Communiquer grâce aux groupes de contacts (listes de distribution)

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Utilisez un groupe de contacts pour envoyer un courrier électronique à plusieurs personnes, notamment à l’équipe d’un projet, un comité ou simplement un groupe d’amis, sans avoir à ajouter chaque nom quand vous voulez leur écrire.

Créer un groupe de contacts

  1. Dans la barre de navigation, cliquez sur Personnes.

  2. Sous Mes contacts, sélectionnez l’emplacement où vous voulez ajouter le groupe de contacts. Pour cet exemple, cliquez sur Contacts.

  3. Cliquez sur ACCUEIL > Nouveau groupe de contacts.

  4. Dans l’onglet Groupe de contacts, dans la zone Nom, tapez un nom pour le groupe.

  5. Cliquez sur Ajouter des membres, puis ajoutez des personnes de votre carnet d’adresses ou de votre liste de contacts. Pour ajouter une personne qui ne figure pas dans votre carnet d’adresses ou liste de contacts, créez ou ajoutez-la en tant que contact.

  6. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Envoyer un courrier électronique à un groupe de contacts

  1. Cliquez sur ACCUEIL > Nouveau courrier électronique.

  2. Dans le nouveau courrier électronique, cliquez sur À. Le carnet d’adresses global est défini comme carnet d’adresses par défaut dans Outlook. Vous pouvez toutefois le modifier. Pour cela, sous Carnet d’adresses, cliquez sur la flèche vers le bas et choisissez un autre carnet d’adresses.

  3. Dans la zone Rechercher, tapez le nom du groupe de contacts.

  4. Double-cliquez sur le nom pour l’ajouter à la zone À, puis cliquez sur OK.

Vous souhaitez en savoir plus ?

Créer un groupe de contacts

Créer un groupe de contacts à partir d’une liste de noms dans un courrier électronique

Créer un groupe de contacts à partir d’une liste de contacts dans Excel

Le champ Cci en détail

Si vous envoyez fréquemment des messages au même groupe de personnes, vous pouvez gagner du temps en utilisant une liste de distribution,

appelée groupe de contacts dans Outlook.

Plutôt que de taper l’adresse de chaque personne lorsque vous envoyez un message au groupe, il vous suffit de taper le nom du groupe de contacts.

Voici comment créer un groupe de contacts.

Cliquez sur Personnes, choisissez le dossier de contacts dans lequel enregistrer la liste, puis cliquez sur Nouveau groupe de contacts.

Si la commande Nouveau groupe de contacts n’est pas disponible, essayez un autre dossier de contacts, le cas échéant.

Si cela ne fonctionne pas, consultez la deuxième vidéo pour connaître les autres options disponibles.

Tapez un nom pour le groupe de contacts, puis cliquez sur Ajouter des membres.

Vous pouvez ajouter des membres à partir de vos contacts Outlook et de votre carnet d’adresses, ou vous pouvez créer un contact de messagerie.

Vérifiez que l’option Nom uniquement est sélectionnée. Sélectionnez ensuite les noms dans la liste, puis cliquez sur Membres pour les ajouter.

Maintenez la touche Maj ou Ctrl enfoncée pour sélectionner plusieurs noms.

Vous pouvez également taper des adresses de messagerie directement dans la liste des membres.

Vous pouvez même copier les noms à partir d’autres emplacements, tels qu’un message électronique.

Lorsque vous avez terminé d’ajouter les noms, cliquez sur OK. Les noms et adresses sont ajoutés au groupe de contacts.

Si vous avez oublié une personne, ne vous inquiétez pas. Vous pouvez toujours ajouter des noms plus tard. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Le groupe de contacts apparaît dans la liste des dossiers. Vous pouvez l’utiliser comme n’importe quel autre contact.

Si vous voulez utiliser le groupe dans un message, tapez simplement le nom du groupe de contacts dans la ligne À.

Vous pouvez cliquer sur le signe plus pour afficher tous les membres du groupe, ou le laisser tel que et cliquer sur Envoyer.

Lorsque les membres reçoivent le message, ils peuvent voir les adresses des autres membres dans la ligne À, comme si vous les aviez entrés manuellement.

Vous pouvez utiliser le champ Copie carbone invisible ou Cci, si vous voulez masquer les noms des destinataires.

Pour plus d’informations sur l’utilisation du champ Cci, consultez le résumé du cours.

Une fois que vous avez créé un groupe de contacts,

vous pouvez à tout moment double-cliquer dessus dans le dossier des contacts pour afficher ou modifier la liste des membres.

Vous pouvez ajouter d’autres membres, ou en supprimer en les sélectionnant dans la liste et en appuyant sur Supprimer.

Supprimez l’ensemble du groupe de contacts en cliquant sur Supprimer le groupe.

Vous pouvez aussi partager le groupe de contacts avec un collaborateur. Cliquez sur Transférer le groupe.

Vous pouvez envoyer le groupe comme contact Outlook.

Si les fichiers de contacts sont bloqués par le système de messagerie de l’utilisateur, cliquez sur Au format Internet, pour envoyer le groupe dans un fichier texte.

Un nouveau message électronique auquel le fichier de contacts est joint s’ouvre.

Les destinataires peuvent ensuite faire glisser le fichier de contacts Outlook vers leur dossier de contacts.

Les groupes de contacts peuvent être très utiles,

notamment lorsque vous les créez dans un dossier de contacts associé à un compte de messagerie.

En effet, vous pouvez ensuite les utiliser n’importe où pour accéder à vos messages.

Par exemple, nous pouvons utiliser le groupe de contacts que nous avons créé dans Outlook sur un autre ordinateur à l’aide de Outlook Web App.

Si Outlook ne prend pas en charge les groupes de contacts pour votre compte de messagerie, vous avez toutefois d’autres options.

Nous allons maintenant aborder le regroupement des contacts à l’aide de catégories.

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