Office Outlook. Supprimez les versions antérieures du client Microsoft Office Live Meeting et du Complément de conférence. Vérifiez également qu'Outlook ne s'exécute pas, puis installez la version la plus récente du Complément de conférence.

Cliquez ici pour installer le Complément de conférence pour Microsoft Office Outlook.

Pour plus d'informations sur l'installation ou la mise à jour du Complément de conférence, contactez votre administrateur système.

Configurer vos paramètres de Conférence rendez-vous

Pour participer à une conférence en tant que leader, présentateur ou appelant authentifié, vous devez utiliser un code confidentiel pour joindre la conférence.

  1. Pour définir votre code confidentiel, dans Outlook, cliquez sur Conférence, puis sur Paramètres de conférence rendez-vous.

  2. Dans la page d'accueil, sous Code confidentiel (PIN), cliquez sur Se connecter.

  3. Dans la liste Langue, cliquez sur votre langue, puis sur Se connecter.

  4. Dans la page Créer un nouveau code confidentiel, cliquez sur Code confidentiel ou Modifier le code confidentiel, tapez un nombre respectant les conditions requises par le code confidentiel dans la zone de texte Code confidentiel, puis retapez le nouveau code confidentiel dans la zone de texte Confirmer le code confidentiel.

  5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Joindre une téléconférence utilisant Conférence rendez-vous

Si vous participez à une téléconférence Communicator ou à une réunion Live Meeting qui utilise Conférence rendez-vous pour l'audio, vous aurez besoin des informations d'accès suivantes pour vous connecter à la conférence à partir de votre téléphone :

  • Numéro de téléphone de la conférence

  • ID de la conférence

  • Code secret, le cas échéant.

Si vous avez reçu une invitation électronique à une téléconférence Communicator ou une réunion Live Meeting qui utilise Conférence rendez-vous, l'invitation contient les informations audio sous Informations audio.

Pour participer à la conférence en tant que leader, présentateur ou appelant authentifié, vous aurez également besoin des informations suivantes :

  • Votre code confidentiel

  • Votre numéro de poste

Planifier une réunion Live Meeting à l'aide de Conférence rendez-vous

Une fois les paramètres Conférence rendez-vous configurés, l'option audio par défaut pour Live Meeting sera Conférence rendez-vous.

  1. Dans Outlook, cliquez sur Conférence, puis sur Organiser une réunion Live Meeting. Ou, dans la barre d'outils Outlook, cliquez sur Organiser une réunion Live Meeting.

  2. Dans la ligne Objet, entrez l'objet de la réunion. Dans la ligne À, entrez les adresses de messagerie de vos invités, en séparant chaque adresse par un point-virgule.

  3. Pour désigner les présentateurs, cliquez sur Présentateurs, sélectionnez les présentateurs, cliquez sur Ajouter pour les déplacer vers la liste Présentateurs, puis cliquez sur OK.

  4. Pour utiliser Conférence rendez-vous en mode audio, cliquez sur Audio, puis sur Utiliser le système audio de l'ordinateur ou d'un téléphone.

  5. Facultativement, activez la case à cocher Code secret requis pour joindre la conférence. Lorsque vous définissez cette option, les participants à la réunion qui ne possèdent pas de code confidentiel doivent entrer un ID de conférence et un code secret pour pouvoir participer à la téléconférence.

  6. À partir de la liste, sélectionnez la région pour les numéros de téléphone locaux, puis cliquez sur OK.

  7. Pour modifier le contrôle d'accès, cliquez sur Autorisations.

    Par défaut, toute personne possédant le numéro d'appel de la conférence et votre ID de conférence peut participer à la conférence. Si vous souhaitez limiter l'accès à votre téléconférence, configurez les autorisations avancées suivantes lors de la planification de la conférence :

    • Choisissez Inviter au sein du réseau. Pour permettre aux participants faisant partie du réseau d'entreprise ou affiliés à ce dernier de participer à la réunion. Les participants à la réunion peuvent également transmettre l'invitation à d'autres personnes de l'organisation.

    • Choisissez Inviter au sein du réseau (restreint). Pour permettre uniquement aux participants qui sont invités par vous-même et qui font partie de votre organisation ou qui lui sont affiliés de participer à la réunion. L'invitation à la réunion ne peut pas être transmise par d'autres personnes.

    • Choisissez Inviter quiconque. Pour permettre à tout le monde de participer à la réunion. Cette option est sélectionnée par défaut.

  8. Lorsque l'invitation à la réunion vous convient, cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils Standard.

Planifier une téléconférence rendez-vous Communicator

Une fois les paramètres Conférence rendez-vous configurés, l'option audio par défaut pour vos téléconférences Communicator sera Conférence rendez-vous.

  1. Dans Outlook, cliquez sur Conférence, puis sur Organiser une téléconférence. Vous pouvez aussi cliquer sur Organiser une téléconférence dans la barre d'outils Outlook.

  2. Dans la ligne Objet, entrez l'objet de la conférence. Dans la ligne À, entrez les adresses de messagerie de vos invités, en séparant chaque adresse par un point-virgule.

  3. Pour désigner les leaders, cliquez sur Leaders, sélectionnez les leaders, cliquez sur Ajouter pour les déplacer vers la liste Leaders, puis cliquez sur OK.

  4. Pour utiliser Conférence rendez-vous en mode audio, cliquez sur Audio, puis sur Utiliser le système audio de l'ordinateur ou d'un téléphone. Sélectionnez ensuite le type de pont de conférence à utiliser :

    • Si vous souhaitez que toutes les conférences utilisent les même informations de numérotation, cliquez sur Utiliser mon ID de conférence affecté pour chaque conférence.

    • Si vous souhaitez que chaque conférence utilise des informations de numérotation uniques, cliquez sur Utiliser un nouvel ID de conférence pour chaque conférence.

  5. Facultativement, activez la case à cocher Code secret requis pour joindre la conférence. Lorsque vous définissez cette option, les participants à la réunion qui ne possèdent pas de code confidentiel doivent entrer un ID de conférence et un code secret pour pouvoir participer à la téléconférence.

  6. À partir de la liste, sélectionnez la région pour les numéros de téléphone locaux, puis cliquez sur OK.

  7. Pour modifier le contrôle d'accès, cliquez sur Autorisations.

    Par défaut, toute personne possédant le numéro d'appel de la conférence et votre ID de conférence peut participer à la conférence. Si vous souhaitez limiter l'accès à votre téléconférence, configurez les autorisations avancées suivantes lors de la planification de la conférence :

    • Choisissez Inviter au sein du réseau. Pour permettre aux participants faisant partie du réseau d'entreprise ou affiliés à ce dernier de participer à la réunion. Les participants à la réunion peuvent également transmettre l'invitation à d'autres personnes de l'organisation.

    • Choisissez Inviter au sein du réseau (restreint). Pour permettre uniquement aux participants qui sont invités par vous-même et qui font partie de votre organisation ou qui lui sont affiliés de participer à la réunion. L'invitation à la réunion ne peut pas être transmise par d'autres personnes.

    • Choisissez Inviter quiconque. Pour permettre à tout le monde de participer à la réunion. Cette option est sélectionnée par défaut.

  8. Lorsque l'invitation à la réunion vous convient, cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils Standard.

Configurer une téléconférence non planifiée

Au lieu de planifier une téléconférence, vous pouvez effectuer une téléconférence ad hoc à tout moment en fournissant aux participants les numéros d'accès à la téléconférence. Vous pouvez envoyer les informations par courrier électronique, par messagerie instantanée ou par tout autre moyen.

  1. Pour obtenir vos informations de conférence rendez-vous, effectuez l'une des actions suivantes :

    • Dans Outlook, cliquez sur Conférence, puis sur Paramètres de conférence rendez-vous.

    • Dans la barre d'adresses de la fenêtre du navigateur, tapez l'adresse de la page Paramètres de conférence rendez-vous qui vous a été fournie par votre administrateur. Par exemple, https://im.contoso.com/dialin.

    • Si vous avez reçu une invitation antérieure à participer à une téléconférence rendez-vous, ouvrez l'invitation puis, sous Informations audio, cliquez sur Avez-vous défini votre code personnel ? pour ouvrir la page Paramètres de conférence rendez-vous.

    • À partir du menu Communicator, cliquez sur Outils, puis sur Paramètres de conférence rendez-vous.

  2. À partir de la page d'accueil, relevez les informations d'entrée en conférence et un ou plusieurs numéros d'appel de la conférence.

  3. Fournissez les informations de téléconférence nécessaires aux personnes que vous souhaitez inviter par messagerie instantanée, par courrier électronique ou par tout autre moyen.

Conférence maintenant via l'option Conférence rendez-vous

Une fois les paramètres Conférence rendez-vous configurés, l'option audio par défaut pour Live Meeting sera Conférence rendez-vous, y compris pour les réunions Conférence maintenant.

Important : Si vous avez modifié votre option audio pour une téléconférence Communicator ou une réunion Live Meeting, l'option audio la plus récente sera également l'option audio par défaut pour les réunions Conférence maintenant.

  1. Dans Outlook, cliquez sur Conférence, puis sur Conférence maintenant. Ou, dans la barre d'outils Outlook, cliquez sur Conférence maintenant.

  2. Microsoft Office Live Meeting s'ouvre automatiquement et vous permet de joindre la réunion Conférence maintenant. Si le client n'est pas installé sur votre ordinateur, vous êtes invité à le faire.

  3. Lorsque le client de réunion s'ouvre, une demande de réunion s'affiche dans Outlook. Dans la ligne Objet, entrez l'objet de la réunion. Dans la ligne À, entrez les adresses de messagerie de vos invités, en séparant chaque adresse par un point-virgule.

  4. Lorsque l'invitation à la réunion vous convient, cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils Standard.

Ressources supplémentaires

Vidéos Conférence rendez-vous

Carte aide-mémoire de Microsoft Office Communications Server 2007 R2 pour Conférence rendez-vous

Mise en route du client Microsoft Office Live Meeting pour Microsoft Office Communications Server 2007 R2

Carte aide-mémoire de Microsoft Office Live Meeting pour Microsoft Office Communications Server 2007 R2

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